Контроль и аудит денежных средств (на примере ООО «Партнер»)

В случае неустранения субъектом выявленных в ходе мониторинга нарушений (недостатков) руководитель (его заместитель) контролирующего (надзорного) органа (кроме территориального органа, структурного подразделения, подчиненной организации) может назначить внеплановую проверку в соответствии с подпунктом 9.1 пункта 9 Указа, утверждающего настоящее Положение, а руководитель (его заместитель) контролирующего (надзорного) органа, являющегося территориальным органом, структурным подразделением, подчиненной организацией, вправе внести уполномоченному должностному лицу предложение о назначении внеплановой проверки в соответствии с подпунктом 9.1 пункта 9 Указа, утверждающего настоящее Положение.

По результатам проверки аудитор оформляет отчет, который содержит данные об объеме проверки, все выявленные нарушения и рекомендации для их исправления.

Отчет может быть в виде тестов или текста с приложением рабочих листов в виде таблиц, приведенных выше.

Отчет должен выражать мнение аудитора о достоверности данных по строке 261 баланса "Денежные средства в кассе", строке 262 баланса "Денежные средства на расчетных счетах", строке 263 баланса "Денежные средства на валютных счетах", строке 264 баланса "Прочие денежные средства" бухгалтерского баланса.

Отчет о движении денежных средств - это динамический отчет который методами балансовых обобщений определенных хозяйственных операций отчетного периода объясняет в существенных аспектах поступление и выбытие реальных финансовых средств. Только в этой форме можно увидеть и определить на сколько фирма платежеспособна и кредитоспособна. В сравнении с балансом и отчетом о прибылях и убытках он ориентирован на раскрытие для внешних пользователей бухгалтерской отчетности дополнительных сведений о финансовом положении организации, которые не могут быть прямо или косвенно получены из каких-либо других составных частей отчетности.

Информация о движении денежных средств должна иметь статус самостоятельной отчетной формы, а не приложения к бухгалтерскому балансу по соответствующей статье.

Аудитор проверяет увязку показателей остатков денежных средств на начало и конец отчетного года по отчету о движении денежных средств с показателями бухгалтерского баланса.

Если организация имела остатки валюты на валютном счете или в кассе на начало года, то равенства между показателями бухгалтерского баланса на начало года и отчета о движении денежных средств не будет. Это связано с тем, что остатки валюты на начало года при составлении отчета о движении денежных средств пересчитываются по курсу ЦБ РФ на 31 декабря отчетного года, а в бухгалтерском балансе остатки валюты на начало года показываются в пересчете по курсу на 31 декабря предыдущего года.

Проверка формирования показателей проводится с использованием данных регистров синтетического и аналитического учета по счетам учета денежных средств, а также приложенных первичных документов, отражающих содержание операции. Аудитор также использует процедуру арифметических подсчетов для подтверждения данных отчетных форм.

В настоящий момент утверждены и действуют бланки приходного кассового ордера формы КО-1, талона формы 20-ФС и квитанции формы КВ-1 для отражения операций по поступлению белорусских рублей в кассу организации, а также приходный кассовый ордер формы КО-1в, который применяется для оформления приема наличной иностранной валюты.

Бланки приходного кассового ордера формы КО-1, талона формы 20-ФС, квитанции формы КВ-1 и приходного кассового ордера формы КО-1в учитываются как бланки, которые регистрируется в Государственном реестре бланков строгой отчетности. [2, с. 11].

Приходный кассовый ордер (ф. № КО-1) состоит непосредственно из приходного кассового ордера и квитанции. Одновременно с заполнением приходного кассового ордера выписывается квитанция, которая подписывается кассиром, главным бухгалтером, погашается штампом “ПОЛУЧЕНО” и оттиском печати организации. Квитанция выдается лицу, внесшему деньги в кассу. Приходный кассовый ордер рассматриваемой организации приведен в Приложении.

Приходный кассовый ордер выписывается работником бухгалтерии в одном экземпляре, подписывается главным бухгалтером или лицом, которое на это уполномочено письменным распоряжением руководителя предприятия.

При выписке приходного кассового ордера нужно указать в специальной строке основание для принятия денег в кассу. [4, с. 7].

Денежные средства могут поступать в кассу:

со счетов в банке на выдачу заработной платы, пенсий, пособий в сумме, определенной в расчетно-платежной ведомости по графе “К выдаче”, после того как будут произведены перечисления в бюджет налога с доходов физических лиц, взносы единого социального налога и др. При снятии наличных денежных средств со счетов в банке используется чековая книжка.

в порядке платы за жилую площадь, за пользование коммунальными услугами, за содержание детей в детских дошкольных учреждениях и т.д.;

в виде выручки от продажи за наличный расчет товаров, готовой продукции, товарно-материальных ценностей через собственные ларьки, магазины, столовые и буфеты, выручки от предоставления услуг обслуживающими производствами и хозяйствами (банями, прачечными, парикмахерскими, ремонтно-пошивочными мастерскими и т.д.).

При заполнении приходного кассового ордера указывается, от кого приняты денежные средства: если от юридического лица, пишется его название (например, ООО «Партнер»), если от физического лица -- фамилия, имя, отчество (в родительном падеже). Сумма проставляется цифрами и прописью.

 В приложении указываются  первичные документы, на основании  которых составлен приходный кассовый ордер, с указанием их номеров и дат составления (например, при получении от работника остатка неиспользованного аванса первичным документом является авансовый отчет № ... от ...). На приходном кассовом ордере проставляются дата его выписки и номер. Все остальные указанные на бланке реквизиты приходного кассового ордера также заполняются в обязательном порядке. Одновременно заполняется квитанция к приходному кассовому ордеру, которая подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом.

 Запрещается выдавать приходный кассовый ордер на руки лицу, которое вносит деньги; он передается в кассу. Кассир проверяет правильность заполнения, наличие и подлинность подписи, наличие перечисленных в приложении документов и принимает ордер к исполнению только в том случае, если соблюдены все требования по его оформлению. Приняв деньги, кассир ставит свою подпись на ордере и квитанции, квитанцию заверяет печатью (штампом) кассира и выдает ее лицу, сдавшему деньги. Приходный кассовый ордер остается в кассе.

Приходный кассовый ордер формы КО-1в применяется для оформления приема наличной иностранной валюты в кассы организаций. Бухгалтер обязан правильно заполнить все реквизиты данного документа. Порядок же заполнения его такой, как и у рублевого кассового ордера, только имеются дополнительные графы: «Наименование иностранной валюты», «Сумма иностранной валюты», «Курс Национального банка Республики Беларусь», «Сумма рублевого эквивалента иностранной валюты» [16, с. 42].

Расходный кассовый ордер (ф. № КО-2) (Приложение Ж) должен быть подписан главным бухгалтером, кассиром и погашен штампом “ОПЛАЧЕНО”. Расходный кассовый ордер рассматриваемой организации приведен в Приложении.

При взносе денег на счета в банке кассир выписывает объявление на взнос наличными. Этот документ состоит из трех частей: объявления на взнос наличными, составляемого клиентом и остающегося в банке для бухгалтерского оформления поступивших денежных средств; квитанции, выписываемой банком для выдачи клиенту; ордера, прикладываемого к выписке банка, выдаваемой клиенту.

Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии с заполнением всех указанных на бланке реквизитов. Для выписки расходного кассового ордера у работника бухгалтерии должно быть основание [12, с. 72].

Сумма проставляется цифрами в соответствующей рамке в верхней части документа и прописью в строке «Сумма» (за исключением копеек, их можно записать цифрами).

Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем организации, главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным. На расходном кассовом ордере подпись руководителя не обязательна только в том случае, если имеется его разрешительная надпись на документах, приложенных к расходному кассовому ордеру (счетах, заявлениях и др.).

Выдача наличной иностранной валюты из касс производится по расходному кассовому ордеру формы КО-2в. Этот документ заполняется аналогично как и рублевый кассовый ордер, только имеются дополнительные графы (такие же как и у приходного кассового ордера формы КО-1в).

При выплате денежных средств по платежной ведомости формы ТО-8а ( Приложение Н) в последующем выписывается расходный кассовый ордер на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости и его реквизиты проставляются на данной ведомости либо он прилагается к ней. Расходный кассовый ордер при этом на каждого получателя не составляется. На общую сумму выданных наличных денег по нескольким платежным ведомостям допускается составление одного расходного кассового ордера, дата и номер которого проставляются на каждой платежной ведомости.

При выдаче наличных денег нескольким лицам по платежной ведомости получатели предъявляют документы, удостоверяющие или подтверждающие их личность (паспорта), и расписываются в соответствующей графе. Платежная ведомость выписывается либо оформляется с помощью технических средств с указанием по итогу суммы наличных денег цифрами и прописью. В графе напротив фамилии, имени, отчества получателя средств цифрами проставляется сумма причитающихся к получению наличных денег.

Расчетно-платежная ведомость формы ТО-7 применяется для расчета и выдачи причитающейся заработной платы работникам. В данной ведомости производится начисление заработной платы работникам на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов. Одновременно производится расчет всех удержаний из заработной платы и определяется сумма, подлежащая выплате.

Общая сумма, подлежащая выплате по расчетно-платежной ведомости, указывается прописью. После подписи руководителем организации и главным бухгалтером ведомость передают в кассу для выдачи заработной платы.

Все приходные и расходные кассовые ордера должны быть зарегистрированы в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Существуют две формы названного журнала. Журнал формы 1 открывается отдельно на приходные и отдельно на расходные кассовые ордера, а в журнале по форме 1-а регистрируются как приходные, так и расходные кассовые ордера.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. № КО-3) предназначен для регистрации бухгалтерией организации всех приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов перед сдачей в кассу.

Бланки строгой отчетности также должны быть зарегистрированы до передачи их ответственным лицам в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности.

Находящиеся в кассе почтовые и гербовые марки, лотерейные билеты, путевки в санатории, дома отдыха, оплаченные авиабилеты и другое принимаются к учету как денежные документы. Так как все денежные документы имеют цену приобретения, их учету следует уделить особое внимание. На предприятиях может использоваться регистр аналитического учета - книга учета движения денежных документов, записи в которой осуществляются на основании первичных документов, подтверждающих поступление и выбытие денежных документов. Аналитический учет денежных документов может вестись по их видам, местам хранения, и материально ответственным лицам. Для учета поступления денег в кассу и их расходования предназначена кассовая книга. Организации, использующие наемный труд, учитывают все поступления и выдачи наличных белорусских рублей - в кассовой книге формы КО-4, для учета поступлений и выдачи наличной иностранной валюты - в кассовой книге формы КО-4в, которые утверждены постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 19 апреля 2001 г. № 43. Порядок ведения кассовых книг формы КО-4 и КО-4в аналогичен. [7, с. 12].

На предприятии ООО «Партнер» учет денежных средств автоматизирован, поэтому кассовый отчет формируется автоматически на основании приходных и расходных документов.

Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и заверена подписью главного бухгалтера, поэтому из книги нельзя вырывать листы, делать подчистки и неоговоренные исправления. Каждое исправление должно быть заверено подписями кассира и главного бухгалтера или лица, его заменяющего. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой. Первые экземпляры листов (линованные) остаются в кассовой книге, а вторые (отрывные) -- служат отчетом кассира. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число, сверяет его с фактической наличностью и передает главному бухгалтеру в качестве отчета кассира второй отрывной лист (нелинованный) с приходными и расходными кассовыми документами за его подписью в кассовой книге.

Главный бухгалтер, получив отчет кассира, должен проверить правильность оформления кассовых документов, записи в кассовой книге, корреспонденцию счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и своей подписью на неотрывном листе кассовой книги подтвердить приемку оправдательных документов (количество принятых приходных и расходных кассовых ордеров -- прописью).