Контроль и аудит денежных средств (на примере ООО «Партнер»)

 Контроль за правильным ведением  кассовой книги возлагается на  главного бухгалтера. А ответственность  за соблюдение правил ведения  кассовых операций несут три лица -- руководитель организации, главный бухгалтер и кассир. В свою очередь банки должны систематически проверять соблюдение организациями порядка ведения кассовых операций.

Хочется заметить, что при использовании кассовых суммирующих аппаратов и специальных компьютерных систем на каждый кассовый суммирующий аппарат или компьютерную систему ведется книга кассира-операциониста для кассового суммирующего аппарата или книга кассира-оператора для специальной компьютерной системы. Эти книги предназначены для ежедневной контрольной регистрации показаний накапливающих денежных счетчиков кассового суммирующего аппарата, специальной компьютерной системы.

Книга кассира-операциониста, книга кассира-оператора подлежат в обязательном порядке регистрации в налоговом органе по месту регистрации организации в качестве налогоплательщика. Эти книги должны быть прошнурованы, пронумерованы и скреплены подписями руководителя организации, бухгалтера и печатью организации, а также подписью должностного лица инспекции Министерства по налогам и сборам и печатью инспекции Министерства по налогам и сборам.

Все записи в книге кассира-операциониста, книге кассира-оператора производятся ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок.

В подтверждение суммы принятых наличных денег продавец должен выдавать покупателю чек. На кассовые суммирующие аппараты, специальные компьютерные системы по окончании рабочего дня (смены) формируется ежедневный фискальный отчет. Использованные контрольные ленты, ежедневные фискальные отчеты хранятся в опечатанном виде в организации в течение пяти лет или же до завершения проверки правильности уплаты налогов, после чего могут быть уничтожены.

Каждое предприятие имеет право открыть один текущий (расчетный счет) счет в белорусских рублях. Порядок открытия счетов, документы, необходимые для этого, и другие вопросы определены Правилами открытия банками счетов клиентам в Республике Беларусь, утвержденными постановлением Правления Национального Банка Республики Беларусь от 29.09.2000 г . № 24.12

Открытому счету банк присваивает тринадцатизначный номер. На расчетный счет организации поступают денежные средства за реализованную продукцию, работы, услуги от покупателей и заказчиков, денежные средства из кассы организации, денежные средства в виде кредитов, займов и др. С расчетного счета осуществляются разные платежи: расчеты поставщиками за полученные от них товарно-материальные ценности, выполненные ими работы или оказанные услуги, перечисляются налоги в бюджет и др.

Прием денежной наличности от организации осуществляется по объявлению на взнос наличными.

Для получения наличных денежных средств со счета организация пользуется чековой книжкой. Выдача чековой книжки осуществляется по письменному заявлению организацию. Чековая книжка содержит 25 или 50 чеков. Чек - это ценная бумага, содержащая распоряжение чекодателя банку произвести выплату указанной в нем суммы наличных денежных средств чекодержателю. Выписанный чек предоставляется в банк для получения денежных средств в течение 10 дней, не считая дня его выписки.

Расчеты производятся через банк на основании расчетных документов.

При оформлении документов не допускаются помарки, подчистки и исправления, даже оговоренные.

Для осуществления безналичных расчетов организации могут выписывать платежные поручения, платежные требования, заявления на аккредитив, расчетные чеки и другие документы.

Платежное поручение (Приложение П) представляет собой распоряжение владельца счета банку на перечисление денежных средств с его расчетного счета на счет получателя.

Платежное поручение предоставляется в банк не менее чем в 2-ух экземплярах. Первый экземпляр заверяется оттиском печати и подписями должностных лиц плательщика согласно заявленным в банк образцам подписей и оттиска печати.

Платежные поручения предоставляются в банк-отправитель в течение 10 календарных дней со дня их выписки.

При осуществлении переводов с помощью платежных поручений допускается передача их клиентом в банк -отправитель в электронном виде. Такие документы должны содержать обязательные реквизиты. На основании электронных документов банк формирует платежные поручения на бумажных носителях с пометкой «КОПИЯ».

Платежное требование - это платежная инструкция, содержащая требование получателя денежных средств к плательщику об уплате определенной суммы через банк.

На основании составленных и полученных документов поставщик выписывает платежное требование (Приложение Р), которое передает в банк на инкассо.

ИНКАССО -- вид банковской операции, заключающейся в получении банком денег по различным документам (векселям, чекам и т. п.) от имени и за счет своих клиентов.

Полученные платежные требования банк, обслуживающий поставщика, пересылает в банк, обслуживающий плательщика, или оставляет у себя, если счета поставщика и плательщика находятся в одном банке.

При проведении переводов посредством платежных требований используются акцептная и безакцептная формы инкассо. Акцептная форма инкассо применяется при расчетах за отгруженные товары. Безакцептная форма - при списании средств со счетов плательщиков в бесспорном порядке. Безакцептная форма чаще всего используется налоговыми органами, органами ФСЗН.

Платежные требования, принятые банком -получателем в течение банковского дня, направляются в банк-отправитель не позднее следующего банковского дня. На всех экземплярах проставляется дата его поступления в банк-отправитель. Основанием для исполнение банком -отправителем платежного требования является полученный от плательщика акцепт.

Платежное требование-поручение представляет собой письменное требование поставщика к покупателю оплатить на основании направленных в обслуживающий банк плательщика расчетных и транспортно-отгрузочных документов стоимость поставленной по договору продукции” выполненных работ или оказанных услуг. [21, с. 49].

Поставщик, выписав платежное требование-поручение вместе с транспортно-отгрузочными документами (три экземпляра), направляет их в банк покупателя. Банк покупателя, получив документы, передает плательщику платежные требования-поручения, оставляя транспортно-отгрузочные документы в картотеке плательщика.

Плательщик обязан возвратить в обслуживающий банк платежное требование-поручение в течение трех дней со дня поступления его в банк плательщика.

В настоящее время широко применяются операции с банковскими пластиковыми карточками.

Банковская пластиковая карточка - платежный инструмент, обеспечивающий доступ к банковскому счету и проведение безналичных платежей за товары и услуги, получение наличных денежных средств.

Часто банки сами производят списание денежных средств со счетов клиентов за операционное обслуживания, комиссии за снятие денежных средств со счетов. Списания производятся Мемориальным ордером.

Движение денежных средств на расчетном счете организации, т.е. их зачисление и списание, оформляется банковской выпиской.

В выписке две колонки предназначены для сумм, зачисляемых на расчетный счет организации и списываемых с него в течение рабочего дня. При этом следует иметь в виду, что для организации и банка понятия «дебет» и «кредит» применительно к расчетному счету означают разное. Для организации расчетный счет является активным счетом и поступление денежных средств на счет означает «дебет» (приход), а списание денежных средств со счета означает «кредит» (расход). Расчетный счет организации для банка является источником денежных средств, т.е. пассивным счётом. Следовательно, любое поступление денег на счет организации означает для банка увеличение этого источника и поэтому проходит по кредиту счета, а списание денег со счета организации для банка является уменьшением источника и проходит по дебету счета. Бухгалтер организации, обрабатывая банковские выписки, должен у себя в учете все суммы, указанные в колонке «кредит», считать приходом (т.е. дебетом) организации, а все суммы, проставленные в колонке «дебет» считать расходом организации (т.е. кредитом).

В конце выписки проставляется исходящий остаток (остаток на конец дня).

Бухгалтер должен при обработке выписок контролировать, чтобы такая же сумма стояла в следующей банковской выписке как входящий остаток (остаток на начало рабочего дня).

В специальной колонке проставляются номера платежных документов. Все платежные и другие оправдательные документы прилагаются к выпискам банка, выдаваемым клиентам. Бухгалтер организации сверяет все проставленные в выписке суммы с суммами, указанными в оправдательных документах. При обработке банковских выписок против каждой суммы проставляется номер корреспондирующего счета, означающий, с какого счета эта сумма зачислена или на какой счет она списана.

В случае движения денежных средств ( переводов) они причисляются к переводам в пути.

По результатам проверки (ревизии), в ходе которой выявлены нарушения актов законодательства, регулирующих экономические отношения, составляется акт. Результаты проверки (ревизии), в ходе которой не выявлено нарушений актов законодательства, оформляются справкой.

Акты и справки подписываются проводившим проверку (ревизию) работником контролирующего органа (руководителем ревизионной группы), руководителем юридического лица (обособленного подразделения юридического лица), а при его отсутствии - уполномоченным заместителем руководителя юридического лица (обособленного подразделения юридического лица) либо индивидуальным предпринимателем, а также лицом, выполняющим функции главного (старшего на правах главного) бухгалтера проверяемого субъекта предпринимательской деятельности, а при необходимости - другими участниками проверки (ревизии).

При наличии возражений по акту проверки (ревизии) подписывающие его должностные лица проверяемого юридического лица либо индивидуальный предприниматель делают об этом запись перед своей подписью и не позднее 5 рабочих дней со дня подписания акта представляют в письменном виде возражения по его содержанию в контролирующий орган, назначивший проверку (ревизию). Проводивший проверку (ревизию) работник контролирующего органа (руководитель ревизионной группы) вправе потребовать представить также письменные объяснения по выявленным нарушениям у должностных лиц юридического лица (уполномоченных должностных лиц обособленного подразделения юридического лица), индивидуального предпринимателя и у иных лиц, действия (бездействие) которых повлекли нарушение субъектом предпринимательской деятельности законодательства, регулирующего экономические отношения. Данные объяснения и возражения прилагаются к акту проверки (ревизии). По истечении установленного 5-дневного срока возражения к рассмотрению не принимаются.

Промежуточный акт подписывается проводящим проверку (ревизию) работником контролирующего органа (руководителем ревизионной группы), руководителем юридического лица (обособленного подразделения юридического лица), а при его отсутствии - уполномоченным заместителем руководителя юридического лица (обособленного подразделения юридического лица) либо индивидуальным предпринимателем, а также лицами, причастными к выявленным нарушениям, от которых в обязательном порядке истребуются письменные объяснения. В случае отказа должностного лица проверяемого юридического лица или индивидуального предпринимателя от подписания промежуточного акта в этом акте делается соответствующая запись.

На основании промежуточного акта уполномоченным контролирующим органом могут быть применены экономические санкции.

Факты, изложенные в промежуточном акте, включаются в общий акт проверки (ревизии). Один экземпляр общего и промежуточного актов направляется проверяемому субъекту предпринимательской деятельности (вручается его уполномоченному представителю).

В акте проверки (ревизии) должны быть соблюдены объективность, ясность и точность изложения выявленных фактов. Не допускается включение в акт проверки (ревизии) различного рода не подтвержденных документально предположений и данных о деятельности проверяемого субъекта предпринимательской деятельности.

При проведении проверки (ревизии) уполномоченные должностные лица контролирующих органов обязаны выяснить все существенные для принятия обоснованного решения факты и обстоятельства.

По окончании проверки (ревизии) орган, проводивший проверку (ревизию), имеет право проинформировать вышестоящий государственный орган, собственника проверенного субъекта предпринимательской деятельности (уполномоченное им лицо) о выявленных фактах нарушений законодательства и внести предложения по их устранению и предотвращению.

При выявлении фактов причинения вреда, недостач и хищений денежных средств (иного имущества), необоснованных списаний денежных средств и товарно-материальных ценностей об этом немедленно ставится в известность лицо, назначившее проверку (ревизию). Материалы таких проверок (ревизий) передаются правоохранительным органам в оригиналах в 10-дневный срок со дня составления акта проверки (ревизии).

ВЫВОД: в ООО «Партнер» при проверке документального оформления подчисток, исправлений в документах обнаружено не было, документы оформляются в соответствии с законодательством Республики Беларусь.