Контроль и аудит денежных средств (на примере ООО «Партнер»)

ООО «Партнер» обязано строго соблюдать установленный банком порядок составления документов, которыми оформляются операции по расчетному счету, и правильно их оформлять. Банк принимает к исполнению только те документы, операции по которым предусмотрены характером деятельности предприятия и не нарушают действующие правила расчетов. Подчистки и исправления в банковских документах не допускаются. Каждый документ на перечисление и выдачу денежных средств с расчетного счета должен иметь две подписи. Право первой подписи принадлежит руководителю предприятия; второй подписи - главному бухгалтеру. На всех банковских документах проставляется печать предприятия. Работники банка до перечисления сверяют подписи и печать с имеющимися у них образцами.

Выдачу наличных денег (на зарплату, пособия, командировочные и хозяйственные расходы) банк производит по чекам. Чековую книжку (25 или 50 чеков) можно получить владельцу расчетного счета по особому заявлению. Чеки надо хранить в незаполненном виде. Без исправлений заполняется чек и квитанция к нему (это бланки строгой отчетности). Квитанция остается в чековой книжке, а чек предъявляется в банк. Квитанция остается в чековой книжке, а чек предъявляется в банк. В банке сверяются подписи и оттиск печати с образцами в карточке и с номерами выданных чеков (регистрируются при выдаче чековой книжки). В корешке чека надо записать номер приходного ордера на полученную в банке сумму. В чеке указывают сумму, дату выдачи, фамилию, имя, отчество получателя, а также приводят сведения о назначении полученных сумм (на оплату труда, на командировочные расходы и т.д.). Чеки подписывают лица, которым предоставлено право первой и второй подписи по счету. Испорченные чеки аннулируются и сохраняются в книжке (приклеиваются к квитанции) до очередной проверки, но не менее трех лет.

Обо всех операциях по расчетному счету банк извещает своего клиента выписками с расчетного счета в виде машинограмм. В выписке указывается дата, номер расчетного счета, остаток денег входящий, код и суммы операций за день, остаток исходящий. Прилагаются все оправдательные платежные документы. Исправления в банковских документах не допускаются, а банк свои ошибки в выписке подтверждает подписью главного бухгалтера и круглой печатью.

Бухгалтер против каждой суммы в выписке надо проставить номер корреспондирующего счета.

Бухгалтер сначала тщательно проверяет: сверяет с приложенными документами все суммы, проверяет остатки, потом составляет проводки по счету 51 «Расчетный счет». Так же обрабатываются выписки и по валютному счету. Это необходимо для контроля за движением денежных средств, автоматизации учетных работ, проверок и последующего хранения документов. Проверка и обработка выписок должны производиться в день их поступления. Сальдо по счетам 51 и 52 может быть только дебетовое. Сальдо счета 51 «Расчетный счет» характеризует наличие свободных денежных средств на расчетном счете.

Владелец текущего счета обязан письменно сообщать учреждению банка об обнаруженных суммах, ошибочно проведенных по текущему счету, в установленные сроки. Спорные суммы могут быть опротестованы в течение 10 дней с момента получения выписки [16, с. 250].

Выписка банка заменяет собой регистр аналитического учета по расчетному счету и одновременно служит основанием для бухгалтерских записей.

При взносе наличных денег (выручки от реализации, остатка невыданной заработной платы и др.) на расчетный счет оформляется объявление на взнос наличными, учреждение банка выдает квитанцию. Она заполняется в одном экземпляре и указывается источник образования вносимых денег. Полученная квитанция из банка служит основанием для списания денежных средств по кассе.

Синтетический учет операций по расчетному счету ведется на счете 51 «Расчетный счет». По дебету этого счета отражается остаток и поступление денежных средств на расчетный счет, а по кредиту - уменьшение денежных средств с расчетного счета.

ВЫВОД: таким образом, в ходе проверки правильности документального оформления и учета операций с наличными денежными средствами и денежными документами в ООО "Партнер" нарушения не выявлены.

 

2.4 ПРОВЕРКА ПОЛНОТЫ, ПРАВИЛЬНОСТИ И СВОЕВРЕМЕННОСТИ ЗАПИСЕЙ В РЕГИСТРЫ СИНТЕТИЧЕСКОГО И АНАЛИТИЧЕСКОГО УЧЕТА ОПЕРАЦИЙ ПО ДВИЖЕНИЮ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В КАССЕ И НА СЧЕТАХ В БАНКЕ

 

В настоящий момент утверждены и действуют бланки приходного кассового ордера формы КО-1, талона формы 20-ФС и квитанции формы КВ-1 для отражения операций по поступлению белорусских рублей в кассу организации.

В приложении указываются первичные документы, на основании которых составлен приходный кассовый ордер, с указанием их номеров и дат составления. На приходном кассовом ордере проставляются дата его выписки и номер. Все остальные указанные на бланке реквизиты приходного кассового ордера также заполняются в обязательном порядке. Одновременно заполняется квитанция к приходному кассовому ордеру, которая подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом. [7, с. 11].

Приходный кассовый ордер формы КО-1в применяется для оформления приема наличной иностранной валюты в кассы организаций. Бухгалтер обязан правильно заполнить все реквизиты данного документа. Порядок же заполнения его такой, как и у рублевого кассового ордера, только имеются дополнительные графы: «Наименование иностранной валюты», «Сумма иностранной валюты», «Курс Национального банка Республики Беларусь», «Сумма рублевого эквивалента иностранной валюты» [1, с.3].

Расходный кассовый ордер (ф. № КО-2) (Приложение Ж) должен быть подписан главным бухгалтером, кассиром. Расходный кассовый ордер рассматриваемой организации приведен в Приложении Ж.

При взносе денег на счета в банке кассир выписывает объявление на взнос наличными (Приложение К). Этот документ состоит из трех частей: объявления на взнос наличными, составляемого клиентом и остающегося в банке для бухгалтерского оформления поступивших денежных средств; квитанции, выписываемой банком для выдачи клиенту; ордера, прикладываемого к выписке банка, выдаваемой клиенту [20, с. 22].

Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии с заполнением всех указанных на бланке реквизитов. Для выписки расходного кассового ордера у работника бухгалтерии должно быть основание.

Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем организации, главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным. На расходном кассовом ордере подпись руководителя не обязательна только в том случае, если имеется его разрешительная надпись на документах, приложенных к расходному кассовому ордеру (счетах, заявлениях и др.).

Все приходные и расходные кассовые ордера должны быть зарегистрированы в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Существуют две формы названного журнала. Журнал формы 1 открывается отдельно на приходные и отдельно на расходные кассовые ордера, а в журнале по форме 1-а регистрируются как приходные, так и расходные кассовые ордера.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. № КО-3) предназначен для регистрации бухгалтерией организации всех приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов перед сдачей в кассу (Приложение Т).

В таблице ниже рассмотрена проверка полноты, правильности и своевременности записей в регистры синтетического и аналитического учета

Таблица 2.4.1 – Проверка правильности отражения хозяйственных операций  

 

Документ	Кассовая книга	Регистр аналитического учета	Регистр синтетического учета	Отклонение
1	2	3	4	5
Приходный кассовый ордер	1554486	12 850 950	12 850 950	-
Приходный кассовый ордер	1554487	17 213 600	17 213 600	-
Расходный кассовый ордер	59	30 000 000	30 000 000	-

Примечание – Источник: собственная разработка

Вывод: исходя из вышеуказанной таблицы видно, что данные отражены в регистрах аналитического и синтетического учета верно, расхождений не выявлено.

Бланки строгой отчетности также должны быть зарегистрированы до передачи их ответственным лицам в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности.

Аналитический учет денежных документов может вестись по их видам, местам хранения, и материально ответственным лицам. В настоящее время установленной формы такого регистра нет. Н.Анищенко в своей статье «Учет кассовых операций» предлагает использовать для этих целей приходно-расходную книгу по учету бланков строгой отчетности [23, с. 42].

Контролируя кассовые операции, нужно установить соответствие корреспонденции счетов действующим положениям и правилам ведения бухгалтерского учета. Такой контроль осуществляется по всем кассовым операциям на основании данных отчетов кассира и приложенных к ним оправдательных документов, а также записей в учетных регистрах. Он позволяет выявить хозяйственные операции с неправильной корреспонденцией, повлекшие искажение учетной и отчетной информации или списание похищенных сумм. В ООО "Партнер" для проведения указанной проверки в ООО "Партнер" использованы анализ счета 50, карточка счета 50.

При проверке записей по счету 50 "Касса" в ООО "Партнер" установлено, что бухгалтерские записи, не соответствующие Типовому плану счетов отсутствуют.

Для учета поступления денег в кассу и их расходования предназначена кассовая книга. Организации, использующие наемный труд, учитывают все поступления и выдачи наличных белорусских рублей - в кассовой книге формы КО-4 (Приложение Л), для учета поступлений и выдачи наличной иностранной валюты - в кассовой книге формы КО-4в, которые утверждены постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 19 апреля 2001 г. № 43. Порядок ведения кассовых книг формы КО-4 и КО-4в аналогичен.

На предприятии ООО «Партнер» учет денежных средств автоматизирован, поэтому кассовый отчет формируется автоматически на основании приходных и расходных документов.

Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и заверена подписью главного бухгалтера, поэтому из книги нельзя вырывать листы, делать подчистки и неоговоренные исправления. Каждое исправление должно быть заверено подписями кассира и главного бухгалтера или лица, его заменяющего. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. А ответственность за соблюдение правил ведения кассовых операций несут три лица -- руководитель организации, главный бухгалтер и кассир. В свою очередь банки должны систематически проверять соблюдение организациями порядка ведения кассовых операций.

Хочется заметить, что при использовании кассовых суммирующих аппаратов и специальных компьютерных систем на каждый кассовый суммирующий аппарат или компьютерную систему ведется книга кассира-операциониста ( Приложение М) для кассового суммирующего аппарата или книга кассира-оператора для специальной компьютерной системы. Эти книги предназначены для ежедневной контрольной регистрации показаний накапливающих денежных счетчиков кассового суммирующего аппарата, специальной компьютерной системы.

Все записи в книге кассира-операциониста, книге кассира-оператора производятся ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок.

В подтверждение суммы принятых наличных денег продавец должен выдавать покупателю чек. На кассовые суммирующие аппараты, специальные компьютерные системы по окончании рабочего дня (смены) формируется ежедневный фискальный отчет. Использованные контрольные ленты, ежедневные фискальные отчеты хранятся в опечатанном виде в организации в течение пяти лет или же до завершения проверки правильности уплаты налогов, после чего могут быть уничтожены.

ВЫВОД: таким образом, все документы своевременно и полностью находят отражение в регистрах учета на ООО «Партнер», отклонений не выявлено.

 

2.5 ДОКУМЕТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ МАТЕРИАЛОВ  ПРОВЕРКИ ОПЕРАЦИЙ ПО ДВИЖЕНИЮ  ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В КССЕ И  НА СЧЕТАХ В БАНКЕ

Решение о проведении мониторинга принимается руководителем контролирующего (надзорного) органа (в том числе территориальных органов, структурных подразделений, подчиненных организаций) или его уполномоченным заместителем.

По результатам мониторинга должностным лицом контролирующего (надзорного) органа оформляется аналитическая (информационная) записка, на основании которой руководитель (его заместитель) этого контролирующего (надзорного) органа вправе принять одно из следующих решений:

1.    учесть результаты мониторинга, не выявившего несоответствия  требованиям законодательства в  деятельности субъекта;

2.    направить в адрес  субъекта рекомендации по устранению  выявленных нарушений (недостатков), если такие нарушения (недостатки)обнаружены, но рекомендации по их устранению не выносились;

3.    применить в установленном  законодательством порядке меры  ответственности в отношении  субъекта и (или) его должностных  лиц в случае невыполнения  субъектом рекомендаций об устранении  выявленных в ходе мониторинга нарушений (недостатков) либо повторного выявления нарушений (недостатков), установленных в ходе предыдущего мониторинга.