Аудит расчетов с подотчетными лицами

По итогам процедуры первичной  оценки надежности аудиторская организация  может оценить надежность всей системы  внутреннего контроля и (или) отдельных  средств контроля как "среднюю" или как "высокую". В этом случае аудиторская организация должна планировать аудиторские процедуры  исходя из этого предположения, но не должна доверять данной системе абсолютно.

3) подтверждение достоверности  оценки системы внутреннего контроля.

Аудиторская организация, принявшая  по итогам процедуры первичной оценки решение о доверии системе  внутреннего контроля и (или) отдельным  средствам контроля, обязана в  ходе аудиторской проверки осуществлять процедуры подтверждения достоверности этой системы.     

Процедуры подтверждения  достоверности системы внутреннего  контроля и (или) отдельных средств  контроля осуществляются на основе методики и приемов, которые разрабатываются  аудиторской организацией самостоятельно.

Требования, предъявляемые  к изучению и оценке системы внутреннего  контроля.

  Контрольная среда  включает в себя:

1) стиль и основные  принципы управления данным предприятием;

2) организационную структуру  предприятия;

3) распределение ответственности  и полномочий;

4) осуществляемую кадровую  политику;

5) порядок подготовки  бухгалтерской отчетности для  внешних пользователей;

6) порядок осуществления  внутреннего управленческого учета  и подготовки отчетности для  внутренних целей;

7) соответствие хозяйственной  деятельности организации в целом требованиям действующего законодательства.

Руководство предприятия несет ответственность за разработку и фактическое воплощение системы внутреннего контроля, которая должна соответствовать размерам и специфике деятельности экономического субъекта. На предприятии в соответствии с его учредительными документами или правилами внутреннего распорядка может быть назначен ревизор, создана ревизионная комиссия или организован отдел "внутреннего аудита", которым может быть передана часть функций по поддержанию системы внутреннего контроля.

Аудитор обязан принимать  во внимание, что система внутреннего  контроля может не с абсолютной уверенностью, но лишь с определенной степенью вероятности  подтвердить, что цели, ради которых  она была создана, достигнуты.  Аудитору необходимо убедиться, что средства контроля проверяемого предприятия достигают следующих целей:

- хозяйственные операции  выполняются с одобрения руководства  как в целом, так и в конкретных  случаях;

- все операции фиксируются  в бухгалтерском учете в правильных  суммах, на надлежащих счетах, в  правильном периоде, в соответствии  с принятой учетной политикой  и обеспечивают возможность подготовки  достоверной отчетности;

- доступ к активам возможен  только с разрешения соответствующего  руководства;

- соответствие зафиксированных  в учете и фактически имеющихся  в наличии активов определяется  руководством с установленной  периодичностью и в случае  расхождений руководством предпринимаются  надлежащие действия.

Эффективная организационная  структура предприятия предполагает оправданное разделение ответственности и полномочий сотрудников. Она должна по возможности препятствовать попыткам отдельных лиц нарушать требования контроля и обеспечивать разделение несовместимых функций.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Аудит расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

 

3.1. Проверка документального оформления расчётов с подотчётными лицами.

 

Аудитор должен помнить, что  сроки выдачи денежных средств подотчет устанавливаются приказом руководителя предприятия. Для контроля за сохранностью имущества предприятия целесообразно  также отдельным приказом определить состав должностных лиц, которым  разрешено получать наличные денежные средства на хозяйственные и представительские  расходы. Поэтому при проверке законности выдачи сумм подотчёт в первую очередь  определялось наличие списка работников предприятия, которым могут выдаваться в подотчёт наличные деньги [33].

Методом выборочной проверки авансовых отчетов аудитор устанавливает суммы, выданные отдельным сотрудникам в подотчет, назначение и фактическое использование авансов, наличие приказов о направлении работников в командировку, правильность оформления и своевременность предоставления авансовых отчетов, наличие по ним оправдательных документов, сроки возврата в кассу неиспользованных сумм, правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами.

Порядок документального  оформления расчетов с подотчетными лицами регулируется Постановление Правительства Российской Федерации "Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности" [15]. При проверке авансовых отчетов по форме следует протестировать следующее:

• соответствие типовой форме № АО-1 «Авансовый отчет»;
• наличие номера и даты составления;
• указание подотчетного лица;
• указание суммы полученного аванса, израсходованной суммы, суммы остатка и перерасхода;
• указание назначения аванса;
• наличие подписей;
• заполнение обратной стороны авансового отчета.

Методика документальной проверки авансовых отчетов по существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с  подотчетными лицами.

При этом необходимо проконтролировать  соблюдение сроков предоставления авансовых  отчетов в бухгалтерию и их оформление. Сроки отчетности подотчетных лиц аудитор проверяет путем сверки дат в расходных кассовых ордерах на выдачу денег под отчет и в авансовых отчетах. Параллельно проверяется наличие значительной дебиторской задолженности подотчетных лиц и сроки ее отражения в бухгалтерском учете, а также причины непогашения дебиторской задолженности.

Вместе с тем осуществляется сверка документов, прилагаемых к  авансовому отчету, с данными, отраженными  в нем.

Особое внимание должно быть обращено на такие операции, как  расчеты с водителями за приобретение ими горюче-смазочных материалов, запасных частей и прочее. Списание израсходованных на эти цели сумм без оправдательных документов на себестоимость не допускается.

Обоснованность произведенных  через подотчетное лицо представительских  расходов должна подтверждаться наличием оправдательных документов: приказа  о назначении лица, ответственного за проведение мероприятия, программы  встречи с представителями другого  предприятия; сметы расходов, утвержденной руководителем; акта с приложенными документами, подтверждающими расходы[33].

Всю полученную в ходе проверки информацию аудитор заносит в  свои рабочие документы, сопоставляет фактически выявленные ошибки с предварительно рассчитанными данными, делает выводы и при необходимости корректирует план проверки.

Оформление первичной документации  ООО «Ростопливо» соответствует требованиям, предъявляемым к заполнению и оформлению первичной документации.

На предприятия ООО  «Ростопливо» на основании приказа руководителя предприятия была выдана сумма в подотчет Бойцову А.С. в размере 9300 руб. 00 коп. на оплату материалов предприятию ООО «Стройкомплект». В бухгалтерии предприятия были составлены следующие бухгалтерские записи, которые представлены в Таблице 3.1.

Таблица 3.1.

 Корреспонденция счетов  по выдаче подотчетных сумм  на хозяйственные нужды Бойцову А.С. в сентябре 2012 г.

Содержание хозяйственной  операции	Сумма, руб.	Корреспонденция счетов		Документ
		Дебет	Кредит
1.Выдана из кассы сумма  подотчет Бойцову А.С	9300	71.1	50	Расходный кассовый ордер
2.Оприходованно приобретенное  имущество по авансовому отчёту	8100	10	71.1	Авансовый отчёт
3.Учтён НДС по приобретенному  имуществу	1458	19	71.1	Счет-фактура
4. Из кассы выданы средства  подотчетному лицу в возмещение  перерасхода	258	71.1	50	Расходный кассовый ордер

 

На основании приказа  руководителя предприятия менеджеру Куликову А.Н. выдали в подотчет на хозяйственные нужды денежную сумму в размере 5 000 руб. Необходимые товары подотчетное лицо не закупил. Работник Куликов А.Н. не произвел в установленный срок возврат выданных подотчетных сумм и не возвратил деньги в кассу. В организации ООО «Ростопливо» был издан приказ об удержании суммы задолженности из заработной платы работника. Должностной оклад работника Куликова А.Н. составляет 15 350 руб.

Бухгалтер ООО «Ростопливо» составил следующие бухгалтерские записи, которые представлены в Таблице 3.2.

Таблица 3.2.

 Корреспонденция счетов по удержанию невозвращенной подотчетной суммы из заработной платы работника ООО «Ростопливо» Куликова А.Н. за сентябрь 2012 г.

Содержание хозяйственной  операции	Сумма, руб.	Корреспонденция счетов
		Дебет	Кредит
Выдана из кассы сумма в подотчет на хозяйственные расходы работнику Куликову А.Н.	5000	71.1	50
Отражена подотчетная сумма, отчет по которой не предоставлен в установленный срок.	5000	94	71.1
Отражена задолженность работника Куликова А.Н. по возмещению ущерба организации на основании приказа руководителя.	5000	73/2	94
Начислена заработная плата Куликову А.Н	17000	44	70
Удержан налог на доходы физических лиц из суммы начисленной заработной платы ((17000-400)х13%)	2158	70	68
Удержана сумма задолженности по невозвращенной подотчетной сумме из заработной платы Куликова А.Н.	5000	70	73/2
Выдана заработная плата Куликову А.Н из кассы	9842	70	50

 

При заправке автомобиля топливом за наличный расчет водителю организации  выдается путевой лист. Список лиц, имеющих право на получение денег на приобретение горюче-смазочных материалов, максимальная сумма, которая может быть выдана под отчет, и сроки составления авансовых отчетов также устанавливаются приказом руководителя предприятия.[41]

Размеры этой суммы определяются предприятием самостоятельно на основании  практического опыта и плана  использования автомобиля.

Водитель транспортного  средства должен каждый раз, заправляя  машину топливом, требовать на автозаправочной станции документ (чек), подтверждающий количество оплаченного топлива, с выделенной стоимостью одного литра топлива.

Автозаправочные станции  обязаны выдавать юридическим лицам  счет-фактуру, но чаще всего это происходит один раз в месяц, на все операции, совершенные за данный период.

ООО «Ростопливо» заключило договор № 11 от 03.01.2011г. с ОАО «РОСНЕФТЬГАЗ». Согласно договору, автомобиль предприятия ВАЗ 21093, гос.№ Т444АВ, заправляется на автозаправочной станции №1112. Стоимость бензина оплачивается наличными в момент заправки. Водитель автомобиля Тарасов Т.Т. (согласно приказа руководителя) еженедельно, получает путевой лист и денежные средства под отчет в размере 1400 руб на приобретение бензина.

Тарасов Т.Т. получил путевой  лист № 01 от 08.01.2012г. (Приложение 7) и денежные средства - 1400р. по расходному кассовому ордеру № 02 от 08.01.2012г. в 9.00ч. Задолженности по подотчетным суммам у Тарасова Т.Т. нет. В бухгалтерию он предоставил авансовый отчет №1 от 08.01.12г., к которому приложил:

1) путевой лист № 01 от 08.01.2012г., с подписями всех сотрудников, эксплуатирующих данный автомобиль в период с 09.00ч. до 18.00ч. 08.01.2012.;

2) чеки, полученные на  АЗС №1112 на общую сумму 1368руб., в каждом из которых указана цена одного литра бензина 19руб.

Бухгалтер ООО «Ростопливо» составил следующие бухгалтерские записи, которые представлены в таблице 3.3.

Таблица 3.3.

 Корреспонденция счетов  по учёту приобретения горюче-смазочных материалов в ООО «Ростопливо».

Содержание хозяйственной  операции	Сумма, руб	Корреспонденция счетов
		Дебет	Кредит
1. Выдано под отчет  Тарасову Т.Т., на приобретение  ГСМ за наличный расчет	1400	71.1	50
2. Отражена стоимость  ГСМ, залитых в бак согласно  авансовому отчету	1159,32	10.3	71.1
3. НДС, выделенный расчетным  путем от стоимости топлива	208,68	19	71.1
4. В кассу возвращён  остаток неиспользованной подотчётной  суммы.	32	50	71.1