Аудит расчетов с подотчетными лицами

 

Аудитор составляет и документально оформляет программу аудита, определяющую характер, временные рамки и объем запланированных аудиторских процедур, необходимых для осуществления общего плана аудита.

 Программа аудита является набором инструкций для аудитора, выполняющего проверку, а также средством контроля и проверки надлежащего выполнения работы. В программу аудита также включены проверяемые предпосылки подготовки финансовой (бухгалтерской) отчетности по каждой из областей аудита и время, запланированное на различные области или процедуры аудита [34].

При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются практически все методы получения аудиторских доказательств, но к различным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений.

 

2.2. Методика аудита расчетов с подотчетными лицами.

 

После принятия решения о  проведение аудиторской проверки, перед  началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор составляет примерную программу изучения документов в зависимости от состояния данного раздела учета на предприятии. Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами используется вопросник (Приложение 1). По результатам опроса ответственных работников проверяемого предприятия по вышеназванному вопроснику аудитор формирует промежуточные выводы об учете расчетов с подотчетными лицами.

По результатам проведенного опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Представленный вопросник позволяет сделать аудитору целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он в последствии определит достоверность отчетных данных.

Для выявления каждого  из возможных нарушений или злоупотреблений  разработан определенный набор контрольных  процедур[15]. Основными контрольными процедурами являются:

Процедура 1.1.1 - проверка соответствия подотчетных лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственные  расходы, списку лиц, имеющих на это  право, утвержденному руководителем  предприятия.

Процедура 1.1.2 - проверка получения  подотчетных сумм денежных средств  лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

Процедура 1.1.3 - проверка соответствия фактического расходования подотчетных  сумм целям, на которые они выданы.

Процедура 1.1.4 - наличие подотчетных  лиц в штате предприятия.

Процедура 1.1.5 - проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия. В случаях, когда решением руководителя предприятия  сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет чистой прибыли, аудитору необходимо удостовериться в  том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетных сумм удержан  подоходный налог, а также начислены  все социальные фонды.

Процедура 2.1.1 - проверка полноты  оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.

Процедура 2.1.2 - проверка наличия  приказов о направлении работников в командировку.

Процедура 2.1.3 - проверка правильности возмещения командировочных расходов. Нормы возмещения командировочных  расходов определяются в соответствие с нормативными документами, действующими на период действия командировки.

Процедура 2.1.4 - проверка правильности ведения учета командировочных  расходов в пределах норм и сверх  норм.

Процедура 2.2.1 - проверка удержания  подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх  установленных норм.

Процедура 3.1.1 - проверка правильности отражения в учете НДС по приобретенным  подотчетными лицами материальным ценностям. НДС выделяется и относится на счет 19 лишь при покупке ТМЦ у  организаций оптовой торговли при  наличии приходного кассового ордера, накладной и счета-фактуры с  выделенной отдельной строкой НДС. При покупке ТМЦ в розничной  торговой сети суммы НДС не выделяются и относятся на себестоимость  вместе с их стоимостью.

Процедура 4.1.1 - проверка соответствия фактических размеров представительских  расходов сметам. Представительские  расходы - это затраты предприятия  по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и  учреждений (включая иностранных), прибывших  для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного  сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

Включение представительских  расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) производится в пределах смет, утвержденных руководителем предприятия, которые не должны превышать нормативно-утвержденных норм, и только при наличии оправдательных первичных документов, в которых  должны быть указаны дата, место, программа  проведения деловой встречи (приема), список приглашенных с обеих сторон.

Процедура 4.1.2 - проверка правильности ведения аналитического учета представительских  расходов в пределах и сверх норм.

Процедура 5.1.1 - проверка правильности выведения остатков на конец отчетного  периода по расчетам с подотчетными лицами. Задолженность подотчетных  лиц предприятию и предприятия  подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.

Процедура 6.1.1 - проверка соответствия записей в авансовых отчетах  и журнале-ордере №7.

При тестировании документов на наличие ошибок аудитору достаточно выявить пять одинаковых нарушений, чтобы сделать вывод о значительном распространении данной ошибки. Дальнейший поиск таких несоответствий можно  опустить.

При проверке расчетов по содержанию аудитор отмечает следующие ключевые моменты:

1. Соответствие дат и  сумм, указанных в документах, относящихся  к одной командировке или одному  авансовому отчету.

2. Соответствие предоставленных  документов правилам оформления, установленным действующими законодательными  актами.

3. Правильность отнесения  проверяемых сумм на бухгалтерские  счета.

Аудит расчетов с подотчетными лицами включает следующие направления.

Проверка наличия распорядительных документов, отражающих информацию о  расчетах с подотчетными лицами в  организации. Аудитор запрашивает приказ об учетной политике организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах.

Проверка документального  оформления авансовых отчетов. В ходе работы аудитор проверяет: оформление авансовых отчетов; оформление командировочных расходов; своевременность возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию; существо отраженных в учете операций с подотчетными лицами. Документальная проверка авансовых отчетов предусматривает проверку по форме и по существу отраженных операций.

Методика документальной проверки авансовых отчетов по существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с  подотчетными лицами.

Операции с подотчетными лицами отражаются в учете на основании  и в порядке установленном  законодательством.

Параллельно проверяется  наличие значительной дебиторской  задолженности подотчетных лиц  и сроки ее отражения в бухгалтерском  учете, а также причины непогашения  дебиторской задолженности.

Вместе с тем осуществляется сверка документов, прилагаемых к  авансовому отчету, с данными, отраженными  в авансовом отчете.

При исследовании аудита расчетов с подотчетными лицами устанавливается  наличия оправдательных документов, подтверждающих командировочные расходы (счет-фактура гостиницы, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру об оплате услуг гостиницы; авиабилеты, талоны об оплате постельных принадлежностей и др.).

          При исследовании авансовых отчетов обращается внимание на соблюдение установленного предельного размера расчетов наличными денежными средствами, осуществляемых от имени организации, т.е. юридического лица. Сумму платежа, кроме того, подтверждают кассовые чеки и квитанции к приходным кассовым ордерам, прилагаемые к авансовым отчетам подотчетных лиц.

 

2.3. Рассмотрение  системы внутреннего контроля  и бухгалтерского учета в рамках  аудита.

 

При оценке эффективности  и надежности систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля руководствуются правилом (стандартом)[15]. Знакомство с системой бухгалтерского учета включает в себя изучение, анализ и оценку сведений о следующих сторонах хозяйственной деятельности проверяемого экономического субъекта:

1)  учетная политика  и основные принципы ведения  бухгалтерского учета;

2) организационная структура  подразделения, ответственного за  ведение бухгалтерского учета  и подготовку бухгалтерской отчетности;

3) распределение обязанностей  и полномочий между работниками,  принимающими участие в ведении  учета и подготовки отчетности;

4) организация подготовки, оборота и хранения документов, отражающих хозяйственные операции;

5) порядок отражения хозяйственных  операций в регистрах бухгалтерского  учета, формы и методы обобщения  данных таких регистров;

6) порядок подготовки  периодической бухгалтерской отчетности  на основе данных бухгалтерского  учета;

7) критические области  учета, где риск возникновения  ошибок или искажений бухгалтерской  отчетности особенно высок;

Средства контроля, предусмотренные  в отдельных областях системы  учета.

Аудиторы в ходе проверки указывают соответствие организации системы бухгалтерского учета действующим нормативным документам и отражают это в рабочей документации.

Система бухгалтерского учета  предприятия может считаться эффективной, если в ходе фиксации хозяйственных операций выполняются следующие требования:

а) операции в учете правильно  отражают временной период их осуществления;

б) операции в учете зафиксированы  в правильных суммах;

в) операции правильно и  в соответствии с действующим  законодательством  и учетной  политикой отражены на счетах бухгалтерского учета;

г) зафиксированы детали операций, имеющие существенное значение для учета и отчетности;

д) ограничена возможность  появления злоупотреблений.

В ходе проверки следует  ознакомиться с внутренними документами проверяемого предприятия, которые касаются организации, постановки и ведения бухгалтерского учета и определить в какой мере реальное состояние дел соответствует положениям вышеперечисленных документов.

Масштаб системы внутреннего  контроля и ее особенности, а также  степень их формализации должны соответствовать  размерам предприятия и особенностям его деятельности. Система внутреннего контроля – совокупность организационной структуры, методик и процедур, принятых руководством предприятия в качестве средств для эффективного ведения хозяйственной деятельности.

Система включает следующие  элементы:

- систему бухучета;

- контрольную среду;

- процедуры контроля.

Система бухгалтерского учета – совокупность конкретных форм и методов, зафиксированных в учетной политике предприятия, обеспечивающих возможность для данной организации вести учет своего имущества, обязательств и хозяйственных операций в денежном выражении путем сплошного, непрерывного   документального и взаимосвязанного их отражения в учетных регистрах на основании первичных документов.

Контрольная среда – осведомленность  и практические действия руководства  экономического субъекта, направленные на поддержание системы внутреннего  контроля.

Процедуры контроля – проверки, выполняемые должностными лицами и  работниками предприятия.

При оценке системы внутреннего  контроля аудитор использует не менее трех градаций: низкая, средняя и высокая.

Порядок оценки системы внутреннего  контроля:

Аудитор оценивает систему внутреннего контроля предприятия не менее чем в следующие три этапа:

1) общее знакомство с  системой внутреннего контроля;

 Аудиторской организации  в начале работы следует получить  общее представление о специфике  и масштабе деятельности предприятия и системе его бухгалтерского учета. По итогам первоначального знакомства аудиторская организация должна принять решение о том, может ли она в своей работе вообще полагаться на систему внутреннего контроля экономического субъекта, подлежащего проверке.

2) первичная оценка надежности  системы внутреннего контроля;

Процедура первичной оценки надежности системы внутреннего  контроля осуществляется на основе методики и приемов, которые аудиторские  организации разрабатывают самостоятельно.