Аудит расчетов с подотчетными лицами

- Налоговый учет ведется на основе данных бухгалтерского учета, регистры налогового учета составляются путем дополнения регистров бухгалтерского учета необходимыми реквизитами, расчетами и т.п. Самостоятельные регистры налогового учета не ведутся.

- Доходы и расходы признаются по методу начисления.

- Налог на прибыль исчисляется и уплачивается ежеквартально.

Автоматизированная форма  бухгалтерского учёта расчетов с  подотчетными лицами ориентирована  на ввод и обработку информации, представленной в первичных документах с использованием средств вычислительной техники. На основе первичных документов формируется база данных в программе 1С Предприятие 7.7. Первичные документы в ООО «Ростопливо» оформляются непосредственно в момент совершения хозяйственного факта путем его первоначальной регистрации, удостоверяющей содержание хозяйственного факта и то, что он имел место в действительности.  

К первичным документам по операциям с подотчетными лицами относятся авансовые отчеты (Приложение 6), кассовые ордера, приказы о направлении сотрудников в командировки, командировочные удостоверения и другие первичные учетные документы, которые являются унифицированными. К бухгалтерскому учету у подотчетных лиц принимаются первичные учетные документы в том случае если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Основными этапами документооборота по расчетам с подотчетными лицами в ООО «Ростопливо» являются:

составление и оформление документов;

прием документов бухгалтерией;

обработка и использование  документов для дальнейших учетных  записей;

передача документов в  архив.

Все необходимые документы  в организации составляют ответственные  лица в сроки установленные графиком документооборота. График документооборота на ООО «Ростопливо» оформлен в виде перечня по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым структурным подразделением, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроки выполнения этих работ. Работники ООО «Ростопливо», имеющие отношение к учёту создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота, для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя и сроки, в которые представляются указанные документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

После использования документов в оперативной работе их сдают  в бухгалтерию. При приёмке документов бухгалтер проверяет правильность их оформления, их соответствие установленным  требованиям. Принятые документы бухгалтер  сначала проверяет по существу, т.е. устанавливает законность совершенных  операций, их соответствие нормативным  актам и действующим инструкциям, затем проверяет их по форме. После  этого производится арифметическая проверка авансовых отчетов и  других документов по учету расчетов с подотчетными лицами, которая выявляет правильность вычислений и итоговых подсчетов. После проверки бухгалтер  обрабатывает документы, т. е. определяет корреспондирующие счета по каждому  документу.

Первичные учетные документы, содержащие достоверные данные, служат основанием для записи в учетные  регистры. Учетные регистры по своей  сути являются сводными, накопительными документами, в которых формируется  и обобщается информация из разных первичных документов, Они предназначены  для равномёрного (ежедневного) накопления и обобщения в целом за отчетный период учетной информации и, следовательно, сокращения затрат времени на составление  бухгалтерской (финансовой) отчетности. Такими документами по учету расчетов с подотчетными лицами являются журнал регистрации авансовых отчетов, главная книга, журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический  и синтетический учет расчетов с  подотчетными лицами.

Одним из важнейших условий  оформления документации по расчетам с подотчетными лицами на ООО «Ростопливо» является наличие в документах всех сведений, необходимых для оперативной работы, учета и контроля. В связи с этим документы на хозяйственные факты имеют обязательные реквизиты (показатели), которые необходимы для исчерпывающей характеристики хозяйственного факта, изложенного в документе, и придания ему юридической силы. Так, например, выдача наличных денег под отчет работнику из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам (Приложение 4) типовой межведомственной формы КО-2 имеющими определенную нумерацию, подписанными руководителем и главным бухгалтером (или лицами на это уполномоченными).

Предоставленный подотчетным  лицом авансовый отчет с приложением  кассового чека, подтверждающий факт оплаты товара, принимается к учету  в том случае, если он содержит следующие  реквизиты:

наименование организации-продавца;

номер кассового аппарата;

номер и дату выдачи чека;

стоимость (цену) продаваемого товара с налогом на добавленную  стоимость.

Требование документального  подтверждения произведенных расходов является одним из двух основных условий  принятия расходов к налоговому учету.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Оценка системы внутреннего контроля на предприятии.

 

2.1. Составление плана и программы аудита расчетов с подотчетными лицами.

 

Аудит заключается в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов  расчетов с подотчетными лицами. При  этом осуществляются следующие процедуры:

- оценивается система  внутреннего контроля и бухгалтерского  учета расчетов с подотчетными  лицами;

- подтверждается достоверность  выдачи и возврата подотчетных  сумм;

- устанавливается законность  и полнота возврата подотчетных  сумм;

-проверяется организация аналитического учета расчетов с подотчетными лицами и взаимосвязь аналитического и синтетического учета;

- проверяется соблюдение  организацией налогового законодательства  по операциям, связанным с расчетами  с подотчетными лицами.

Результаты оценки систем бухгалтерского учета и внутреннего  контроля расчетов с подотчетными лицами основываются на содержании вопросов и документах, которые подвергаются исследованию.

Для сбора информации при  составлении программы аудиторской  проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник. (Приложение 1) В вопроснике содержится ряд вопросов, например:

1. Имеется ли на предприятии  список лиц, которым разрешено  выдавать деньги на хозяйственные  нужды, утвержденный приказом  по предприятию?

2. Выдаются ли новые  авансы лицам, не отчитавшимся  по ранее полученным под отчет  суммам?

3. Производится ли расчет  сумм, причитающихся работнику на  командировку?

4. Оформляются ли письменные  распоряжения руководителя предприятия  (приказы) при направлении работников  в командировки?

В ходе проверки расчетов с  подотчетными лицами аудитор должен убедиться в следующем (задачи проверки):

- соответствие выдачи  денежных сумм под отчет установленным  правилам;

- правильность оформления, своевременность представления  авансовых отчетов, соответствие  приложенных к ним документов  нормативным требованиям

- правильность оформления  командировочных доку мои гон  и возмещения командировочных  расходов;

- правильность ведения  учета расчетов с подотчетными  лицами и отражения в бухгалтерской  отчетности задолженности по  расчетам

- соответствие выдачи  денежных сумм под отчет установленным  правилам.

Одной из насущных проблем  современного российского аудита является выбор оптимального пути проведения аудиторской проверки при условии  сохранения высокого качества работы, получения прибыли от деятельности, а также возможности документально  доказать на любом этапе работы целесообразность, достаточность и согласованность  с заказчиком произведенных и  дальнейших действий. Каждый аудитор  самостоятельно ищет пути решения этой проблемы, применяя разнообразные методики, используя накопленный опыт и  создавая внутрифирменные аудиторские  стандарты, в частности, для эффективного планирования аудиторской проверки.

 Разработанный метод позволяет аудитору в результате планирования конкретных процедур в том или ином объеме и определения последовательности действий оценивать и регулировать трудоемкость аудиторской проверки, рассчитывать и соизмерять риски, а также отвечать за объективность результатов проверки[22].

Для приближения к оптимальному варианту проведения аудиторской проверки ее необходимо должным образом спланировать. Исходя из изложенного выше, целью  планирования является обеспечение  проведения проверки наилучшим (оптимальным) образом с точки зрения выбранного критерия.[40]  

Планирование аудита - это совокупность действий по выбору варианта, позволяющего эту цель достигнуть, т. е. выбору стратегии и тактики проведения проверки, по выбору видов, объемов и последовательности проведения аудиторских процедур[31].

Планирование аудитором  своей работы способствует тому, чтобы  важным областям аудита было уделено  необходимое внимание, чтобы были выявлены потенциальные проблемы и  работа была выполнена с оптимальными затратами, качественно и своевременно. Планирование позволяет эффективно распределять работу между членами  группы специалистов, участвующих в  аудиторской проверке, а также  координировать такую работу.

Результаты процесса планирования в соответствии с порядком, установленным  федеральным стандартом №3 «Планирование  аудита»[15], оформляются в двух документах: плане аудита и программе аудита. В соответствии с данными, полученными в ходе планирования (стоимость и длительность проверки), составляется и заключается договор. Сложившаяся практика  выделяет в процессе планирования ряд основных этапов, выполняемых в определенной последовательности:

-предварительное изучение  экономического субъекта и его  бизнеса (предварительное планирование),

-оформление отношений  с экономическим субъектом (составление  и предоставление клиенту письма-обязательства,  заключение договора),

-оценка надежности системы  внутреннего контроля экономического  субъекта,

-оценка составляющих  аудиторского риска; 

-оценка уровня существенности (допустимой ошибки);

-анализ возможностей  применения статистических либо  содержательных методов определения  ожидаемой ошибки;

-формирование стратегии  аудита (выбор вида, объемов и  последовательности проведения  аудиторских процедур);

-документальное оформление  результатов планирования (составление плана и программы аудита), (Таблица 2.1.).  

Представленная выше последовательность этапов планирования аудита исходит  из следующих предпосылок. В ходе первого этапа (предварительного изучения экономического субъекта) аудитор оценивает  возможность проведения аудита, подготавливает информационную базу для последующих  этапов планирования, производит предварительную  оценку возможного объема и стоимости  проверки. Поскольку именно этот этап предваряет заключение договора между  аудитором и экономическим субъектом, то в общероссийском стандарте «Планирование  аудита» он именуется этапом «предварительного  планирования».  

Предполагается, что информация, полученная аудитором в ходе этапа  предварительного изучения экономического субъекта (предварительного планирования), позволит ему определить существенные условия договора на проведение проверки (длительность, стоимость).  

Последующие этапы планирования (оценка надежности системы внутреннего  контроля и т. д. вплоть до составления  плана и программы) выполняются  после заключения договора и являются, как указывает общероссийский стандарт, подготовительными к проведению собственно проверки.

Аудитор составляет и документально оформляет общий план аудита, описав в нем предполагаемые объем и порядок проведения аудиторской проверки. Общий план аудита достаточно подробный для того, чтобы служить руководством при разработке программы аудита. Вместе с тем форма и содержание общего плана аудита могут меняться в зависимости от масштабов и специфики деятельности аудируемого лица, сложности проверки и конкретных методик, применяемых аудитором.

План аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами на предприятии представлен в таблице 2.1.

 

Таблица 2.1.

План аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами.

№ п/п	Аудиторская проверка
1.	Организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами
2.	Проверка соблюдения сроков, на которые выдаются авансы на операционно-хозяйственные  расходы
3.	Объектов аудита подотчетных  сумм
4.	Проверка своевременности  возврата неизрасходованных подотчетных  сумм, выданных на командировочные  расходы
5.	Проверка авансовых отчетов  в рублях
6.	Проверка правильности заполнения авансового отчета
7.	Соответствие направлению  расходования подотченых сумм, целям, на которые они были выданы
8.	Проверка обоснованности выдачи денежных средств под отчет  на предмет наличия отчета о ранее  выданных
9.	Проверка на своевременность  предоставления авансовых отчетов
10.	Анализ приказа об установлении круга лиц, которым предоставлено  право получать деньги под отчет  на хозяйственно-операционные расходы
11.	Проверка обоснованности выдачи денежных средств под отчет  исключительно сотрудникам организации