Аудит расчетов с подотчетными лицами

Типичными ошибками и нарушениями являются:

1. Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм:

             выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя организации могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

             выдача денежных средств из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками организации;

             выдача денег под отчет лицам, не рассчитавшимся по ранее выданным авансам;

             выдача подотчетных сумм без определения срока, на который выдана подотчетная сумма;

             несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

             систематическая выдача подотчетных сумм без производственной необходимости с последующим возвратом их в кассу;

             списание подотчетных сумм по первичным документам неустановленной формы;

             списание подотчетных сумм по неправильно оформленным первичным документам;

             списание подотчетных сумм при отсутствии первичных документов;

             списание подотчетных сумм по первичным документам, выписанным на другое лицо.

2. Нарушения при оформлении командировочных расходов:

             отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;

             отсутствие командировочных удостоверений с отметкой в месте пребывания в командировке;

             несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

             отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;

             отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

3. Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов – некорректное выделение НДС в суммах командировочных расходов.

4. Нарушение при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами – выделение сумм НДС расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети и без приложения счета-фактуры.

5. Нарушения порядка учета представительских расходов:

       несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете (или ее отсутствие);

       отсутствие учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

       6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:

       некорректное составление бухгалтерских записей по операциям расчетов с подотчетными лицами;

       неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;

       ведение аналитического учета не по каждому подотчетному лицу и выданной сумме;

       несоответствие записей в авансовых отчетах данным аналитического учета.

7. Нарушения в форме и реквизитах первичных документов [23].

Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки достаточно трудоемок. Общая схема проверки учета расчетов с подотчетными лицами представлена на рис. 1.

                                       Рассчитанная

                                             сумма

┌───────────────┐ Информация ┌────────────┐  остатка   ┌─────────-────────┐

│Выдача денежных│ о выданном │ Оформление ├────-───--───>│  Возврат остатка │

│    средств    │ авансе  │ авансового │              │ подотчетной суммы│

│  подотчетному ├───-----───>│   отчета   │           └─────────────-────┘

│      лицу     │            │            │             ┌──────────────────┐

│               │           │            ├─────────--──>│Выдача перерасхода│

└───────────────┘            └────────────┘ Рассчитанная └──────────────────┘

                            |                сумма

                             |              перерасхода

                            |

                            ├─Покупка ТМЦ по чеку

                             ├─Расчеты с поставщиком

                             └─Отнесение на затраты

Рис. 1. Общая схема проверки учета расчетов с подотчетными лицами

В ходе аудита расчетов с подотчетными лицами необходимо установить, что все расчеты осуществляются со счета 71. Выданные под отчет суммы дебетуются в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

В целях обеспечения внутреннего контроля над сохранностью денежных средств в организации должен был издан приказ, устанавливающий перечень лиц, которые имеют право получать денежные средства, размеры и срок, на который выдаются денежные средства. Не возвращенные работниками в установленные сроки подотчетные суммы отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94. В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 (если они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аудитору необходимо проверить, ведется ли аналитический учет по счету 71 по каждой сумме, выданной под отчет. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Аудитором должны быть сопоставлены суммы, указанные в авансовых отчетах, с данными первичных документов, подтверждающих указанные расходы. Дата авансового отчета не должна быть ранее, чем дата приложенных документов, подтверждающих расходы.

Отсутствие документов, подтверждающих расходы подотчетных лиц, является основанием для налоговых органов доначислить НДС и налог на прибыль [22].

На основании Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" с 28 июня 2003 г. на всей территории Российской Федерации организации и индивидуальные предприниматели обязаны осуществлять наличные денежные расчеты за реализованные товары, выполненные работы и оказанные услуги с применением контрольно-кассовой техники (далее - ККТ), включенной в государственный реестр. Таким образом, ККТ применяется при всех наличных денежных расчетах с юридическими и физическими лицами, включая предоплату за оказание услуг, что и должен проконтролировать аудитор. При принятии к учету авансового отчета подотчетного лица наличие чека ККТ как оправдательного документа по расходу подотчетных денежных сумм обязательно [22].

Аудит командировочных расходов. Аудитору важно обратить внимание на то, что нет необходимости оформлять командировочное удостоверение при направлении работника в загранкомандировку, так как даты пересечения Государственной границы Российской Федерации определяются по отметкам в загранпаспорте работника (Письмо Минфина России от 17.05.2006 N 03-03-04/1/469).

При аудите расчетов с подотчетными лицами следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т.д.). Также необходимо проверить возмещение суммы расходов по найму жилого помещения, расходов по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание. Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по обслуживанию работника в баре, ресторане или номере и расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (бассейном, сауной, тренажерным залом и т.п.). Такие расходы работнику не оплачивают. Если же решением руководителя организации такие расходы оплачиваются, то их сумму облагают налогом на доходы физических лиц (НДФЛ) и взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Эта сумма не уменьшает налогооблагаемую прибыль организации. Расходы на проживание, возмещаемые командированному работнику, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Аудитор должен удостовериться в том, что первичные документы установленной формы имеют все обязательные реквизиты, квитанции, счета на оплату выписаны на подотчетное лицо, так как документально не подтвержденные расходы налогооблагаемую прибыль организации не уменьшают.

Суммы НДС, уплаченные за наем жилого помещения и дополнительные услуги, оказанные в гостинице в период проживания (за исключением услуг баров и ресторанов, услуг по обслуживанию в номере, услуг по использованию рекреационно-оздоровительных объектов), принимаются к вычету. Для этого аудитору необходимо удостовериться, что расходы были произведены для ведения деятельности, облагаемой НДС. В этом случае данные расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль организации. Налоговый вычет производится на основании счета-фактуры гостиницы.

Аудитору необходимо удостоверить факт наличия соответствующих оправдательных документов, служащих основанием для признания расходов по служебным командировкам (в частности, проездных билетов), а также соответствия размера возмещаемых сотруднику расходов по служебным командировкам размеру, установленному коллективным договором или приказом руководителя организации.

Далее аудитору необходимо проверить обоснованность выплаты суточных за каждый день нахождения командированного работника в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда) и их нормирование для целей налогообложения. Размер суточных, которые организация выплачивает своим работникам, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ) [23].

Наиболее спорным моментом при проведении аудита подотчетных лиц является применение налогового вычета по НДС в части расходов на оплату проживания в гостинице. При оплате за наличный расчет подотчетными лицами услуг гостиниц (относящихся к расходам на наем жилого помещения) в период служебной командировки, услуг по перевозке работника к месту служебной командировки и обратно (включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельными принадлежностями) основанием для вычета суммы налога, уплаченной по таким услугам, является бланк строгой отчетности с выделенной в нем отдельной строкой суммой налога, а при отсутствии его – счет-фактура и документы, подтверждающие фактическую уплату суммы налога (в том числе кассовые чеки с выделенной в них отдельной строкой суммой налога).

Следовательно, для проверки таких расходов аудитору лишь остается собрать необходимый комплект документов, подтверждающих командировочные расходы [22].

Возмещение сумм расходов на хозяйственные нужды. Под расходами на хозяйственные нужды понимаются затраты по приобретению канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, по оплате мелкого ремонта и др.

Аудитор должен удостовериться в том, что работники, получившие деньги под отчет, соблюдают предельный размер расчетов наличными – 100 000 руб. по одной сделке с одним юридическим лицом (Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У). Лимит применяется к расчетам в рамках одного договора, заключенного между фирмами. За нарушение этого ограничения на организацию и ее руководителя может быть наложен штраф: для организации - от 40 000 до 50 000 руб., для руководителя - от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

При представлении авансового отчета должен быть предъявлен кассовый чек ККМ. Исключением могут быть только бланки строгой отчетности или выписки о трансакциях, подтверждающие расчеты кредиткой, если деньги под отчет были списаны или перечислены с использованием счета работника.

К кассовому чеку должны быть приложены товарные чеки с расшифровкой покупки. Несмотря на то, что унифицированного бланка этого документа нет, его составление обязательно (Постановление Правительства Российской Федерации от 19.01.1998 N 55). Согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" документы, для которых не предусмотрены унифицированные бланки, должны иметь следующие реквизиты:

-   наименование;

-   дату составления;

-   наименование организации, от имени которой составлен документ;

-   содержание хозяйственной операции;

-   измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

-   наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

-   личные подписи указанных лиц.

Работник, получивший денежные средства под отчет, должен за них отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме № АО-1 (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу фирмы (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику).

Проверка правильности возмещения сумм представительских расходов. Аудитор должен проверить произведенные представительские расходы, которыми считаются расходы фирмы по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации. Полный перечень представительских расходов, которые могут быть учтены при налогообложении прибыли, приведен в ст. 264 НК РФ.

Для контроля за затратами по приему делегаций в организации должны быть установлены предельные размеры отдельных видов представительских расходов. Нормативы и перечень лиц, ответственных за использование средств, утверждаются приказом руководителя. Аудитору необходимо удостовериться в наличии такого приказа.