Аудит расчетов с подотчетными лицами

     Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка, и по мере предоставления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям производятся по той же строке. В то же время, журнал-ордер №7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровок оборота по кредиту счета 71.

     Основанием  для заполнения журнала-ордера №7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты – на израсходованные суммы, новые приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах полученных и израсходованных.

     К учету принимаются авансовые  отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденные руководителем.

     Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на отчете и в документах корреспондирующие  счета, отвечающие целевому направлению  расхода.

     2.2. Оценка системы внутреннего контроля, план и программа проведения аудита расчетов с подотчетными лицами в ООО «Вега»

 

     Программа аудиторских процедур по существу представляет собой перечень действий аудитора, необходимых для детальных проверок [27, с. 125].

     При этом определяются, какие разделы  бухгалтерского учета подлежат проверке, и программа аудита составляется по каждому разделу учета.

     Начиная разработку  программы проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками в ООО «Вега», аудиторская организация основывалась на предварительных знаниях о ООО «Вега», а также на результатах проведенных аналитических процедур.

     В процессе подготовки программы аудита  аудиторская организация оценивает  эффективность системы внутреннего  контроля, действующей у  ООО «Вега», и производит оценку риска системы внутреннего контроля.

     Основная  цель проверки – установить правильность ведения расчетов с подотчетными лицами.

      Для ООО «Вега» при аудите расчетов с  подотчетными лицами предложена программа, представленная в таблице 1.

      Таблица 1. 

Программа аудита расчетов с подотчетными лицами  

Проверяемая организация: ООО «Вега»

Период аудита: 2007 год  

 

     Процедуры проверки средств контроля определяют требования, изложенные в правилах (стандартах) аудиторской деятельности, прежде всего, в стандарте «Изучение и оценка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ходе аудита»^*.

     Аудитор обязан получить достаточную убежденность в том, что система бухгалтерского учета достоверно отражает хозяйственную деятельность проверяемого предприятия. Если он убеждается, что может опереться на соответствующие средства контроля, то получает возможность проводить аудиторские процедуры менее детально.

     При оценке эффективности и надежности системы внутреннего контроля в целом, контрольной среды и отдельных средств контроля аудитор использует не менее трех градаций: а) высокая; б) средняя; в) низкая.

     Изучение  и оценка особенностей системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля должны в обязательном порядке документироваться в ходе проверки. При проведении этой работы стандарт рекомендует использовать следующие типовые формы:

а) специально разработанные тестовые процедуры;

б) перечни  типовых вопросов для выяснения  мнения руководящего персонала и работников бухгалтерии;

в) специальные  бланки и проверочные листы;

г) блок-схемы  и графики;

д) перечни  замечаний, протоколы или акты.

     Серьезные недостатки системы бухгалтерского учета и системы внутреннего  контроля, отмеченные в ходе аудита, и рекомендации по их устранению отражаются в отчете аудитора администрации предприятия.

     Знакомство  с системой бухгалтерского учета  включает в себя изучение, анализ и  оценку сведений о следующих сторонах хозяйственной деятельности:

а) учетная  политика и основные принципы ведения бухгалтерского учета;

б) организационная  структура подразделения, ответственного за ведение бухгалтерского учета  и подготовку бухгалтерской отчетности;

в) распределение  обязанностей и полномочий между  работниками, принимающими участие  в ведении учета и подготовки отчетности;

г) организация  подготовки, оборота и хранения документов, отражающих хозяйственные операции;

д) порядок  отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета, формы и методы обобщения данных таких регистров;

е) порядок подготовки периодической бухгалтерской отчетности на основе данных бухгалтерского учета;

ж) роль и место средств вычислительной техники в ведении учета и  подготовки отчетности;

з) критические  области учета, где риск возникновения  ошибок или искажений бухгалтерской отчетности особенно высок;

и) средства контроля, предусмотренные в отдельных  областях системы учета.

     Аудитор обязан проверить соответствие организации  системы бухгалтерского учета действующим  нормативным документам и отразить в рабочей документации случаи отмеченных нарушений.

     Система бухгалтерского учета предприятия  считается эффективной, если в ходе фиксации хозяйственных операций выполняются  следующие требования [18, с. 151]:

а) операции в учете правильно отражают временной  период их осуществления;

б) операции в учете зафиксированы в правильных суммах;

в) операции правильно и в соответствии с  действующими нормативными положениями  и учетной политикой отражены на счетах бухгалтерского учета;

г) зафиксированы  детали операций, имеющие существенное значение для учета и отчетности;

д) ограничена возможность появления злоупотреблений.

     Аудитор знакомится с внутренними документами  проверяемого предприятия и определяет, в какой мере реальное состояние  бухгалтерского учета не соответствует  этим документам. В необходимых случаях аудитор отслеживает движение отдельных сумм в учете от первичных документов и до их вклада в отчетные документы.

Система внутреннего контроля предприятия  должна включать в себя:

а) надлежащую систему бухгалтерского учета;

б) контрольную среду;

в) отдельные  средства контроля.

     Под контрольной средой понимаются направления  действий и осведомленность руководства  предприятием по таким сферам деятельности, влияющим на состояние внутреннего  контроля, как:

а) стиль  и основные принципы управления предприятием;

б) его  организационная структура;

в) распределение  ответственности и полномочий;

г) осуществляемая кадровая политика;

д) порядок  подготовки бухгалтерской отчетности для внешних пользователей;

е) порядок  осуществления внутреннего управленческого учета и подготовки отчетности для внутренних целей;

ж) соответствие хозяйственной деятельности предприятия  в целом требованиям действующего законодательства.

     Руководитель  несет ответственность за разработку и фактическое воплощение системы  внутреннего контроля. От него зависит, чтобы она отвечала размерам и специфике деятельности предприятия, функционировала регулярно и эффективно. В штат может быть введен ревизор, создана ревизионная комиссия или организован отдел "внутреннего аудита", которым может быть передана часть функций по поддержанию системы внутреннего контроля.

     Эффективная организационная структура предприятия  должна по возможности препятствовать попыткам отдельных лиц нарушать требования контроля и обеспечивать разделение несовместимых функций. Функции конкретного сотрудника являются несовместимыми, если их сосредоточение у одного лица может способствовать совершению случайных или умышленных ошибок и нарушений. Обычно подлежат распределению между различными лицами такие функции, как:

     а) непосредственный доступ к активам;

     б) разрешение на осуществление операций с активами;

     в) непосредственное осуществление хозяйственных  операций;

     г) отражение хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

     Аудитор должен убедиться в том, что средства контроля достигают следующих целей:

     а) хозяйственные операции выполняются  с одобрения руководства как  в целом, так и в конкретных случаях;

     б) все операции фиксируются в бухгалтерском  учете в правильных суммах, на надлежащих счетах бухгалтерского учета, в правильном периоде времени, в соответствии с принятой на предприятии учетной политикой и обеспечивают возможность подготовки достоверной бухгалтерской отчетности;

     в) доступ к активам возможен только с разрешения соответствующего руководства;

     г) соответствие зафиксированных в бухгалтерском учете и фактически имеющихся в наличии активов определяется руководством с установленной периодичностью, и в случае расхождений руководством предпринимаются надлежащие действия.

     Аудитору  следует убедиться в применении таких процедур внутреннего контроля, как:

     а) арифметическая проверка правильности бухгалтерских записей;

     б) проведение сверок расчетов;

     в) проверка правильности осуществления  документооборота и наличия разрешительных записей руководящего персонала;

     г) проведение периодических, плановых и внезапных инвентаризаций кассы на предмет выяснения соответствия данных бухгалтерского учета фактическому наличию денежных средств;

     д) использование для целей контроля информации из источников, расположенных  вне данного экономического субъекта;