В случае несвоевременной сдачи неизрасходованных подотчетных сумм при проведении проверки налоговым инспектором может быть исчислена материальная выгода от использования работником денежных средства организации и включена в налогооблагаемый доход этого работника. Причем сумма материальной выгоды в этом случае определяется за все время нахождения денежных средств у работника, начиная с установленной даты представления отчета об израсходованных суммах.

     Нарушение: к авансовым отчетам не прилагаются  либо прилагаются не имеющие всех обязательных реквизитов первичные оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы.

     В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также пунктом 7 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации все хозяйственные операции, проводимые юридическими лицами, должны оформляться оправдательными документами, которые служат основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета.

     Первичными  оправдательными документами, подтверждающими расходование подотчетны средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц.

     При этом пунктом 2 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» установлено, что первичные документы принимаются для отражения имеющихся в них данных в бухгалтерском учете, если содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным для первичных бухгалтерских документов реквизитам относятся:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование организации, составившей документ;
• содержание хозяйственной операции;
• денежные и натуральные измерители хозяйственной операции;
• наименование должностей ответственных лиц и их подписи, заверенные печатью организации, продавшей материальные ценности, оказавшей услуги, выполнившей работы;

     Кроме того, в акте закупки материальных ценностей у физического лица должны быть приведены дополнительные сведения о продавце, такие как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные.

     При отсутствии первичных оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы за счет наличных денежных средства, выданных под отчет, либо при наличии документов с незаполненными в них обязательными реквизитами нет оснований для отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы организация имеет право включать в состав затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг).

     Особое  внимание организациям следует обратить на представление подотчетными лицами чеков контрольно-кассовых машин  при покупке материальных ценностей  у юридических лиц в розничной торговле.

     Ошибка: расчет с другими юридическими лицами выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты.

     Расчеты между юридическими лицами за приобретенные  для производственных целей товары (работы, услуги) наличным деньгами, в  том числе и выданными из кассы организации под отчет, необходимо производить с соблюдением установленных нормативными актами пределов. Так, указанием ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» лимит расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке составляет 100000 руб.

     Ответственность за осуществление расчетов наличными  деньгами сверх установленных предельных сумм предусмотрена ст. 15.1 КоАП РФ - наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 40 до 50 МРОТ; на юридических лиц - от 400 до 500 МРОТ^*.

     Ошибка: бухгалтерия организации неправомерно принимает авансовые отчеты, дата составления которых противоречит датам, указанным на первичных оправдательных документах, подтверждающих расходование подотчетных средств.

     Принцип временной определенности фактов хозяйственной  деятельности, изложенный в пункте 6 Положения о бухгалтерском учете  и отчетности в Российской Федерации, устанавливает порядок отражения финансово-хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета в том отчетном периоде, в котором данные операции имели место.

     На  основании этого Положения даты, проставленные на первичных оправдательных документах (товарных чеках, кассовых чеках, счетах, проездных документах, актах выполненных работ, квитанциях к приходным кассовыми ордерам и т.п.), подтверждающих расходование наличных денежных средств, полученных под отчет, должны быть более ранними, чем дата составления авансового отчета, и более поздними, чем на расходном кассовом ордере на выдачу подотчетных сумм.

     Противоречие  в указанных датах свидетельствует  о следующих фактах:

• в первом случае — об отсутствии (недостоверности) первичных документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм;
• во втором — о возмещении организацией затрат своих работников.

     Последствия, возникающие в первом случае уже  подробно рассмотрены.

     Остановимся на втором случае, когда даты, указанные  на первичных оправдательных документах, более ранние, чем на расходном кассовом ордере на получение подотчетных средств. Такой случай может быть расценен как возмещение за счет подотчетных сумм расходов работников, произведенных на хозяйственные нужды организации, в том числе на приобретение горюче-смазочных материалов.

     Приобретенные физическим лицом за свой счет материальные ценности являются собственностью этого  физического лица. Поэтому оплата организацией работнику приобретения товаров (работ, услуг) для производственных целей в этом случае должна оформляться договором купли-продажи.

     2. Аудит расчетов с подотчетными лицами ООО «Вега»

     2.1. Краткая характеристика и особенности производственно-хозяйственной деятельности проверяемой организации

 

     Общество  с ограниченной ответственностью «Вега» создано 24 марта 2002 года. Целью создания предприятия является получение  прибыли от ведения уставной деятельности:

     - оптовой продажи товаров народного  потребления;

     - выполнения работ и услуг для  других предприятий, организаций и учреждений;

     - коммерческой, торгово-закупочной, посреднической и внешнеэкономической деятельности;

     - иной деятельности, не противоречащей  действующему законодательству.

     ООО «Вега» осуществляет свою производственно-хозяйственную  и финансовую деятельность на принципах полной хозяйственной самостоятельности, самоуправления и самофинансирования, исходя из конъюнктуры и спроса на рынке.

     Предприятие является юридическим лицом, имеет  обособленное имущество, учитываемое  на самостоятельном балансе, может открывать расчетные счета в любых финансово-кредитных учреждениях, как в рублях, так и в иностранной валюте, иметь свою печать, свой торговый знак. Оно может от своего имени приобретать имущественные и личные неимущественные права, быть истцом и ответчиком в суде, арбитраже, третейском суде, вправе от своего имени совершать на территории Российской Федерации и за рубежом любые сделки, не запрещенные законом и не противоречащие Уставу. Предприятие несет ответственность по принятым обязательствам всем принадлежащим ему имуществом.

     Руководство текущей деятельностью предприятия  осуществляет директор. Помимо иной финансово-хозяйственной  деятельности, на него, согласно п.1 ст.6 «Организация бухгалтерского учета  в организациях» Закона «О бухгалтерском  учете», возложена ответственность за правильную постановку бухгалтерского учета и отражение его результатов в отчетности, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций.

     Учетная политика предприятия на 2007 год разрабатывает:

     - рабочий план счетов, создаваемый на основе Плана счетов бухгалтерского учета, утвержденного Министерством финансов Российской Федерации;

     - формы первичных учетных документов, применяемые для оформления бухгалтерских  операций, по которым не предусмотрены  типовые формы первичных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

     - перечень лиц, имеющих право  подписи первичных документов;

     - методы оценки отдельных видов  имущества и обязательств;

     - порядок проведения инвентаризации;

     - правила документооборота и технология обработки учетной информации;

     - порядок контроля за хозяйственными  операциями.

     Численность сотрудников предприятия составляет 10 человек, из них в бухгалтерии  задействованы 2 человека. Бухгалтерская  служба подчиняется непосредственно руководителю. Для сотрудников бухгалтерии разработаны должностные инструкции, в соответствии с которыми:

     - бухгалтер отвечает за учет  материалов, основных средств, начисляет  амортизацию, контролирует возврат  подотчетных сумм;

     - главный бухгалтер производит расчет зарплаты, составляет отчетность во внебюджетные фонды, формирует финансовый результат деятельности, составляет остальную статистическую и бухгалтерскую отчетность. Кроме того, он отвечает за формирование учетной политики, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности, контролирует деятельность второго бухгалтера, обеспечивает соответствие хозяйственных операций действующему законодательству.

     Как и многие другие предприятия, ООО  «Вега» при необходимости осуществляет выдачу наличных денег своим работникам в подотчет. На предприятии имеется список штатных сотрудников, имеющих право получать наличные деньги на хозяйственные нужды. Этот список утвержден руководителем предприятия.

     Размер  сумм, выданных подотчетному лицу для осуществления платежа по одной сделке, для «Вега» не может превышать нормы 100000 рублей в соответствии с законодательством Российской Федерации.

     Служебной командировкой признается поездка  работника по распоряжению руководителя ООО «Вега» для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. За время нахождения в командировке работнику сохраняется заработная плата по месту основной работы.

     Суммы выдач на расходы, связанные со служебными командировками, зависят от срока  командировки и ее места назначения. В принципе, руководители предприятий имеют право в порядке исключения разрешать дополнительные выплаты командировочных расходов сверх установленных норм, которые в этом случае увеличивают налогооблагаемую базу при исчислении и уплате налога на прибыль, а также подлежат включению в совокупный доход подотчетного лица при исчислении и уплате подоходного налога. Однако в «Вега» такая практика выплаты дополнительных сумм командировочных расходов не применялась.

     Выдача  наличных денежных средств в подотчет на командировку работнику ООО «Вега» оформляется командировочным удостоверением и расходным кассовым ордером после расчета бухгалтерией причитающихся сумм аванса. Расчет производится после получения бухгалтером копии приказа о направлении в командировку конкретного сотрудника.

     Командированному  работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения.

     Сумму аванса разрешается расходовать  строго на цели, на которые они были выданы; передача подотчетных сумм одним работником другому запрещена. В установленные сроки подотчетные лица обязаны представить в бухгалтерию ООО «Вега» авансовые отчеты о произведенных фактических расходах с приложением оправдательных документов.

     Отчеты  о расходах на командировки должны быть предоставлены в течение 3 дней по возвращению из командировки (этот срок зафиксирован в учетной политике предприятия). Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица обязаны возвратить в кассу. Новый аванс им выдается только после полного расчета по ранее выданному авансу. В бухгалтерии отчеты проверяют и определяют расходы, подлежащие утверждению. Затем отчет утверждает руководитель ООО «Вега».

     Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется отдельно по каждой хозяйственной  выдаче.