Дисциплинарные взыскания и поощрения: порядок оформления

     Целью премирования является достижение единства интересов всех категорий работников в обеспечении высоких конечных результатов производственно-хозяйственной деятельности организации в целом на основе учета и поощрения трудового вклада каждого подразделения и отдельных работников.

     Повышение стимулирующей роли премий необходимо осуществлять на основе премирования всех категорий работников за те показатели, от выполнения которых зависят общие  результаты деятельности организации.

     При стимулировании снижения материальных затрат рекомендуются следующие показатели и условия премирования:

     - экономия сырья, материалов, топливно-энергетических  ресурсов, инструмента, запасных  частей, уменьшение потерь, отходов;

     - достижение установленных технически  обоснованных норм расхода материальных ресурсов.

     Премирование  за экономию материальных ресурсов следует  производить при соблюдении систематического достоверного учета расхода материалов и экономии конкретных видов материалов, достигнутой на конкретном рабочем  месте, производственном участке.[6,22]

     При выборе показателей премирования конкретным структурным подразделениям (работникам) необходимо исходить из назначения и  роли каждого подразделения (работника) в деятельности организации, выполняемых  ими функций, поставленных задач, возможностей улучшения данного показателя и его значимости для повышения эффективности производства и качества работы.

     Премирование  работников за улучшение результатов  их деятельности осуществляется в пределах фонда заработной платы, включаемого  в себестоимость продукции (работ, услуг), и за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации.

     Исходя  из Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (далее - УСОРД), утвержденной приказом Минюста РБ и Департаментом  по архивам и делопроизводству РБ от 14.05.2007 № 25, существуют следующие документы по оформлению поощрений:

     - докладная записка о поощрении;

     - представление о поощрении;

     - приказ о поощрении (для одного  мотива поощрения);

     - приказ о поощрении (для разных  мотивов поощрения);

     - распоряжение о поощрении (для одного мотива поощрения);

     - распоряжение о поощрении (для  разных мотивов поощрения).

     Приказы о поощрении оформляются на общем  бланке организации. Проекты данных приказов проходят все необходимые  стадии подготовки и внутреннего  согласования (визирования).

     Структура текстов приказов может изменяться в зависимости от мотива поощрения. Указание на мотив поощрения является основной особенностью текстов таких  приказов. Формулировки мотивов поощрения, применяемые в приказах, могут  быть различными. Если работники поощряются по одному мотиву, его формулировка выносится в констатирующую часть. Распорядительным словом в приказе выступает вид поощрения (ПРЕМИРОВАТЬ, НАГРАДИТЬ и др.).

     Текст приказа для одного мотива поощрения  в соответствии с УСОРД имеет следующую структуру:

     - мотив поощрения;

     - вид поощрения;

     - фамилия, имя, отчество (в винительном  падеже - при премировании и награждении;  в дательном - при объявлении  благодарности);

     - наименование должности, профессии,  разряд по Единой тарифной  сетке работников Республики Беларусь (далее - ЕТС);

     - наименование структурного подразделения;

     - основание.

     Если  же работники поощряются по разным мотивам, то констатирующая часть (мотив  поощрения) включается в состав распорядительной части и указывается в конце каждого пункта приказа:

     Кроме того, приказ о поощрении может  предусматривать и разные виды поощрения (премирование, награждение, объявление благодарности и др.). В этом случае каждый вид поощрения будет отражен в приказе соответствующим распорядительным словом (ПРЕМИРОВАТЬ, НАГРАДИТЬ, ОБЪЯВИТЬ и др.), а мотив поощрения включается в распорядительную часть.

     Указание  в приказе мотива поощрения не исключает оформления такого элемента, как «Основание». Основанием для издания приказов о премировании и поощрении являются, как правило, докладные записки и представления. [4,17]

     Представления о поощрении обычно готовятся  в случае награждения работника  или повышения его в должности, докладные записки - при объявлении благодарности и премировании. Представление - это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава. Представление готовится, как правило, руководителем структурного подразделения и подается на имя руководителя организации. Оформляется представление на общем бланке структурного подразделения или на чистом листе бумаги формата А4.

     Форма представления о поощрении установлена  УСОРД и имеет следующую структуру:

     - фамилия, имя, отчество (указываются  в именительном падеже);

     - наименование должности, профессии,  разряд по ЕТС;

     - наименование структурного подразделения;

     - стаж работы в данной организации;

     - оценка производственной деятельности;

     - мотив премирования (поощрения);

     - основание;

     - вид поощрения.

     В случае объявления благодарности или премирования готовится внутренняя докладная записка. Докладная записка - это документ информационного характера, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

     Внутренняя  докладная записка подписывается  составителем. Датой докладной записки  является дата ее подписания.

     Внутренние  докладные записки оформляются  на стандартных листах бумаги формата  А4 или А5.

     Формуляры внешней и внутренней докладных записок имеют тот же состав реквизитов, схему их размещения и правила оформления, что и справки.

     Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части  излагается суть вопроса, факты, послужившие  причиной составления документа, проводится их анализ. Во второй (основной) части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы. Заканчивать текст докладной записки целесообразно словами: «Считаю необходимым», «Предлагаю…», «Прошу…» и т.п.

     Результат рассмотрения записки отражается в резолюции, которая пишется на лицевой стороне первого листа документа между адресатом и текстом или на любом свободном месте, кроме полей. 

     3.2. Процедура наложения взысканий 

     Свои  особенности имеет и оформление приказов о наложении дисциплинарных взысканий на работников.

     Право выбора меры дисциплинарного взыскания  принадлежит нанимателю. При этом должны учитываться тяжесть дисциплинарного  проступка, обстоятельства, при которых  он совершен, предшествующая работа и  поведение работника на производстве.

     Обязательным  признаком дисциплинарного проступка  является наличие вины. При отсутствии вины работника нет должностного проступка, следовательно, не может  быть наложено и дисциплинарное взыскание.

     Дисциплинарное  взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника и (или) пребывания его в отпуске. Днем обнаружения проступка считается день, когда о проступке стало известно лицу, которому работник непосредственно подчинен по службе, независимо от того, наделено ли оно правом применения дисциплинарных взысканий.[7,63]

     При рассмотрении материалов дела о дисциплинарном проступке правоохранительными  органами дисциплинарное взыскание  применяется не позднее одного месяца со дня отказа в возбуждении или прекращении уголовного дела.

     Дисциплинарное  взыскание не может быть применено  позднее шести месяцев со дня  совершения проступка, а по результатам  ревизии, проверки, проведенной компетентными  государственными органами или организациями, – позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.

     За  каждый дисциплинарный проступок может  быть применено только одно дисциплинарное взыскание. Нельзя, например, за один и  тот же проступок объявить работнику выговор и одновременно уволить его с работы. Дисциплинарное взыскание оформляется приказом (распоряжением), постановлением нанимателя.

     До  применения дисциплинарного взыскания  от работника должно быть затребовано  письменное объяснение. Оно оформляется в виде объяснительной записки о нарушении трудовой дисциплины, которая адресуется руководителю организации. Отказ работника давать объяснения не является препятствием для применения взыскания и оформляется актом с указанием присутствующих при этом свидетелей.

     Объяснительная  записка о нарушении трудовой дисциплины оформляется в одном  экземпляре на трафаретном бланке или  стандартном листе бумаги формата  А4. Пишется объяснительная записка  от первого лица.

     Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) установлена следующая структура текста объяснительной записки о нарушении трудовой дисциплины:

фамилия, имя, отчество;

наименование  должности, профессии, разряд по ЕТС;

наименование  структурного подразделения;

с какого времени работает в данной организации;

дата  нарушения;

вид нарушения;

изложение причин, обстоятельств нарушения.

     После оформления объяснительной записки  работник подписывает ее, регистрирует в службе делопроизводства (в журнале  регистрации внутренних документов; если такой журнал отсутствует – в журнале регистрации  исходящих документов) и передает руководителю своего структурного подразделения.

   Руководитель структурного подразделения на основании объяснительной записки о нарушении составляет на трафаретном бланке или стандартном листе бумаги формата А4 докладную записку о нарушении трудовой дисциплины, подписывает ее и с приложением объяснительной записки представляет руководителю организации.

     УСОРД установлена следующая структура  текста докладной записки о нарушении трудовой дисциплины:

-фамилия, имя, отчество нарушителя;

-наименование должности, профессии, разряд по ЕТС нарушителя;

-наименование структурного подразделения, в котором работает нарушитель;

-дата нарушения;

-вид нарушения;

-наличие письменного объяснения причин нарушения;

-мнение о дисциплинарном взыскании.

     Руководитель  организации пишет резолюцию  на докладной записке (при ее отсутствии – на объяснительной записке) с указанием  исполнителя, характера исполнения и срока исполнения. Резолюция  помещается между реквизитами  «адресат» и «текст» либо на любом свободном месте рабочей площади докладной записки (но не на полях).

   Работник отдела кадров регистрирует докладную записку в службе делопроизводства и на основании объяснительной и докладной записок и резолюции руководителя готовит приказ о наложении дисциплинарного взыскания. После издания приказа на объяснительной и докладной записках оформляются отметки об исполнении документов и направлении их в дело.

     Проект  приказа готовится отделом кадров на общем бланке. Проект приказа визируется исполнителем (отдел кадров), руководителем структурного подразделения, в котором трудится работник, подвергнутый взысканию, заместителем руководителя организации, курирующим работу данного подразделения, юридической службой (юрисконсультом). Визы оформляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) приказа.