Проектирование экономической информационной системы

Продавцы отдела продаж оформляют  заказы потребителей, осуществляют контроль за их выполнением, консультируют покупателей по вопросам, связанным с ассортиментом и качеством товаров, ведут систематическое наблюдение за состоянием товарных запасов на складе.

 

Функции отдела поставок (логистики) торговой компании:

1) в  области закупок товарных ресурсов:

Анализ рынка поставщиков (в  части транспортировки, упаковки, сроков, графиков поставок), участие в выборе поставщиков, участие в осуществлении  закупок, контроль поставок, подготовка бюджета закупок.

2) в  области транспортировки:

Задачи логистического менеджмента  компании по организации транспортировки  торговых грузов, принятие решения  по организации собственного парка  транспортных средств (пример расчета  целесообразности создания собственного АТП), выбор вида транспорта, выбор  перевозчика, разработка  кольцевых  маршрутов (практические приемы), расчет стоимости перевозки грузов, учет издержек транспортного средства, оценка показателей работы транспорта отдела торговой компании.

3) в  области управления запасами:

Определение параметров заказа, расчет норм запасов: текущего, страхового, сезонного; работа с неликвидами, выбор системы  контроля состояния запасов, стандартизация систем управления запасами, оценка показателей, характеризующих работу с запасами в торговом предприятии.

4) в  области продаж:

Выбор логистического канала и логистической  цепи; управление сервисом продаж; организация  централизованного товароснабжения.

 

5) в  области складирования:

Принятие решений по развитию и  размещению складов торговой компании; проектирование и стандартизация технологического процесса на складе; принятие решений  по способу выполнения отдельных  операций технологического процесса на складе; организация труда на складе; расчет потребности в площади, технических и трудовых ресурсах склада; рационализация планировки склада; оценка показателей работы склада; контроль логистических процессов в торговле.

 

Заведующий  складом:

1) Руководит работой склада по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска необходимых материалов, инвентаря и т.п.;

2) Обеспечивает сохранность складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, правил оформления и сдачи приходно-расходных документов;

3) Организует проведение погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением норм, правил и инструкций по охране труда;

4) Контролирует ведение учета складских операций, установленной отчетности;

5) Организовывает приемку-сдачу товаров на склад, контролирует своевременную подачу товаров в торговую секцию, проверяет качество, сроки годности товаров, проверяет наличие маркировок, ценников на товарах;

 

Продажу клиентам закупаемой продукции осуществляет продавец, который:

1) Производит полную предпродажную подготовку товаров (проверку наименования, количества, цены, распаковку, осмотр внешнего вида, прочее);

2) Размещает и выкладывает товары по группам, видам с учетом товарного соседства, частоты спроса, удобства работы;

3) Осуществляет обслуживание покупателей.

 

На фирме  также работает кассир, который:

1) Осуществляет операции по отражению в ККМ всех полученных от покупателей денежных сумм в соответствии с руководством по эксплуатации для соответствующего типа контрольно-кассовых машин;

2) Определяет для каждого покупателя общую сумму покупки по показанию индикатора контрольно-кассовой машины или с помощью счетного устройства и сообщает ее покупателю;

3) Получает от покупателя денежные средства за приобретаемые товары согласно сумме, называемой покупателем или указанной в ценниках;

 

2.3 Диаграммы  бизнес-процессов, потоков данных "сущность-связь", организационная структура

На основе предметной области были построены диаграммы бизнес-процессов  фирмы (рис. 4,5,6,7,8) и ER-диаграмма «сущность-связь» (рис. 9).

 

Рис. 4 Бизнес-процесс торговли

Рис. 5 Расширенная диаграмма бизнес-процесса торговли

Рис. 6 Диаграмма бизнес-процесса поставки товара

Рис. 7 Диаграмма бизнес-процесса хранения товара на складе

Рис. 8 Диаграмма бизнес-процесса продажи товара

На основе диаграмм бизнес-процессов фирмы была разработана ER-диаграмма потоков данных «сущность-связь» (рис. 9), в которой указаны таблицы базы данных, связи между ними, первичные и вторичный ключи.

 

 

Рис. 9 ER-диаграмма потоков данных «сущность-связь»

 

Для  ER-диаграммы необходимо составить  подробную таблицу типов данных, в ней указаны таблицы, атрибуты таблиц, типы и размеры данных и описание атрибутов.

 

 

 

 

 

Таблица 1. Даталогическая модель данных. Спецификации

СОТРУДНИКИ
Наименование поля	Тип данных	Размер поля/Формат поля	Ключевое поле
ID сотрудника	Числовой	Длинное целое	ПК
Фамилия	Текстовый	15
Имя	Текстовый	10
Отчество	Текстовый	15
Дата рождения	Дата/время	Краткий формат даты
Пол	Текстовый	10
Адрес	Текстовый	50
Телефон	Текстовый	15
Брак	Логический	Да/Нет
Кол-во детей	Числовой	Целое
Отдел	Текстовый	15
Должность	Текстовый	20
Зарплата	Денежный	Денежный
Дата приема на работу	Дата/время	Краткий формат даты
Паспорт	Текстовый	15
ИНН	Текстовый	15
Пенсионное свидетельство	Текстовый	15
КНИГИ
Наименование поля	Тип данных	Размер поля/Формат поля	Ключевое поле
ID товара ISBN	Текстовый	15	ПК
ID поставщика	Числовой	Целое	ВК
ID издательства	Числовой	Целое	ВК
Наименование	Текстовый	30
Автор	Текстовый	20
Жанр	Текстовый	20
Год издания	Числовой	Целое
Кол-во страниц	Числовой	Целое
Иллюстрации	Логический	Да/Нет
Цена	Денежный	Денежный
Количество	Числовой	Целое
ПОСТАВЩИКИ
Наименование поля	Тип данных	Размер поля/Формат поля	Ключевое поле
ID поставщика	Числовой	Целое	ПК
ФИО	Текстовый	50
Наименование	Текстовый	20
ИНН	Текстовый	15
Юридический адрес	Текстовый	50
Телефон	Текстовый	15
ЗАКАЗЫ
Наименование поля	Тип данных	Размер поля/Формат поля	Ключевое поле
ID заказа	Счетчик	Длинное целое	ПК
ID товара ISBN	Текстовый	15	ВК
ID поставщика	Числовой	Целое	ВК
ID сотрудника	Числовой	Длинное целое	ВК
ID издательства	Числовой	Целое	ВК
Дата заказа	Дата/время	Краткий формат даты
Количество (шт.)	Числовой	Целое
Сумма заказа	Денежный	Денежный
Способ доставки	Текстовый	10
ПОКУПКИ
Наименование поля	Тип данных	Размер поля/Формат поля	Ключевое поле
ID покупки	Счетчик	Длинное целое	ПК
ID клиента	Числовой	Целое	ВК
ID товара ISBN	Текстовый	15	ВК
ID поставщика	Числовой	Целое	ВК
ID сотрудника	Числовой	Длинное целое	ВК
ID издательства	Числовой	Целое	ВК
Дата покупки	Дата/время	Краткий формат даты
Цена	Денежный	Денежный
Количество	Числовой	Целое
Сумма	Денежный	Денежный
НДС	Денежный	Денежный
Сумма с НДС	Денежный	Денежный
ИЗДАТЕЛЬСТВО
Наименование поля	Тип данных	Размер поля/Формат поля	Ключевое поле
ID издательства	Числовой	Целое	ПК
Название	Текстовый	15
Адрес	Текстовый	50
Телефон	Текстовый	15
КЛИЕНТЫ
Наименование поля	Тип данных	Размер поля/Формат поля	Ключевое поле
ID клиента	Числовой	Целое	ПК
Фамилия	Текстовый	15
Имя	Текстовый	10
Отчество	Текстовый	15
Адрес	Текстовый	50
Телефон	Текстовый	15
СКЛАД
Наименование поля	Тип данных	Размер поля/Формат поля	Ключевое поле
ID поставки	Счетчик	Длинное целое	ПК
ID поставщика	Числовой	Целое	ВК
ID товара ISBN	Текстовый	15	ВК
ID сотрудника	Числовой	Длинное целое	ВК
ID издательства	Числовой	Целое	ВК
№ товарной накладной	Текстовый	15
Дата поставки	Дата/время	Краткий формат даты
Цена	Денежный	Денежный
Количество	Числовой	Целое
Доступно	Числовой	Целое
Выписано	Числовой	Целое
Остаток	Числовой	Целое

 

 

Организационная структура предприятия представлена ниже:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 7 Организационная структура  торгово-закупочной фирмы «Книжный магазин»

 

 

2.4. Описание  проектирования ЭИС

 

2.4.1 Структура ЭИС

 

Структура ЭИС для данной фирмы  состоит из функциональных и обеспечивающих подсистем. Обеспечивающая подсистема состоит из технического, программного и информационного обеспечения.

 

 

 

2.4.2 Обеспечивающие  подсистемы ЭИС

 

Обеспечивающие подсистемы ЭИС  для данной фирмы состоят из технического, программного и информационного  обеспечения.

 

1. Техническое  обеспечение:

 

Для данной фирмы требуется 19 компьютеров, в том числе 1 компьютер, обслуживающий  локальную сеть. Все компьютеры фирмы  имеют следующую конфигурацию USN BUSINESS 508 Intel Dual Core E2200 2,20/ 2048Mb/ 250 GB/ FDD/ DVD-RW/ ATX 350W. Каждый компьютер одного отдела подключен к главному принтеру и имеет в своем составе клавиатуру Mitsumi Сlassic black PS/2 и мышь Logitech M-SBF96 Black Optical Wheel OEM, PS/2 (953688-0600/1600). Компьютеры фирмы также имеют в своем составе монитор 19" TFT Acer V193wbm black (1440*900, 160°/160°, 300кд/м, 2000:1, 5ms, spk) TCO03. Каждый компьютер одного отдела необходимо подключить к принтеру, который будет обслуживать отдел. Для нормального обслуживания одного крупного отдела, такого как отдел бухгалтерии, отдел продаж, склад, требуется монохромный лазерный принтер HP LaserJet P3005, предназначенный для больших офисов. Для малых отделов, таких как отдел кадров, отдел маркетинга и отдел поставок, достаточно одного МФУ Samsung SCX-4100, который включает в себя монохромный лазерный принтер, сканер и ксерокс. Итого требуется: 3 принтера HP LaserJet P3005 и 3 МФУ Samsung SCX-4100. Соответственно для работы отделов бухгалтерии, продаж и склада требуется 3 сканера HP Scanjet 7650n. Этот сканер позволит оперативно оцифровать любые офисные документы и сохранить их на сетевом диске или отправить по электронной почте. На товар, поступающий на склад, наклеиваются штрих-коды, которые затем, при считывании их ручным сканером, заносятся в БД, чтобы в дальнейшем автоматизировать процесс продажи товара. Для этого фирме необходимо иметь 4 ручных сканера QuickScan QS6000 Plus. Для проектирования локально-вычислительной сети потребуется коммутатор NX-3408 - коммутатор офиса и дома Nateks NetXpert3408 - управляемый L2 коммутатор 8x10/100BT+ 1 Gigabit SFP Combo, а также 19 витых пар RJ45 и обжимной инструмент (кримпер) для них.

 

2. Программное  обеспечение:

 

2.1 Общесистемные  программы. На всех компьютерах фирмы установлена операционная система Microsoft Windows XP Professional с обновлением Service Pack 2. На главном компьютере, обслуживающем локальную сеть, установлена серверная операционная система Windows Server 2003. В качестве программного обеспечения, защищающего компьютеры фирмы от вирусных и хакерских атак, мы выбираем Panda Antivirus+Firewall.

 

2.2 Пакет  прикладных программ общего назначения. На каждом компьютере каждого отдела установлен пакет Microsoft Office 2003 с следующими программами: Word, Excel, Access, PowerPoint, Outlook, InfoPath.

 

2.3 Программы,  обеспечивающие функциональные  задачи:

1) Директор фирмы использует программу "1C: Управляющий" и "1C: Предприниматель" фирмы 1С.

2) Отдел бухгалтерии использует в своей деятельности программу "1С: Бухгалтерия 8" фирмы 1С и "ИП: Бухгалтерия" фирмы ООО "Рилл-Софт".

3) Отдел поставок (логистики) использует в своей деятельности программу "1С: Управление Торговлей 8.0". Также отдел поставок использует в своей работе конфигурацию "1С: Транспортная логистика".

4) Заведующий складом и кладовщики пользуются программой "ИП: Торговый Склад" компании ООО "Рилл-Софт".

5) Отдел кадров пользуется программой "Отдел кадров" фирмы ООО "К-софт", а также использует в качестве справочной системы программу "Помощник Кадровика: Эксперт" компании "СофтАрт".

6) Отдел продаж использует в своей деятельности программу "1С: Торговля и склад 8".

7) Отдел маркетинга пользуется программой БЭСТ-Маркетинг.

 

3. Информационное  обеспечение

 

3.1. Внешнее  информационное обеспечение

 

3.1.1 Входные  и выходные документы фирмы

Входными документами фирмы  являются: товарная накладная, транспортная накладная, акт о приемке товаров.

Выходными документами фирмы являются: счет-фактура, журнал учета движения товаров на складе, журнал учета  выполнения заказов покупателей, товарный отчет, акт о списании товаров, налоговая  расходная накладная, расходная  накладная.

 

3.1.2 Кодификатор  товара

Система кодирования для данной фирмы представлена ниже:

 

[X  +  X  +  X  +  K]

Код жанра издания

Контрольное число

 

 

Код региона

Код издательства

 

 

 

 

Пример применения системы кодирования  для данной фирмы представлен  в ниже приведенных таблицах:

 

РЕГИОН
Наименование	Код
СНГ	1
Европа	2
Америка	3
Азия	4
Австралия и Новая Зеландия	5
Африка	6
ИЗДАТЕЛЬСТВО
Наименование	Код
Эксмо	1
Питер	2
АСТ	3
БХВ-Петербург	4
Росмэн	5
НТ Пресс	6
ЖАНР
Наименование	Код
Художественная лит-ра	1
Экономическая лит-ра	2
Детская лит-ра	3
Техническая лит-ра	4
Медицинская лит-ра	5
Научная лит-ра	6
Учебная лит-ра	7
Компьютерная лит-ра	8