Правила проведения делового общения

Как спланировать переговоры, чтобы они прошли успешно.

      Каждое  заключение сделок предполагает совпадение зачастую очень разных интересов. Совместное обсуждение проблем и нахождение приемлемого решения удается лишь тогда, когда обе стороны уходят с переговоров с чувством, что они извлекли выгоду из подписанного соглашения.

Основные  вопросы планирования процесса переговоров:

1.Определение  цели (чего я хочу добиться):

-На  каком основании партнер мог  бы признать мою точку зрения?

-Какие  альтернативы имеются у него  и у меня?

- Каких  высказываний следует избегать?

- Кто  конкретно мог бы поддержать  мои представления?

- Какие очередные шаги необходимо предпринять, чтобы достигнуть поставленной цели?

- Что  произойдет, если я не достигну  поставленной цели?

2.     Какую ситуацию я выберу:

• Какую точку зрения я с большей вероятностью выбрал бы?
• Кто из участников переговоров мог бы отклонить мои предложения?
• Каков интеллектуальный уровень партнера?
• Какого порядка размещения участников переговоров следует ожидать/добиваться?
• В каком помещении состоятся переговоры?
• Какие уступки с моей стороны возможны?

3.     Чему партнер по переговорам придает особенное значение:

• Какой цели он добивается?
• Что он должен оправдывать перед своим руководством?
• Что именно заставляет его отстаивать избранную позицию, добиваться определенной цели на переговорах?

4.     Как я действую:

• Какое время/место переговоров я предлагаю?
• Какие нейтральные службы (адвокат, консультант) я могу привлечь для переговоров?

5.     Какие графические изображения/коммуникативные средства могут оказать помощь в переговорах?

• Подготовка  к переговорам

      Во-первых, следует точно знать, чего мы хотим добиться от переговоров, именно сейчас, именно при этой встрече. Нужно помнить, что переговоры должны завершиться к взаимной выгоде (win-win переговоры), только это позволит рассчитывать на продолжение взаимоотношений в будущем. Необходимо четко и одной фразой сформулировать цель, чтобы потом можно было однозначно определить, добились ли вы успеха.

Хорошо  также определить последовательность ходов, которые помогут нам добиться успеха. Для достижения большой цели следует идти многоэтапным путем, двигаясь от цели к цели, иначе успеха не будет. Например, цель — поступить в институт — можно разделить на несколько этапов — успешную сдачу каждого экзамена в отдельности. Запомните: не существует проблем, есть лишь ситуации, которые вы сами характеризуете как проблематичные. Это следует выяснять в каждом конкретном случае. Для этого можно использовать метод «трех шагов». Шаг первый: установите, какой аспект ситуации превращает ее в проблему. Шаг второй: спросите себя, почему именно этот аспект такой «плохой» и что будет, если вы не овладеете ситуацией? Третий шаг: спросите себя, можете ли вы лично предпринять что-то разумное, чтобы решить проблему? При ответе «да» — дополнительный вопрос: стоит ли игра свеч или в какой пропорции находятся предполагаемые усилия к ожидаемому результату?

      Надо  заранее прорепетировать возможный  ход переговоров, учитывая ваши сильные  и слабые стороны, представить себе место, где они будут проходить  и возможные пункты конфликта, чтобы  не быть поставленным в тупик неожиданным ответом оппонента. Также следует прикинуть, на какие крайние уступки по спорным вопросам вы можете пойти. Перед переговорами хорошо хотя бы примерно знать, с кем придется иметь дело: мужчина это или женщина, молод будет ваш собеседник или в возрасте, по возможности узнать, чем он увлекается.

      Виды  завершения переговоров.

      Компромисс. Участники переговоров должны обнаруживать готовность к компромиссам: в случае несовпадений интересов партнера следует добиваться соглашения поэтапно. При компромиссном решении согласие достигается за счет того, что партнеры после неудавшейся попытки договориться между собой с учетом новых соображений частично отходят от своих требований (от чего-то отказываются, выдвигают новые предложения). Чтобы приблизиться к позиции партнера, необходимо мысленно предвосхитить возможные последствия компромиссного решения для осуществления собственных интересов (прогноз степени риска) и критически оценить допустимые пределы уступки. Может случиться, что предложенное компромиссное решение превышает вашу компетенцию. В интересах сохранения контакта с партнером вы тут можете пойти на так называемое условное соглашение (например, сослаться на принципиальное согласие компетентного руководителя).

Трудно  быстро прийти к согласию путем уступок, приемлемых для обеих сторон. Соглашение на основе компромиссов заключается в тех случаях, когда необходимо достичь общей цели переговоров, когда их срыв будет иметь для партнеров неблагоприятные последствия.

Консенсус. Определите, какие доказательства и аргументы (факты, результаты расчетов, статистические данные, цифры и т.д.) целесообразно использовать, чтобы побудить партнера принять Ваше предложение.

·Вы должны на некоторое время мысленно встать на место партнера, т.е. посмотреть на вещи его глазами.

·Рассмотрите комплекс проблем с точки зрения ожидаемых от партнера аргументов "за" и доведите до сознания собеседника связанные, с этим преимущества.

·Обдумайте  также возможные контраргументы партнера, соответственно "настройтесь" на них и приготовьтесь использовать их в процессе аргументации.

Необходимо  прислушаться к выдвинутым на переговорах  контраргументам партнера, а не пытаться их игнорировать: последний ждет от вас реакции на свои возражения, оговорки, опасения и т.д. Прежде чем  перейти к этому, выясните, что послужило причиной такого поведения партнера (не совсем правильное понимание Ваших высказываний, недостаточная компетентность, нежелание рисковать, желание потянуть время и т.д.).

Согласие. После долгих и трудных переговоров стороны приходят к согласию. Главное на этом этапе еще раз пройти по всем вопросам, что бы убедится, что разногласий не осталось. Все участники переговоров должны быть удовлетворены решением проблем. После этого сторонами подписываются необходимые соглашения, договора, резюме переговоров. В этих документах должны быть указаны все проблемы, договоренности и их решения. 


 


Заключение 


      Подводя итог всему вышесказанному, хотелось бы еще раз обратить внимание на актуальность распределения рабочего времени каждого руководителя организации, на его умение четко, ясно, быстро доводить информацию до своих подчиненных, получать все необходимые сведения от них, принимать своевременно правильное решение. Анализируя эффективность проведения делового совещания с психологической точки зрения, Е.Г. Молл считает, что чаще всего руководители допускают такие ошибки, как отсутствие системы в подготовке и проведении совещаний, излишняя централизация при принятии решения, превращающая низовые звенья управления в формальных исполнителей и лишающая их инициативы, отсутствие конкретной сущности в принятых решениях, которые проходят часто под рубрикой "разобраться", "просить" и т.п.

Основной  же ошибкой руководителей становится забывание правила понимания  информации, сформулированного специалистом в области управления П. Мицич: если принять задуманное за 100%, то высказанное составит 70 от задуманного, услышанное - 80 от высказанного, понятое - 70 от услышанного, а запомнится лишь 60% от понятого.

      Как видим, совещание - процесс сложный  и при его проведении необходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей и правил. Объективная же реальность в настоящее время заставляет всех руководителей строительных организаций поворачиваться лицом к проблеме повышения эффективности своей работы, продуктивного использования каждой минуты рабочего времени 
 
 
 


Литература 
 
1. Кабушкин Н Л. Основы менеджмента: Учеб. пособие - 5-е изд., стереотип. - Мн.: Новое знание, 2008.

2.Ф.  Котлер,  Дж. Боуэн, Дж. Мейкенз Маркетинг  Гостеприимство ТуризмУчебник для вузов-2-ое изд. – М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2008.

3. А.Я.  Кибанов, Д.К. Захаров, В.Г.Коновалова  Этика деловых отношений –  М.: ИНФРА – 2009.

4. О.А.  Митрошенков Эффективные переговоры  Практическое пособие для деловых  людей 2-ое изд. Исправ. – М.: Издательский дом «ИНФРА-М» Издательство «Весь мир» 2007.

5. И.В.  Грошев, А.А.Поздняков Служебное  совещание Экономическая литература  Издание 1-ое Издательство «Питер»  2009.

6. В.Е.  Николайчук Маркетинг и менеджмент  услуг Деловой сервис Издание  1-ое Издательство «Питер» 2008.

7. В.Н.  Лаврененко Психология и этика делового общения  Учебник для вузов 3-е изд., перераб. И доп. М., ЮНИТИ-ДАНА 2009. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


Приложение  № 2 


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


ПРОТОКОЛ № 1

   ОБЩЕГО  ОРГАНИЗАЦИОННОГО СОБРАНИЯ ЧЛЕНОВ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННОГО КРЕДИТНОГО ПОТРЕБИТЕЛЬСКОГО КООПЕРАТИВА «_______________________________________»

«____»_____________2011 г.

Всего участников человек(а)

Присутствовали участника

Собрание  открыл  ____________________ и  предложил  избрать

председателем собрания ________________________________________________, секретарем собрания  _______________________________________________.

Результаты  голосования: "за" — единогласно

     "против" — нет

Решили: избрать председателем собрания ______________________,

секретарем  собрания ___________________________________.

_____________________________предложил  следующую повестку дня собрания:

1. Принятие решения о создании сельскохозяйственного кредитного потребительского кооператива.
2. Прием в члены и ассоциированные члены сельскохозяйственного кредитного потребительского кооператива.
3. Утверждение устава сельскохозяйственного кредитного потребительского кооператива.
4. Утверждение размеров паевого фонда кооператива, обязательного паевого взноса для членов и ассоциированных членов, размер вступительного взноса.
5. Избрание наблюдательного совета.
6. Избрание председателя кооператива.

Постановили: утвердить предложенную повестку для общего собрания.

Результаты  голосования: "за" — единогласно

       "против" — нет

1. По  первому вопросу повестки дня  выступил _______________,который сообщил присутствующим о необходимости создания сельскохозяйственного кредитного потребительского кооператива.

Выступающий сообщил, что «___» 2011 г. инициативной группой было принято решение о создании сельскохозяйственного кредитного потребительского кооператива. В связи с принятым решением инициативная группа сформировала состав организационного комитета, в который вошли: 

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________ сообщил, что организационный комитет выполнил все требования действующего законодательства по подготовке и проведению общего организационного собрания, в связи с чем выступающий предложил собранию принять решение о создании сельскохозяйственного кредитного потребительского кооператива, имеющего полное название сельскохозяйственный кредитный потребительский  кооператив «___________________________________

______________________________________________________________________»

Вопрос  повестки дня поставлен на голосование.

Результаты  голосования: "за" — единогласно

                                              "против" — нет

Решили: создать сельскохозяйственный кредитный потребительский кооператив  

2. По  второму вопросу повестки дня  выступил______________________________,

который сообщил присутствующим, что в  организационный комитет по созданию сельскохозяйственного кредитного потребительского кооператива были поданы заявления о приеме в члены кооператива от следующих лиц:

________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________________________________

По вопросу  повестки дня выступил_______________________________, который сообщил присутствующим, что в организационный комитет по созданию сельскохозяйственного кредитного потребительского кооператива были поданы заявления о приеме в ассоциированные члены кооператива от следующих лиц:

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________ предложил одобрить поданные перечисленными лицами заявления о приеме в члены и ассоциированные члены кооператива.

Вопрос  повестки дня поставлен на голосование.

Результаты  голосования: "за" — единогласно

                                             "против" — нет

Решили: 1) принять в члены сельскохозяйственного кредитного потребительского кооператива"_______________________________________"

следующих лиц:_________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________________________________

        2) принять в ассоциированные  члены сельскохозяйственного кредитного потребительского кооператива " ________"

следующих лиц:_________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________________________________3. По третьему вопросу повестки дня выступил_______________________________,

который отметил, что для регистрации  кооператива необходимо утвердить подготовленный проект устава сельскохозяйственного кредитного потребительского кооператива "____________________".

Выступающий зачитал подготовленный проект устава. По вопросу повестки дня выступил ___________, который отметил, что проект устава соответствует положениям действующего законодательства, в связи с чем выступающий предложил утвердить предложенный проект устава. 
Вопрос повестки дня поставлен на голосование.

Результаты  голосования: "за" — единогласно

       "против" — нет

Решили: утвердить предложенный проект устава сельскохозяйственного кредитного потребительского кооператива"___________________________".

4. По  четвертому вопросу повестки дня выступил_____________________________,

который отметил, что в соответствии с  законом РФ "О сельскохозяйственной кооперации" размеры паевого фонда  кооператива и обязательного  паевого взноса, а также размеры  вступительных взносов устанавливаются на собрании членов кооператива, в связи с чем было предложено утвердить:

паевой  фонд в размере:_________(______________________________) руб.

обязательный  паевой взнос для членов кооператива  – физических лиц в размере _________(______________________________________) руб.;

обязательный  паевой взнос для членов кооператива  – юридических лиц в размере _________(______________________________________) руб.;

обязательный  паевой взнос для ассоциированных  членов кооператива в размере 

_________(______________________________________) руб.;

вступительный взнос в размере (____________________________________) руб.

Вопрос  повестки дня поставлен на голосование.

Результаты  голосования: "за" — единогласно

                           "против" — нет 

Решили: утвердить:

паевой  фонд в размере: ( ______________________) руб.;

обязательный  паевой взнос для членов кооператива  – физических лиц в размере  __________(___________________________________________) руб.;

обязательный  паевой взнос для членов кооператива  – юридических лиц в размере  __________( ___________________________________________) руб.;

обязательный  паевой взнос для ассоциированных  членов кооператива в размере  __________(___________________________________________) руб.;

вступительный взнос в размере__________(_____________________________) руб.

5. По  пятому вопросу повестки дня  выступил______________________________,

который сообщил, что для осуществления  контроля за деятельностью сельскохозяйственного  кредитного потребительского  кооператива необходимо избрать наблюдательный совет кооператива. Выступающий предложил избрать наблюдательный   совет   в   количестве   пяти   человек   в   составе:

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Вопрос  повестки дня поставлен на голосование.

Результаты  голосования: "за" — единогласно

                                             "против" — нет

Решили: избрать наблюдательный совет в количестве пяти человек в составе:

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6. По  шестому вопросу повестки дня  выступил______________________________,

который отметил, что для руководства  текущей деятельностью и решения  вопросов, не входящих в компетенцию  общего собрания участников кооператива и наблюдательного совета кооператива, в соответствии с утвержденным уставом необходимо избрать единоличный исполнительный орган управления кооперативом - председателя кооператива. В связи с этим выступающий предложил избрать председателем сельскохозяйственного потребительского кредитного кооператива " "

________________________________________. Право подписания трудового договора (контракта) с___________________________ предоставить члену наблюдательного совета ____________________________________.

Вопрос  повестки дня поставлен на голосование.

Результаты  голосования: "за" — единогласно

       "против" — нет

Решили: 1. Избрать председателем сельскохозяйственного потребительского кредитного кооператива" " _______________________.

2. Предоставить     члену     наблюдательного     совета ________________________ право подписания трудового договора (контракта) с ______________________. 


Председатель  собрания  _____________________/__________________/ 


Секретарь собрания _______________________/___________________/