Правила проведения делового общения

      После определения цели совещания и  круга вопросов, которые будут  на нем обсуждаться, можно перейти  к выбору кандидатур участников. На совещание следует приглашать сотрудников:

· которые  принимают ключевые решения по вопросам, вынесенным на обсуждение (их мнение может  быть решающим);

· которые  в соответствии со своими служебными обязанностями обладают определенной информацией по рассматриваемым  вопросам;

· которые  по роду своей деятельности должны быть ознакомлены с информацией, представленной на совещании;

· которые  будут организовывать выполнение решений  совещания.

Следует приглашать людей, способных озвучить разные точки зрения и одновременно готовых к плодотворному взаимодействию.

Полезность  собрания обратно пропорциональна  числу его участников. Рекомендованное  психологами количество для внутреннего  делового совещания - от 6 до 9 человек, это обеспечивает высокую продуктивность, люди не теряются в массе, и такую  группу легче контролировать. На практике совещания проводятся и в меньших, и в больших группах, каждая их них имеет свои преимущества и недостатки.

      К повестке дня может быть приложен список приглашенных с указанием  их должностей. Так поступают при  организации крупных совещаний, на которых присутствует большое количество участников. Это активно практикуется в федеральных органах исполнительной власти. В коммерческих же организациях участников совещания и приглашенных лучше вносить в повестку дня совещания.

В крупных  учреждениях к совещаниям по наиболее важным вопросам составляется справка по их существу, в которой указывается причина и цель постановки вопроса на обсуждение. Вместе со справкой может быть предложен проект решения.

      Если  в совещании участвует большое  количество людей, руководителей филиалов, дочерних компаний или представителей сторонних организаций, то рассылаются приглашения (извещения) на совещание. Как правило, такой документ состоит из:

· обращения;

· информации о дате, месте и времени проведения;

· повестки дня;

· предложения  принять участие;

· просьбы  о подтверждении участия в  совещании.

Приглашения (извещения) подписывают лица, отвечающие за подготовку мероприятия.

От вида совещания зависит и вид документа, который должен быть разослан участникам. Как правило, это:

· приглашение (извещение) о проведении совещания, оформленное на фирменном бланке организации, либо

· повестка дня в той форме, которая принята  на предприятии.

Повестка  дня должна рассылаться за несколько  дней до начала мероприятия (обычно за 3-5 дней), чтобы у его участников была возможность подготовиться. К ней прикладываются материалы, подлежащие обсуждению (проекты докладов по каждому вопросу, информационные материалы, представленные ответственными исполнителями). Такая сопроводительная документация может быть разослана позже -- за 1-2 дня до встречи. В этом случае следует учитывать реальное соотношение объема информации, с которым необходимо ознакомиться, и оставшегося времени.

      Организаторам совещания нужно не только разослать  приглашения (или повестки дня) участникам, но и поддерживать обратную связь. Следует уточнить, смогут ли они присутствовать, необходимо ли им наличие технических средств.

2. Определение вопросов и выбор целей для совещания

      Перед рассылкой участникам материалов, которые будут обсуждаться на совещании, следует обратить внимание на их оформление.

Так, 10-15 страниц сплошного текста, набранного мелким шрифтом, никто читать не будет. Поэтому не стоит экономить на своих сотрудниках и использовать оптимальный размер шрифта - 12. Более мелкий текст можно использовать, например, для постраничных сносок. Выделять фрагменты текста лучше разными начертаниями (курсивом, жирным) или подчеркиванием.

Главное, чтобы выбранная логика форматирования материала не нарушалась в пределах одного документа, и желательно, чтобы она соблюдалась (пусть даже с небольшими отступлениями) в пределах всего комплекта материалов.

Выступления участников могут подкрепляться  письменными докладами. Отметим, что  доклад является одним из самых длинных  деловых документов. Его написание относится к навыкам, необходимым для успешной карьеры.  Поэтому можно дать несколько основополагающих рекомендаций по составлению текста доклада. Он должен быть:

· кратким, насколько позволяет содержание и цель;

· понятным (простым, а не запутанным);

· логичным;

· структурированным.

Очень часто цели написания доклада  состоят в том, чтобы оказать  на читателей определенное влияние: убедить их принять определенную точку зрения, изменить собственное  мнение или предпринять конкретные действия. Доклад должен быть адресован заранее очерченной группе, содержать убедительные аргументы и предвосхищать возможные возражения.

Помимо  докладов, к совещанию готовятся  информационные материалы, которые  используют выступающие. Существует большое  количество наглядных средств. Например, два простых графика могут быть эффективнее одного сложного, причем их легче и быстрее построить. Современная компьютерная техника позволяет включать в доклад множество графических изображений вплоть до цветных иллюстраций.

1.2.4 Выбор и подготовка  помещения для  совещания

Помещение, предназначенное для проведения совещания, должно быть заранее подготовлено.

Его нужно  проветрить или за несколько часов  включить систему кондиционирования.

Стулья  следует аккуратно расставить, а  их количество должно быть на 1-2 больше, чем запланированное число участников и приглашенных. Ведь во время обсуждения может срочно понадобиться пригласить кого-либо из сотрудников. Тогда им будет куда сесть.

На столах должны быть письменные принадлежности (ручки, карандаши и листы бумаги формата А4 или удобные блокноты А5 либо большего формата). Приветствуется использование канцтоваров с фирменной символикой.

На столах размещается минеральная вода и  стаканы, которые ставятся вверх  дном на салфетки, а их количество должно быть на 1-2 больше, чем присутствующих.

      Если  для наглядности используются маркерные  доски, необходимо предусмотреть наличие  нескольких разноцветных маркеров, а  также заранее пропитать так  называемую «стерку» специальной жидкостью.

В случае использования технических средств их необходимо установить заранее, ознакомиться с правилами эксплуатации и проверить работоспособность, обязательно следует предусмотреть возможность подключения ноутбуков. При использовании слайдов необходимо обеспечить их наличие на совещании, разместить проекционный экран таким образом, чтобы его было видно всем присутствующим.

      Может потребоваться и более экзотическое оборудование. Например, на пищевых  предприятиях возможно проведение дегустации какого-либо продукта и сравнение его с продуктами конкурентов. В этом случае необходимо предусмотреть наличие одноразовой посуды для каждого участника.

      В некоторых компаниях в целях  безопасности не разрешается приносить  на совещания мобильные телефоны. В этом случае следует предусмотреть возможность их хранения у секретаря руководителя. 
 
 
 
 

2. Задачи и классификация  деловых совещаний.

      Деловые встречи (совещания) — одна из важнейших  форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен  информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.

Как свидетельствует  опыт, деловые совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации  и проведения.

Деловое совещание — способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии. Процесс управления в этом отношении сводится к трем основным стадиям:

·сбор и переработка информации;

·координация деятельности всех служб фирмы и всех сотрудников;

·принятие решения.

      Кроме своего прямого назначения, каждое рационально организованное совещание  решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, Достигать компромиссов, приобретают культуру общения и т.п.

Для некоторых  сотрудников пребывание на деловом  совещании — единственная возможность  видеть и слышать руководителей  высших уровней управления. Кроме  того, на деловом совещании руководителю предоставляется возможность показать свой талант менеджера.

Таким образом, управленческие действия менеджера  дополняются коллективными заседаниями (совещаниями), на которых решаются повседневные деловые вопросы и  проблемы.

Деловые совещания представляют собой особый вид организации труда, действующей  в очень короткие сроки и имеющей определенную целенаправленность. Совещания классифицируют по следующим основным признакам.

По назначению:

·вырабатывающие и принимающие решения;

·разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;

·подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;

·оперативные (диспетчерские).

По периодичности (частоте) проведения:

·разовые;

·регулярные;

·периодические.

По количеству участников:

·узкий  состав (до пяти человек);

·расширенные (до двадцати человек);

·представительные (свыше двадцати человек).

По степени  стабильности состава участников совещания:

·с фиксированным  составом;

·с приглашаемыми  по списку, составленному для каждого  совещания;

·комбинированные.

По принадлежности:

·партийные (и других общественных организаций);

·административные;

·научные  и научно-технические;

·объединенные. 
 
 
 
 
 
 
 

3. Искусство ведения  переговоров

      Для успешного развития бизнеса (фирмы, предприятия и т.д.), необходимо умение вести переговоры со сторонними организациями.

Переговоры - это взаимозависимые процессы выработки, обмена и выполнения определенных наборов обещаний, удовлетворяющих основные интересы всех сторон, непосредственно участвующих в переговорах. Процесс переговоров с позиции сотрудничества распадается на три процесса: адекватная коммуникация; эффективное просвещение; ответственное использование власти.

      При правильном применении правил и психологических  приемов, можно добиться наиболее благоприятных  условий для фирмы. Необходимо развивать  такие качества как: выдержка, самообладание, ум, правильная стратегия.

Переговоры  состоят из трех основных частей (фаз): подготовка переговоров, процесс переговоров  и анализ результатов.