Отчет о прохождении учебно-ознакомительной практики в МУ ОКДПМ «Дети плюс»

     6 текущее хранение и использование  документов;

     7 передачу документов на архивное  хранение.

     Первоначальная  обработка поступившей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки сообщений. Ошибочно доставленную корреспонденцию возвращают в почтовое отделение. Ответственность за прием, первоначальную обработку входящих документов, а так же сообщений или информации и доведение их до исполнителей, несет отдел приемной. За корреспонденцию, поступающую в отдел электронной почтой, факсимильной связью, ответственность несет руководитель этого отдела. Обработка и передача поступивших документов ответственным исполнителем осуществляется в день их поступления в делопроизводство или в первый рабочий день (при поступлении документов в нерабочее время). Телеграммы и телефонограммы и срочные документы подлежат обработке, регистрации и передаче по назначению незамедлительно. Исходящие документы регистрируются в день подписания или утверждения, согласно инструкции по делопроизводству. Всю исходящую корреспонденцию, подлежащую отправке могут отправлять телеграфной, электронной почтой, факсимильной связью и через курьера. В соответствии с инструкцией по делопроизводству оформленные дела подлежат хранению по месту их формирования в течение двух лет. Организация и ответственность за текущее хранение дел возлагается на руководителей отделов и лиц, ответственных за ведение делопроизводства в соответствующих подразделениях. Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен. По окончанию срока текущего хранения дела (документы) подлежат передаче в архив центра занятости населения для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу.

     Документы подлежат исполнению в следующие  сроки:

     1 с конкретной датой исполнения  – в указанный срок;

     2 без указания конкретной даты  исполнения с пометкой «срочно» - в срок не более трех дней;

     3 с пометкой «оперативно» - в 10-дневный  срок;

     4 остальные – в срок не более  месяца.

     Порядок работы с документами, поступающими на организацию, включает следующие  основные этапы:

     1  прием (доставку) корреспонденции;

     2  первичную обработку;

     3  предварительное рассмотрение;

     4 регистрацию;

     5  рассмотрение руководством предприятия;

     6  передачу исполнителям;

     7 исполнение документа;

     8  возврат на постоянное хранение.

     Входящий  документопоток составляют:

     1 документы вышестоящих организаций, постановления, решения, распоряжения, приказы, письма и т. п., содержащие директивные указания, разъяснения и другие сведения;

     2 документы подведомственных организаций,  присылающих первичную отчетно-учетную  документацию и различного рода  запросы;

     3 документы прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий.

     В МУ ОКДПМ «Дети плюс» операции по приему и первичной обработке документов проводятся   секретарем. Задача первичной обработки поступившей корреспонденции — проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов — все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции в адрес профсоюзной организации, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяются приложения. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложения к нему, об этом сообщается отправителю. Вынув корреспонденцию из конверта и убедившись в ее сохранности, приложения располагают в порядке номеров и скрепляют вместе с сопроводительным письмом, скрепляют также документы, состоящие из нескольких листов. Обработка документов заканчивается их сортировкой на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с перечнем, утвержденным руководителем организации. Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации. Уже в процессе первоначальной обработки проводится предварительное рассмотрение документов без детального ознакомления с их содержанием. Часть документов отделяется и направляется для исполнения непосредственно в структурные подразделения. Письма, жалобы и заявления граждан после регистрации поступают на рассмотрение руководству или в структурное подразделение. Таким образом, главная цель предварительного рассмотрения — отобрать документы в адрес руководства. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь. Поступив к исполнителю, документ находится у него до полного решения вопроса. Когда работа над документом полностью завершена, на инициативном документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. Затем документ со всеми другими относящимися к нему материалами передается делопроизводственному работнику для подшивки в дело. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружено избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности учреждения, исполнение которых требует решения руководства и документы содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20% всей документации.

Рисунок 2 - диаграмма входящих документов МУ ОКДПМ «Дети плюс»     за     период 2008-2010г. Где 2008–331, 2009–328, 2010-428 

     Исходя  из данных указанных на диаграмме  входящих документов МУ ОКДПМ «Дети плюс» за период 2008-2010г. видно, что в 2008 году количество входящих документов было больше на 3 штуки, чем в 2009 году. А в 2010 году по сравнению с 2009 годом количество входящих документов в центре занятости населения увеличилось на 100 штук.

     Порядок работы с документами, отправляемыми  за пределы организации, включает следующие  основные этапы:

     1 регистрация;

     2  оформление почтовых реквизитов;

     3  конвертование (упаковка);

     4  сортировка;

     5  отправка;

     6  помещение контрольного экземпляра  в дело.

     При регистрации документов на предприятии  должны выполняться следующие правила:

     1 каждый документ регистрируется  только один раз;

     2 все документы регистрируются  только в одном месте;

     3 все документы регистрируются  по единой форме, принятой на  предприятии.

     Документ, предназначенный для отправки, сдается ответственным исполнителем в делопроизводство в полностью оформленном виде и не менее чем в двух экземплярах.

     Исходящие документы в процессе обработки  также проходят ряд инстанций. Работа над ними складывается из составления проекта документа, перепечатки, согласования, визирования, подписания, регистрации и обработки для отправки. На стадии проекта исполнитель должен знать требования, предъявляемые к тексту документа, и требования государственных стандартов к оформлению документов. Значительно сокращает время составления документов использование типовых текстов и трафаретных бланков. Проект документа оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30-97. Перепечатанный и сверенный проект передается исполнителю для дальнейшего оформления — согласования, визирования, подписания. На этом этапе движения документов следует стремиться к сокращению лишних инстанций и повторных операций, например, излишнего согласования документов или визирования. Подготовленные и согласованные проекты исходящих документов передаются на подпись руководителю организации или руководителям структурных подразделений. После подписания документы передаются на регистрацию и отправку. Перед отправкой еще раз проверяется правильность их оформления. Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку, адресование, фальцевание (складывание), вложение в конверты, заклеивание, определение стоимости отправлений, составление реестра на заказную почту и передачу корреспонденции на почтамт. Документы должны быть отосланы в день их подписания, телеграммы и вся срочная корреспонденция отправляется немедленно.

          Рисунок 3 — диаграмма исходящих документов МУ ОКДПМ «Дети    плюс» за период 2008-2010г. Где 2008–293, 2009–316, 2010-400 

     Исходя  из данных указанных на диаграмме  исходящих документов МУ ОКДПМ «Дети плюс» за период 2008-2010г. видно, что по сравнению с 2008 годом в 2009 году количество исходящих документов в центре занятости населения увеличилось на 23 штуки. Если сравнить 2009 и 2010 год, то в 2010 году количество исходящих документов в центре занятости населения увеличилось на 84 штуки. 
 
 
 
 

Таблица 1 – Внутренние документы

 

     Объем документооборота — это общее  количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов. Систематический подсчет документооборота позволяет определить динамику его роста. Анализ этих данных используется при формировании штатов структурных подразделений, рациональной организации рабочего дня сотрудников.

     Итак, анализируя документооборот документации по управлению персоналом за 2008-2010г.г., была выявлена тенденция к его росту. Исходящие документы увеличились на 107 документов, а входящие увеличились на 97 документов, внутренние документы увеличились на 148 документов. Главными причинами увеличения объемов документов являются влияния научно-технического прогресса, рост экономического потенциала промышленного производства и увеличение спроса на рынке услуг, что влечет повышение потребности в трудовых ресурсах. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Проблемы и пути их решения 

     На  современном этапе развития экономики  отмечаются стремление руководства МУ ОКДПМ «Дети плюс», с одной стороны, к реструктуризации систем и совершенствованию процедур управления, и, с другой, к уменьшению объёмов документации на бумажных носителях, снижению стоимости её обработки и повышению эффективности работы с ней на пути организации совместного доступа специалистов к информации, хранения и поиска документов. Однако, в МУ ОКДПМ «Дети плюс» документооборот существует в бумажной форме. Безусловно, в таком виде документооборот более привычен и традиционен, но при этом он обладает рядом недостатков, существенно перекрывающих достоинство его привычности. Таким образом, традиционный документооборот оказывается неэффективным. Все эти минусы устраняются с введением систем электронного документооборота. На сегодняшний день систем электронного документооборота много. Эффективность технического документооборота на сегодняшний день является важным конкурентным преимуществом для МУ ОКДПМ «Дети плюс», деятельность которого так или иначе связана с подготовкой документации.

     Если  документооборот очень интенсивен, бывает трудно не забыть вовремя подать на подпись какой-нибудь  счет или наоборот передать в нужную инстанцию уже завизированное заявление. Существует специальное программное обеспечение для учета и систематизации документооборота. С их помощью можно создать базу данных документов с подробной информацией по каждому из них, автоматизировать процесс учета входящей и исходящей документации, а также решить массу проблем с документооборотом организации. В МУ ОКДПМ «Дети плюс» необходимо использовать Программу "1С:Зарплата и Кадры". 8.0, которая позволяет не только автоматизировать расчет заработной платы, но и организовать учет сотрудников, регистрировать служебные перемещения, получать статистические справки по кадровому составу. Универсальность системы позволяет реализовать любой подход к решению этих задач и получать любые отчетные документы. Программа «1С: Зарплата и кадры»8.0 представляет собой компонент «Расчет» системы «1С Предприятие», настроенную на расчет заработной платы и учет персонала.