Управление проектами

Глава 2: Структуризация проекта. 

     Структуризация  проекта представляет собой дерево ориентированных на продукт компонентов (оборудование, работы, услуги, информация), а также это организация связей и отношений между элементами.

     Обычно  структура разбивки проекта сочетает  разделение на:

    - компоненты  продукции проекта;

    - этапы  жизненного цикла;

    - элементы  организационной структуры.

     Древообразная  структура позволяет распределить  общий объем работ по проекту  на поддающиеся управлению независимые  блоки, которые передаются под  управление специалистам.

     Комплекс  взаимосвязей между работами часто называют логической структурой проекта, поскольку он определяет последовательность выполнения работ.

Структурирование  помогает решить следующие задачи:

    - разделение  объекта на поддающиеся управлению  блоки;

    - распределение  ответственности;

    - оценка  необходимых затрат средств, времени,  материальных ресурсов;

    - создание  единой базы для планирования, составления смет и контроля  за затратами;

    - увязка  работ по проекту с системой  ведения бухгалтерских счетов;

    - переход от общих целей к конкретным заданиям. 

     Для  структуризации используют следующие  инструменты:

     Сетевая  диаграмма (сеть, гpаф сети, PERT диаграмма) - графическое отображение работ  проекта и их взаимосвязей. В  планировании и управлении проектами под термином сеть понимается полный комплекс работ и вех проекта с установленными между ними зависимостями. Сетевые диаграммы отображают сетевую модель в графическом виде как множество вершин, соответствующих работам, связанных линиями, представляющими взаимосвязи между работами. Этот граф, называемый сетью типа вершина-работа или диаграммой предшествования, является наиболее распространенным представлением сети на сегодняшний день. Существует другой тип сетевой диаграммы, называемый сеть типа вершина-событие, который на практике используется реже. При данном подходе работа представляется в виде линии между двумя событиями (узлами графа), которые в свою очередь отображают начало и конец данной работы. PERT-диаграммы являются примерами этого типа диаграмм. Хотя в целом различия между этими двумя подходами представления сети незначительны, представление более сложных связей между работами сетью типа вершина-событие может быть достаточно затруднительно, что и является причиной более редкого использования данного типа. Сетевая диаграмма не является блок-схемой в том смысле, в котором это средство используется для моделирования деловых процессов. Принципиальным отличием от блок-схемы является то, что сетевая диаграмма моделирует только логические зависимости между элементарными работами. Она не отображает входы, процессы и выходы, и не допускает повторяющихся циклов или петель.

     Структура  разбиения работ - иерархическая  структура последовательной декомпозиции  задач проекта на подзадачи.  Структура разбиения работ (СРР) является изначальным инструментом для организации работ, обеспечивающим разделение общего объема работ по проекту в соответствии со структурой их выполнения в организации. На нижнем уровне детализации выделяются работы, соответствующие детализированным элементам деятельности, отображаемым в сетевой модели. СРР предоставляет иерархический формат, который помогает разработчику в:

    - структуризации  работ на основные компоненты  и подкомпоненты

    - обеспечении  направленности деятельности на  достижение всего комплекса целей

    - разработке  системы ответственности за выполнение  работ проекта

    - разработке  системы отчетности и обобщения  информации по проекту.

     Структурная  схема организации (ССО) имеет  формат подобный формату СРР.  Каждому элементу нижнего уровня в СРР должны соответствовать один или несколько элементов из ССО. Таким образом, ССО является средством определения ответственных за выполнение работ в сложных организациях и обеспечивает основу для разработки структуры системы отчетности.

     Дерево  целей представляет собой графы,  схемы, показывающие, как генеральная  цель проекта разбивается подцели  следующего уровня (дерево – связанный  граф, выражающий соподчинение и  взаимосвязи элементов. В данном  случае такими элементами являются  цели и подцели). Представление целей начинается с верхнего уровня, дальше они последовательно разукрупняются. При этом основным правилом разукрупнения целей является полнота: каждая цель верхнего уровня должна быть представлена в виде подцелей следующего уровня исчерпывающе.

     Дерево  решений – граф, схема отражающие  структуру задачи оптимизации  многошагового процесса. Ветви дерева  отображают различные события,  которые могут иметь место,  а узлы (вершины) – точки, в  которых возникает необходимость  выбора. Причем узлы различны – в одних выбор осуществляет сам проект-менеджер из некоторого набора альтернатив, в других выбор от него не зависит. В таких случаях проект-менеджер может осуществлять оценку вероятности того или иного ее решения.

     Сетевая  модель основывается на пакетах работ, последовательность выполнения соответствует технологической схеме.

     Матрица  ответственности – связывает  пакеты работ с исполнителями,  может учитывать календарные  сроки выполнения работ. 

     Процесс  структуризации проекта можно разделить на следующие составляющие:

   1. Определение  проекта, то есть характер, цели, содержание и конечные продукты;

   2. Уровень  детализации, включающий:

    - уровень  детализации планов;

    - уровень  элементов в структуре разбивки  проекта;

   3. Структура процесса – схема жизненного цикла проекта;

   4. Организационная  структура, охватывающая все участки  и окружение проекта;

   5. Структура  продукта, включающая схему компонентов,  машины, оборудование, программное  и информационное обеспечение;

   6. План бухгалтерских счетов;

   7. Структура  разбивки проекта;

   8. Детализация  сводного генерального плана;

   9. Матрица  распределения ответственности.

  10. Сетевой  график и план использования  ресурсов;

  11. Система  наряд-заданий;

  12. Система  контроля и отчетности. 

Практическое  задание №2. 

   1. Сформулируйте  понятия «проект» и «управление  проектом» применительно к деловому  центру «Парус».

   2. Судя  по описанию, использовалась ли  система управления проектами  на деловом центре «Парус»?  Объясните, что мог бы дать переход к системе управления проектами на этом проекте?

   3. К какому  типу вы отнесли бы этот  проект?

   4. Предложите  разбивку проекта «Паруса» на  фазы жизненного цикла и элементы, позволяющие организовать эффективное  управление. 

     Под проектом в данном случае надо понимать совокупность инженерных и архитектурных решений, экономических и финансовых планов и расчетов, а также работ по реконструкции и строительству делового центра «Парус», результатом которого будет являться доход от эксплуатации делового центра.

     Управление  данным проектом подразумевает  планирование и разработку всей  необходимой документации, организацию  процесса реконструкции существующего  здания, руководство и координацию  людскими и материальными ресурсами  на протяжении всего срока существования проекта с применением современных методов и техники управления для достижения поставленных целей.

     Судя  по описанию при строительстве  делового центра «Парус» ни  одна система управления проектами  не была использована. Это выразилось в том, что у проекта нет четко выраженной сметы; не были использованы услуги проектно-строительной организации для выполнения проекта «под ключ»; подразделение гендирекции «Центр», занимающееся деловым центром «Парус» не координирует процесс разработки и реализации проекта. В этом случае возникает ряд сложностей:

    - не  определены имеющиеся финансовые  ресурсы и расходы, необходимые  для осуществления проекта;

    - нет  деления проекта по фазам жизненного  цикла, что затрудняет расчет  сроков осуществления проекта;

    - полностью  не сформулированы цели проекта,  без чего затруднен выбор средств  достижения намеченных результатов;

    - работы  по проекту четко не распределены  между участниками и не разделены  на составные части, что затрудняет  процессы планирования, управления и контроля за качеством проекта;

    - не  был проведен анализ рынка  и возможных рисков с последующим  выбором альтернативного варианта  проекта;

    - не  проведен анализ жизнеспособности  проекта, что не гарантирует  его успешной реализации.

     Переход  к одной из систем управления  проектами помог бы избежать  всех этих недостатков.

     Проект  создания делового центра «Парус»  относится к классу монопроектов; этот проект также является  инвестиционным, так как в его  ходе предусмотрена реконструкция здания; классификация по длительности затруднена ввиду вышеизложенных причин.

     Для  данного проекта можно предложить  следующую разбивку на фазы  жизненного цикла: 

Прединвестиционная  фаза:

     Анализ  законодательной базы.

     Изучение  прогнозов развития экономики  и городского хозяйства в данном  районе.

     Анализ  рынка в области осуществления  проекта.

     Формирование  инвестиционного замысла, определяется  продолжительность проекта, все его стадии, анализ инвестиционного климата, прогнозирование возможных затрат и полученных результатов. Сам инвестиционный замысел освещает следующий круг вопросов:

    - объект  инвестиций – деловой центр  «Парус»;

    - цель  инвестиций – получение доходов от эксплуатации делового центра;

    - срок  окупаемости;

    - доходность  проекта;

    - назначение, основные характеристики проекта;

    - предполагаемые  источники финансирования.

     Подготовка  декларации о намерениях, которая  содержит кроме сметы затрат сведения о влиянии проекта на окружающую среду, сроки проекта и инвестиционный замысел.

     Предварительное  согласование инвестиционного замысла  всеми участниками проекта.

     Разработка  обоснований инвестиций с учетом  требований государственных органов и заинтересованных организаций в объеме, достаточном для принятия инвестором решения о дальнейшей целесообразности и разработка проектной документации. Результатом является оценка жизнеспособности проекта.

     Экологическое  обоснование проекта.

     Детальный  анализ всех составляющих проекта.

     Разработка  предварительного инвестиционного  решения на основе результатов  предпроектных обоснований.

     Разработка  предварительного плана проекта,  который включает:

    - план  проектно-изыскательских работ;

    - предварительный  план реализации всего проекта  для оценки его длительности, структуры и состава необходимых  исполнителей проекта;

    - предварительный  план финансирования проекта;

    - предварительную  смету затрат по проекту.

     Задание  на разработку ТЭО.

     Разработка  проектной документации и подготовка  к строительству:

     -      разработка плана проектно-изыскательских  работ по проекту;

     -      разработка ТЭО проекта создания  делового центра «Парус»;

     -      согласование, экспертизы и утверждения ТЭО;

     -      выдача задания на проектирование;

     -      разработка,  согласование  и   утверждение  проекта  (рабочей  документации);

     -      принятие окончательного решения  об инвестировании;