Управление организацией

     Функция контроля. Контроль, как правило, ассоциируют  с властью, командованием, «поймать», «уличить», «схватить». Такое представление о контроле уводит в сторону от главного содержания функции контроля. Контроль – процесс сопоставления фактически достигнутых результатов с запланированными. Основные требования которые должны быть заложены в любой системе контроля: эффективность контроля; эффект влияния на людей; выполнение задач контроля; определение границ контроля.

     Контроль  – это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

     Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты, существенно отличаются от установленных стандартов.

     Таким образом, контроль – это критически важная и сложная функция управления. Одна из виднейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.

     На  уровне технологических функций:

     Функция принятия решения наиболее специфична в деятельности руководителя и в наибольшей мере отражает ее своеобразие. Она очень широко представлена в управленческой деятельности и пронизывает все иные компоненты и этапы управленческой деятельности⁸.

     Отличительной особенностью данной функции является значительно меньшая по сравнению с иными функциями управления стандартизованносгь и алгоритмизированность. В связи с этим в ней очень велика роль субъективных собственно психологических факторов. Существуют, конечно, многочисленные правила, процедуры и методы принятия решения, которые облегчают этот процесс.

     Однако  каждый руководитель по своему личному  опыту знает, как велика роль неформализуемых, субъективных, а часто и интуитивных  факторов в процессах принятия решения. В силу этого функция принятия решения является предметом изучения и в теории управления, и в психологии. Это — в той же мере организационная проблема, в какой и психологическая. Именно функция принятия решения с наибольшей отчетливостью заставляет почувствовать, что управление — это, конечно, наука, но и искусство тоже. Анализ содержания функции принятия решения включает поэтому два основных, очень отличных друг от друга и тесно взаимосвязанных аспекта — организационный и психологический.

     В настоящее время и в теории управления, и в теории принятия решения существует два основных подхода — нормативный и дескриптивный.

Нормативный подход исследует эти процессы при абстрагировании от субъективных, психологических факторов и направлен на разработку правил, процедур, своего рода — идеальных способов и «рецептов» принятия решения. Дескриптивный подход, напротив, требует учета этих факторов как основных. Первый подход ставит своей основной задачей исследование того, как должны приниматься решения; второй — как это реально происходит. Современная теория управления синтезирует эти два подхода. Раскрытие содержания функции принятия решения как компонента управленческой деятельности требует организационно-нормативного рассмотрения (что и отражено в этой главе). Раскрытие психологических закономерностей и npoцессов управленческих решений требует уже иного — дескриптивного подхода.

     Организационный анализ функции принятия решения в управленческой деятельности включает следующие основные направления:

- характеристику места и роли процессов управленческих решений в общей структуре управленческой деятельности, а также их взаимодействия с иными управленческими функциями;

- анализ  основных параметров внешней  и внутренней среды организации,  обусловливающих необходимость в реализации этой функции и оказывающих на нее наиболее сильное воздействие;

- описание  нормативной структуры процесса  выработки принятия управленческого  решения; определение его основных  этапов и фаз; 

- характеристику  основных видов и классов управленческих решений, систематизацию форм реализации этой функции;

- определение  основных нормативных требований  к управленческим решениям.

     Что касается роли данной функции в общей  структуре управленческой деятельности, то, как отмечалось выше, именно она  рассматривается как наиболее важная и очевидная прерогатива руководителя. Данное обстоятельство зафиксировано в своеобразной взаимополагаемости понятий «принятие решения» и «управленческая деятельность». Функция принятия решения и соответственно процессы по ее реализации выступают своеобразным «ядром», стержнем всей деятельности управленческого типа, в наибольшей мере воплощают ее реальную сложность и ответственность. Локализация данной функции — ее место в общем процессе управления тремя основными обстоятельствами.

     Во-первых, данная функция выступает как один из важнейших этапов процесса стратегического планирования. Она локализуется между фазами анализа стратегических альтернатив и собственно реализацией стратегии. Вырабатываемые при этом решения имеют наибольшее значение для всего функционирования организации; являются стратегическими как в прямом содержательном, так и в оценочном смыслах.

     Во-вторых, функция принятия решения включена в качестве необходимого компонента в реализацию всех иных управленческих функций. Она выступает поэтому как своеобразный механизм их осуществления. Например, определение целей организации сопряжено с их выбором из некоторого альтернативного их множества. Функция организации также предполагает выбор ее структуры. Функция планирования требует выбора того или иного стратегического варианта развития. Реализация контрольной функции опять-таки органично связана с выбором форм, методов и периодичности контроля.

     В-третьих, любой значимый этап деятельности руководителя всегда связан с необходимостью оценки степени достижимости решаемых на нем проблем, задач. Поэтому в конце каждого этапа руководитель также обязательно принимает решение о том, достигнуты или нет изначально поставленные цели, можно ли, следовательно, считать его завершенным и переходить к следующим этапам. Тем самым функция принятия решения играет и роль своеобразного «моста» от одних этапов и фаз управленческой деятельности к другим. Именно поэтому функцию принятия определяют в качестве связующей.

      В самом широком смысле цель  коммуникаций  на  предприятии  -  осуществление изменений, влияние на деятельность таким образом, чтобы достичь  процветания предприятия⁹.

      Существует  две основные функции коммуникации: информационная  и  личностная.

Первая  осуществляет процесс движения  информации,  вторая  -  взаимодействие личностей.  Эти  две  функции  теснейшим  образом  связаны  друг  с  другом.

      Взаимодействие  личностей в  значительной  степени  осуществляется  благодаря движению информации, но полностью к информационным  процессам  не  сводится, потому что коммуникация строится не только по  факту  передачи  и  получения информации, но и по личностным ее оценкам и индивидуальным интерпретациям.

     На  уровне социально-психологических  функций:

     Функция мотивации – это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личностных целей и целей организации. Традиционный подход к мотивации основывается на вере в то, что сотрудники – всего лишь ресурсы, активы, которые мы должны заставить эффективно работать. Однако всё изменилось и сегодня менеджер сталкивается с проблемой, как мотивировать деятельности сотрудников, т.е. как направить их энергию в нужном направлении. Стремление человека реализовать себя в своем деле бесспорно. Личное удовлетворение от хорошо выполненной работы и гордость за плоды своего труда прививают работникам чувство цели. Это не менее важно, чем деньги. Там, где управление и организация труда предоставляют сотрудникам такие возможности, их труд будет высокоэффективным, а мотивы к труду – высокими. Следовательно, мотивировать сотрудников – это затронуть их важнейшие интересы, дать им шанс реализоваться в процессе трудовой деятельности.

     При планировании и организации работы руководитель определяет, что конкретно  должна выполнить данная организация, когда, как и кто, по его мнению, должен это сделать. Если выбор этих решений сделан эффективно, руководитель получает возможность воплотить свои решения в дела, применяя на практике основные принципы мотивации.

     Систематическое изучение мотивации с психологической  точки зрения не позволяет определить точно, что же побуждает человека к труду. Однако исследование поведения человека в труде дает некоторые общие объяснения мотивации и позволяет создать прагматические модели мотивации сотрудника на рабочем месте.

     Смысл мотивации опирается на два основополагающих понятия: потребности и вознаграждения.

     Потребности - это осознанное отсутствие чего-либо, вызывающее побуждение к действию. Первичные потребности заложены генетически, а вторичные вырабатываются в ходе познания и обретения жизненного опыта.

     Потребности невозможно непосредственно наблюдать  или измерять. Об их существовании  можно судить лишь по поведению людей. Потребности служат мотивом к действию.

     Потребности можно удовлетворить вознаграждениями. Вознаграждение - это то, что человек считает для себя ценным. Менеджеры используют внешние вознаграждения (денежные выплаты, продвижение по службе) и внутренние вознаграждения (чувство успеха при достижении цели), получаемые посредством самой работы.

     Таким образом, в первой главе данной работы мы изучили организацию с точки зрения процесса управления, выяснили, что представляет собой организация, как объект управления, рассмотрели, какая существует система управления организации, дали характеристику функции управления и тщательно рассмотрели данную категорию по уровням (по характерам процессов управления). Данные знания помогут нам перейти к практической части и подробно изучить существующую систему управления на изучаемом нами предприятии ООО «Милта-Тур» г.Обнинск, выявить слабые места и разработать систему повышения эффективности управления на данном предприятии. 

3. Показатели  эффективности

     Понятие эффективности является едва ли не самым важным в экономической  теории и практике. Каждый предприниматель  крайне заинтересован в эффективном  ведении хозяйства. Поэтому чрезвычайно важно понять суть этого явления. Это тем более важно, потому что изучение использования любого ресурса подразумевает рассмотрение показателей эффективности их использования.

     Эффект  — от лат. effectus результат, воздействие. Соответственно, эффективность — это результативность¹⁰.

     Иными словами, характеризуя любую деятельность важно знать не только, каков результат, но и какой “ценой” он достигнут, какие для этого были использованы ресурсы. Поэтому, в общем смысле, эффективность — это соотношение между результатом и затратами или ресурсами, которые этот результат вызвали.

     Показатели  эффективности

Соотнесение результатов с затратами может  производиться различными способами:

• логически (например, при определении эффективности обучения);
• в виде разности, когда из результата вычитают затраты (например, прибыль определяется как разница между результатом — выручкой и затратами на ее получение Экономия — это абсолютный показатель эффективности, так как определяется как разница между нормативным (ресурсом) и реальным уровнем затрат). Такие показатели называются абсолютными;
• в виде отношения затрат и результатов (например, производительность труда как соотношение между результатами труда и затратами труда и т. д.). Эти показатели называются относительными. Относительные показатели бывают прямыми и обратными.

   Прямые  показатели называют показателями отдачи. Эти показатели призваны ответить на вопрос, сколько единиц результата “снимается” с единицы затрат, или какова “результатоотдача” затрат.

Обратные — показателями емкости. Эти показатели призваны ответить на вопрос, сколько необходимо единиц затрат для получения единицы результата, или какова “затратоемкость” результата.

В любом  случае, определить эффективность — это значит соотнести результат с затратами (или ресурсами), которые этот результат вызвали. Однако содержание показателя эффективности, то, на какой вопрос он будет давать ответ, зависит от того, что исследователь берет в качестве результата и что в качестве затрат.

     К показателям эффективности относятся: рентабельность, эфективность использования основных фондов и оборотных средств, эфективность использования трудовых ресурсов. Рассмотрим их более подробно:

     Рентабельность:

     Полученная  прибыль несомненно говорит о  том, что доходы превышают расходы. Однако является ли прибыль удовлетворительной или нет, должно оцениваться по тому, сколько денег приходится вкладывать в предприятие, чтобы получить эту прибыль.