Управление изменениями в организации

     Очевидно, что с изменением условий хозяйствования контроль приобретает характер основы, присутствующей на всех уровнях управления организацией, и обеспечивает оптимальный ход процесса управления на всех других его стадиях (планирование, организация, регулирование, учет, анализ). При этом, особенность контроля заключается в его двойственной роли в процессе управления. В результате глубокой интеграции контроля и других элементов процесса управления на практике невозможно определить круг деятельности для работника таким образом, чтобы он относился только к какому-либо одному элементу управления без его взаимосвязи и взаимодействия с контролем. Любая управленческая функция (функция планирования, учета и т.п.) обязательно интегрирована с контрольной. Поэтому правомерно утверждать, что контроль организации является:

     1) неотьемлемым элементом каждой  стадии процесса управления;

     2) “обособленной” стадией, обеспечивающей информационную прозрачность на предмет качества хода процесса управления на всех других стадиях.

     Для того, чтобы глубже понять сущность контроля как важнейшей составной  части понятия управления (или  как управленческой категории), раскрыть механизм функционирования выражаемых ею отношений, выявить специфические особенности различных ее составляющих, подойдем к контролю с более широкой позиции и с практической точки зрения, рассматривая его как систему и составную часть системы управления организацией.

     Итак, в широком смысле управленческий контроль в современных условиях хозяйствования целесообразно представить  как систему, состоящую из элементов  входа (информационное обеспечение  контроля), элементов выхода (информация об объекте управления, полученная в результате контроля) и совокупности следующих взаимосвязанных звеньев: центры ответственности, техника контроля (т.е. информационно-вычислительная техника и технология), процедуры контроля, среда контроля, система учета.

     Эффективная система контроля предусматривает определенные цели и задачи.

     Основными целями являются: а) сохранение и эффективное  использование разнообразных ресурсов и потенциала организации; б) своевременная  адаптация организации к изменениям во внутренней и внешней среде; в) обеспечение эффективного функционирования организации, а также ее устойчивости и максимального развития в условиях многоплановой конкуренции.

     Достижение  целей системы как известно обеспечивается реализацией задач, которые, на наш  взгляд, заключаются в достижении следующих основных показателей эффективности управления организацией:

     1) соответствие деятельности организации  принятому курсу действий (т.е  целевым установкам и ориентирам) и стратегии;

     2) устойчивость организации с финансово-экономической,  рыночной и правовой точек зрения;

     3) сохранность ресурсов и потенциала организации;

     4) должный уровень полноты и  точности первичных документов  и качества первичной информации  для успешного руководства и  принятия эффективных управленческих решений;

     5) показатели безошибочности регистрации и обработки финансово-хозяйственных операций организации - наличие, полнота, арифметическая точность, разноска по счетам, формальная разрешенность, временная определенность, представление и раскрытие данных в отчетности;

     6) рациональное и экономное использование всех видов ресурсов;

     7) соблюдение работниками организации  установленных администрацией требований, правил и процедур - положений  о подразделениях, должностных инструкций, правил поведения, планов документации  и документооборота, планов организации труда, приказа об учетной политике, иных приказов и распоряжений;

     8) соблюдение требований федеральных  законов и подзаконных актов,  изданных органами власти и  ее субъектов, а также полномочными  органами местного самоуправления. Эти и многие другие задачи обусловливают создание в организации эффективной контрольной системы. Результативность контроля характеризует экономия потерь, т.е. ущерба, обусловленная функционированием системы (иными словами: разница между предполагаемыми величинами убытков в условиях отсутствия контроля и при его наличии). Очевидно, что систему контроля организуют с учетом отдачи от ее функционирования или, точнее говоря, затраты на создание и поддержание функционирования системы определенной степени сложности вместе с упущенной выгодой от альтернативного вложения средств, направленных на ее создание и поддержание, не должны превышать ожидаемых убытков от ее отсутствия.

     1.2 Структура контроля

     Один  из актуальнейших вопросов теории и  практики контроля - его структурные уровни или элементы. Рассмотрим их подробнее.

Формально установленные  и реально осуществляемые процедуры контроля

     В целях обеспечения эффективности  процедур необходимо следующее:

     а) на основе детально разработанных должностных инструкций формальное определение и документальное закрепление порядка деятельности (действий и взаимоотношений) определенного круга работников организации по поводу планирования, организации, регулирования, контроля, учета и анализа в процессе реализации конкретных финансовых и хозяйственных операций организации;

     б) определение круга первичных  документов или других носителей  информации, где отражаются данные, свидетельствующие об исполнении соответствующими работниками своих функций и  о реализации этапов соответствующих  финансовых или хозяйственных операций; определение порядка движения документов или иных носителей информации от момента их возникновения до архивирования;

     в) определение “точек контроля” для  оценки различных аспектов реализации конкретных финансовых или хозяйственных операций и оценки состояния или наличия ресурсов организации; установление контролируемых параметров объектов контроля; установление “критических” точек контроля, где риск возникновения ошибок и искажений особенно велик;

     г) выбор типов и методов проведения контроля. 

     1.3 Среда (т.е. основные условия) управленческого контроля.

     Среду определяют: управленческая философия  и стиль работы руководителей  организации (отношение управляющих  к коммерческим, финансовым и внутрифирменным  рискам; адекватное понимание ими роли внутреннего контроля в управлении организацией; конкретные действия в плане организации контрольной системы и ее совершенствования; склонность к авторитарному стилю в управлении и т.д.); оргстатус отдела внутреннего аудита, т.е. положение в оргструктуре этого важного координационного центра ответственности; принятый организацией курс действий (ее ориентиры), цели и стратегии; виды и масштаб деятельности организации; соответствие оргструктуры размерам и степени сложности организации; регламентация взаимоотношений между звеньями организации, сотрудниками, наличие кодекса поведения; определение и документальное закрепление процедур контроля; определение и документальное закрепление полномочий и ответственности сотрудников; методы доведения установленных правил до сотрудников; изучение руководителями выявленных в результате контроля отклонений, своевременность принятия ими решений по данным отклонениям; налаженность системы коммуникаций и системы информационного обеспечения управления; налаженность систем бюджетирования, бизнес-планирования, подготовки финансовой отчетности для внешних и внутренних пользователей; адекватность системы документации и документооборота организации ее размерам и структуре; рациональность кадровой политики, т.е. механизмов управления персоналом; конфликтность в коллективах; мотивация трудовой деятельности, профессиональная подготовка, интеллектуальный уровень, наклонности, личностные качества, этические принципы, а также физические, психические, половые и возрастные характеристики работников организации; внешние влияния - уровень развития экономики, экономическая и политическая устойчивость рынка, развитие законодательной базы рыночного типа, налоговая политика государства; соблюдение действующего законодательства и работа с внешними органами контроля; неопределенность и риск деятельности, а также иные условия, специфичные для каждой конкретной организации.  

     1.4 Система учета

     Учетную систему организации целесообразно  представить как определенным образом  упорядоченную и подчиненную внутреннему регламенту систему процедур определения, сбора, измерения, регистрации и обработки информации об имуществе, источниках его формирования, финансовых и хозяйственных операциях организации, о затратах и результатах хозяйственной деятельности, а также передачи этой информации менеджерам (управленческому персоналу), осуществляющим контроль и принимающим управленческие решения.

     Об  эффективности учетной системы  можно судить по уровню достижения следующих показателей безошибочности регистрации и обработки финансово-хозяйственных операций организации:

     1) наличие: отражены действительно существующие операции;

     2) полнота: отражены все реальные  операции;

     3) арифметическая точность: все операции  правильно подсчитаны;

     4) разноска по счетам: все операции правильно разнесены по соответствующим бухгалтерским счетам;

     5) формальная разрешенность: на  каждую операцию получено общее  или специальное формальное разрешение;

     6) временная определенность: все операции  отнесены к надлежащему отчетному  периоду;

     7) представление и раскрытие данных в отчетности: все данные правильно суммированы и обобщены, соблюдены установленные требования относительно порядка и обьема раскрытия информации в отчетности.

     Кроме того, при формировании системы учета  должно быть учтено следующее:

     – Организационная структура учетных подразделений. Вопросы оргструктуры аппарата учета решаются на каждом конкретном предприятии с учетом внешних и внутренних факторов. Общее же требование здесь таково: оргструктура должна быть соответствующей размерам предприятия, масштабу и специфике его бизнеса.

     – Обязанности и полномочия работников, осуществляющих ведение учета и подготовку отчетности. Во избежание искажений учетной информации за человеком, осуществляющим учет операций с определенными активами, не должны быть одновременно закреплены функции санкционирования операций с этими активами, обеспечения их сохранности и осуществление их инвентаризации.

     – Формально установленные процедуры санкционирования хозяйственных операций. Должно быть обеспечено формальное разрешение и одобрение всех хозяйственных операций ответственными официальными лицами в пределах их полномочий. Формальное разрешение - это решение либо относительно общего типа хозяйственных операций либо относительно какой-либо конкретной операции. Формальное одобрение - это конкретный случай использования общего разрешения, выданного администрацией. Без наличия формально установленных процедур санкционирования возрастает вероятность как злоупотреблений (растрата или хищение активов), так и ошибок.

     – Организация подготовки, оборота и хранения документов, отражающих хозяйственные операции; порядок отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета, подготовки периодической бухгалтерской отчетности.

     – Качественное информационное обеспечение.

     О качестве информации, предоставляемой  системой управленческого учета, следует  судить по следующим основным критериям:

     – необходимость, которая характеризуется содержательностью информации и степенью ее использования в непосредственных целях управления;

     – достаточность, которая характеризуется полнотой охвата, количественного и качественного описания явления, факта, а также существенностью информации, зависящей от возможности ее практического применения в процессе обработки и представления для управления;

     – истинность - достоверность (доказательность и обоснованность) и надежность (определяется источником получения, качеством технических средств измерения и контроля, технологии получения, обработки и хранения управленческой информации) данных учета;

     – своевременность получения информации - управленческая информация (в том числе об отклонениях) должна быть представлена лицам, уполномоченным принимать решения, в максимально короткие сроки. Если сообщение запаздывает, то теряется сам смысл информации (могут быть упущены возможности предприятия и т.п.), кроме того, нежелательные последствия различного рода отклонений усугубляются.  

     1.5 Кадровая структура  контроля

     Она обеспечивает четкое разделение контрольных  обязанностей. Контроль осуществляют работники или участники, т.е. владельцы, организации при исполнении возложенных на них обязанностей либо только на основании соответствующих прав. Поэтому всех субъектов управленческого контроля целесообразно распределить по следующим уровням с точки зрения их значимости в контроле:

     1) субъекты контроля 1-го уровня - это  участники, т.е. собственники, организации,  осуществляющие контроль непосредственно  или косвенно, т.е. с помощью  независимых экспертов, в том  числе внешних аудиторов;

     2) субъекты контроля 2-го уровня - в их обязанности непосредственно не входит контроль, но в силу необходимости они выполняют и контрольные функции (например, рабочий, осуществляющий контроль за качеством работы оборудования);