Управленческая деятельность и информационное обеспечение управления

Представление информации. В результате обработки информации формируются документы и отчеты с недокументированной информацией, которые предоставляются органам управления.

Основные требования к  данной фазе работы с информацией:

• необходимо понимать, что успех связан не только с содержанием, но и с формой представления информации;
• при организации информационного обеспечения следует сформировать правильные требования к пользовательскому интерфейсу;
• надо  использовать презентационную графику.

Глава 2 Программное обеспечение для решения управленческих задач

2.1 Системы управления документами и электронного документооборота

Для автоматизации поиска, управления и хранения электронных  документов различных форматов используются системы управления документами. Современные  программные продукты этого типа позволяют производить над документами  самые разнообразные операции.

При сегодняшнем высоком  уровне развития средств вычислительной техники стало обычным явлением, когда с помощью ЭВМ формируются  платежные поручения, приходно-расходные  кассовые ордера, накладные и другие первичные экономические документы.

При выборе системы управления документами необходимо учитывать  следующие параметры: легкость освоения и удобство в работе, возможность  интеграции с другими автоматизированными  системами и работы в вычислительных сетях, надежность системы, наличие  средств защиты информации.

На российском рынке предлагается достаточное число программных  продуктов, позволяющих автоматизировать обработку документов.

Одним из распространенных программных продуктов такого типа является «1С: Электронный документооборот». Эта программа предназначена для автоматизации движения потоков документов, циркулирующих в организации, а также для их обработки и хранения. Она позволяет создавать шаблоны и бланки документов, устанавливать правила их заполнения, определять маршрутные схемы движения документов внутри организации и пр. Также с ее помощью можно осуществлять контроль за работой исполнителей, обеспечивать защиту данных конкретного пользователя, автоматизировать большую часть рутинных операций, выполняемых сотрудником в процессе подготовки документа.

Система поддерживает работу с несколькими массивами документов: «Пришедшие», «На контроле», «Несохраненные»  и др. Многие операции выполняются  автоматически, например, автоматически  осуществляется контроль за документами, находящимися в работе, а также прием документов.

Программа позволяет настраивать  маршрут прохождения документов. При этом для каждой точки маршрута можно установить право просмотра  или редактирования документа, а  также указать точки, в которых  происходит рассылка копий документа  другим пользователям.

Наличие справочника позволяет  хранить информацию об иерархической  структуре подразделений организации, поддерживать информационный обмен  между начальниками и подчиненными, составлять списки рассылки документов и пр.

2.2 Интегрированный пакет программ Microsoft Office

Интегрированные пакеты представляют собой набор нескольких программных продуктов, объединенных в единый удобный инструмент. Наиболее развитые из них включают в себя текстовый редактор, органайзер, электронную таблицу, средства поддержки электронной почты, программу создания презентационной графики.

Результаты, полученные отдельными подпрограммами, могут быть объединены в окончательный документ, содержащий табличный, графический и текстовый  материал.

Наиболее известные  интегрированные пакеты:

1. Microsoft Excel

2. Microsoft Word

2.3. Web-браузеры и программы для работы с электронной почтой

Программы для  просмотра Web-страниц 

Одной из основных задача Internet является хранение и предоставление (по запросам) пользователям необходимой информации. Чтобы найти нужную информацию в Internet необходимо знать адрес Web-страницы (сайта), на которой эта информация находится, иметь установленную на ПК хотя бы одну из прикладных программ просмотра Web-страниц и иметь доступ к глобальной сети.  
 
Программа для навигации (поиска информации в Internet) и просмотра Web-страниц называется браузером (browser). В настоящее время существует множество браузеров. Наиболее популярными являются графические браузеры (двумерные): Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera , Google Chrome и другие.

Почтовые приложения, почтовый интерфейс 

Электронная почта MAIL появилась до создания Интернет. В то время передача электронной почты между компьютерами осуществлялась посредством модемного соединения.

В настоящее время наиболее распространенными протоколами  электронной почты являются: SMTP и POP3. Письма отправляются в исходящий  почтовый ящик по протоколу SMTP, а принимаются  из входящего почтового ящика по протоколу POP3.

В глобальной сети электронная  почта передаётся между узлами (почтовыми  серверами) с использованием программ пересылки почты. Для передачи электронных  писем по сети используется метод  коммутации сообщений.

Коммутация  сообщений – процесс пересылки данных, включающий прием, хранение, выбор исходного направления и дальнейшую передачу блоков сообщений (без разбивки на пакеты). При коммутации сообщений блоки сообщений передаются последовательно от одного промежуточного узла (почтового сервера) к другому с временной буферизацией их на дисках каждого узла, пока не достигнут адресата.