Управленческая деятельность и информационное обеспечение управления

Множество разнообразных  по видам и назначению документов, создаваемых в организации, предназначено, во-первых, для реализации внешних связей, во-вторых, используется сугубо для ее внутренней деятельности во всех разнообразных аспектах.

1.4. Организация информационного обеспечения управленческой деятельности

Информация дает возможность  принимать обоснованные и эффективные  решения. Она позволяет управлять. Но и информацией нужно управлять. Управлять процессом ее получения и использования, информационными ресурсами и информационным обеспечением. Управление информационными ресурсами и информационным обеспечением управленческой деятельности означает оценку информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления, изучение документооборота организации, его рационализацию, стандартизацию типов и форм документов, типизацию информации и данных, преодоление проблемы несовместимости типов данных, создание системы управления данными и т.п. Эти задачи управления похожи для всех организаций. И хотя еще не разработана полная методология количественной и качественной оценки информационных потребностей и ресурсов, а также прогнозирования потребности в информации, на уровне организации можно и нужно изучать информационные потребности, планировать информацию и управлять информационными ресурсами. Поэтому информационное обеспечение предполагает решение задач распространения информации, проведения административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий по ее эффективному использованию.

Обобщенные цели и задачи информационного обеспечения

Цели и задачи информационного  обеспечения управленческой деятельности можно определить следующим образом:

• удовлетворение информационных потребностей органов управления, предоставление им информации в виде документов;
• формирование, размещение, наполнение, поддержка, актуализация и использование информационных ресурсов организации;
• создание и развитие систем обработки и передачи информации;
• развитие системы информационного обеспечения.

Требования к информационному  обеспечению управленческой деятельности и к управлению информацией формулируются так:

• удовлетворение информационных потребностей органов управления;
• правильный отбор первичных сведений и источников информации;
• правильная систематизация и классификация информации;
• непрерывность процесса сбора и переработки информации;
• отсутствие дублирования информации;
• проверка корректности (непротиворечивость данных);
• многократное использование информации;
• приведение к общему формату информации;
• фильтрация, агрегирование и актуализация информации;
• уменьшение числа показателей и объемов информационных потоков (числа документов и объема документооборота).

Задачи создания и совершенствования системы  информационного обеспечения

Системы информационного  обеспечения решают следующие задачи:

• определение потребителей информации, ее состава, периодичности циркуляции (обеспечение информационного сопровождения управленческой, производственной и других видов деятельности), форм представления (в виде диаграмм, графиков, текста, таблиц в форме, удобной для руководителей);
• определение источников информации, обеспечение доступа к ней из внутренних и внешних источников;
• унификация и организация процессов и средств сбора, регистрации, обработки, хранения, обновления, передачи и использования информации, распределение этих задач между подразделениями;
• организация потоков информации, формирование комплекса технических средств для организации информационных потоков (информационно-телекоммуникационных систем, систем диспетчеризации и мониторинга), развитие и создание новых информационных и телекоммуникационных технологий и поэтапное формирование единого информационного пространства организации, обеспечение управления информацией в разнородных (многоплатформных) комплексах;
• организация хранения массивов информации (разработка системы классификаторов, хранение данных и информации в унифицированных форматах);
• формирование унифицированной системы документации, разработка документооборота и технологических процессов формирования документов, установление порядка их составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения;
• формирование и эксплуатация системы взаимодействия информационной системы и менеджеров, организация использования информации для оценки тенденций, альтернатив решений и действий, разработки прогнозов, выработки стратегии;
• организация обратной связи — осуществление коррекции входной информации по информации, переработанной в организации;
• разработка «Концепции создания единой информационно-телекоммуникационной системы организации» и «Программы совершенствования информационного обеспечения организации» для планирования информационного обеспечения управленческой деятельности.

1.5 Нормативно-методическая база информационного обеспечения управленческой деятельности

Информационное обеспечение  управленческой деятельности должно учитывать  существующие законодательные и  нормативные ограничения и необходимость внутренней регламентации, а также обеспечивать необходимый уровень безопасности при использовании технических средств в рамках соответствующих информационных технологий и уровень информационной безопасности.

Нормативно-методическая база информационного обеспечения  управленческой деятельности — это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологии создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации.

Нормативно-методическая база включает в себя:

• законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
• указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы работы с документами на федеральном уровне;
• правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
• правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы организации работы с документами;
• правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические материалы по работе с документами учреждений, организаций и предприятий;
• государственные стандарты на документацию;
• унифицированные системы документации;
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• государственную систему документационного обеспечения управления, основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
• нормативные документы по организации архивного хранения документов.

1.6 Источники информации

Любая организация существует в некоторой внешней среде, образуемой государством, другими организациями, людьми, общественными объединениями и технологическими, социальными, экономическими, правовыми и другими отношениями между ними. Эта же организация порождает свою внутреннюю среду, внутренняя среда формируется совокупностью структурных подразделений предприятия и работающих там людей и технологическими, социальными, экономическими и другими отношениями между ними.

Информация порождается  соответствующими средами, поэтому, в зависимости от источника ее возникновения в рамках организации выделяют внутреннюю и внешнюю информации.

Внутренние источники  информации — это, как правило, внутриорганизационные подразделения. Они порождают плановую, контрольную, учетную, научно-техническую, аналитическую и фугую информации. Эти информации передаются и используют и в рамках следующих систем:

• внутрифирменного электронного документооборота;
• электронных хранилищ информации и документов;
• бумажного документооборота и документов на бумажных носителях.