Сущность организации как кибернетической системы

3.5. Планирование  реализации стратегии

      Стратегическое  планирование приобретает смысл  тогда, когда оно реализуется. На рис. 2 представлена последовательность реализации стратегии.

 

      Рис. 2. Последовательность реализации стратегии 

      Разработка  кратковременных планов, согласующихся  с общими долгосрочными планами руководства, называются тактикой. Тактикой для предприятия «ОСЭ - Луганск» будет создание эффективной команды для открытия регионального офиса.

      Политика - конкретизируемая тактика. В данном случае политикой является: увеличение объёма продаж, повышение профессионального уровня дистрибьюторов.

      Для детализации политических действий разрабатываются процедуры: улучшение  сервиса по обслуживанию клиентов, проведение обучающих собраний по маркетингу, психологии.

      Чтобы решить небольшие, но важные проблемы, когда для достижение целей требуется высокая степень подчинения, руководитель использует правила. На предприятии существует обязательные требования: быть пунктуальным, работать с отдачей все восемь часов, активно использовать невербальные способы общения с клиентами, возраст приёма на работу от 18 до 28 лет.

      Для выполнения выбранной стратегии  методами контроля будут:

• прибыльность предприятия;
• рост или уменьшения объёма продаж.

      Объёмы  реализации товара рассмотрены в  таблице. 3.

                                                                                                                Таблица 3 

      Динамика  реализации товара на предприятии «ОСЭ - Луганск»

 

      Данные  таблицы показывают, что значительного  изменения в объёме реализованного товара не наблюдается. Среднее стабильные объёмы продаж позволяют судить, что  руководитель не ставится целью увеличить доход всеми возможными и невозможными средствами.

      Следует отметить, что с начала года его  дистрибьюторская сеть увеличилась до десяти человек. Поэтому менеджер с инструкторами активно работают с новыми дистрибьюторами, обучая их премудростям этого бизнеса.

4. Разработка организационной структуры управления предприятием

      4.1. Определение типа организационной  структуры управления предприятием.

      Организационная структура - это одновременно способ и форма объединение людей для осуществления общих для них производственных и управленческих целей.

      Основными элементами структуры управления являются звенья и ступени, или уровни. Управление в «ОСЭ – Луганск» осуществляется по горизонтали. В свою очередь, сеть дистрибьюторов определяется вертикальным управлением, т.к. делится на несколько команд во главе с ведущими дистрибьюторами – инструкторами.

      Менеджер, как руководитель, имеющий линейные полномочия, имеет узаконенную власть (назначается на должность решением учредителем).

      Важным  аспектом функции организация является установление взаимоотношений между членами организации в рамках её структуры.

      Делегирование – передача полномочий с высших эшелонов власти к низшим. Инструктором делегированы некоторые полномочия, а именно: распределение товара между дистрибьюторами, ведения складских операций, проведение собраний по обучению персонала, тестирование товара, премирование или увольнение сотрудников.

      На  предприятии, вследствие её малочисленного состава, превалирует централизованное управление.

      Построим  схему организационной структуры предприятия на рис. 3.

 
 

      Рис.3. Организационная структура предприятия  «ОСЭ – Луганск» 

      Проектируемая организация имеет линейно –  функциональную структуру управления.

      Линейно-функциональная структура – это процесс деления  организации на отдельные элементы, каждый из которых имеет свою чётко  определённую, конкретную задачу и обязанности.

      4.2. Описание функции звена управления

      В табл. 4 представлены функции звена управления предприятии

      Таблица 4 

Численность и функции должностных лиц  предприятия «ОСЭ – Луганск» 

 

Как пример, рассмотрим должностные обязанности секретаря:

• печатает платёжные ведомости;
• приём телефонных сообщений для сотрудников;
• оформление приёма и увольнение работников;
• распечатка обучающих памяток, листовок;
• передача отчётов по реализации товара в центральный офис компании;
• приём рейтингов офисов по факсу;
• приём и передача телефонных сообщений из других региональных офисов;
• собеседование по телефону о приёме на работу;
• организация встреч с рекламодателями, инспекторами государственными служб.

 

5.  Проектирование  коммуникации в организации

      Коммуникация, общение – это обмен информацией  и смыслом информации с двумя и более людьми.

      Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией. Поэтому коммуникацией называют связующими процессами.

      Все коммуникации можно разделить на внешние и внутренние. Внешние – это обмен информацией с вышестоящим аппаратом управления – учредителем и банками, потребителями государственными службами. В каждом случае информация является как входящей, так и исходящей.

      Внутренние  – это обмен информацией в организации между структурными подразделениями и отдельными исполнителями, которые могут быть межуровневыми или вертикальными коммуникациями.

      В рамках вертикальной коммуникацией  информация перемещается с уровня на уровень. При этом информация может передаваться по нисходящей и по восходящей вертикали.

      Кроме того, существует неформальная информация, проходящая на межличностном уровне, не всегда являющаяся достоверной.

      Основные  виды коммуникации представлены в табл.5.

                                                                                                          
 
 
 
 
 
 

                                                                                                                Таблица 5 

                 Коммуникации в организации «ОСЭ – Луганск»

 

      Основными элементами коммуникационного процесса являются: отправитель, сообщения, канал и получатель, которые графически изображены на рис.4.

Формирование          Кодирование и           Передача по           Декодирование

идеи                       выбор канала               каналу

                                    Обратная связь 

Рис.4. Графическая модель коммуникационного процесса

      1) Отправитель, лицо, генерирующее  идеи или собирающее информацию и передающее её. В данном случае отправитель-это бухгалтер «ОСЭ – Луганск».

2. Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов. Сообщением будет служить отчёт о реализации товара за прошедшую неделю.
3. Канал, средство передачи информации. Каналом является: факсимильная связь, компьютерная сеть «Интернет».
4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует её. Получателем отчёта будет бухгалтерский отдел центрального офиса АОЗТ «ОСЭ».

   При обмене информацией отправитель  и получатель проходят четыре взаимосвязанных этапа:

1. Зарождение идеи. Отправитель решает, какую идею или сообщение следует сделать предметом обмена.
2. Кодирование и выбор канала. Отправитель с помощью символов кодирует идею, использовав слова, интонацию.
3. Декодирование-перевод символов отправителя в мысли получателя.
4. Обратная связь-реакция получателя, показывающая, понята или нет переданная информация. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникационными решениями.

   Графическая модель коммуникационного процесса в дочернем предприятии «ОСЭ – Луганск» представлена на рис.5 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Уведомление          Подсчёт количества          Телефакс,              Сверка данных