Совершенствование организационной структуры предприятия

       Для руководителей различных уровней:

• быстрый поиск документов;
• отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
• эффективный контроль и отчетность по исполнению поручений (резолюций);
• сокращение сроков подготовки и согласования документов;
• удобная работа над проектами документов;
• получение сводных отчетов;
• возможность делегирования полномочий;
• мобильный и удалённый (в том числе, в off-line) доступ к документам.

Для сотрудников  канцелярий, секретариатов, для делопроизводителей:

• быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;
• приём, регистрация и отправка документов через электронную почту;
• отслеживание хода исполнения поручений (резолюций);
• удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так и проектов (РКПД);
• журналы передачи, ознакомления и пересылки документов, внутренние и внешние реестры отправки;
• формирование отчетности.

       Наличие дополнительного модуля ДЕЛО-WEB в этой системе позволяет помощью web-технологий сотрудникам удаленного филиала оставаться равноправными участниками документооборота в рамках всей организации. Это удобно для «Росгосстраха» как для организации с территориально распределенной структурой и наличием большого количества филиалов.

       В «Росгосстрахе» создана единая электронная  база документов, насчитывающая сейчас около 20 миллионов договоров. Ежедневно  в базу поступают сотни тысяч  новых договоров, и за доли секунды  сотрудник «Росгосстраха» может  получить информацию о каждом полисе ОСАГО для того, чтобы авторизовать убыток. Также огромен поток внутренней документации при управлении организацией.

         Информационно-документационное обеспечение управления организации является важнейшей обслуживающей функцией управления. От ее рациональной организации зависит быстрота принятия решения, доведения его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, в конечном счете, получение экономического эффекта от деятельности фирмы. Введение  автоматизированных систем позволят упростить и ускорить это процесс в работе  группы компаний «Росгосстрах».  

3.  Анализ  организационной структуры управления  филиалом ООО «Росгосстрах-Сибирь» – «Управление по Иркутской области»

       На  территории области работает филиал ООО «Росгосстрах-Сибирь» - «Управление  по Иркутской области», входящий в  Группу компаний «Росгосстрах». Филиал образован в 2003 года в результате реорганизации системы Росгосстраха, проводимой в целях оптимизации  деятельности компании.

       Клиентами компании являются крупнейшие предприятия  промышленного комплекса Иркутской  области: ЗАО "Илим-Палп Энтерпрайз", ЗАО "Байкалвестком", ОАО "Алмаз", СХОАО "Белореченское", Киренская РЭБ, ОАО "Байкальская пивоваренная компания" и другие. Росгосстрах сотрудничает с крупнейшими банковскими организациями в области, среди них: Сбербанк РФ, Внешторгбанк, Альфа-банк, Промсервисбанк, МДМ Банк и другие. Более 600 коммерческих организаций в Иркутской области заключили с Росгосстрахом договоры страхования. Более 190 тысяч жителей Иркутской области доверили компании свою страховую защиту. Росгосстрах располагает самой разветвленной сетью квалифицированных агентов, которая интенсивно расширяется. В составе филиала работают 18 страховых отделов и два страховых агентства, 3 собственных центра урегулирования убытков в городах Иркутск, Братск, Тулун. Для удобства клиентов Росгосстрах открыл мобильные офисы продаж. Агенты Росгосстраха работают в самых отдаленных населенных пунктов области.

       ООО «Росгосстрах-Сибирь» в своей  деятельности руководствуется Уставом (в 2011 году выпущена новая редакция), зарегистрированным в Министерстве юстиции.

       Высшим  органом управления общества является общее собрание. Общее собрание вырабатывает направления экономического и социального развития; устанавливает порядок распределения прибыли; решает вопросы создания и прекращения деятельности обособленных подразделений; устанавливает направления внешнеэкономической деятельности; рассматривает и разрешает конфликтные ситуации, возникающие между администрацией и трудовым коллективом, а также другие хозяйственно-экономические вопросы, предусмотренные Уставом.

       Все вопросы оперативной деятельности объединения решаются Генеральным  директором и назначенными им заместителями, руководителями подразделений аппарата управления. Решения по социально-экономическим  вопросам деятельности объединения  вырабатываются и принимаются органами управления с участием трудового коллектива на общем собрании или конференции.

       Штат  филиала, кроме руководителя филиала, входит восемь специалистов и два  технических работника (водитель, уборщица). В состав специалистов входят: заместитель  руководителя, три менеджера, экономист, бухгалтер и специалист по компьютеризации. Кроме специалистов в филиалах работают 39 страховых агентов. К каждому населенному пункту прикреплен страховой агент. Один страховой агент обслуживает, в сельской местности от 300 до 500 человек, в городской местности от 500 до 1000 человек в месяц. Заключением договоров страхования занимаются страховые агенты, организацию и контроль за их деятельностью осуществляет

       Согласно  общей организационной структуре Филиала ООО «Росгосстрах-Сибирь» - «Управление по Иркутской области»  все подразделения являются частью отдельных рабочих группы. Возглавляют их деятельность руководители группы, которые так же входят в отдельную рабочую группу руководителей,  возглавляемую директором филиала. Наблюдается вертикальное подчинение между звеньями структуры.

       Директор  территориального подразделения «Управление  по Иркутской области» административно  подчиняется Директору Филиала  ООО «Росгосстрах-Сибирь», функционально  Заместителю Директора Филиала по продажам, Заместителю Директора Филиала по страхованию. Директор территориального управления руководит работниками Территориального подразделения Филиала и страховыми агентами, организует и контролирует розничные и корпоративные продажи, мероприятия по оперативному маркетингу, проводит переговоры с партнерами и корпоративными клиентами территориального подразделения, обеспечивает качественный состав агентов и организацию их работы в целях выполнения планового объема продаж и других бизнес-показателей Территориального подразделения.

       Заместитель руководителя осуществляет те же функции, что и руководитель, подчиняясь самому руководителю.

       Также в подразделении выявлены такие  должности как менеджер (по работе с партнёрами), менеджер корпоративных продаж, менеджер агентской группы и секретарь.

       Менеджер (по работе с партнёрами) административно и функционально подчиняется  руководителю Страхового отдела / Генерального агентства. Функционально подчиняется  главному менеджеру (по работе с партнерами) Дирекции, начальнику Отдела розничных продаж, заместителю директора Филиала по продажам. В его обязанности входит управление и поддержка продаж через партнёров на территории работы Страхового отдела / Генерального агентства с целью увеличения объемов альтернативных продаж Филиала.

       Менеджер  корпоративных продаж административно и функционально подчиняется руководителю Территориального подразделения. Функционально подчиняется руководителю подразделения корпоративных продаж, Дирекции Филиала. Обязанности менеджера корпоративных продаж: осуществление корпоративных продаж в Территориальном подразделении Филиала на основании методических рекомендаций ООО «ХК «Росгосстрах» и ОАО «Росгосстрах» с целью увеличения объемов корпоративных продаж Территориального подразделения Филиала.

       Менеджер  агентской группы административно и функционально подчиняется  руководителю Страхового отдела / Генерального агентства. Административно подчиняется – начальнику Отдела розничных продаж, Главному/Ведущему менеджеру Отдела розничных продаж Дирекции Филиала. Руководит группой страховых агентов. Менеджер осуществляет работы с группой агентов, направленной на улучшение структуры портфеля, увеличение клиентской базы Страхового отдела / Генерального агентства Филиала с целью увеличения продаж Страхового отдела / Генерального агентства Филиала.

       Секретарь подчиняется административно и функционально руководителю Территориального подразделения. Функциональное его подчинение  начальнику Отдела делопроизводства и архива Дирекции. Обязанности секретаря: осуществление поддержки документооборота в строгом соответствии с утвержденным порядком работы, подготовка документации, обеспечение бизнес- процессов, в том числе организация подписания документации Директором Филиала/Руководителем Территориального подразделения в целях поддержания бесперебойности бизнес-процессов Филиала/Территориального подразделения.

       Также в подразделении имеется водитель, административное и функциональное подчинение которого отходит  руководителю. Водитель обязан выполнять безопасные перевозки и техническое обслуживание вверенного ему автотранспортного средства в целях поддержания бесперебойной работы Территориального подразделения Филиала.

       Подразделения и работники учреждения, выполняющие  определенную функцию управления, различают техническую, экономическую, производственную, хозяйственную внешних связей и социальную подсистему управления.

       Функция управления деятельностью учреждения реализуется подразделениями и  отдельными работниками, которые при  этом вступают в экономические, организационные, социальные, психологические отношения  друг с другом. Многообразие функциональных связей и возможных способов их распределения  между подразделениями и работниками  определяет разнообразие возможных  видов организационных структур управления. Эти виды сводятся в  основном к двум типам организационных  структур: кросс-функциональная и бригадная.

       Все чаще в ООО «Росгосстрах-Сибирь» стали внедряться временные проекты, с четко установленными временными рамками начала и окончания проекта. Сосуществование целевых программ и временных проектов привели к новым проблемам и тем самым к необходимости реорганизации (совершенствованию) существующей организационной структуры.

       Такая форма достаточно широко применяется  в организации управления по проектам. Принципы, на которых они строятся, разрушают основы командно-контрольных структур управления. Назовем главные:

• автономная работа бригады;
• самостоятельное принятие решений и координация деятельности по горизонтали;
• замена жестких связей бюрократического типа гибкими связями;
• привлечение для разработки и решения задач сотрудников из других подразделений.

       Эти принципы разрушают традиционное деление производственных, инженерно-технических, экономических и управленческих служб на изолированные системы со своими целевыми установками и интересами.

       Но  кроме того в рабочих группах значительно расширяются функции труда работников, наблюдается повышение их квалификация в результате освоения нескольких специальностей и профессий и более полного развития способностей. Сочетание коллективной и индивидуальной ответственности за качество работы и ее конечный результат резко снижает необходимость в формальном контроле. Соответственно меняются условия оплаты труда, направленные, прежде всего на стимулирование экономически выгодного сотрудничества и повышение заинтересованности в росте прибылей и доходов. В бригадах вводятся гибкие системы, предусматривающие тесную связь между уровнем заработной платы каждого члена группы и общими результатами.

       Преимущества  бригадной (кросс - функциональной) структуры:

       - гибкое использование кадров, их  знаний и компетентности;

       - работа в группах создает условия  для совершенствования;

       У такой структуры, как и у любой  другой, есть свои недостатки:

       - сложность в координации работ  отдельных бригад;

       - высокая квалификация и ответственность  персонала;

       - высокие требования к коммуникациям.