Рекомендации по улучшению внутренней среды ОАО «Гостиница Барнаул»

 

 

 

Рисунок 2 – Схема  организационной структуры гостиницы  «Барнаул»

 

На предприятии  четко распределены полномочия и  меры ответственности по каждой должности. Каждый понимает, что от него ждут, и  кто на него опирается. Структура  управления на предприятии – линейно-функциональная.

В гостинице «Барнаул» к целевым функциям можно относиться:

- прием и размещение гостей;

- производство питание;

- продажу номеров;

- организацию деловых встреч и конференций.

А, к функциональным можно отнести:

- обеспечение безопасности;

- бухгалтерский учет;

- административную деятельность.

Важной проблемой  формирования структуры управления отелем является создание не только структуры  в целом, но и ее органов управления:

- руководства;

- функциональной структуры;

- вспомогательной структуры.

Руководство высшего  звена также принимает решение, какую систему расчетов с клиентами  использовать на предприятии. Но часть  этих вопросов может быть передана на рассмотрение нижестоящим звеньям  управления, если на генерального директора  возложено слишком много полномочий и обязанностей.

Директор без  доверенности действует от имени предприятия в следующих случаях:

- осуществляет оперативное руководство деятельностью предприятия;

- имеет право первой подписи под финансовыми документами;

- утверждает штатное расписание, заключает трудовые договора с работниками предприятия, применяет к этим работникам меры поощрения и налагает на них взыскания;

- совершает сделки от имени предприятия;

- открывает в банках счета предприятия;

- планомерно требует от бухгалтерии отчетности о прибылях и издержках, а также дебиторскую и кредиторскую задолженности

- издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками предприятия;

- исполняет другие функции, необходимые для достижения целей деятельности предприятия и обеспечения его нормальной работы.

Обязанности директора:

- осуществлять руководство текущей деятельностью предприятия;

- организовывать работу и эффективное взаимодействие производственных единиц и структур предприятия;

- обеспечивать выполнение текущих и перспективных планов предприятия;

- обеспечивать разработку планов работы исходя из заключенных хозяйственных договоров, установленных заданий и экономических перспектив;

- обеспечить рентабельность работы предприятия;

- обеспечить соблюдение законности в деятельности предприятия;

- представлять интересы предприятия при рассмотрении административных, финансовых, хозяйственных, трудовых дел в судах и других органах.

Номерной фонд осуществляет бронирование номеров (сообщает об этом потенциальным гостям), гостеприимный прием гостей (чистый холл гостиницы, вежливое обращение с клиентами и ответы на все их вопросы, убранные номера). Эта служба в свою очередь делиться на несколько частей, каждая из которых решает определенные задачи.

Основными ее задачами являются:

• регистрация гостей и распределение номеров;
• ведение реестра состояния номеров;
• хранение ключей; оформление выездов;
• ведение счета гостя; координация работы горничных;
• предоставление гостям различной информации, в частности по работе гостиницы.

Неотъемлемой частью административной службы является отдел резервирования номеров. Резервирование может быть осуществлено как по телефону, по факсу, а также через официальный сайт - http://www.barnaulhotel.ru/.

Гость при прибытии сталкивается со службой  размещения департамента управления номерным фондом, где он регистрируется и  получает номер.

Служба горничных в большинстве  случаев является наиболее функционально  значимым подразделением, если речь идет о получении услуг гостиничного размещения, так как это подразделение  отвечает за уборку номеров, холлов, коридоров  и т.п. внутренних помещений, в которых  осуществляется прием и обслуживание клиентов

Лицо, возглавляющее службу горничных, несет ответственность за работу персонала по поддержанию чистоты  и порядка в жилых и служебных  помещениях гостиницы. Старшая же горничная  получает задание и распределяет его выполнение среди подчиненных, одновременно выполняя административные функции, возложенные на нее исполнительным директором.

Другим подотделом службы управления номерным фондом является инженерная служба, которая несет ответственность  за работу механической, электрической, отопительной, вентиляционной систем, водоснабжения и канализации  и осуществляет профилактический и  текущий ремонт не только номерного  фонда и установленного в нем  оборудования, но и всего гостиничного предприятия.

Одним словом от службы приема и размещения зависит первое впечатление, которое  получает гость от гостиничного комплекса. Администраторы в процессе общения  с гостем должны обсудить такие вопросы, как цена за номер, сроки размещения, порядок оплаты. Обсуждаются и  другие вопросы, которые позволяют  судить о платежеспособности гостя.

Если подтверждение на размещение получено, гость заполняет регистрационную  карточку, в которой указывает  адрес своего постоянного места  жительства, адрес организации, оплачивающей проживание (если оплата производится третьим лицом), и вид платежа (наличные, кредитная карточка или чек).

Заполнив карточку, гость подписывает  ее, тем самым заключая договор, подтверждающий вид размещения, продолжительность  проживания и стоимость номера.

По окончании оформления коридорный или посыльный провожают гостя  до предоставленного ему номера, помогая  поднести багаж. Если у гостя возникают  вопросы или появляются какие-либо проблемы, то первым делом он обращается в службу приема и размещения. И  когда наступает время отъезда, сотрудники этой службы проводят расчет за проживание. Если что-то прошло неудачно, самое время исправиться

Ресторан как подразделение  общественного питания обслуживает  гостей согласно меню, которое является основой любой ресторанной концепции, независимо, к какому типу данное предприятие  питания относится. Большую роль при этом играет профессионализм  метрдотелей и официантов, находящихся  в непосредственном контакте с клиентами.

Барное обслуживание заключается в основном в обеспечении клиентов спиртными напитками. В барах могут также готовиться напитки для их употребления в ресторане. Такой бар носит название сервисного («servicebаг»).

Кухня является производственным центром. Заказы на производство конкретной продукции  поступают из ресторана от официантов (на основе составленного и предлагаемого  клиентам меню), а также из банкетного зала, работающего по предварительному заказу.

Повара готовят необходимые  блюда, а главной обязанностью руководства  в этом секторе является лишь контроль за ценой и качеством конечного продукта. При этом основным лицом, в ведении которого находится производство питания в гостинице, как правило, является шеф-повар. Это человек, который получил специальное образование, квалифицирующее его как профессионального повара.

Роль этой службы вообще трудно переоценить. Ведь каждый человек испытывает потребность  в еде. Причём, чем вкуснее и  питательнее она приготовлена, те большее чувство удовлетворения испытывает отдыхающий. От квалификации поваров зависит очень много.

Но впечатление от хорошо приготовленной пищи может быть нарушено плохим сервисом обслуживания. Поэтому обслуживающий  персонал должен быть подготовлен соответствующим  образом, уметь вовремя обслужить  гостя.

Для нормального функционирования кухни необходимо своевременно привозить  продукты питания и напитки, в  достаточно большом ассортименте и  надлежащего качества. Отслеживание того продукта или напитка, который  пользуется наибольшим спросом и  который заканчивается на складе и занимается этот отдел. Они постоянно  изыскивают возможности обновления ассортимента. Особенно это относится  к разнообразию спиртных и прохладительных  напитков. К всевозможным ингредиентам для коктейлей.

Бухгалтерия документально оформляет  совершаемые хозяйственные операции на предприятии: снабжение, приобретение товаров, сырья, материалов, расчетные  операции с поставщиками, транспортными  организациями, бюджетом, составляет калькуляцию  произведенной продукции, проводит инвентаризацию, начисляет заработную плату и налоги, ведет отчетность предприятия.

Также перед бухгалтерией ставится задача по организации контроля за снабжением по объему и ассортименту в соответствии с заключенными договорами, соблюдение норматива и структуры товарных запасов, нахождение путей снижения товарных потерь при хранении, транспортировке и отпуске. В обеспечении сохранности товарно-материальных ценностей на предприятии организована материальная ответственность кладовщиков, кассиров, заведующих производством, продавцов.

Ежедневно в бухгалтерию предоставляются отчеты по остаткам и движению товаров и денежных средств. Кассир сдает выручку с контрольно - кассовой лентой и кассовой книгой главному кассиру, по графику инкассации деньги передаются в банк.

Годовая и квартальная бухгалтерская  отчетность дает достаточно полную информацию для оценки эффективности работы предприятия. Типовые ее формы устанавливаются  Министерством финансов и регламентируются Законом о бухгалтерском учете  и отчетности и инструкцией о  составе и порядке заполнения годового бухгалтерского отчета.

Служба безопасности выполняет  функции поддержания порядка  и безопасности в гостиничном  комплексе, поскольку гостиница  несет ответственность за обеспечение  разумной безопасности своих клиентов.

При этом предприятие может поручить выполнение этих обязанностей, как  собственной службе, так и привлечь стороннюю организацию.

Важной характеристикой структуры  управления является иерархичность  или величина расстояния между высшим и нижним звеном организации. Структура  эффективна с точки зрения контроля за распределением и использованием ресурсов, обеспечивает высокую степень их концентрации на отдельных направлениях деятельности. В то же время в такой структуре малоэффективен процесс коммуникаций (особенно снизу вверх) и ограничена самостоятельность сотрудников.

Анализ достоинств и недостатков  структур управления позволяет найти  критерии их оптимального использования.

Линейно-функциональная система обеспечивает, начиная со второго уровня иерархии, деление задачи управления "по функциям". Штабы могут создаваться в  центральных и других органах  управления, образовывая штабную  иерархию.

Эта структура управления характеризуется:

• высокой централизацией стратегических решений и децентрализацией оперативных,
• организацией директивных связей по однолинейному принципу, преобладающим применением инструментов координации с технической поддержкой.