Внутренняя среда организации

Введение 

     Последнее десятилетие в истории России характеризуется ее переходом на рыночные рычаги хозяйствования. Как известно, рынок характеризуется жесткой конкурентной борьбой и устойчивым внешним окружением. В этих условиях важное значение приобретает решение проблемы выживания фирмы в долгосрочной перспективе. От этого во многом зависит «выздоровление» отечественной промышленности и выпуск конкурентоспособной продукции, что позволит говорить об интеграции нашей стороны в мировую экономику.

     Выживание предприятия в долгосрочной перспективе напрямую связано с выработкой эффективной стратегии поведения. Последняя обусловлена проведением квалифицированного анализа внешней и внутренней среды, на результатах которого и строится стратегия.

     Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее внутреннего потенциала на должном уровне. Внутренняя же среда заключает в себе тот потенциал, который дает возможность организации функционировать, а, следовательно, и выживать в определенном промежутке времени. Вот почему их анализ чрезвычайно важен для формирования эффективной стратегии. Неудивительно, что в стабильных условиях административно – командной системы хозяйствования не могло идти речи о выработке стратегии. Однако сегодняшние рамки четко ставят перед любым предприятием цель – выжить и обеспечить конкурентоспособное производство. Поэтому весьма полезным может оказаться изучение зарубежного опыта стратегического управления. И чем раньше отечественные товаропроизводители займутся профессиональным управленческим обследованием среды, тем быстрее нашу страну начнут воспринимать как серьезного экономического партнера на международном рынке.

       1 Теоретические аспекты исследования внутренней среды организации 

       1.1 Внутренняя среда организации как объект исследования 

       Организация – это группа людей,  деятельность которых сознательно  координируется для достижения  общей цели (группы целей). Любая организация находится и функционирует в рыночной среде. Совокупность факторов или ситуационных переменных, влияющих на организацию, называют организационной средой. Она состоит из внутренней и внешней среды.

     Внутренняя  среда организации – это совокупность внутренних ситуационных факторов внутри организации. Они тесно взаимосвязаны  и в большинстве случаев контролируются и регулируются. Внутренняя среда организации является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе тот потенциал, который дает возможность организации функционировать, а, следовательно, существовать и выживать в определенном промежутке времени. Но внутренняя среда может быть и источником проблем и даже гибели организации в том случае, если она не обеспечивает необходимого функционирования организации.

     Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее внутреннего потенциала на должном уровне. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Но ресурсы внешней среды небезграничны. И на них претендуют многие другие организации, находящиеся в этой же среде. Поэтому всегда существует возможность того, что организация не сможет получить нужные ресурсы из внешней среды. Это может ослабить ее потенциал и привести ко многим негативным для организации последствиям. Задача стратегического управления состоит в обеспечении такого взаимодействия организации со средой, которое позволяло бы ей поддерживать ее потенциал на уровне, необходимом для достижения ее целей, и тем самым давало бы ей возможность выживать в долгосрочной перспективе.

     Основными факторами внутренней среды организации  являются: структура, цели, задачи, технология, персонал, ресурсы, культура. Цели –  это конкретные конечные состояния  или желаемый результат, которого стремиться добиться организация. Формирование и сообщение целей представляет собой важное средство координации работы, поделенной между собой специализированными группами при условии, что цели подразделений увязаны с целями организации в целом.

       Структура организации – это  логическая взаимосвязь уровней управления и функциональных областей, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

     Задача  – это предписанная работа, серия  работ или ее часть, которая должна быть выполнена установленным способом в заранее оговоренные сроки.

     Задачи  можно классифицировать как:

• работу с предметами (машины, оборудование);
• работу с людьми;
• работу с информацией.

     Задачи  нужно делать как можно больше специализированными.

     Технология  – это внутренний фактор организации, который имеет широкое значение и определяется как средство преобразования ресурсов – будь  то люди, информация или физические материалы – в конечный продукты и услуги, по своей сути она представляет способ, который позволяет осуществить такое преобразование.

     Сфера контроля является важнейшим аспектом структуры. Если объем управления широк и при этом имеется несколько уровней управления, структуру называют плоской, многоуровневые структуры имеют несколько уровней управления и узкие сферы контроля.

     Важным  звеном внутренней среды являются ресурсы. Все виды ресурсов поступают из внешней среды (их вход в систему для последующего преобразования в продукцию и услуги, ради производства и реализации которых создано предприятие). Каждая организация решает задачу по определению оптимальной потребности ресурсов по видам и их совокупности и обеспечению их эффективного использования.

     Одним из важных факторов внутренней среды является организационная культура предприятия. Организационная культура – это система ценностей, норм и правил, разделяемых всеми сотрудниками организации. Все организации разделены на горизонтальные специализированные функциональные области и вертикальные уровни управления. На практике этой системе уделяют внимание не все организации. Культуру предприятия рассматривают как систему коллективных ценностей, убеждений, традиций и норм поведения. Они учитываются каждым работником коллектива и всем персоналом организации и таким образом это сказывается на процессе и результатах совместной работы.

     Люди (персонал или кадры) – это основные составляющие элементы организации: руководители и подчиненные. Руководители занимаются вопросами поведения людей, как отдельных личностей, так и групп людей, выступающих в качестве лидеров. Отдельные личности обладают индивидуальными способностями, предрасположенностью и одаренностью, потребностями, ожиданиями, восприятием, отношением, ценностями. Именно эти аспекты индивидуального поведения имеют наибольшее значение для руководителя. Среда, которую создает руководство, часто имеет большое значение и влияние на поведение работника. Следовательно, руководители должны стараться сделать эту среду, способствующей достижению целей организации.

     Все внутренние переменные взаимосвязаны. В своей совокупности они рассматриваются  как социотехнические подсистемы. Изменение одной из них, в определенной степени, влияет на все другие. Совершенствование одной переменной, например, технологии, не обязательно может вести к повышению производительности, если эти изменения сказываются отрицательно на другой переменной, например, людях.

     Для того, чтобы определить стратегию  поведения организации и привести эту стратегию в жизнь, руководство  должно иметь углубленное представление  как о внутренней среде организации, ее потенциале и тенденциях развития, так и о внешней среде, тенденциях ее развития и месте, занимаемом в ней организацией. При этом и внутренняя среда, и внешнее окружение изучаются стратегическим управлением в первую очередь для того, чтобы вскрыть те угрозы и возможности, которые организация должна учитывать при определении своих целей, и при их достижении. 

     1.2 Методы анализа  внутренней среды  организации 

     Внутренняя  среда организации – это совокупность внутренних ситуационных факторов внутри организации. Они тесно взаимосвязаны  и в большинстве случаев контролируются и регулируются. Внутренняя среда организации является частью общей среды, которая находится в рамках организации. Она оказывает непосредственное воздействие на функционирование организации.

     Используя анализ внутренней среды организации, мы можем оценить: обладает ли фирма внутренними силами (сильными сторонами), чтобы воспользоваться своими возможностями, и какие внутренние слабости (слабые стороны) могут осложнить будущие проблемы, связанные с внешними опасностями. Анализ основан на управленческом обследовании следующих функциональных зон: маркетинга, финансов, производства, персонала, организационной культуры и имиджа организации.

     Комплексной процедурой анализа как внутренней, так и внешней среды организации  является SWOT – анализ (Strengths – силы, Weaknesses – слабости, Opportunities – возможности, Threats – угрозы). Технология проведения SWOT – анализа предполагает составление сводной аналитической матрицы, где устанавливаются цепочки связей между сильными и слабыми сторонами организации и возможностями и угрозами внешней среды. Данная матрица будет служить в дальнейшем информационной базой для формирования стратегии организации.

     Внутренняя  среда предприятия может иметь несколько срезов, каждый из которых включает набор ключевых процессов и элементов организации, состояние которых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает организация.

     Кадровый  срез внутренней среды охватывает такие  процессы, как:

• взаимодействие менеджеров и рабочих;
• найм, обучение и продвижение кадров;
• оценка результатов труда и стимулирование;
• создание и поддержка отношений между работниками.

     Организационный срез включает в себя:

• коммуникационные процессы;
• организационные структуры;
• распределение прав и ответственности;
• иерархию подчинения.

     В производственный срез входят:

• изготовление продукта, снабжение и ведение складского хозяйства;
• обслуживание технологического парка;
• осуществление исследований и разработок [3, 120].

     Маркетинговый срез внутренней среды организации  охватывает все те процессы, которые связаны с реализацией продукции.

     Широко  известно, что анализ среды организации  предполагает изучение трех ее частей: макроокружения, микроокружения и внутренней среды. Макросреда и микросреда для организации имеет важное значение, тем не менее следует особо отметить анализ внутренней среды фирмы. Именно он вскрывает те внутренние возможности и тот потенциал, на которые может рассчитывать фирма в конкурентной борьбе в процессе достижения своих целей, а также позволяет более верно сформировать миссию и уяснить цели организации.

     Очевидно, что результаты анализа внутренней среды существенно влияют на выработку  соответствующей стратегии поведения  фирмы. Поэтому данный анализ заслуживает  повышенного внимания со стороны  руководящего звена фирмы.

     Ансофф  вводит понятие конкурентного статуса фирмы, который во многом определяется потенциалом фирмы (то есть возможностями внутренней среды). Рассматривая характеристики потенциальных возможностей фирмы, нужно исходить из очевидного положения, что успешность стратегии зависит от того, насколько фирма располагает необходимыми возможностями для реализации данной стратегии. Так, для успеха фирмы существенное значение, по мнению Ансоффа, имеют пять условий, из которых составляются возможности управления фирмой. Это следующие условия:

1. общее управление, которое уделяет внимание росту и эффективности производства, а также обнаруживает и элиминирует все то, что мешает минимизации издержек на единицу продукции;
2. финансовое управление, оперирующее денежной наличностью и строго выполняющее функции контролера;
3. маркетинг, который занимается сбытом и его анализом;
4. организация производственного процесса, что является одной из главных функций в стратегии фирмы. Она получает максимальную поддержку со стороны общего управления и сосредотачивает усилия на массовом производстве и автоматизации, дающей наилучшие результаты по критерию «затраты – эффективность»;
5. НИОКР, данная функция сводится к улучшению технологии производственного процесса и постепенному усовершенствованию продукции.