Разработка системы контроля и ответственности для повышения эффективности деятельности ОАО «База строительных товаров»

Наибольший эффект при принятии важных управленческих решений даёт сочетание знаний, опыта сотрудников предприятия ОАО «База строительных товаров»,  а также современные технологии, применяемы в организации.

Исходя из линейно - функциональной организационной структуры управления на предприятии, можно сделать вывод, что оно применяет модель принятия управленческих решений «организация-машина». Суть этой модели состоит в том, что организация представляется как многоуровневая административная иерархия, состоящая из формализованных структур, системы взаимоотношения между её членами. Большое внимание уделяется функциональному взаимодействию руководителей разных уровней.

Анализируя результаты экономического анализа ОАО «База строительных товаров», можно утверждать, что система принятия управленческих решений имеет существенные изъяны. Безусловно, трудности можно объяснить внешними экономическими причинами, но  руководство для того и существует, чтобы находить решение возникающих проблем.

Система принятия решения в организации является вертикальной, решение готовят специалисты среднего звена. Их информация опирается на объективных данных, а также на квалифицированном мнении специалистов нижнего звена. Таким образом, информация для принятия решения проходит все слои организации. Обработка информации завершается в экономическом отделе, где разрабатываются возможные варианты решения проблем, после чего подготовленные варианты  поступают директору. Конечно, при такой организации сбора и обработки информации и предоставления альтернативных вариантов решения, логично было предположить принятие коллективного решения, но всё же окончательное решение принимает сам директор. Затем решение оформляется в виде приказа или распоряжения, на основании которого готовится план мероприятий для реализации принятого решения. Разработанный план проходит согласование с главным бухгалтером, после чего снова поступает к директору. Принятый окончательный вариант решения доводится до исполнителей. 

Таким образом, можно сказать, что система принятия решения в организации имеет такую проблему, как отсутствие четкого разграничения прав и обязанностей по уровням управления. Впоследствии это может привести к неудачной реализации управленческого решения.

 

 

 

 

 

Глава 3. Разработка системы контроля и ответственности для повышения эффективности деятельности ОАО «База строительных товаров»

 

3.1.Формирование системы  ответственности и контроля на  предприятии

При разработке и принятии управленческого решения руководители предприятия ОАО «База строительных товаров», прежде всего, реализовывают поставленные перед собой цели фирмы. В силу того, что их много и реализация требует одних и тех же объективно лимитированных ресурсов, неизбежность конфликта между ними очевидна. Кроме того, разные группы на предприятии имеют не совсем совпадающие интересы. Таким образом, индивидуальность руководителя проявляется, прежде всего, в том, каковы его приоритеты по различным направлениям целей, а также, насколько он управляем и влияем.

Так как ответственность в принятии управленческого решения лежит в большей мере на руководителе, то он должен обладать рядом личных качеств, которые помогают ему справится с данными проблемами. На предприятии существуют руководители с внутренней стратегией и с внешней стратегией при принятии управленческого решения. Первые считают, что выбор правильного решения, а также достижение его целей зависит от собственных профессиональных качеств, знаний и умений. Вторые говорят, что результаты реализованных решений зависят от внешних условий, на которые невозможно оказать влияние.

В структуре ОАО «База строительных товаров» выделяется 3 уровня управления, высший, средний, низший.

Высший уровень – это генеральный директор, его заместитель. Это самая малочисленная группа на предприятии. Его основные задачи включают:

- стратегическое планирование;

- анализ работы предприятия  в целом;

- контроль над деятельностью  руководителей среднего и низшего  уровней управления;

- установление и поддержание  внешних связей предприятия;

- периодический контроль  над работой склада, бухгалтерии, отдела снабжения, торговых точек;

Руководители высшего звена отвечают за разработку и реализацию стратегии своей организации, а также за принятие важнейших решений для эффективности работы предприятия. Отсюда вытекает напряженный темп и огромный объем работы (рисунок 3). 

Рисунок 3- распределение основного времени руководителя высшего звена

 

Большая часть времени руководителя высшего уровня тратится на запланированные заседания и встречи - 55%, меньше - на работу с бумагами - 20%, затем - незапланированные встречи - 15% времени, и поездки-осмотры – 20% времени. Генеральный директор несёт колоссальную ответственность за принятие своих решений, так как он является представительным лицом организации и за крупные проблемы в реализации управленческих решений отвечает он. Он находится в постоянном контакте с окружающей средой, а значит должен нести ответственность за всё предприятия в целом. Генеральный директор на предприятии ОАО «База строительных товаров» в большей мере осуществляет предварительный и заключительный контроль. Сначала он оценивает ситуацию, вместе с руководителями среднего и низшего звена и выявляет приоритетные направления реализации управленческого решения, затем дает распоряжения своим подчинённым для совершения текущего контроля и осуществляет заключительную стадию контроля формированием статистики деятельности предприятия.

Средний уровень  включает в себя главного бухгалтера, главного инженера, заместителя директора по АХД, директора по персоналу и менеджера по рекламе. Это самый многочисленный слой, составляющий 50 - 60 % от общей численности управленческого персонала. Он включает в себя менеджеров структурных подразделений, отделений, отделов, заместителей, Руководители этого звена координируют и контролируют работу управленцев низового уровня, после чего передают обработанную информацию высшему звену.21 Они готовят информацию для решений, принимаемых на высшем уровне. Есть ряд основных задач, входящие в состав данного управленческого состава:

- анализ работы отдела  в целом;

- анализ каждого сотрудника;

- координация работы отдела;

- планирование работы  отдела на месяц, на год;

- управление подчиненным  персоналом;

- предоставление необходимой  для принятия стратегических  решений информации на высший  уровень управления. Этот уровень  управления несёт ответственность  во всем её видам, так как  в силу своих обязанностей  контактирует как с внешней, как  и внутренней средой. Поэтому  руководители отвечают как за  работу каждого своего подчинённого, так и предприятия в целом.

Низший уровень – это инженер по охране труда, специалист по кадрам, заведущий магазином. Они осуществляют контроль производственных заданий для непрерывного обеспечения непосредственной информацией о правильности и эффективности их выполнения22. Руководители этого звена отвечают за непосредственное использование выделенных им ресурсов (материалов, оборудования). Их работа является напряженной, наполненной разнообразными действиями, частыми переходами от одной задачи к другой. Задачи, в основном, краткие, принятые решения реализуются быстро. Основные задачи руководителей этого уровня:

- координация работы сотрудников  магазина, склада;

- решение вопросов текущей  деятельности;

- учет нарушений в работе  магазина; 

- учет рабочего времени  сотрудников;

- заказ товара на магазин;

- проведение инвентаризации.23

Предприятие постоянно совершенствуется, поэтому данное направление как контроллинг постепенно вводится в действие. В основном руководители среднего уровня прибегают к таким видам контроллинга как ревизия и аудит.

В целом все руководители предприятия ОАО «База строительных товаров» несут следующие виды социальной ответственности.

1. Ответственность за  результаты трудовой деятельности  сотрудников.

2. Ответственность за  выполнение норм трудового законодательства.

3. Ответственность за  выполнением компанией обязательств  перед государством (оплата налогов, соблюдение норм законности, соблюдение  экологических норм).

Таким образом, система ответственности и контроля ОАО «База строительных товаров» играет особую роль в деятельности предприятия. Ответственность - это постоянное напоминание для сотрудников, что все решения должны реализовываться в рамках существующего регламента.

Система контроля позволяет отслеживать эффективность работы организации, предусмотреть приоритетные направления для её развития, а также выявить результаты реализации того или иного управленческого решения. что все решения должны реализовываться в рамках существующего регламента.

 

3.2. Предложения по усовершенствованию  системы контроля за принятие  управленческих решений на ОАО  «База строительных товаров»

Эффективное управленческое решение, как правило, является сплавом профессионализма руководителя и его искусства управленца, поскольку, принятие решений является одновременно и наукой и искусством.24 Именно в разработке, принятии, организации и контроле выполнения решений заключается деятельность, как отдельных менеджеров, так и аппарата управления в целом. Для планирования и принятия решений в быстро меняющихся условиях требуется тщательная подготовка и анализ, а малейший недочет может обернуться катастрофой.

Понятие эффективности управленческого решения не может быть рассмотрено обособленно от его реализации. Дело в том, что эффективность решения заключается не столько в его безусловной правильности, сколько в том, что, будучи последовательно и в срок реализовано, оно, благодаря своей правильности, достигнет поставленной цели. 25 Следовательно, эффективность управленческих решений обусловливается как качеством самих решений, так и качеством их осуществления.

Анализ выявил, что на предприятии ОАО «База строительных товаров» нет четкой системы контроля принятия и  реализации управленческого решения, что снижает эффективность деятельности предприятия. Для этого я предлагаю создать в помощь руководителю отдел внутреннего контроля как самостоятельную единицу в организации. Он позволяет обеспечить защиту от ошибок, определить зоны риска, усилить слабые места, наладить работу того или иного отдела, а также стать правой рукой и незаменимым помощником при обсуждении проблем и обеспечением управляющих любой информацией состоянием дел на разных этапах и в отделах. Эта служба, в зависимости от поставленных задач, может выполнять различного рода проверки, анализ за состоянием дел, как за прошлый период.

Если проводить диагностику деятельности компании ее сотрудниками, то в силу предвзятости к собственной деятельности, это может быть неэффективно, да и вообще сам процесс может затянуться надолго. Поэтому диагностику предприятия нужно проводить независимым экспертам, а именно тем, кто занимается непосредственно контролем.  Однако выгоднее привлекать не специалистов из внешней среды, а созданный как раз внутри предприятия отдел внутреннего контроля, так как это намного выгоднее в денежном эквиваленте.  Тем более внутренние аудиторы лучше знакомы с деятельностью  предприятия и со всеми проблемами, которые могут возникнуть. И, безусловно, сотрудники собственной контрольной службы более заинтересованы в том, чтобы деятельность предприятия была эффективной.

Вначале нужно создать внутренний контроль с чисто консультативными функциями. По мере возрастания доверия и взаимопонимания будет добавляться разработка рекомендаций по совершенствованию организации.

Формирование отдела внутреннего контроля должно включать:

-определение круга вопросов, для решения которых формируется  отдел;

-определение основных  функций и его состав;

-определение прав и  обязанностей, взаимодействий и  ответственности;

-документальное закрепление  его организационного статуса.

В итоге для создания отдела внутреннего контроля нужны специалисты с высшим образованием, с опытом работы в данной должности . Такие требования объяснимы тем, что на данный момент ОАО «База строительных товаров»  не может позволить себе финансовых затрат на обучение персонала.

Как свидетельствует опыт других предприятий, там где создана профессиональная и эффективная служба внутреннего контроля увеличивается уровень сохранности имущества, использования всего потенциала финансово-экономических инструментов.

Таким образом, совершенствование системы контроля реализации управленческих решений в ОАО «База строительных товаров» путем реализации приведенных выше мероприятий приведет к более качественному выполнению принятых решений, повысит эффективность принятых решений, снизит время на весь процесс принятия и реализации управленческих решений, что может быть залогом достижения устойчивого положения коммерческого предприятия на рынке.

 

 

 

 

 

Заключение

Процесс принятие управленческих решений – это сложная задача, стоящая перед руководством предприятий. В современном мире руководителю необходимо знать, как решать те или иные проблемы, тормозящие развитие организации, как умело и уместно использовать соответствующие методы контроля и ответственности для достижения положительного эффекта.