Разработка системы контроля и ответственности для повышения эффективности деятельности ОАО «База строительных товаров»

Партийная ответственность наступает за деятельность партийного функционера, которая существенно расходится с уставными документами и решениями политической организации. Ответственность осуществляется в форме осуждения, исключения из партии.

Этическая ответственность наступает в случае нарушения руководителем этических норм, соблюдение которых обязательно для всех работников организации. Такая ответственность выражается в форме изменения общественного мнения о руководителе, объявления о несоответствии должности по этическим соображениям.

Экологическая ответственность возникает из-за угрозы экологического кризиса локального и стратегического характера. Экологический кризис – это критическое состояние окружающей среды, вызванное ее загрязнением и хищническим отношением к природе.8

Политическая ответственность наступает за неправильную или ненадлежащую деятельность субъекта государственной власти и управления. Такая форма  реализуется в виде отставки, импичмента, перевыборов.

Таким образом, можно сделать вывод, что ответственность является важнейшим атрибутом  управленческой деятельности. Она определяется в рамках не только деятельности руководителя, но и организации в целом.

 

2. Система контроля  реализации управленческих решений и механизм его осуществления

Ведение регулярного  и качественного учета функционирования системы управления является одним из основных условий повышения  эффективности предприятия.  Достаточно очевидной необходимостью такого учёта является контроль реализации принятых решений. При помощи его руководство организации определяет правильность своих решений и устанавливает потребность в их корректировке. Контроль в менеджменте рассматривается в трёх аспектах: как деятельность аппарата управления, одна из его общих функций; как принцип управления; как завершающий процесс процедуры принятия решений.

Контроль - это одна из основных функций управления, которая представляет собой процесс обеспечения достижения целей, поставленных организацией, реализации принятых управленческих решений.9 Контроль осуществляется в двух вариантах: по результатам и по упреждению. 10Первый вариант реализовывается на базе организационной, экономической, финансовой и другой документации. Здесь происходит оценка отклонения фактического результата от планового, зафиксированного в соответствующих документах. Примером может служить контроль сроков согласованности с заинтересованными сторонами элементов бизнес-плана. Данный вариант контроля эффективен для процессов с малым временем цикла, например, несколько часов или дней. Контроль по упреждению осуществляется на базе норм, стандартов и правил до начала или в процессе разработки или реализации управленческого решения. Он применяется к любому предприятию и характеризует высокий профессионализм управленческого ремесла.

Процесс контроля - это деятельность субъектов контроля, направленная на выполнение принятых решений путём реализации определённых принципов и методов.11 С одной стороны, это процесс установления стандартов, измерения фактически достигнутых результатов, с другой, отслеживание хода выполнения принятых управленческих решений. Именно результаты контроля являются основанием для руководителей корректировать принятые решения, если их отклонения в ходе реализации значительны.

Необходимость контроля вызвана неопределённостью, которая является неотъемлемым элементом будущего и присущая любому управленческому решению. Основная цель контроля – обеспечение единства решения и исполнения, предупреждение возможных ошибок, своевременное  выявление отклонений от заданной программы.12 Содержание контроля проявляется в выполняемых им функциях (рисунок 2).

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2 -  Функции контроля

Диагностическая  функция состоит в выявлении фактического состояния дел по выполнению принятого решения. Ориентирующая направлена на указание проблем, которые на данный момент заслуживают наибольшего внимания. Стимулирующая проявляется в вовлечении в работу всех неиспользованных резервов, в первую очередь человеческого фактора. Корректирующая функция контроля заключается в уточнении самого решения, если обстановка изменилась. Распространение передового опыта, есть ничто иное, как заимствование удачного опыта у своих предшественников. И, наконец последняя функция - авторский надзор, в ходе которого автор не только проявляет внимание к воплощению замысла, но и критически оценивает упущения , обсуждает с заинтересованными лицами сомнения, учиться. Функции контроля являются всеобъемлющей. Они не является только полномочиями специально назначенного контролёра. Контроль должен осуществлять любой руководитель.

Различают три вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.13 Предварительный контроль осуществляется до начала реализации целей предприятия. На этом этапе контролируются правила поведения, чтобы убедиться в том, что работа развивается в нужном направлении. Здесь внимание уделяется человеческим, финансовым и  материальным ресурсам. Неудачно разработанная система контроля может направить работников на удовлетворение требований контроля, а  не на выполнение поставленных целей. Текущий контроль осуществляется в ходе разработки и реализации УР по разработанному регламенту. Как правило, он осуществляется непосредственно начальником и основан на измерении фактических результатов проделанной работы.  Основным инструментом осуществления контроля является обратная связь. Она позволяет установить возникшие отклонения в ходе выполнения работ и принять корректирующие решения. Заключительный контроль выполняется после завершения работ и достижения целей. Он содержит в себе три важные функции:

1. Создание или пополнение  базы данных по таким направлениям  как:

– наименование целей и составляющих их задач;

– начальные, промежуточные и конечные результаты деятельности

организации;

– набор решений о корректировках в контрольной деятельности: сроки разработки и выполнения;

–положительные и отрицательные( побочные)  результаты достижения целей;

– набор дополнительных решений по нейтрализации или усилению

побочных явлений.

Такие данные позволят руководству организации расширить спектр типовых заданий, средств их эффективного выполнения, что необходимо при дальнейшем выполнении аналогичных работ.

2. Формирование статистики  деятельности предприятия, позволяющей  специалисту принимать более  эффективные решения при форс-мажорных  ситуациях.

3. Выявление инновационных  технологий (производственных и  управленческих), прошедших предварительную  пробу.

Процесс контроля включает четыре стадии: 14

-установление норм  деятельности;

-сбор данных  о фактических результатах;

-сравнение и  оценку фактического и ожидаемого  итогов выполнения;

-разработку и  реализацию корректирующих действий.

На первой стадии нормы функционирования устанавливаются в ходе составления плана. Здесь выделяются точки наблюдения контроля - индикаторы отклонения поведения объекта контроля от нормы функционирования. Следующая стадия – это сбор данных о фактических результатах. Использование современных технических средств снабжения оперативной информацией- наилучшая форма его проявления. Сравнение и оценка фактического и ожидаемого результатов должны осуществляться на основе качественной информации (точной, достаточной). Материалы анализа немедленно направляются руководителю, чей участок работы контролировался. Последняя стадия контроля осуществляется на основе индикаторной информации. При этом вскрываются причины отклонений, предлагаются альтернативные варианты их преодоления. Причинами корректировок могут быть, например, ошибки, допущенные при разработке решений, изменения, произошедшие под напором внутренних и внешних факторов и т.д.

Постоянно совершенствующаяся система контроля привела к созданию нового направления в менеджменте – контроллингу ( рисунок 3).

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 3 - Типология контроля УР15

 

Административный контроль – проверка и постоянное наблюдение за процессами разработки УР, сроками и качеством их выполнения. Технологический контроль – проверка и постоянное наблюдение за используемыми технологиями при разработке и реализации УР. Ревизия – документальная фискальная проверка результатов разработки или реализации УР. Аудит – документальная проверка результатов разработки или реализации УР, устанавливающая уровень их соответствия определенным критериям, нормам или стандартам. Аудиторов обычно выбирает сама контролируемая организация. Объектами контроллинга являются конечная продукция, технологические и управленческие решения.

Таким образом, необходимо отметить, что контроль должен быть своевременным и гибким, который ориентирован  на решение поставленных задач предприятием и соответствующим им. При помощи контроля руководство определяет правильность своих решений и устанавливает потребность в их корректировке. В современной организации система контроля невозможна без использования современной вычислительной техники и современных систем поддержки процесса выработки и принятия управленческих решений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Анализ основных результатов деятельности  предприятия     ОАО «База строительных товаров»

 

2.1. Основные показатели деятельности ОАО «База строительных товаров»

Строительные, отделочные материалы, а также товары хозяйственного назначения  постоянно пользуются повышенным спросом, как среди организаций соответственного профиля, так и среди населения. Для объединения в единый комплекс различных групп товаров, предназначенных для проведения строительных, монтажных, электротехнических, ремонтных и других видов работ, во многих городах создаются крупные торговые предприятия, представляющие вниманию покупателей самый широкий ассортимент продукции.  

Одним из наиболее широкомасштабных проектов подобного плана в Орле и Орловской области  является Открытое акционерное общество «База строительных товаров», которое уже более 50 лет функционирует на рынке. Общество является юридическим лицом, действует на основании Устава и законодательства Российской Федерации. ОАО «База строительных товаров» располагается по адресу г.Орёл, ул.Городская, д.98. Номер и дата государственной регистрации эмитента: №ОГРН 1095752002367, 04.08.2009г. Размер уставного капитала: 42 954 000 (сорок два миллиона девятьсот пятьдесят четыре тысячи) рублей. Количество акционеров, зарегистрированных в реестре по состоянию на 01.01.2012 г. – один.16

ОАО «База строительных товаров» – одна из ведущих торговых организаций Орловской области. В павильонах предприятия представлен широкий ассортимент высококачественных строительных и отделочных материалов, а также большое разнообразие хозяйственных товаров. Им накоплен колоссальный опыт работы в сфере торговых отношений, изучении спроса покупателей и заказчиков, установлены прочные связи с поставщиками. На 2013 год «База строительных товаров» занимает крепкое положение на рынке реализации строительных товаров и материалов города Орла и Орловской области и осуществляет как розничную, так и оптовую торговлю.

Предприятие имеет своей основной целью – извлечение максимальной прибыли. Предметом деятельности Общества является деятельность, направленная на организацию оптовой и розничной торговли, складского хозяйства, организацию строительства, операций с недвижимым имуществом и арендой. В соответствии с предметом деятельности общества основными видами экономической деятельности Общества являются:17

-строительство;

-оптовая и розничная торговля, ремонт автомобилей, бытовых приборов и предметов личного пользования;

-транспорт, складское хозяйство и связь;

-финансовое посредничество;

-деятельность по операциям с недвижимым имуществом и арендой;

-деятельность исследовательская и коммерческая;

-внешне - экономическая деятельность, экспорт и импорт товаров, внешнеторговые операции различной направленности

Каждое предприятие для целей управления создаёт организационную структуру, которая предусматривает распределение полномочий и функций на принятие решений между руководящими работниками, составляющих организацию фирмы. На предприятии ОАО «База строительных товаров» присутствует линейно-функциональная организационная структура управления (Приложение А)».18 Её суть состоит в том, что выполнение отдельных функций по конкретным вопросам возлагается на специалистов, т.е. каждый руководитель или исполнитель специализирован на выполнении отдельных видов деятельности.

К компетенции Генерального директора Общества относятся все вопросы руководства текущей деятельностью Общества, за исключением вопросов, отнесенных к компетенции Совета директоров. Главный бухгалтер ведет бухгалтерские отчёты, отвечает за экономические вопросы организации. Главный инженер определяет техническую политику и направляет техническое развитие предприятия, обеспечивает повышение эффективности производства, сокращение издержек, рациональное использование ресурсов. Заместитель директора по АХД занимается административной работой по организации предприятия,  руководством хозяйственной деятельностью, взаимодействием с государственными учреждениями. Директор по персоналу организует управление формированием, использованием и развитием персонала. Юрист - консультант разрабатывает или принимает участие в разработке документов правового характера. ИТ – отдел осуществляет работы по созданию и поддержке Intrnet-узла.

Линейные связи отражают движение управленческих решений и информации между руководителями, т.е. лицами, полностью отвечающими за деятельность организации или ее структурных подразделений. Функциональные связи имеют место по линии движения информации и управленческих решений по тем или иным функциям управления. Основу линейно-функциональных структур составляет принцип построения и специализации управленческого процесса по функциональным подсистемам организации, по которым на каждом уровне управления формируются функциональные службы. Структура имеет свои преимущества и недостатки.