Рационализация использования управленческих кадров

 Принцип соответствия. Полномочия должны соответствовать целям, функциям и уровню ответственности. Если на лицо возлагаются определенные обязанности, то его необходимо наделить и соответствующими полномочиями, необходимыми для выполнения этих обязанностей.

Принцип оптимальной звенности. Число ступеней (уровней) управления должно быть объективно необходимым для оперативного управления. В звеньях системы следует соблюдать соразмерность по трудоемкости, объему деятельности, что способствует равномерной загрузке, которая, в свою очередь, определяет ритмичность работы, хороший социально-психологический климат, дисциплину, рациональность взаимодействия.

Системе управления должна быть присуща иерархическая рациональность, то есть оптимальная соподчиненность.

 Принцип распространенности (объема) контроля означает, что в подчинении руководителей не должно быть числа работников превышающего норму управляемости.

 Принцип разграничения полномочий. Руководитель не должен выполнять работы, которые могут успешно выполнить его подчиненные. Систему управления следует ориентировать на определенный уровень компетентности персонала и информационного обеспечения. Нельзя построить ее без учета объемов необходимой информации.

 Принцип четкого разграничения линейного и функционального руководства. Каждое звено должно выполнять определенные функции, однако управление не может быть абсолютно формализованным. Система должна допускать и стимулировать неформальное управление, лидерство.

 Принцип гибкости и надежности функционирования. Структура должна своевременно реагировать на изменения внутренней и внешней среды, приспосабливаться к меняющимся обстоятельствам, потребностям своевременной реконструкции или модернизации, обладать гибкостью связей и максимально возможной простотой. Всеми своими характеристиками она должна соответствовать механизму и процессу управления. [10, c.45]

На структуру управления решающее влияние оказывают внешние и внутренние факторы и условия.

К внешним факторам относятся цели, принципы и методы управления, которые определяются социально-экономическими факторами, а также территориальное размещение (объем и характер внешних связей, национальные, исторические и климатические условия), кооперация, трудовые ресурсы, законы, потребители, конкуренты, поставщики. Кроме прямого существует и косвенное воздействие состояние экономики, научно-технический прогресс, политические изменения, международное положение. Внешние факторы влияют на управляемую систему, последняя определяет структуру управления. Так, осуществление хозяйственной реформы и переход к рыночной экономике привели к выделению службы маркетинга в самостоятельное звено управления с достаточно широкими полномочиями; при этом возрастает и численность специалистов, выполняющих эту функцию.

Внутренние факторы, влияющие на структуру, -это основные факторы производства как объекта управления: организационное устройство; размер и тип производства; уровень его специализации и концентрации; техническая оснащенность, трудовые ресурсы и их квалификация; природные и экономические условия (расположение, рельеф, размещение населенных пунктов, наличие средств связи и транспорта). Кроме того, на структуру влияют факторы непосредственно управленческого (организационного) характера: степень соответствия организационному  устройству, трудоемкость функций и полномочий, степень их централизации и децентрализации, информация, техника, объем контроля, соотношение между территориальными и отраслевыми формами управления, формы собственности, компетентность работников и эффективность их труда.

Поскольку цель управления состоит в том, чтобы обеспечить достижение стоящих перед предприятием задач, проектирование его структуры должно базироваться на стратегических планах. Поэтому прежде чем выполнить работу по проектированию структуры управления, надо разделить организацию по горизонтали на сферы, соответствующие важнейшим направлениям деятельности по реализации стратегии; установить состав, содержание и объем работ по каждой функции, объективно необходимой для достижения целей предприятия, соотношение полномочий различных должностей; определить должностные обязанности как совокупность задач и функций, а также ответственность за их удовлетворительное выполнение. [4, c.78]

Из этого мы видим, что активнее работают не те организации, которые раз и навсегда приняли оптимальную систему управления, а те, в которых эта система постоянно совершенствуется на основе достижений науки и под влиянием внешних условий.

3. Система работы с кадрами управления. Методика подбора и оценки кадров управления

Работа с кадрами управления требует системного подхода и научного обеспечения. В основном ее проводят руководители, главные специалисты, работники кадровой службы и общественных организаций.

Система работы с кадрами управления на предприятиях и в их подразделениях включает:

• прогнозирование и планирование потребности в кадрах, их подготовки, переподготовки, перемещения и обучения;
• анализ профессионального, образовательного, возрастного состава кадров и других социально-демографических характеристик;
• установление, совершенствование системы подбора и расстановки кадров, наиболее целесообразного способа их комплектования (выборы, конкурс, назначение);
• проведение аттестации кадров руководителей и специалистов,
• подготовку и осуществление мероприятий по результатам этой работы;
• оценку качества руководителей, желательно силами специальных социологических служб или групп;
• представление рекомендаций на заполнение вакантных должностей с учетом психологической совместимости рекомендуемых с коллективом;
• формирование кадрового резерва и работу с ним по целенаправленным программам;
• выявление потребности в обучении и повышение квалификации руководителей и специалистов;
• разработку программы стимулирования работников к повышению уровня образования и квалификации;
• подготовку и проведение предварительного обсуждения кандидатур, выдвигаемых на руководящие должности, на общих собраниях и совещаниях трудовых коллективов;
• изучение организации режимов труда и отдыха кадров управления;
• постоянное совершенствование процесса труда управляющих кадров, его разделения и кооперации, эстетических и психофизиологических условий;
• обобщение передового опыта работы с кадрами, планомерное применение его в собственной деятельности;
• организацию учета и продвижения кадров, изучение частоты их сменяемости;
• повышение общей культуры кадров. [11, c.15]

Прогнозирование и планирование потребности в кадрах управления, их подготовки, переподготовки, перемещения и обучения - одна из сложнейших и ответственейших функций. Она тесно связана с перспективами развития хозяйства, планом его организационного устройства, намечаемой специализацией и размещением, совершенствованием организации труда и производства. С учетом этих факторов устанавливают потребность в кадрах управления по номенклатуре должностей на 10-15 лет. На основе прогнозов составляют планы подготовки и переподготовки работников по новыми традиционным профессиям на перспективный период с разбивкой по годам.

Важной стороной деятельности кадров управления, требующей особого такта, является перемещение руководителей и специалистов с одних должностей на другие с учетом их знаний, опыта, способностей, желания работать.

Анализ состава руководителей и специалистов проводится для того, чтобы установить обеспеченность кадрами управления предприятия в целом, подразделений и служб, выяснить уровень образования управляющих кадров, их стаж работы, возможные перемещения. Более глубоко проанализировать проблему можно путем проведения социологических, социометрических и референтометрических исследований. Эти методы позволяют определить степень удовлетворенности работой, причины увольнений, уровень сплоченности коллектива, дееспособности работников и психологического климата в трудовом коллективе. [12, c.52]

Подбор кадров представляет собой поиск работников, соответствующих основным требованиям занимаемой должности. Расстановка кадров – это работа по рациональному использованию управленческого персонала. Эти процессы взаимосвязаны.

Руководителей и специалистов сельского хозяйства подбирают по деловым качествам, исходя из требований системного подбора работников аппарата управления предприятия.

Подбор кадров управления может осуществляться следующими методами: путем выборов; на основе матричного метода оценки подбора и расстановки кадров; по соответствию основным требованиям должностной характеристики; на конкурсной основе; по результатам тестирования. Кадры управления один раз в три пять лет должны проходить аттестацию. Руководители и специалисты подразделений проходят аттестацию в хозяйстве, где создают комиссию в составе руководителя, его заместителей, руководителей общественных организаций, главных специалистов. На аттестуемого подготавливают необходимые материалы и представляют их комиссии, которая ведет беседу с аттестуемым о его производственной деятельности, выясняет уровень его знаний по организации, управлению производством, социальной психологии и т. д.

По результатам аттестации комиссия вносит предложение о повышении должностного оклада высококвалифицированным работникам в пределах возможностей тарифной ставки, а также о премировании работников высокой и хорошей квалификации.

Руководители и специалисты среднего звена пополняют знания в школах повышения квалификации сельскохозяйственных кадров и школах управления АПК, а также в различных центрах и малых предприятиях по повышению квалификации.

Подбор кадров представляет собой поиск работников, соответствующих основным требованиям занимаемой должности. При подборе дается характеристика вакантной должности, проводится сбор информации об имеющихся кандидатах, разрабатывается система критериев для отбора кандидатов (их оценки).

На практике используется несколько методов подбора кадров:

• свободного выбора,
• формальных требований,
• конкурса и тестирования.

Метод свободного выбора чаще всего используется там, где не требуется профессиональная специальная подготовка. При подборе по формальным требованиям обычно учитывают образование кандидата, стаж, опыт работы на разных должностях, анкетные данные, отзывы с предыдущего места работы и т. п. Конкурс используется главным образом при подборе кадров в научно-исследовательских учреждениях, вузах, учреждениях культуры. Его также применяют в акционерных обществах, при управлении предприятиями-банкротами.

Руководителям при подборе кадров рекомендуется использовать современные методы распознания управленческих способностей; с их помощью устанавливают потенциальные возможности того или иного лица. Как правило, применяют сразу несколько методов или всю их совокупность:

• специальное наблюдение по проявлениям управленческих навыков;
• опрос (устный и анкетный);
• пробное назначение (замещение должности на период отпуска, учебы и др.);
• выполнение общественных поручений; решение учебных управленческих задач;
• анализ конкретных ситуаций.

Научный подход к подбору кадров предполагает, прежде всего, разработку требований к тому или иному виду деятельности. Тогда по любому претенденту можно сравнить данные обоснованной характеристики с требованиями должности и сделать вывод.

Существует ряд методов отбора кадров: анкетирование, тестирование, испытание, собеседование.

В анкетах обычно отражаются биографические данные, сведения о перемещении работника и занимаемых должностях. Считается, что длительная работа на одной должности ограничивает кругозор человека, он свыкается с недостатками, перестает овладевать новыми методами, и его работа становится шаблонной. При смене мест работы появляется возможность сравнивать ситуации, быстрее адаптироваться к новым условиям работы. Разумеется, при этом нужно отличать «летунов» от действительно стоящих работников. При тестировании могут быть использоваться тесты на интеллект, способности, индивидуальность, интересы , исполнительность и др. [9, c.68]

Отборочные испытания выявляют способность практически решать задачи, связанные с предлагаемой работой. Существуют также испытания, предлагающие оценку психологических характеристик кандидата, таких, как энергичность, откровенность, уверенность в себе.

Собеседование остается наиболее широко применяемым методом отбора кадров. Однако исследования выявили целый ряд проблем, снижающих его эффективность. Так, например, прослеживается тенденция принятия решение о кандидате на основе первого впечатления, которое часто оказывается обманчивым; нередко оценка кандидата осуществляется по сравнению с предыдущим испытуемым или даже лично с проводящим собеседование.

Исследования показывают, что структурированные интервью со стандартизированными и записанными на диктофон вопросами и ответами повышают точность данного метода. Собеседование должно быть сконцентрировано на конкретных вопросах, связанных с предлагаемой работой кандидата. Рекомендуется дать ему возможность почувствовать себя свободно, рассказать об опыте прежней работы, своих интересах и способностях. При отборе из нескольких лиц не следует делать заключение только по первому собеседованию.

При приеме нового работника первым шагом являются его профессиональная ориентация и социальная адаптация в коллективе. Новый человек всегда приносит с собой опыт и воззрение, которые могут не вписываться в новые условия. Организации используют целый ряд способов, как официальных, так и не официальных, чтобы вести человека в свой коллектив. Это предполагает обучение трудовыми традициями, знакомство с нормами и ценностями, принятыми в неформальных группах и т.д.

В системе управления персоналом предприятия или организации важную роль играют оценка деятельности работников и стимулирование их труда. Она дает возможность наиболее рационально проводить расстановку кадров, определять меры поощрения и взыскания, перемещать с должности на должность, решать вопросы воспитания кадров, их загрузки и численности, укреплять взаимоотношения между работниками, определять причины низкого уровня работы, оценивать качество исполнения служебных обязанностей, выявлять резерв на выдвижение, разрабатывать мероприятия по повышению квалификации и подготовке кадров.