Рис. 6. Упрощенная информационная схема

     Пояснения к схеме:

     1. Схема содержит:

     звенья  сосредоточения и потоки информации, адресаты на входе, откуда поступает информация, необходимая для принятия решений данной организацией и адресаты на выходе (куда поступает выходная информация);

     состав  и содержание входной и выходной информации – носители информации;

     технические средства информационной работы (фиксирования, передачи, обработки, поиска информации и т.д.)

     «операторы», т.е. инструктивно-нормативный материал, регламентирующий деятельность данной организации.

     2. Оцениваются информационные характеристики  процесса управления (полнота, достоверность,  полезность, своевременность и другие  характеристики информации).

     Можно сделать вывод, что руководство  ОАО «Трест КПД» использует современные технологии обработки информации, следит за достижениями научно-технического прогресса, включает в штат квалифицированных специалистов в области автоматизации, менджмента и маркетинга.

2. Оптимизация структуры подразделения

     Для отражения изменяющейся и адаптируемой к внешней среде сущности организации схемы бизнес-процессов постоянно должны актуализироваться параллельно с изменениями, происходящими в процессе управления, а с другой стороны, полученная схема не должна быть жестким правилом выполнения процесса. Одним из вариантов является создание динамически вызываемых вариантов выполнения процесса, реализующих характерное при процессном управлении смещение принятия текущих управленческих решений «вниз по иерархии», которое в рамках текущей деятельности заключается, в частности, в оптимизации управления структурными единицами.

     Рассмотрим  вариант оптимизации управления контрольного отдела. Схема структуры  контрольного отдела представлена на рисунке 7. 

     

     Рис.7. Схема структуры контрольного отдела  

     В непосредственном подчинении совета директоров находится начальник контрольного отдела, в подчинении которого находятся начальник службы внутреннего контроля. А в подчинении начальника службы внутреннего контроля находятся начальники служб анализа, контроля за операциями и проверки. 

     Функции отдела:

1. Начальник контрольного отдела

Управление

Координация работы групп

Контроль

Составление отчетов о работе группы

Составление плана работ

Предоставление  отчетов директору и отделу безопасности на рассмотрение

2. Начальник отдела внутреннего контроля

Управление

Планирование  работы группы

Анализ  работы группы

Предоставление  отчетов начальству

Контроль

Выявление легализации «отмывания» денег

Контроль  за структурными подразделениями 

Разработка  правил внутреннего контроля

3. Группа анализа

Управление

Планирование  работы группы

Анализ  поступающей информации

Составление отчетов по работе служб контроля за операциями и проверки

Анализ

Анализ  работы отдела

Анализ  эффективности работы

Анализ  работы подразделений 

4. Группа проверки

Управление

Планирование работы группы

Анализ  работы группы

Контроль  за соблюдением нормативных документов подразделениями

Проверка

Плановая  проверка структурных подразделений 

Разработка  способов и методов проверки

Выборочная  проверка отдельных (обязательная проверка постоянных) клиентов

     Определим среднюю арифметическую оценки сложности  работ, принимая за условие, что их сложность одинакова.

     О ср = 1000/23 = 44

     Оценки  расставлялись в соответствии с  методом номинальной группы. Представим расчет для функции управления начальника отдела контроля.

     Таблица МНГ относительно функции управления начальника отдела контроля (таблица 3)

 

     Составим  функциональный анализ работ начальника отдела контроля. Анализ представим в (таблице 4)

     Функциональный анализ работ отдела контроля

 

     На  основании таблицы построим долевое распределение трудоемкости всего объема работ с указанием коэффициента сложности

     

 

     Определение количества линейных и функциональных руководителей

     Начальник отдела 20% * 0,2 = 4

     Служба  внутреннего контроля 30% * 0,3 = 9

     Служба  анализа 25% * 0,25 = 7

     Служба  проверки 25% * 0,25 = 7

     Относительную долю времени работы начальника отдела принимаем за базу расчета, тогда по отношению к нему в каждом подразделении необходимо иметь следующее число работников:

     Служба  внутреннего контроля 9/4 = 3

     Служба  анализа 7/4 = 2

     Служба  проверки 7/4 = 2

     Построим  структуру управления подразделением с учетом того, что в подразделении, возглавляемым руководителем, не может быть менее 3 человек.

     Таким образом, оказалось необходимым  уплотнить функции, создав два подразделения: службу анализа и проверки и службу внутреннего контроля.

     При проведении функционального анализа  следует учитывать, что распределение времени выполнения управленческих работ руководителем среднего уровня примерно соответствует нормативному. 
 
 

     Структура затрат рабочего времени при выполнении управленческих операций (таблица 5)

 

     Согласовать полученный вариант структуры с  рекомендуемой нормой управляемости.

     высший  менеджмент (5-7) человек подчиненных

     средний менеджмент (7-9) человек подчиненных

     нижний  менеджмент (до 35) человек подчиненных 

     Нормы численности управленческого персонала

 

     Полученное  количество руководителей в структуре  управления соответствует нормативно обоснованному количеству.

     Построение  оптимальной производственной структуры  предприятия необходимо осуществлять с учетом следующих принципов:

• соблюдение рационального соотношения между основными и вспомогательными цехами и участками;
• обеспечение пропорциональности между частями предприятия;
• укрупнение цехов и участков;
• постоянная работа по рационализации производственной структуры;
• создание бесцеховой структуры управления предприятием. Кроме того, на производственную структуру предприятия оказывает влияние ряд факторов:
• отраслевая принадлежность предприятия;
• характер продукции и методы ее изготовления;
• объем выпуска продукции и ее трудоемкость;
• уровень специализации и кооперирования производства;
• особенности зданий, сооружений, используемого оборудования, сырья и материалов.

     Заключение

 

     По  результатам проведенного исследования можно сделать следующие выводы:

     Под производственной структурой предприятия понимается состав и взаимосвязь образующих его цехов, участков и служб в процессе производства продукции. Главными элементами производственной структуры предприятия являются цехи, участки и рабочие места.