Процессы принятия решение в организациях

Проблема  контроля управленческих решений весьма актуальна, особенно для крупных бюрократических организаций. Можно принять немало разумных и полезных решений, но без рационально организованной системы контроля исполнения они останутся в «недрах делопроизводства» и не дадут ожидаемого эффекта. Контроль управленческих решений связан с осуществлением в организации функции контроля.

5. Риск  при принятии решений

 

    Под риском понимается опасность ошибочного решения. Поскольку риск - опасность  потерь, он означает негативное отклонение от цели. Так как будущее никогда  неизвестно, все решения связаны  с риском.

    Риск  может заключаться во влиянии  на рентабельность, доходы, затраты, оборот и ликвидность (возможность всегда оплачивать свои счета).

    Можно различать риск:

• общий (угрожает предприятию как целому);
• специальный по фактору (сырьевой, по оборудованию, энергии, персоналу, капиталу);
• специальный при изготовлении продукции (брак, не те способы, в НИОКР, в хранении);
• специальный при оценке продукции (при сбыте, в цехах, в гарантиях, в оплате).

Риск  можно подразделить на калькулируемый и не калькулируемый, страхуемый и нет.

Для влияния  на все виды риска у менеджера  имеется определенный инструментарий (рис.3).

    Рис. 3. Инструментарий снижения влияния  риска

1.6. Реализация управленческих решений и их оптимизация

     Технология  менеджмента рассматривает управленческое решение как процесс, состоящий  из трех стадий: подготовка решения, принятие решения; реализация решения.

     Стадии  подготовки  и принятия решений  были рассмотрены выше.

     На  стадии реализации решения принимаются меры для конкретизации решения и доведения его до исполнителей, осуществляется контроль за ходом его выполнения, вносятся необходимые коррективы и дается оценка полученного результата от выполнения решения. Каждое управленческое решение имеет свой конкретный результат, поэтому целью управленческой деятельности является нахождение таких форм, методов, средств и инструментов, которые могли бы способствовать достижению оптимального результата в конкретных условиях и обстоятельствах.

    Поскольку руководитель имеет возможность  выбирать решения, он несет ответственность  за их исполнение. Принятые решения  поступают в исполнительные органы и подлежат контролю за их реализацией.

     Выполнение  решения - это завершающая стадия, состоящая из организации выполнения решения, анализа и контроля выполнения. Наиболее распространенной ошибкой менеджеров является предположение, что если выбор в отношении решения сделан, то оно обязательно будет выполнено.

     Следующий этап – это встраивание в решение механизма получения информации о ходе выполнения решения. Основой такого механизма должна стать система обнаружения ошибок и достижений в действиях по выполнению решения. Когда система  такого отслеживания отклонений работает эффективно, тогда проблемы в выполнении решений могут быть предотвращены до того как они появятся.

     Утверждение решения. Процедура утверждения решения является подчас чистой формальностью по сбору соответствующих подписей и санкций, поскольку на предыдущих этапах механизма формирования решения отыскивался, по существу, наилучший вариант и способ его осуществления. Однако необходимость выполнения этой работы обусловлена также и требованиями законности, указывающими, что решение достигло такого пункта, когда все члены коллектива, привлекаемого к решению проблемы, взяли на себя определённую ответственность.

     Выполнение  решения – это устранение породившей его  проблемы, по отношению к  которой было принято решение.

     Организация выполнения решения предусматривает  координацию многих людей. Менеджер должен стремиться избегать потенциальных конфликтов, заинтересовать и мотивировать людей на реализацию решения, расставить их таким образом, чтобы максимально использовались их способности.

     Для этого составляется план мероприятий, превращающих решение в реальность.

     При решении важных проблем целесообразно  критически осмысливать любое обобщение  в методологии принятия решения, учитывать, что под час необходимо допускать исключения из общих правил, но при этом надо всегда придерживаться главных принципов при окончательном решении проблемы, ещё раз осмыслить принимаемое решение. Окончательное решение принимается именно руководителем независимо от процедуры обсуждения и согласования.

     Полученная  в ходе отслеживания информация необходима для проведения корректировки действий. Отслеживание и обратная связь занимают в работе менеджера  много времени. При этом информация из первоисточника всегда лучше, чем подготовленный кем-то отчет или данные из «вторых» рук. В первом случае замечается больше деталей и нюансов, делается более правильная оценка и достигается более верное восприятие потенциальных  проблем и их решений. Это также позволяет показать  подчиненным интерес менеджера к выполняемому решению.

     Большую роль в принятии решения играет интуиция. Она  включает в себя предчувствие, воображение, проницательность. Развитая интуиция – это умение держать все, что связано с проблемой, в голове в течение всего процесса. Всеобщий и одновременный охват проблемы и ее решения позволяет менеджеру с развитой интуицией  быстро переходить от этапа к этапу. Часто опытные руководители, приняв верное решение, затрудняются объяснить, как они это сделали.

      Оптимизация решения – это процесс перебора множества факторов, влияющих на результат. Оптимальное решение – это выбранное по какому-либо критерию оптимизации наиболее эффективное из всех альтернативных вариантов решение.

      Методы  оптимизации:

• анализ;
• прогнозирование;
• моделирование.

      Моделирование – единственный, к настоящему времени, систематизированный способ увидеть варианты будущего и определить потенциальные последствия альтернативных решений.

     Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим  для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

     Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых  результатов и проведения корректировок  в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

     Руководители  начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они  сформулировали цели и задачи и  создали организацию. Контроль очень  важен, для того чтобы организация функционировала успешно.

     Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить  проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в  кризис.

     Равно важной является и положительная сторона контроля, состоящая во всемерной поддержке всего того, что является успешным в деятельности организации. Одним из важных аспектов контроля является определение того, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективны. Определяя успехи и неудачи организации и их причины, мы получаем возможность достаточно быстро адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды.

     Контроль  не только позволяет проблемы и реагировать  на них так, чтобы достигнуть намеченных целей, но и помогает руководству решить, когда нужно вносить радикальные изменения в деятельности организации.

     Существует  три основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный. В процессе принятия и реализации управленческих решений важны все три вида контроля.

     Предварительный контроль - осуществляется  до фактического начала работ.

Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенной политики, процедур, правил и линий  поведения. Прежде всего, он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам.

     Текущий контроль - осуществляется непосредственно в ходе проведения работ.

     Текущий контроль обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником.

     Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, после проведения работы. Текущий контроль основывается на обратных связях.

     Заключительный  контроль - осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время.

     Заключительный контроль он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль даёт информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации.

1.7 Информационное обеспечение управленческих решений ,методы принятия решений. 

Современное общество живет в эпоху информатизации. Под информатизацией общества понимается повсеместная реализация мер, обеспечивающих возможность своевременного получения и использования полной и достоверной информации во всех областях знаний и видах человеческой деятельности. Предполагается, что информатизация общества повысит обоснованность и эффективность принимаемых на всех уровнях управления решений, а следовательно, и уровень развития науки и

экономики и, в конечном счете, качество жизни  людей.

Управление, которое трактуется кибернетикой как  воздействие на систему, ведущее к достижению поставленной цели, — его процесс информационный, поскольку взаимосвязь двух основных подсистем любой системы управления (управляющей и управляемой) осуществляется при помощи информации. Поэтому в современных организациях крайне важным условием успешного управления стало информационное обеспечение.

Информационное  обеспечение менеджмента заключается в создании эффективной системы сбора, обработки, хранения и передачи информации, необходимой для принятия обоснованных решений.

Сегодня к известным видам ресурсов любой  организации — материальным, трудовым, энергетическим, финансовым — прибавился новый, ранее не  учитываемый — информационный.

Небывалый рост объемов информационных потоков  и развитие современной микропроцессорной техники, интегрированных сетей связи, новых информационных технологий привели к бурному подъему индустрии переработки информации и появлению новой науки — информатики. Информатика — это научно-практическое направление исследований, занимающееся анализом информационных процессов. Информатика охватывает как теоретический аспект проблемы — методологию информационной деятельности в условиях массовой компьютеризации, так и прикладной — технологию эффективного применения компьютерной техники для решения конкретных задач. Предметом информатики как науки является информационная технология.

Информационная  технология ~ это система методов и средств получения, передачи, обработки, хранения и распространения информации. По  сути под информационной технологией на практике понимается технологическое применение компьютеров и других технических средств обработки и передачи информации. Как и всякая технология, информационная технология включает в свой состав определенные комплексы материальных средств (носители информации, технические средства ее измерения, передачи, обработки и т.п.), способы их взаимодействия, а также определенные методы организации работы с информацией.

Информация  очень разнообразна по содержанию и  в зависимости от вида деятельности, в которой используется, может классифицироваться  (правда, довольно условно) как научная, производственная, экономическая, медицинская, демографическая, юридическая и т.д. Каждый из видов информации имеет свою смысловую ценность, требования к точности, достоверности и оперативности отражения фактов, определенные формы представления и фиксации на физическом носителе, а следовательно, и свои технологии обработки.

Современная компьютерная технология обработки  информации требует ее определенной формализации. Информация, представленная в формализованном виде, получила название «данные». Как уже отмечалось выше, информация может размешаться на различных физических носителях (бумажных, магнитных) и находиться в статическом или динамическом состоянии.