Процедура делового совещания в организации НГП и ее совершенствование

2.2 Регламент проведения  совещаний в компании

 

В компании Шлюмберже совещания являются неотъемлемой частью ежедневной деятельности в производстве. Cовещания можно разделить на несколько типов:

1. Совещания между заказчиком и подрядчиком (внешние и внутренние заказчики).
2. Совещание по безопасности здоровья, окружающей среды и совещание по качеству.
3. Совещание при распределении заданий на день или при длительном планировании работ.
4. Экстренные совещания.
5. Совещание связанные с внедрением LEAN (инструменты для оптимизации производства разработанные компанией TOYOTA).

Так как компания Шлюмберже является в первую очередь нефте-сервисной компанией, то наиболее частым является первый тип совещания - это совещания на уровне заключения договоров между заказчиком и подрядчиком. Так в подразделении D&M (измерение во время бурения) совещание проходит по следующему алгоритму:

1. Внимательное изучение требования заказчика.
2. Определение сроков выполнения работ. 
3. Обсуждение вопросов по необходимому оборудованию и человеческим ресурсам.
4. Предложение новых видов оборудования и их возможности. 
5. Предложение альтернативных вариантов при невозможности предоставить необходимое оборудование.
6. Обсуждение цены выполненных работ, а так же затрат связанных с амортизацией оборудования Шлюмберже.
7. Обсуждение всех вопросов, касающихся обеспечения компании  Шлюмберже  необходимыми для выполнения работ ресурсами.

В компании Шлюмберже есть негласное правило для переговоров с заказчиками, если возможно, использовать персонал той же культурной и языковой принадлежности, что и представители от заказчика. Это уменьшает языковой барьер и позволяет как можно больше адаптироваться под правила ведения переговоров с заказчиками из различных государств. Так, например, в России правила ведения переговоров гораздо строже, чем для стран Европы и Америки. В последнем правила ведения более демократичны и поведение участников более раскованное.

Шлюмберже так же может выступать в роли заказчика, например с компанией «ТЕХИНКОМ»,  в данном случае оговаривается перечень необходимых инспекции для оборудования и цена за проведение данных инспекций.

В первом случае компания пытается получить как можно больше прибыли за оказанные ей услуги, а во втором случае получить качественный сервис за умеренную плату.

Помимо этого ежедневно в компании проходят совещание, где решаются:

1. Все вопросы, связанные с готовностью оборудования и персонала к предстоящим работам.
2. Наличие заказанного оборудование и возможность заменить на другое оборудование, если его нет в наличие.
3. Состояние текущих полевых работ,  успехи и инциденты во время работы.
4. Вопросы по безопасности и принимаемые для этого меры. Безопасность в компании Шлюмберже играет первостепенную роль и практически все совещания касаются данного вопроса.

Совещание проводит D&M Operation Manager – это менеджер, который руководит всеми операциями внутри сегмента D&M.

Цель внутренних совещаний  улучшить качество оказываемых услуг, предоставить сервис во время и в  полном объеме при соблюдении всех правил безопасности.

Как говорилось выше, все  совещания касаются вопроса по безопасности и защиты окружающей среды, но  кроме  того существуют  отдельные совещание  на данную тему. Они проходят каждую пятницу последней недели месяца.  Как правило, данные совещания бывают массовыми и зачастую на них приходят представители от заказчика, которые так же требуют принимать все меры по безопасному выполнению работ на буровых.

На совещаниях рассматриваться:

1. Все инциденты, связанные с травмами персонала и их последствия. Большую роль так же уделяют автомобильным авариям как на работе, так и в не рабочее время.
2. Все инциденты, связанные с нарушением окружающей среды.
3. Рассматриваться лучшие отчеты по определению рисков RIR (Risk Identification Report) и проходят награждение за призовые места.
4. Рассматриваться перечень мер по усилению правил безопасности.

Совещание проводит HSE Manage - менеджер по технике безопасности и защите окружающей среды.

Благодаря таким мерам  инциденты, связанные с травмами уменьшились в разы.

Цель данных совещаний  изменить культуру поведения во время  работы каждого работника, где работник будет соблюдать все меры безопасного  выполнения работ, и стараться нанести  как можно меньший ущерб окружающей среде.

Совещания по качеству проходят раз в три месяца. На совещании присутствует только персонал, который занимается обслуживанием оборудования.

На данном совещании рассматривается:

1. Показатели качества в текущем квартале.
2. LEAN показатели.
3. Инциденты, связанные с неисправностью оборудования на буровых их причины и меры по устранению причин неисправности.
4. Прибыль, полученная за выполненные работы и расходы.
5. Бонус в соответствии с показателями качества.
6. Лучшие KAIZEN ACTION SHEET (Улучшение, внедренное на этапе производства) – это новый LEAN продукт, который ведет к оптимизации производства путем его непрерывного улучшения. Так же за лучшие KAIZEN ACTION SHEET раздаются призы.
7. Затрагиваются вопросы, связанные с предстоящими работами, их количество и с каким оборудованием будет произведена работа.

Совещание проводит Maintenance Manager (Менеджер по обслуживанию оборудования) и LEAN champion (Эксперт по внедрению LEAN на локации).

Цель совещания улучшить качество предоставляемых компанией  Шлюмберже услуг и оптимизировать процесс обслуживания оборудования, а так же исключить потери при проведении буровых работ.

Пример показателей качества представлен на рисунках ниже.

Рисунок 1 – Состояние  оборудования на локации

Примечание: Available-доступно для отправки оборудования на буровую, Tool count – количество оборудования, DFP-оборудование, ожидающее запястных частей, Period-интервал времени, RITE – готовое к отправке, RONG-необходим сервис, ON LOC%-на буровых (в процессе работы), FXD-сервис произведен, TRANS%-отправлено в аренду на другие локации.

Пример LEAN показателей:

На Рисунке 2 показан график состояния LEAN показателей по пятибалльной шкале. По ним производиться оценка на сколько был достигнут результат оптимизации производства и где в будущем необходимо проявить наибольшее усилие для дальнейшей оптимизации.

Рисунок 2 - График состояния LEAN показателей

 

Примечание: ESC, VS Mapping, 15 Keys, LDMS, 5S – это ключевые LEAN показатели, по которым оценивают производство, IS=19 – это общий балл.

Один из LEAN инструментов это LDMS – LEAN Daily Management System, а один из пунктов LDMS это Daily Shift Start-UP Meeting (Ежедневные совещания перед выполнением работ).

На данном совещании:

1. Распределяются работы на день.
2. Проводиться инструктаж по безопасности.
3. Рассматриваются вопросы по выполнению работ.
4. Рассматривается, что необходимо заказать для обслуживания и ремонта оборудования.
5. Рассматриваются вопросы, связанные с обучением персонала.

Совещание проводит Maintenance Supervisor (Супервайзер по обслуживанию оборудования). Цель совещания распределить задания на день и рационально использовать человеческие ресурсы. Совещание при длительном планировании работ необходимо для заблаговременной подготовки оборудования и персонала, а так же заказа недостающего оборудования и запасных частей для обеспечения будущих работ.

Совещание проводиться на разных уровнях.

1. На уровне менеджмента при заключении договоров.
2.   На уровне TCO при заказе оборудования в цеху.
3.   На уровне отделов в цеху при обслуживании оборудования.

На первом уровне решается, какие работы планируются, и какие  параметры необходимо получить в  процессе бурения; на втором, какое  оборудование цех может предоставить и в каком объеме для удовлетворения требований заказчика; на третьем, какие  запчасти для обслуживания оборудования и какое оборудование необходимо заказать.

Экстренные совещания  происходят при инцидентах на буровой, связанных с неисправностью оборудования, которое может привести или привело  к простою бурения.

В данном случае собирается команда экспертов, которые выясняют причины неисправности и меры которые необходимо предпринять  для устранения неисправности.

Последние несколько десятилетий  были очень успешными для компании «Шлюмберже». Зафиксировали рост не только валовой выручки, но также и чистой прибыли. Но с ростом компании становится все сложнее успевать за скоростью поддержки полевых операций. Коммуникации и интерактивность, которые необходимы для эффективной связи между месторождением и компанией «Шлюмберже» и ее подразделениями, вышли за установленные ранее границы. Поэтому стало необходимым внести в корпоративную культуру компании, новый подход к осуществлению процессов. Только совместное определение и оптимизация процессов с сотрудниками компании позволяет реализовать потенциал и повысить уровень обслуживания месторождений.

В компании Шлюмберже LEAN является неотъемлемой частью организации производства. LEAN совещания проводятся для выявления барьеров и устранение их при помощи инструментов LEAN.

При проведении LEAN совещаний  собираются персонал подразделения, в  котором рассматривается процесс  организации производства, руководитель и эксперт по внедрению LEAN на данной локации. Руководитель совещания эксперт  по внедрению LEAN.

На LEAN совещаниях руководствуются картой Лин-технологий (Рисунок 3). Данная карта позволяет оценить процесс, выявить в нем проблемы и решить их.

 

Рисунок 3- Карта Лин-технологий

2.3. Рекомендации  для эффективного управления  деловым совещанием

 

В связи с тем, что в  компании работает разноязычный персонал, зачастую возникает проблема непонимания  либо недопонимания участников совещания. Поэтому некоторые вопросы совещания  остаются открытыми, а основные цели совещания размытыми.

Действия: все совещания проводить на двух языках: международном (английском) и локальном.

Участники совещания зачастую ведут себя не активно, что приводит к тому, что выступает только докладчик, а остальные безучастно слушают.

Действия: Перестроить метод  ведения совещания, заинтересовать его участников и интенсивно вовлекать  их наводящими вопросами. Для этого предполагается использовать метод картирования. Картирование выполняется на бумаге при помощи карандаша, так чтобы можно было пройти вдоль всего процесса и зафиксировать то, что происходит в действительности.

Рисунок 4 – Карта процесса компании «»Шлюмберже» и уменьшение технологического времени процессов при ее использовании.

В условиях конференц-зала легко  что-нибудь пропустить. При помощи электронных  программ часто не удается зафиксировать  то, что происходит в действительности. Лучший способ картирования потока создания ценности – пройти в обратном направлении  от заказчика к поставщику с планшетом  в руке и убедиться, что ничего не пропущено.  Можно создать электронную  карту потока создания ценности, чтобы  поделиться ей с другими.

В данном случае карта представляет собой «плавательную дорожку». Разноцветные листки Post-it^®  с левой стороны листа обозначают различные подразделения. Желтые листки Post-it^® обозначают возможности совершенствования. Технологическое время и время выполнения заказа, выраженные в днях, указаны на нижней линии. Технологическое время указано над нижней линией, а под ней указано время выполнения заказа, включающее время ожидания, время, проведенное в очереди, задержки и т. д. Это время суммируется по всей карте. Линии показывают поток.

Все результаты совещаний, а  так же назначенные действия записываются в QUEST (компьютеризированная программа  для управления персоналом по локальной  сети) организатором совещания. Сотрудник  посредством почтовых оповещений периодически будет уведомляться о задачах, поставленных перед ним.

Иногда совещания проходят в большом коллективе в комнате, где не хватает стульев и работникам приходиться стоять, это ведет  к их быстрой усталости и к  желанию быстрее уйти с совещания.