Деловая переписка и организация деловых совещаний

Государственное общеобразовательное учреждение высшего  профессионального образования  Сибирская государственная геодезическая  академия

(ГОУ  ВПО СГГА) 
 
 

Кафедра экономики и менеджмента 
 
 

Реферат

по  дисциплине организация  научных исследований

на  тему:

«Деловая переписка и организация деловых совещаний» 
 
 
 

                                                                                        Выполнил: ст.гр. ЭТ-31

                                                                                          Дубровина Е.В.

                                                                                         Проверил: Крутеева О.В. 
 
 
 
 
 

Новосибирск 2010 
 
 
 
 

Содержание: 
 
 

Введение……………………………………………………………..…..3

1. Деловая  переписка……………………………………………………4

2.Деловое письмо и его функции…………………………………….....5

2.1. Общая  структура делового письма…………………………..…….6

3. Специфика  делового стиля письма…………………………………..7

3.1. Оформление  делового письма……………………………………...9

4. Основные  правила ведения делового совещания……………….....10

5. Два  стиля проведения деловых совещаний……………………...…13

Заключение………………………………………………………….......17

Список  использованной литературы……………………………….….18

Приложение 1……………………………………………………………19

Приложение 2……………………………………………………………20 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

      Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров в предпринимательской практике широко распространены деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Формы такого обсуждения очень разнообразны. Это съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.

Чаще  всего деловые совещания проводятся:  
при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение  
если решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы  
если для решения важного вопроса необходимы мнения различных групп работников. Деловая переписка – неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В большинстве организаций письма превалируют над остальными документами. Она также выполняет важнейшую роль в любой организации.

 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Деловая переписка 

     Деловая переписка – неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В большинстве организаций письма превалируют над остальными документами.

Письмо - общепринятое название большого числа  разновидностей информационно-справочных документов, используемых для решения  главным образом текущих задач  в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяют в особую группу документов, является пересылка  их по почте, хотя в последнее время они могут пересылаться также с помощью телеграфа, факсимильной связи, электронной почты.

Различают письма циркулярные, информационные, гарантийные, сопроводительные, письма-просьбы, письма-подтверждения, договорные письма, письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглашения, коммерческие письма и ряд других.

При ведении  переписки должны соблюдаться следующие  требования:

документы оформляются на специальных бланках – бланках для писем - и подписываются руководителем организации или его заместителем в рамках предоставленной им компетенции;

текст должен излагаться грамотно, официально-деловым  языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения; текст письма не должен допускать различного толкования;

события и факты в необходимых случаях  должны иметь разъясняющие и дополняющие  материалы.

В зависимости  от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной–двух частей – вступления и заключения. Сложные в композиционном плане содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности или обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. 

2. Деловое письмо и его функции. 

   Деловое письмо выполняет ряд важных функций. Прежде всего, это – информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей. Письмо обладает организационной функцией. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координаты их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма. Письмо несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации – автора документа.

Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым способом и  на любом носителе с целью последующего ее обращения (передачу, прием, обработку, хранение, поиск, размножение) в сфере делопроизводства.

Что касается языка, то тексты писем составляются на русском или национальных языках в соответствии с действующим  законодательством Российской Федерации  и ее субъектов о государственных  языках. Переписка в сфере внешнеэкономической деятельности ведется на русском или ином языке, предусмотренном коммерческим договором между деловыми партнерами.

К числу  основных средств фиксации деловой  информации относятся ручные пишущие  средства, пишущие машинки, диктофонная  техника и печатающие устройства персональных компьютеров.

В качестве носителей информации находят применение носители на бумажной основе (несветочувствительные), микроносители визуальной и звуковой информации (кино- и фотопленка, CD-диски), носители для записи и хранения компьютерной информации (дискеты, картриджи и CD-диски). Следует подчеркнуть, что основным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

Письма  оформляют на специально спроектированных для этого вида документов бланках  с последующим нанесением на них необходимых информационных элементов – реквизитов. Требования к оформлению писем складываются из требований, оговоренных нормативными документами (стандартами); норм и правил русского языка; учета особенностей делового стиля, сложившегося в сфере управления за последние 100-150 лет, а также норм и правил делового этикета, проявляющегося в форме изложения текста. 

2.1. Общая структура делового письма 

   Простое письмо – это малообъемный документ, в котором рассматривается только один вопрос. Сложное письмо – многоаспектный документ, в котором рассматривается несколько вопросов. Такое письмо может состоять из двух и более страниц. Однако каким бы письмо ни было, в нем просматривается простая структура – три части. В первой приводятся мотивы подготовки письма, ссылки на факты и события, решения вышестоящих организаций и другие аргументы, послужившие основанием для составления документа. Во второй части излагаются выводы, просьбы, предлагаются решения. В третьей может формулироваться ожидаемый результат, констатироваться отказ, отклонение предложения и т.п.

В отдельных  случаях письма могут содержать  только первые две части, иногда только вторую.

Тексты  сложных, многостраничных писем  могут разбиваться на разделы, пункты, а при необходимости – и  на подпункты. Следует указать на важность деления текста с помощью абзацев – отступов в строке при начале новой смысловой части документа. Правильная разбивка текста на абзацы облегчает его чтение и понимание. Для современной деловой переписки характерна подготовка простых писем, в которых обычно рассматривается один вопрос.

Письмо, как правило, не должно занимать более  одной страницы формата А4. 

3. Специфика делового стиля письма 

   Текст письма излагается в повествовательной манере, как правило, при прямом порядке слов в предложении, с включением сложносокращенных слов (госкомитет, ОАО «Саратовгаз», ГипродорНИИ и т.п.) и аббревиатур (ГОСТ, ПК и др.)

Стиль письма отличается частым употреблением  отглагольных существительных, отыменных  предлогов (на основании, в отношении, в соответствии с , в силу, в целях и др.), сложных союзов (вследвствии того что; ввиду того что; в силу того что и т.п.), а также словосочитаний-связок, служащих для соединения частей сложного предложения (на случай, если…; на том основании, что…; по той причине того, что…; тот факт, что…; и др.)

Язык  делового письма характеризуется употреблением  слов с «универсальным» значением, таких, например, как «Слабо», «недостаточно», «мало». Вот типичный случай их применения: «До настоящего времени подготовка к зимнему сезону ведется слабо (недостаточно)». Употребление подобных слов позволяет дать общую оценку ситуации с целью последующей выработки конкретных мероприятий по исправлению сложившегося положения.

В письме не следует употреблять слова  и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы). Необходимо писать: не сего года, а этого года (текущего года); не означенный, а названный и т.д. Использование новых слов (неологизмов) и заимствованных слов должно быть оправданным.

Если  в деловом письме автор документа – лицо юридическое, то действия передаются от третьего лица единственного числа: предприятие гарантирует…, не возражает…, предлагает…; от третьего лица множественного числа: Совет директоров, администрация предприятия убедительно просят…, от первого лица множественного числа: просим…, сообщаем…, подтверждаем…

Если  автор - лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа: Прошу…, ставлю Вас в известность…, довожу до Вашего сведения…; от первого  лица множественного числа: поддерживаем…, одобряем…, выражаем…; и т.д.

Еще одна специфическая особенность делового языка – ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в ограниченной возможности слова вступать в  смысловые связи с другими  словами:

инициатива  – брать на себя, выступать с, проявлять, терять, уступать;

налог – взимать, облагать, платить, снижать;