Деловая переписка

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 07 Февраля 2011 в 09:50, реферат

Описание работы

Служебная переписка является важной частью делового этикета, "общением в миниатюре". Она способствует установлению прочных связей с потребителем, улучшению взаимосвязи различных служб, а также увеличению оборота предприятия, фирмы.

Содержание работы

ВВЕДЕНИЕ
§1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ДЕЛОВОМУ ПИСЬМУ
§2. ХАРАКТЕРНЫЕ ТИПЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Файлы: 1 файл

Министерство образования Российской Федерации.doc

— 302.50 Кб (Скачать файл)

Министерство  образования Российской Федерации

Департамент образования Ненецкого Автономного  Округа

ГОУ СПО  “Ноябрьский колледж профессиональных и информационных технологий” 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Кафедра словесности

Тема: Деловая переписка

Реферат по предмету: “Деловая культура” 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнил  студент , 3 курс

Группы 801 Миранович Эдгар Эрикович

Проверил: преподаватель Тютюнникова 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Ноябрьск 2011

Содержание 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение 

     Деятельность  делового человека невозможно представить  без работы с документами. Подсчитано, что на составление служебных  документов и работу с ними у некоторых  категорий работников аппарата управления тратится от 30 до 70% рабочего времени.

     Служебная переписка является важной частью делового этикета, "общением в миниатюре". Она способствует установлению прочных связей с потребителем, улучшению взаимосвязи различных служб, а также увеличению оборота предприятия, фирмы.

§1. Общие требования к деловому письму

 

     Джен  Ягер в своей книге "Деловой этикет" отмечала, что качество делового текста складывается из четырех составляющих: мысли, внятности, грамотности и корректности.

     При деловой переписке следует помнить, что восприятие письма зависит не только от содержания, но и от конверта и бланка фирмы. Почтовая бумага должна быть хорошего качества, а цвет бумаги - светлым: белым, светло-серым, кремовым и т.п. Вверху или сбоку листа небольшими буквами должно быть напечатано название организации, возможно, ее эмблема или логотип (словесная форма товарного знака), а в некоторых случаях - имя и фамилия сотрудника и, может быть, его должность. Кроме того, деловые письма могут быть выполнены и на обычной почтовой бумаге. Вопрос о том, целесообразно ли дать сотруднику право пользоваться бумагой, где указаны не только название фирмы, но и фамилия и должность сотрудника, решается руководством организации.

     Специалист  в области делового письма американец Р. Теппер полагает, что правильно  составленные деловые письма строятся по одной схеме. Начальные строки привлекают внимание, следующие за ними одно или два предложения пробуждают интерес читателя, затем в двух абзацах высказывается просьба, а последняя часть заставляет читателя действовать.

     В учебнике "Психология и этика делового общения"* приводится пример делового письма, составленного по данной схеме. 

       

     Помните, что просьбу нужно формулировать  так, чтобы у адресата выбор вариантов  был ограничен, поскольку, чем меньше вариантов, тем больше вероятность  успеха. Употребление стандартизированных словесных оборотов не только позволяет исключить ненужный эмоциональный тон письма, но и является выражением деловой вежливости.

     Наиболее  часто в деловой сфере используются следующие виды деловых писем.

     Резюме  и письмо с просьбой о приеме на работу.

     Письмо-заявление  об уходе.

     Рекомендательное  письмо.

     Письмо-отказ.

     Письмо-запрос о ходе исполнения дела (договоренности, сделки и т.п.).

     Письмо-напоминание.

     Письмо-уведомление.

     Письмо-благодарность.

     Деловое письмо должно всегда подписываться от руки. Вопрос об отправке письма по факсу или в конверте почтой решается в зависимости от обстоятельств и желания деловых партнеров. На все письма следует обязательно давать ответ, даже если он отрицательный или вызывает затруднения, при этом нужно выдерживать сроки ответа.

     Кроме деловой корреспонденции, курсирующей  между организациями, существует и  внутриорганизационная переписка.

     Содержание  внутренней переписки может быть различным, но оно должно отвечать некоторым общим правилам:

     письмо  должно быть лаконичным;

     обязательно должна проставляться дата;

     письмо  не должно содержать клеветнических измышлений;

     должна  быть разборчивая подпись.

     Примеры оформления деловых  писем.

     Общие требования к поздравительным  письмам.

     В деловых взаимоотношениях фирм, их руководителей и сотрудников большое значение имеет оказанное внимания по поводу различных торжественных дат. В связи с этим мы приводим несколько вариантов различных поздравительных текстов.

     Поздравления  в связи с продвижением по службе

     Я (мы) только что узнал (и), что Вы были (назначены, избраны)..., и хотел (и) бы выразить мои (наши) поздравления. Позвольте мне (нам) пожелать Вам всяческих успехов.

     С уважением,

     Подтверждение получения поздравления

     Благодарю (им) за Ваши поздравления по случаю моего (нашего) избрания (назначения и т.п.).

     Ваше  письмо доставило огромное удовольствие.

     С уважением,

     Письмо-поздравление

     Господа!

     Мы  узнали, что Вы открыли новое отделение (филиал и т.д.).

     Желаем  Вам успеха и удачи.

     Мы  также выражаем надежду, что наши деловые отношения будут продолжать развиваться в той же приятной атмосфере взаимного доверия.

     С уважением,

     Уважаемый г-н... !

     Мне очень приятно узнать о Вашем  новом назначении...

     Ваш многолетний труд в компании достойно вознагражден, и я с огромным удовольствием  шлю Вам пожелание успехов в дальнейшей работе.

     С уважением,

     Уважаемый г-н...!

     Мы  хотели бы выразить наши наилучшие  пожелания по случаю Вашего дня рождения (... летия).

     Мы  желаем Вам прекрасного здоровья на многие годы и надеемся, что Вы будете продолжать неустанно трудиться на благо нашей (Вашей) фирмы.

     Искренне  Ваш,

     Уважаемый г-н... !

     Сегодня исполняется... лет Вашей работы в качестве главы основанной Вами фирмы.

     На  протяжении этих лет Вы неутомимо  и вдумчиво руководили фирмой, полагаясь  на свой обширный опыт, что в конечном счете привело ее к настоящему видному положению в деловом мире.

     Я (мы) хотел (и) бы поздравить Вас и пожелать Вам дальнейших успехов и доброго здоровья.

     Искренне  Ваш (и),

     Господа!

     Хотим поздравить Вас и пожелать всего  наилучшего по случаю... годовщины учреждения Вашей фирмы.

     Пользуемся  случаем, чтобы поблагодарить Вас  за приятное сотрудничество в течение  всех этих лет.

     Искренне  Ваши,

§2. Характерные типы деловых писем

 

     Письмо-презентация (представление) предприятия Должно содержать максимум необходимых данных о предприятии, включая его номенклатуру, историю и т.п., а также четко выраженную идею, что предприятие хочет от адресата: установить деловые отношения по экспорту или импорту, обменяться делегациями, организовать выставку или участвовать в ней и т.д. Желательно сопроводить такое письмо-презентацию приложением документации (буклет предприятия, список предлагаемых товаров, их спецификации и т.д.).

     Письмо-оферта (предложение товара)

     Оно должно содержать необходимые данные (условия предложения), чтобы иметь правовое значение для ведения дальнейших переговоров по заключению контракта купли-продажи. Эти условия являются потом обязательным условием предстоящего контракта. Условия эти следующие: наименование предлагаемого товара, количество товара, качество товара (может быть изложено в спецификации или приложении к письму), цена, базисные условия места поставки, условия платежа, сроки поставки, характер тары и упаковки, срок действия оферты.

     Следует отметить, что оферта может быть твердой или свободной.

     Если  письмо-оферта твердая, то она выражается словами: "предлагаем твердо", если свободная, то: "предлагаем без обязательств".

     Письмо-запрос

     Содержит  практически все те данные, что  и письмо-оферта. Дополнительно целесообразно  упомянуть, почему вы обращаетесь с этим запросом именно к этой фирме, т.е. откуда вам известно, что она работает с этим товаром. В письме-запросе цена не указывается. Можно попросить оговорить ее в оферте с указанием базиса места поставки.

     Письмо-запрос информации о фирме

     В таком письме помимо просьбы выслать какие-либо интересующие вас материалы должны быть изложены какие-то минимально необходимые сведения о вашей организации и о том, в связи с чем вы запрашиваете материал, т.е. в какой степени фирма может быть заинтересована в вас.

     Письмо-приглашение на переговоры

     Такое письмо должно быть отправлено адресату заблаговременно. Желательно, чтобы  в письме фигурировали альтернативные, наиболее удобные для вашего контрагента  сроки приезда.

     Должны  быть четко изложены предмет предстоящих  переговоров, сроки, продолжительность визита, вопрос виз и в случае необходимости вывоз транспорта от Москвы до вашего предприятия, вопросы приобретения билетов в оба конца, размещения в гостинице, место и время встречи (в Москве, в вашем городе и т.п.).

     Письмо-предложение в ответ на полученный от потенциального покупателя запрос с указанием конкретных условий будущего контракта или проформой контракта.

     Письмо-рекламация

     Посылается  заказным письмом с приложением  всех необходимых доказательных  документов (например, актов экспертизы, рекламационных актов, коносаментов, спецификаций, сертификатов о качестве). В указанных документах обязательно делается ссылка на номер контракта и транспортного документа. Дата почтового штемпеля места отправления такого письма считается датой предъявления рекламации.

     В данных кратких рекомендациях мы не останавливаемся на сопроводительных к документации письмах, на письмах  с выражением благодарности и  т.д. Эти письма составляются по общепринятым стандартам.

     Желательно  прикрепить к письму свою визитную карточку, можно с краткой рукописной надписью на ней.

     Все вышеизложенное в равной степени  относится и к телеграфно-телексной  переписке, естественно, с учетом ее краткости и особенностей телеграфного стиля письма.

     Пригласительное письмо для партнера

     "Уважаемые господа" (запятая).

     Ниже, под словом "уважаемые", начиная  с красной строки, с прописной  буквы следует: "От имени... я имею удовольствие пригласить Вас... в качестве гостей..."

     С новой строки: "Могу заверить Вас, что я и мои коллеги будем рады встрече с Вами и сделаем все, чтобы пребывание в нашей стране стало для Вас и интересным, и приятным".

     Отступив  и образовав более широкие  поля, т.е. даже ближе к середине страницы, с прописной буквы начинаем: "Было бы очень любезно с Вашей стороны, если бы Вы смогли ответить на наше приглашение о приезде в любое удобное для Вас время".

     Дальше, отступив еще ниже, почти с середины, с прописной буквы: "С сердечным приветом" (обязательно запятая).

Информация о работе Деловая переписка