Содержание

     Введение…………………………………………………………………….2

     Виды  деловых писем……………………………………………………….3

     Структура делового письма……………………………………………......7

     Требования  к тексту делового письма…………………………………….9

     Язык  деловой переписки…………………………………………..……..10

     Приемы  повышения информативности и  убедительности…………….14

     Влияние коммуникативных факторов на структуру  письма…………...16

     Рекомендации  по составлению деловых писем…………………………17

     Правила внешнего оформления делового письма………………………18

     Заключение………………………………………………………….…….19

     Список  использованной литературы…………………………………….20 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение

     Переписка - это основа конструктивного общения. Правильное ведение деловой корреспонденции  способствует установлению связей, улучшает взаимные отношения, сдвигает с мертвой точки самые, казалось бы, неразрешимые проблемы и вопросы. Неправильно составленное деловое письмо, напротив, вызывает у адресата раздражение, которое выливается и на автора послания. Поэтому к составлению такого документа необходимо подходить чрезвычайно аккуратно.

     Необходимо  помнить, что деловая переписка, как и любая другая форма взаимодействия людей, основана на своде этических  правил и норм, главное из которых - корректность и уважение к партнеру. Даже если целью письма является высказывание претензии, его текст не должен содержать грубых слов и некорректных выражений, которые могут обидеть контрагента. Заботясь о поддержании достоинства своего адресата, таким образом, сохраняется своё собственное.

     Деловая переписка и деловые бумаги - неотъемлемая часть деловых отношений, которые имеют свои правила и установленные формы.

     Все деловые бумаги должны быть лаконичны, конкретны, продуманны и соответствовать  установленным нормам.

     Стиль делового письма должен соответствовать  требованиям русского языка и характеризовать смысл письма или документа.

     Письмо  не обладает качествами современной  связи - немедленной скоростью доставки информации, но выигрывает как оформленный  документ, который можно перечитать и хранить любое время, а в  сочетании с новейшими средствами передачи копии превосходит все остальные виды деловой связи. 
 
 
 

Виды  деловых писем

     ВИДЫ  ПИСЕМ:

       

       
 

       
 

 

     Существует  несколько видов классификации  деловых писем, в основе их лежат  различные классификационные признаки.

     По  функциональному  признаку письма можно  разделить на две  группы:

     -  письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

     - письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение и др.). По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные. Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций. Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста.

     По  тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.

     По  признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов.

     По  композиционным особенностям деловые письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектное - несколько. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты - просьбы, сообщения, предложения.

     Рассмотрим виды деловых писем.

     Письмо-просьба. В письме-просьбе излагается какая-либо просьба, при этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа.

     Сопроводительное  письмо. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу.

     Письмо-сообщение. В данном виде делового письма дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения со стороны, которой высылается данное письмо.

     Письмо-подтверждение. Содержит сообщение о получении какого-либо отправления или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Также можно подтверждать факт либо действие.

     Письмо-напоминание. Направляется в тех случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминание о выполнении действия; меры, которые будут приняты в случае невыполнения ранее заключенного договора или соглашения.

     Письмо-приглашение. Пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое- либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия.

     Письмо-благодарность. В данном виде письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.

     Гарантийное письмо. Составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу.

     Запрос  и  ответ на него. Данные виды коммерческой корреспонденции являются в письменной речи реализацией двусторонней связи.

     Запрос  представляет собой обращение лица, желающего заключить сделку. В  запросе обязательно указывается  наименование товара (услуг), условия, на которых желательно получить товар, условия платежа, количество и качество товара.

     Оферта  и ответ на нее. В данном виде письма обычно указывается, на каких условиях должен произойти обмен товарами (услугами). В ответе выражается согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями.

     Письмо-претензия (рекламация), ответ  на него. Рекламация содержит претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования возмещения убытков. Она может быть предъявлена в отношении качества, количества товаров, сроки поставки и т.п.

     Рекламация  содержит:

     - основания для предъявления претензий;

     - доказательства произошедшего ущерба;

     - конкретные требования стороны,  предъявляющей претензию.

     Рекламация  представляется в письменном виде, с приложением всех необходимых  документов. Если она не может быть урегулирована сторонами, то она  переноситься в арбитраж.

     В ответе на рекламацию сообщается, что: информация принята к рассмотрению; она рассматривается полностью, частично либо отклоняется; денежная оплата произведена. 
 
 
 
 
 

     Структура делового письма

     Стандартное деловое письмо имеет следующую структуру: обращение, преамбула, основной текст, подпись, постскриптум, приложения.

     Рассмотрим  каждый из этих элементов подробнее.

     Обращение - находится в «шапке» письма и содержит должность и ФИО адресата. Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение «Уважаемый», которое пишут с большой буквы и по центру листа. А дальше масса вариантов в зависимости от того, что пишут и кому.

    Далее следует преамбула. Она составляет первый абзац письма, в котором изложена его цель, причина, побудившая написать письмо. Прочтя преамбулу, адресат должен понять суть письма.

    Затем размещается основной текст письма - в 2х - 4х абзацах должна быть изложена ситуация, выражены Ваши личные мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен Ваш вариант разрешения вопроса.

    Заключение  необходимо для краткого подведения итогов всего написанного и логичного  завершения письма.

    Письмо  завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Также возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.

    При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта. Письмо на имя  генерального директора должен подписывать  также генеральный директор или, как минимум, его заместитель. При этом подпись должна соответствовать её расшифровке: ситуация, когда заместитель директора подписывается своим именем рядом с фамилией директора недопустима. 

    Постскриптум (P.S.) - приписка в конце письма после подписи - довольно редко используется в деловой переписке. Она служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма.