Приложения же являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах - каждое приложение на своём листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Требования  к тексту делового письма

     Деловая корреспонденция должна обязательно  соответствовать требованиям.

• Точность, однозначность высказывания. Все слова должны употребляться в соответствии с их лексическим значением.
• Логичность         

Каждое  письмо представляет собой:

• изложение сути вопроса;
• речевое действие;
• заключение.
• Грамотность – необходимая часть любого документа
• Корректность. Деловая корреспонденция является корректной, если в ней соблюдена этикетная рамка и характерен доброжелательный или нейтральный тон изложения.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Язык  деловой переписки

    Язык  деловой переписки представляет собой периферию официально-делового стиля. Наряду с регламентированными  письмами сегодня все шире входят в практику делового общения нерегламентированные деловые письма, наряду с официальными - полуофициальные (поздравительные, рекламные), в которых соотношение экспрессии и стандарта меняется то в одну, то в другую сторону. Несомненно, официально-деловой стиль, как и в целом русский язык, претерпел существенные изменения. Его формирование теснейшим образом связано с формированием и развитием русского государства прежде всего потому, что сфера регулирования правовых и хозяйственных отношений создала потребность в выделении специальной функциональной разновидности литературного языка.

    Регулирование отношений между людьми, учреждениями, странами требовало письменных свидетельств, актов, документов, в которых постепенно выкристаллизировались черты официально-делового стиля. Итак, официально-деловой стиль отличает высокая степень терминированной лексики:

    а) юридических терминов (собственник, закон, регистрация, собственность, приемка  объектов, передача объектов, акт, приватизация, падение, аренда, выкуп, личное дело и т.д.);

    б) экономических терминов (дотация, затраты, купля-продажа, бюджет, расход, доход, платеж, смета, статьи бюджета, расходная часть  бюджета и т.д.);

    в) экономико-правовых терминов (погашение  кредита, секвестирование, права собственности, срок реализации товара, сертификат качества и т.д.);

    г) именной характер речи, выражающийся в высокой частотности глагольных существительных, которые часто  обозначают опредмеченное действие:

    - погашение кредита - погасить  кредит 

    - решение вопроса - решить вопрос

    - использование кредита - использовать  кредит 

    - отгрузка товара - отгружать товар 

    - отсрочка платежа - отсрочить  платеж 

    д) в высокой частотности отыменных  предлогов и предложных сочетаний: в адрес, в отношении к, в силу, в связи, в соответствии, в счет, в, ходе, в целях, по мере, по линии, по адресу, по истечении, по причине, при наличии, при содействии, при условии, применительно к, сообразно, согласно, соответственно (чему) и т.п.;

    е) развитие собственно канцелярских значений, связанных с переходом причастий в класс прилагательных и местоимений:

    - настоящие правила 

    - настоящий договор 

    - действующие расценки 

    - надлежащие меры 

    - надлежащее обращение 

    - с ненадлежащим качеством 

    - в установленном порядке 

    ж) стандартизация лексической сочетаемости: сужение значения слов объясняет ограничение лексической сочетаемости слов, появление так называемой регламентированной сочетаемости:

    - контроль обычно возлагается 

    - сделка - заключается 

    - платеж - производится 

    - счет - выставляется (или оплачивается)

    - цена - устанавливается 

    - право - предоставляется 

    з) стандартизация синтаксических единиц (предложения, словосочетания), которые  не составляются, а как формула  воспроизводятся в тексте документа, закрепляющего соответствующую  ситуацию социально-правовых отношений:

    - в установленном порядке; в  соответствии с принятой договоренностью; 

    - в порядке оказания технической  помощи; в случае невыполнения  долговых обязательств;

    - договор вступает в силу со  дня подписания;

    - жалобы подаются в установленном законом порядке;

    - поставка производится автотранспортом; 

    и) формально-логический принцип текстовой  организации, выражающийся а дроблении  основной темы на подтемы, рассматриваемые  в пунктах и подпунктах, на которые  графически дробится текст и которые обозначаются арабскими цифрами:

    - 1. Предмет договора 

    - 1.1. Исполнитель берет на себя  обязанности по снабжению заказчика  центральным отоплением и водоснабжением.

    - 1.2. Заказчик своевременно оплачивает  предоставленные услуги;

    к) отсутствие эмоциональности, узкий диапазон речевой экспрессии;

    л) максимальная степень этикетных  требований, выражающаяся в обилии этикетных знаков, этикетных текстов (поздравление, соболезнование, благодарность).

    Официально-деловому стилю присущи функции волеизъявления, долженствования, представленные в текстах широкой гаммой императивности от жанров приказа, постановления, распоряжения до просьбы, пожелания, предложения, выражаемых в ходатайствах и деловой переписке; функция фиксации правовых отношений (договор, контракт); функция передачи информации (информационные письма, отчеты, справки). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Приемы  повышения информативности  и убедительности

     Информативность деловой корреспонденции достигается  применением сложившихся языковых формул. Выбор то, или иной конструкции в большей степени зависит от смыслового содержания письма. Иначе говоря, смысловым ядром информативности являются стандартные синтаксические конструкции.

     Такое качество, как убедительность достигается  выполнением следующих условий:

• доказательность письма, т.е. аргументация решений, (Согласно договору №…);
• использование стандартных синтаксических конструкций, которые облегчают восприятие текста, а также для предложений объемной информации в виде одного распространенного предложения .
• адресат должен чувствовать личное отношение автора к описываемым фактам (С благодарностью подтверждаем получение вашего предложения, благодарим Вас). Наиболее ярко этот фактор проявляется в нерегламентированных письмах.

     Каждое  из представленных деловых писем  является многоаспектным. Для повышения убедительности в них использованы стандартные синтаксические конструкции. А также из всех писем видно, что автор письма заинтересован в рассматриваемой проблеме. Другими словами представленная корреспонденция удовлетворяет условиям убедительности.

 

     Влияние коммуникативных  факторов на структуру  письма

     Поскольку ясно осознанная и хорошо сформулированная цель - основа коммуникативного успеха, то, пожалуй, самым важным среди факторов речевой ситуации является фактор цели. Цель подается в виде речевой формулы, ключевым словом которой является глагол-действие: напоминаем, сообщаем, приглашаем ...

     Фактор  адресата влияет на выбор этикетных фраз. В случае если адресат не очень хорошо известен, для обращения используется формула Уважаемый г-н Диванов. Иначе, обращение должно содержать имя и отчество адресата: Уважаемый Александр Николаевич.

     Фактор  адресата непосредственным образом  связан и с выбором тональности письма. Однако речевые формулы ввода информации универсальны.

     Коммуникативные роли — это роли инициатора письменного диалога и отвечающей стороны. Инициативные письма требующие ответа, - в деловой практике это коммерческие письма (письмо-предложение - ответ на предложение; письмо-просьба - ответ на просьбу; письмо-запрос - ответ на запрос; рекламация - ответ на рекламацию). Остальная деловая корреспонденция обязательного ответа не требует.

     Ролевые позиции инициатора и ответчика  реализуются в тексте письма в  виде устойчивых формул ввода сообщения:

     Обращаемся  к Вам с просьбой.

     В ответ на Вашу просьбу.

     Причем  в письмах-ответах обязательно  повторяются формулировки инициативного письма. Например, письмо-ответ, содержащее отказ в просьбе или отклонение предложения, составляется по схеме:

1. повторение просьбы;
2. причины, по которым просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято;

3) констатация отказа или отклонения предложения.

     Употребление  риторических фигур  в рекламных письмах

     Риторическое  обращение выделяет важные смысловые позиции текста.

     Уважаемый клиент!

     Цель  использования этого приема - определение  его адресации.

 

     Рекомендации по составлению деловых писем

     При составлении деловых писем не рекомендуется:

    - начинать послание с констатации  отказа. В первую очередь следует  изложить мотивацию принятого  решения и дать понять, что  при определенных обстоятельствах  к рассмотрению вопроса можно вернуться;

    - навязывать адресату ожидаемый  исход вопроса, например: «Прошу  изучить и решить вопрос положительно»;

    - побуждать адресата к спешке  при вынесении решения словами  «срочно», «незамедлительно». Лучше  воспользуйтесь этикетными формулами  «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»;

    - намекать адресату на его мнимую  невнимательность, некомпетентность, вводя в текст письма формулировку  типа «Предлагаю внимательно  изучить». 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Правила внешнего оформления делового письма

    Важной составляющей грамотного делового письма является его аккуратное оформление. Деловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация: название организации; физический адрес организации; телефон и факс; web-сайт и e-mail. Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип. Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.