Характеристика деловой переписки

Деловая корреспонденция.

       Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном с внешними организациями, она один из необходимых элементов ведения любой предпринимательской деятельности. Переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.

     Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факс, телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида: почтовая связь и электронная связь.

        Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т . д.

     При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

• письма оформляются на специальных бланках – бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;
• письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;
• независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;
• содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

           Информационный обмен с помощью  переписки следует использовать  только в том, случае, когда  затруднен или невозможен иной  способ обмена мнениями (телефонные  переговоры, личная встреча и  др.).

            Деловое письмо как документ информационно-справочного характера при соответствующем оформлении приобретает юридическую силу с момента оформления реквизитов и подписания документа должностным лицом.

           Для электронных документов (ст. 5 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации»):

• документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством РФ;
• юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью;
• юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и при соблюдении установленного режима их использования.

            К реквизитам делового письма  относятся: 

• Государственный герб Российской Федерации;
• герб субъекта Российской Федерации;
• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• наименование организации;
• справочные данные об организации;
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• адресат;
• заголовок к тексту;
• текст документа;
• отметка о наличии приложения;
• подпись;
• оттиск печати;
• отметка об исполнителе;
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

            Письма оформляют в двух экземплярах  – первый подготавливают на бланке (чистом листе бумаги) и отправляют адресату, а второй – направляют в дело.

          Деловая переписка представлена  письмами различного назначения. В силу своего разнообразия  этот вид документов наиболее  свободен и наименее стандартизирован в пределах следующих единых требований, то есть, в письмах должна присутствовать – ясность, простота изложения, полнота информации, уважительный тон изложений (требования делового этикета), грамотность.

          Официально-деловая переписка по тематическому признаку делится на деловую (деловое письмо) и коммерческую (коммерческое письмо). Переписка, с помощью которой оформляют экономические, правовые, коммерческие и другие формы деятельно-сти, называют деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, по вопросам сбыта и снабжения, имеющие правовую силу, относятся к коммерческой корреспонденции (например, письмо-запрос, письмо-напоминание (оферта), письмо-претензия и ответы на них). По функциональному признаку письма можно разделить на требующие и не требующие ответа.

Письма

*Не требуют  ответа письма, констатирующие свершившийся  факт.

             По признаку адресата письма делят на обычные и циркулярные (направляются из одной организации в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций).

          По особенностям композиции письма  делятся на одноаспектные (посвящены  решению одного вопроса) и многоаспектные, рассматривающие несколько вопросов.

Письма

*Состоят обычно  из разделов, подразделов, пунктов,  подпунктов. Содержат просьбу, извинение,  гарантии.  
**Относятся к этикетной переписке.

              Служебное (деловое)  письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте.

           Письмо составляется на специальном  бланке формата А4 или А5  в зависимости от размера текста  письма. Обязательными реквизитами  письма являются: наименование организации  – автора, почтовые реквизиты организации – автора, дата, номер документа, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений.

           По ряду причин текст делового письма целесообразно составлять по плану. При отсутствии опыта и избытке отрицательных эмоций (например, в конфликтных ситуациях) это поможет корректно изложить вопрос.

            Один из методов составления  плана сообщения сводится к работе в следующей последовательности:

1. сбор базы данных из фактического материала – документов, иллюстраций, статистических и других показателей по теме сообщения;
2. формулирование выводов на основе базы данных;
3. использование выводов в качестве плана для составления текста.

            Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и  корректным по форме. Факты  и события должны излагаться  объективно, лаконично, ясно. Текст  письма не должен допускать  различного толкования.

      Использование типовых текстов и текстов-трафаретов помогает упростить деловую переписку.

  В зависимости  от типа письма и его содержания  текст письма может быть простым  или сложным. Простые письма  состоят из одной-двух частей: вступления и заключения.             Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство), заключение.

      Во вступлении дается обоснование  вопроса, причина возникновения  вопроса или его краткая история.  Если поводом для составления  письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.

           В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса,  приводятся доказательства или  опровержения. Основная часть должна  быть убедительной, чтобы не возникало  сомнений в правильности и  обоснованности предлагаемых решений.

      В заключение формулируется основная  цель письма.

      В зависимости от назначения  письма, от того, на чем его  автор хочет сконцентрировать  внимание, применяются и другие  схемы построения, в которых один  из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.

 Текст письма  излагается от первого лица  множественного числа (просим, направляем).

         Для упрощения операций по  обработке писем и ускорения  их исполнения не рекомендуется  в одном письме рассматривать два и более различных вопросов, письмо должно быть однопредметным по содержанию. Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.

       Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, построенный по схеме «О чем?», например:  
«О нарушении договорных обязательств»  
«Об оказании научно-технической помощи»

     Если  письмо является ответным, то  в бланке письма указываются  номер и дата письма, на который дается ответ.

          Если письмо адресуется более  чем в четыре адреса, то исполнителем  составляется список рассылки.

         Письма визируются руководителем  подразделения, подготовившего письмо, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации – куратором соответствующего направления, если письмо будет подписываться руководителем организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организации на хранение.

     Письма  подписываются руководителем организации,  его заместителями в рамках  предоставленной им компетенции,  а также руководителями самостоятельных  структурных подразделений, если  им предоставлено это право. 

        Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней  части листа, под подписью руководителя.

  Вносить  какие-либо исправления или добавления  в подписанные письма не разрешается.  Датой письма является дата  его подписания.

           Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельства изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладной  запиской информируют руководство  об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, как правило, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней.

           Внешняя докладная записка представляется  руководителю вышестоящей организации,  внутренняя – руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации.

           Внешние докладные записки составляются  на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги.

         Обязательными реквизитами докладной  записки являются: наименование  организации (для внутренней –  наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), заголовок к тексту, подпись.

           Текст докладной записки состоит  из двух или трех смысловых  частей. В первой части излагаются факты и события, причины, послужившие поводом для ее написания. Во второй части – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации, в третьей части – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фактами. Вторая, аналитическая часть, может отсутствовать, в этом случае текст докладной записки состоит только из вводной и заключительной частей.