Характеристика деловой переписки

          Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации. Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

         Предложение – документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляются предложения аналогично докладным запискам, но, как правило, по заданию руководства. Текст предложения не содержит аналитической части, а только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений).

           Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная  записка оформляется на стандартном  листе бумаги и адресуется конкретному  должностному лицу. Обязательными реквизитами  объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, дата, номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие  поводом к ее написанию, вторая –  причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительная  записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем.

             Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования.

Телеграммы чаще всего отправляют почтой, при этом необходимо заполнить готовый бланк  со следующими реквизитами: адресат, текст, подпись и адрес отправителя, поэтому останавливаться подробнее на оформлении телеграмм нет смысла.

           Телекс – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи – по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс – это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) – аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи.

Телексная связь  является абонентской, поэтому в  ней отсутствуют категории и  виды телексов, как в телеграммах (то есть срочный, простой).

       Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуации – точек (.) и запятых (,) – и различных шрифтов.

         Обязательными реквизитами телекса  являются: адресат, подпись, номер,  наименование и адреса отправителя.  Требования к оформлению телекса  аналогичны требованиям к оформлению и написанию телеграмм. Отличается телекс от телеграммы содержанием служебного заголовка, в котором указывается информация об адресате и отправителе, а также время передачи сообщения.

     Значительную  часть служебного заголовка телекса  занимает автоответ, который представляет собой закодированное сообщение, содержащее:

• маршрутный номер станции, состоящий из определенного набора цифр и букв;
• индивидуальный номер абонента;
• сокращенное название организации (фирмы);
• сокращенное наименование страны.

Автоответ может  состоять из двух разделов: автоответ  передающего абонента и автоответ  принимающего абонента.

Вторая часть  служебного заголовка – указание времени выхода на связь и даты. В некоторых случаях указывается  время окончания передачи телекса.

Структура служебного заголовка может включать и другие компоненты в зависимости от практики, принятой в той или иной организации, стране.

Текст телекса  излагается кратко и может начинаться с обращения. Использование сочетаний  из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках; в нумерации домов, квартир; в исходящих номерах документов; в номерах войсковых частей и полевых почт; в номерах поездов и вагонов и некоторых других случаях.

        Текст телекса не должен начинаться и заканчиваться цифрами, так как в начале ответного телекса ставится регистрационный номер документа, на который дается ответ, а в конце текста ставится его исходящий номер.

В текстах телекса  не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем; выбираются наиболее короткие слова; предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает различного толкования.

             Текст телекса должен содержать  конкретную информацию, отражающую  существо сложившейся ситуации. В отдельных случаях допускается краткое доказательство, аргументация.

          Последнее сообщение телекса  заканчивается знаком «++». Знак  «+?» в конце телекса – ожидание  ответа или нового сообщения  – исключает необходимость вновь набирать номер.

В конце телекса  могут встречаться цифры и  слова, по смыслу не относящиеся к  содержанию телекса. Это знаки сличения, относящиеся к техническому контролю передачи телекса, и смысловой нагрузки не несут.

Оплата за телекс зависит от времени, в течение которого передается информация.

       Факс или телефакс (факсограмма) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам фак-симильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

По скорости передачи информации факсимильная связь  стоит на одном уровне с телексной  связью, но обладает очевидным преимуществом: она позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе, что невозможно телеграфом или телексной связью.

      Факсограмма не может считаться  отдельным видом документа, так  как по факсу можно передать  любой документ на бумажном  носителе – приказ, распоряжение, договор, протокол и другие, но  чаще всего факс используется  для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

        Факсограмма при соблюдении установленных  процедур обладает юридической  силой, в этом ее основное  отличие от ксерокопии, нуждающейся  в специальном заверении. 

      Не существует каких-либо специальных  требований оформления документов, передаваемых по факсу; они должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа: печататься четким, контрастным шрифтом.

Не допускается  волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.

          Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Телефонограммы  используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т. п.).

Обязательными реквизитами телефонограммы являются: исходящий регистрационный номер  отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись  лица, принявшего телефонограмму, входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Телефонограмма  составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к  ней прилагается список организаций  и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она  должна быть передана.

Для записи телефонограммы целесообразно использовать специальные бланки.

Если специальные  бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал по следующей форме:

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая за исключением подписи.

          Электронное сообщение – документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).

Электронная почта  используется как для передачи сообщений  внутри одного учреждения, так и  между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные  средства.

        Адресат электронной почты получает изображение полученного документа (электронного сообщения) на экране монитора или в виде копии на бумажном носителе, отпечатанный       на принтере.

          Каждому абоненту в электронной  почте выделяется индивидуальный  «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

           Электронное сообщение состоит  из адреса (или нескольких адресов  получателей); заголовка, содержащего  служебную информацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя) и домена, который описывает место (компьютер или локальную систему), где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком «@». Домен, в свою очередь, состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. Последний поддомен – это код страны из двух букв (в сети Red-Com это обычно «ru» (Россия), предпоследний обозначает город - msk (Москва) или организацию внутри страны и т. д.