Основы деловой переписки

 

Оглавление

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Одним из главных каналов связи предприятий, организаций, учреждений с внешним миром является деловое письмо. С помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, в письмах излагаются претензии, выражаются просьбы, оформляются приглашения принять участие в тех или иных мероприятиях. Письма сопровождают материальные ценности, важные документы. Таким образом, деловое письмо – перспективная часть документооборота.

Формы деловой переписки

Виды связи, используемой для доставки сообщения корреспонденту:

• Деловые (служебные) письма - документы, направляемые адресату (организации или лицу) по почтовой связи. 
• Телеграмма - документ информационно-справочного характера, составляемый организацией (лицом) и направляемый адресату (организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования. 
• Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.
• Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), в т. ч. делового письма, переданного по факсимильной связи.
• Телекс - телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети. 
• Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно - справочного характера, передаваемый и получаемый по информационно - телекоммуникационной сети

 

 

 

 

Телеграмма

Телеграмма - греч. (tele - далеко и gramma - запись) - обозначает "срочное сообщение, передаваемое по телеграфу или радиосвязи, а также бланк с таким сообщением".

Телеграмма (телетайпограмма) – обобщенное название различных документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста: по телеграфу или телетайпу.

Этот вид документов используется в случаях, когда необходима более быстрая (по сравнению с почтой) доставка документа получателю.

Скорость прохождения телеграммы зависит от указания ее категории: вне категории, внеочередная, правительственная, пресса, международная, срочная, обыкновенная. Сроки доставки телеграммы зависят от ее вида: с уведомлением о вручении, с доставкой почтой, с доставкой в срок, указанный ее отправителем, с оплаченным ответом, письмо-телеграмма и т.д.

Телеграммы оформляются либо на специальных бланках, либо на обычных листах бумаги, которые имеют следующие реквизиты: отметку о категории и виде, телеграфный адрес получателя, текст, регистрационный индекс (номер), почтовый адрес организации-отправителя (автора документа), подпись должностного лица, от имени которого передается текст, печать и дата.

Текст телеграммы отличается так называемым телеграфным стилем, составляется в предельно сжатой форме. В тексте отсутствуют предлоги, союзы, частицы (кроме частицы "не"), знаки препинания. Числа и цифры пишутся словами, кроме торговых знаков, марок, номеров домов, индексов документов.

Текст телеграммы печатают в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через два интервала без абзацев и переноса слов. Заканчивается текст номером телеграммы, который является его регистрационным индексом. После номера с новой строки печатается фамилия того должностного лица, от имени которого передается телеграмма. Подпись заверяется печатью.

Первый экземпляр телеграммы направляется на телеграф, второй подшивается в дело.

Телефонограмма

В отдельных случаях при телефонном общении используются телефонограммы. Телефонограмма, как правило, содержит информацию, по объему не превышающую 50 слов. Если разговор по телефону — это диалог, не ограниченный по времени, то телефонограмма — это письменная фиксация монолога, регламентированная по времени.

Обязательные реквизиты телефонограмм:

• наименование учреждения (фирмы) адресанта и адресата;
• реквизиты «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц;
• номера даты и времени передачи и приема телефонограммы;
• фамилии передавшего и принявшего телефонограмму;
• номера телефонов;
• текст и подпись;

 

Телефонограмма должна иметь заголовок, который составляется, как для служебного письма, т. е. должен начинаться с существительного в предложном падеже с предлогом «о» или «об», например: «Об изменении времени заседания редколлегии», «О прибытии участников семинара».

Телефонограммы пишутся телеграфным стилем, т.е. кратко, ясно, точно, однозначно, простыми предложениями. 

Допускается двухсоставная композиция телефонограммы: в первой части констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй — предпринимаемые действия. Как правило, текст излагается от первого лица, например: «Напоминаем...», «Сообщаем...», «Попрошу выслать...».

 

 

Факс

Факсимильная связь служит для передачи по телефонным каналам изображений: писем, фотографий, чертежей, рисунков. Факсимильная связь весьма распространена и является надежным видом передачи информации. Адресат получает точную копию направленных ему документов (копию контракта, банковских платежей, оферты и т.п.).

Удобно пользоваться факсимильной связью для оперативного оформления контрактов, протоколов и другой документации, требующей отображения подписи и печати партнера.

Телефакс позволяет принимать аналогичные сообщения от других абонентов. Он может работать в автоматическом режиме ожидания и включаться по мере вызова. Это позволяет принимать и передавать сообщения в любое удобное для Вас время суток.

Персональный компьютер, снабженный факсомодемной или телексной платой, с успехом заменяет соответствующие аппараты. При этом Вы существенно экономите как на основных средствах, так и на расходных материалах. Сберегается и время, необходимое для передачи сообщения. Компьютерная посылка сообщения происходит с более высокой скоростью, чем факсимильная, что при постоянно растущей стоимости международной связи - фактор немаловажный.

При отправке факсов самое главное требование — краткость. Необходимо тщательно сформулировать предложения, проверить, не повторяется ли дважды одна и та же мысль.

Наилучший вариант факса — когда он помещается на одном листе машинописного формата.

Не стоит посылать факс два раза подряд, лучше еще раз созвониться и поинтересоваться, нормально ли прошла копия.

Для того чтобы послать факс, необходимо:

1. Подготовить документы, которые вы будете отсылать. Документы должны отвечать требованиям делового письма и иметь все необходимые реквизиты.
2. Указать номер своего факса для того, чтобы с Вами могли связаться.
3. Проставить номер факса своего партнера, название города и его код, название фирмы и обязательно указать фамилию и имя адресата.
4. На бумагах, которые являются официальными, должны стоять печать и подпись ответственного лица. 

 

Отправлять ли письмо по факсу или в конверте почтой - этот вопрос решается в зависимости от обстоятельств и желания деловых партнеров.

Если письмо отправляется по факсу, то его первая страница такова:

• дата (день, месяц, год отправки сообщения); 
• время;
• кому оно отправляется (имя и фамилия адресата); 
• номер факса адресата; организация, которую он представляет; 
• и традиционные формулы: "количество страниц сообщения, включая первую страницу" и "если вы не получили все страницы сообщения, пожалуйста, позвоните по телефону ..." (далее вписывается номер телефона) или "передайте по факсу" (дается номер используемого факса).
• После этого пишется текст.

 

Деловое письмо, отправляемое по факсу, подписывается от руки, как все прочие виды писем.

Телекс

Телексная сеть - единая международная автоматизированная система телеграфной абонентской сети, предназначенная для быстрой передачи символьной информации и использующая латинский алфавит, цифры и специальные знаки. Абонентам телексной сети присваивается цифровой номер и буквенный код, которые дополняются шифром страны.

Предназначается для обмена сообщениями и ведения документальных переговоров между абонентами. Она объединяет абонентов более 100 стран мира. Телекс СНГ - составная часть международной сети.

Телексом также принято называть международную телеграмму, которую можно отправить по сети Телекс прямо из своего офиса, если у Вас есть канал и соответствующий аппарат. 

Для телексного стиля передачи информации характерны лексические и грамматические особенности, но твердых правил по составлению сообщений нет. Главным требованием является краткость. При этом язык телексов по сравнению с языком телеграмм более разнообразен. В них не исключается употребление сложных глагольных времен и вводных слов.

Сообщение, отправляемое по телексу, должно отвечать следующим требованиям:

• быть предельно кратким (предлоги, артикли и т.п. опускаются);
• быть напечатанным только латинскими буквами (даже если передается текст на русском языке);
• после "ATTN:" пишутся имя и фамилия адресата, а после запятой или тире - название фирмы;
• на следующей строке после "FRM:" указывается, от кого послано сообщение (наименование Вашей фирмы);
• если этого требует протокол, сообщение начинается с вежливого обращения;
• далее, после пометки "RE:" дается краткий реферат сообщения; если в одном телексе идет информация по нескольким вопросам, то реферат дается для каждого раздела сообщения;
• после текста с новой строки пишется вежливое заключение типа "TNKS(=Thanks)" или "BST RGDS (=Best regards)" и, после "/" или "=", имя и фамилия корреспондента.

 

Связь по сети Телекс с нужным Вам абонентом осуществляется через московский узел телексной связи, вызываемой специальным кодом. После получения ответа об установлении связи с IN-TELEX и после сообщения "GA" Вы набираете код страны абонента и далее номер его телекса со знаком "+".

Установив связь, ваш телекс напечатает автоответ с указанием цифрового номера вызванного абонента и с буквенной индексацией конкретного телекса с шифром страны, что позволит Вам убедиться в правильности соединения. Далее следует передать необходимое сообщение. В конце передачи Вы еще раз получаете автоматическое подтверждение, что сообщение передано по вызванному Вами номеру, и даете свой номер.

Определенную сложность в подготовке и расшифровке телексного сообщения, а также служебной информации может представлять "телеграфный язык".

Ниже дается краткий набор общепринятых телексных сокращений: 
ADD = ADDITIONAL - дополнительный 
ARR = ARRIVE - прибывать 
ARRG = ARRANGE - подготовить 
ATTN = ATTENTION - вниманию 
B/RGDS = BEST REGARDS - с наилучшими пожеланиями 
CLD = COULD - мог 
DD = DATED - датированный, от такого-то числа 
FLWS = FOLLOWS - нижеследующее 
FRM = FROM - от 
HS = HOURS – часы 
HV = HAVE - иметь 
INFO = INFORM - информировать 
MOW = MOSCOW - Москва 
MSG = MESSAGE - сообщение 
Н = AND - и 
NO = NUMBER - номер, число

PLS = PLEASE - пожалуйста 
RE = REFERENCE - ссылка 
TNKS = THANKS - спасибо 
и = YOU - вы 
URG = URGENT - срочно 
USD = US DOLLARS - доллары США 
YR = YOUR – ваш

Нередко фирмы применяют свой набор сокращений, аббревиатур, условных знаков и символов. При организации устойчивой телексной связи операторы должны сразу обменяться таким набором и следовать ему неукоснительно.

Электронная почта

Электронная почта — один из наиболее широко используемых видов сервиса как в корпоративных сетях, так и в Интернет. Она является не просто способом доставки сообщений, а важнейшим средством коммуникации, распределения информации и управления различными процессами в бизнесе.

Система позволяет передать сообщение и при этом необязательно, чтобы компьютер адресата был включен. Машина, обслуживающая сеть, является своеобразным почтовым ящиком, и она немедленно передаст сообщение при включении компьютера абонента.

Главное ее преимущество состоит в низких затратах на ее пересылку и высокой скорости обмена данными. Значительное число предпринимателей используют электронную почту для ведения неформальной переписки, рассылки меморандумов, извещений, отчетов и новостных сообщений, предложений о продаже или покупке и т.д.

Бланк письма и оформление

Главное правило – всегда используйте фирменный бланк для написания делового письма. Этим вы подчеркнете солидность своей организации, как говорится «встречают по одежке». Вид используемых бланков и состав реквизитов (по-другому элементов оформления) письма должен быть закреплен, например, приказом организации, если есть инструкция по делопроизводству, то тогда там.

 

Общие требования к оформлению письма выглядят следующим образом:

• минимальный отступ – 10 мм справа и по 20 мм слева, сверху и снизу;
• если письмо написано на двух или нескольких листах, каждый из них нужно пронумеровать посередине сверху;
• отдельно нумеруется каждое приложение;
• в левом верхнем углу указывается исходящий номер письма , который фиксируется в журнале регистрации документов организации;
• в правом верхнем углу указываются название организации, должность адресата и его фамилия с инициалами;
• в левом нижнем углу – ваши должность, фамилия с инициалами и подпись;
• обязательно нужно проставлять дату написания письма внизу.

 

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов», можно использовать бланк письма с угловым расположением реквизитов: