Деловая переписка

     Ниже, под словом "с сердечным", со строчной буквы "искренне Ваш, господин Иванов". Можно без "господин", просто "Иванов". В конце ставится точка. Слева от подписи "Иванов", на этой же строке, но ближе к полям, пишется "Иванов" - печатными буквами, а роспись идет под словом "Ваш". 

       

     Письмо, уведомляющее о том, что приглашение принято

     Штамп фирмы с левой стороны, с правой стороны - число. За основу берем английский вариант, т.е. день (числом) 12, месяц (словом) января, год (цифрами).

     Ниже, с левой стороны, с красной  строки, с прописной буквы: "Уважаемый  господин Брок" (запятая).

     С новой строчки: "С огромным удовлетворением (или удовольствием) принимаю Ваше любезное приглашение" (точка).

     Ближе к середине страницы с прописной  буквы: "Я буду рад установить контакты с моими коллегами" (точка).

     С новой строки, с прописной буквы, ниже: "С наилучшими пожеланиями" (запятая).

     С новой строки почти посередине, со строчной буквы: "искренне ваш" (запятая), "Дмитриев". 

       

     Отказ от приглашения

     Реквизиты те же, отступив, образовав поля, с  красной строки: "Уважаемый господин Брок" (запятая).

     С прописной буквы, с новой строчки: "В ответ на полученное письмо от... благодарю Вас за любезное приглашение (запятая), но я не в состоянии  принять его (запятая), так как  я уезжаю в отпуск" (точка).

     Отступив  ниже, образовав большие поля, с красной строки, с прописной буквы: "С наилучшими пожеланиями" (запятая).

     Ниже, почти посередине: "искренне Ваш" (запятая).

     Еще ниже: "господин Иванов" (или просто "Иванов"). А слева тоже печатными  буквами будет написано "Иванов". 

       

     Рекомендательное  письмо

     Все реквизиты те же самые.

     Отступив, с прописной буквы начинаем: "Уважаемый  господин Мюллер" (запятая).

     "Цель  этого письма представить Вам  господина... (такого-то)".

     Ниже, отступив: "Господин Иванов прибывает  в Вашу страну в качестве гостя  фирмы..., и мы были бы признательны за помощь, которую Вы могли бы оказать в организации его визита на фирму... с целью изучения... (таких-то материалов, таких-то бумаг, таких-то чертежей и т.д.)".

     Ниже, почти с середины страницы, с прописной  буквы: "Большое спасибо" (точка).

     Ниже, с прописной буквы: "Искренне Ваш, Иванов". 

       

     Письмо-благодарность  за гостеприимство

     Бланк бумаги, реквизиты, отступив, с прописной  буквы, с красной строки слева  начинаем: "Уважаемый господин Брок" (запятая).

     Ниже, немного отступив, с прописной буквы: "От имени... (или фирмы такой-то) я хочу поблагодарить Вас за гостеприимство, которое Вы оказали... (например, господину Иванову) во время его пребывания в Вашей стране". (Продолжается письмо тут же, рядом, в строку). "Господин Иванов имел много интересных дискуссий со своими коллегами" (точка).

     Ниже, почти с середины, "Искренне Ваш,..." 

       

     Письмо-просьба

     Есть  два варианта такого письма.

     Первый  вариант. Опять-таки нужно соблюсти все реквизиты, отступив от края, с  прописной буквы текст: "Обращаемся к Вам с просьбой... (здесь вы можете поставить - или выслать, или послать) к нам... (свои реквизиты)... (такие-то или такие-то материалы, чертежи и т.д.)".

     Второй  вариант. Начинается письмо так, отступив, с прописной буквы: "Мы будем  весьма признательны, если Вы сможете прислать (или направить) к нам... (свой адрес, свои реквизиты)... (то-то и то-то)".

     Далее, отступив, почти с середины листа, с прописной буквы: "Искренне Ваша, Ирина Иванова". 

       

       

     Примечания:

     Если  письмо подписывает женщина, она  должна поставить имя и фамилию, может поставить: "госпожа Иванова" или просто: "Ирина Иванова". Если письмо подписывает муж чина, он должен поставить только одну фамилию: "Иванов".

     Если  вы хотите послать приложения с этим письмом, то это оформляется следующим образом: в нижнем левом углу письма, ниже подписи, пишется слово "end" - это означает "прилагается" - и указывается число приложенных страниц.

     Как правильно оформить письмо или поздравительную  открытку к отправке? Правила вложения поздравительной открытки или любого делового письма в конверт: письмо складывается в три раза, т.е. гармошкой. Начало письма должно быть лицом к передней стороне конверта, на котором написан адрес. Открытка вставляется лицевой, праздничной стороной к стенке конверта, на которой пишется адрес.

     Если  письмо попадает в канцелярию или  секретарю фирмы, то, как правило, оно вскрывается с помощью  ножниц: с правой стороны конверта отрезают его часть. Руководители фирмы  пользуются для этой цели специальными ножами, которые часто лежат на письменном столе. Этим ножом надрывается верхняя часть конверта.

     Итак, конверт вскрывается либо ножницами  сбоку, либо ножом для бумаг вскрывается  самый верх. Письмо всегда должно быть обращено лицевой частью к человеку, который вскрывает конверт. 

Заключение

 

     Итак, на основе вышеизложенного можно  сделать вывод, что при составлении  делового письма необходимо соблюдать  следующие требования:

     исполнитель должен отчетливо представлять себе сообщение, которое хочет передать, и точно знать, как это выразить в понятной, сжатой и доступной форме;

     письмо  должно быть простым, логичным, конкретным и не допускать двусмысленностей. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют пишущих  как хороших собеседников, владеющих  искусством общения. Фразы должны легко читаться, нежелательно использование большого количества причастных и деепричастных оборотов;

     письмо  должно составляться только по одному вопросу, при этом его текст надо разбить на абзацы, в каждом из которых  затрагивается лишь один аспект данного  вопроса;

     письмо  должно быть убедительным и достаточно аргументированным;

     письмо  должно быть написано в нейтральном  тоне, нежелательно употребление метафор  и эмоционально-экспрессивных фраз;

     объем делового письма не должен превышать  двух страниц машинописного текста;

     с точки зрения грамматики деловое  письмо должно быть безупречным, так  как орфографические, синтаксические и стилистические ошибки производят плохое впечатление и действуют  на адресата раздражающе;

     деловое письмо должно быть корректным, написано вежливым тоном.

Список  литературы

 

1. Алехина И. Имидж и этикет в бизнесе. - М., 2003
2. Венедиктова В.И. Деловая репутация: личность, культура, этика, имидж делового человека. - М., 2003
3. Ковальчук А.С. Основы имиджелогии и делового общения. - Ростов-на-Дону, 2003

Шеламова  Г.М. Деловая культура и психология общения. - М., 2006