Организация работы секретаря

  Есть  еще одна характеристика, на которую  необходимо обратить внимание. Это чистота воздуха.

  При работе с бумажными носителями, а  также в помещениях, где расположены  средства оперативной полиграфии и  высокочастотные устройства, воздух наполняется различными токсическими веществами и биологическими агентами (бактерии), которые проникают в организм человека и оказывают раздражающее действие на слизистые оболочки дыхательных путей, глаз, кожу. Особенно опасно, когда токсичные вещества через дыхательные пути или поврежденную кожу попадают непосредственно в кровь, что вызывает нарушение деятельности всего организма или его систем.

  Наиболее  распространенным вредным фактором воздушной среды в современном  офисе является озон. Озон выделяется средствами оргтехники, которые по технологическому процессу образовывают электрические заряды и ультрафиолет.

  Другим  наиболее распространенным видом загрязнения  воздуха является пыль, в том числе  и бумажная. Воздействие пыли зависит от ее токсичности и концентрации в воздушной среде. На частичках пыли находятся споры, бактерии, грибки с потоком воздуха они разносятся внутри помещения.

  Совсем  недавно ученые открыли существование  микроскопического пылевого клеща. Живет такой клещ в мягкой мебели, ковровых дорожках. Попадая на слизистую  дыхательных путей, он вызывает чихание, на оболочку глаз слезовыделение, может вызвать, например, насморк и другие аллергические реакции. При постоянном попадании в легкие возникают специфические заболевания.

  Вести борьбу с вредными микроскопическими  веществами можно путем общегигиенических  мероприятий: влажная уборка, проветривание, регулярная чистка пылесосом.

  В служебных помещениях необходимо добиваться кондиционирования воздуха, т.е. одновременного регулирования его температуры, влажности, чистоты и воздухообмена. Особенно оправданно кондиционирование в летние месяцы, а точнее во всех случаях, когда температура в помещении достигает 27 градусов и выше. Полное кондиционирование воздуха повышает производительность на 15%, одновременно значительно сокращаются простудные заболевания.

  Особый  разговор - это предметы интерьера. Ни для кого не секрет, что мебель, обои, напольное покрытие может быть источником выделения токсических веществ. Согласно ст.4.14 «Гигиенических требований...» материалы, используемые для внутренней отделки интерьера помещения, должны быть разрешены для применения органами Государственного санитарного надзора.

  Также к эргономическим факторам относится  шум. Было бы большой ошибкой считать, что это незначительный фактор, характеризующий  рабочее место. С достоверностью установлено вредное воздействие шума на функциональное состояние человека и в первую очередь на его нервную систему.Известно, что отсутствие обычного звукового оформления может стать источником депрессивного состояния.

  Уровень шума для офисных помещений, установленный  европейским союзом, равен 55 дБ. Согласно п.6.2 Гигиенических требований уровень шума не должен превышать 75 дБ.

  Однако  шум, издаваемый компьютером, принтером  и факсом, находящийся в комнате  без звукопоглощающих материалов, превышает 70 дБ. Поэтому не рекомендуют ставить всю оргтехнику на одном рабочем месте, также следует применять шумоизолирующие материалы.

  Оборудование, уровни шума которого превышают предельно  допустимые, должно выноситься за пределы  помещения, где располагаются рабочие  места.

  Снизить уровни шума можно, если использовать в качестве отделки помещения шумопоглощающие материалы, ковровые покрытия, занавески из плотной ткани (их ширина должна превосходить ширину окна не менее чем в 2 раза), коврики под шумящее оборудование могут быть дополнительным условием в борьбе против шума.

6. Деловые  контакты  секретаря. 
    Одним из важных деловых контактов является взаимоотношение  
руководитель-секретарь. Поскольку секретарь является первым помощником руководителя, он должен выполнять работу в его стиле. Фактически  секретарь является личным организатором руководителя, помогает ему  в  планировании рабочего времени, а также в выполнении намеченных мероприятий, освобождая от  
выполнения вспомогательных технических операций, фильтрует потоки  
корреспонденции, телефонных вызовов и посетителей. 
      К сожалению, на практике секретарь часто встречается с такой трудностью, как необязательность руководителя в отношении информации о   его местоприбывании, что создает большие трудности. В таких случаях секретарь имеет право прямо спросить, куда уходит руководитель и когда  вернется. 
    Следует учесть, что не все руководители умеют рационально планировать свое рабочее время. Помочь руководителю в этом - задача секретаря.  Необходимо последовательно, но не навязчиво воспитывать потребность в планировании времени.   Желательно вместе с руководителем ежедневно уточнять намеченные  
мероприятия на следующий день. Делать это можно во время утреннего доклада о текущих делах и корреспонденции или во время вечернего доклада. Секретарь должен в учетных формах отметить и сообщить посетителю время  посещения.  Время обеденного перерыва у секретаря и руководителя не должно совпадать. 
Одна из главных задач секретаря - быть чутким посредником между  
руководителем и подчиненными. Он должен приложить максимум усилий для создания благоприятной обстановки и деловых отношений с другими сотрудниками.  
     Зная режим и характер работы руководителя, секретарь может в случае необходимости оказать помощь сотрудникам в организации приема их руководителем; помочь составить документ, удовлетворяющий личную просьбу и т.п. Секретарю важно установить деловые контакты с сотрудниками различных подразделений своего предприятия. В некоторых случаях секретарю приходится выступать от  
имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение. 
      6.1. Пользование телефоном. 
    Основная задача секретаря в работе с телефоном - освободить руководителя от вызовов. Помощь секретаря в организации служебных разговоров по телефону способствует рациональной организации работы руководителей. Секретарь  всегда  должен помнить о необходимости   соблюдения служебной тайны. 
       6.2. Организация приема посетителей. 
   Обязанности секретаря различны в зависимости от того, какой вид приема проводится руководителем. Прием посетителей можно разделить на три вида: 
1) прием сотрудников своего учреждения по текущим делам 
2) прием представителей других  организаций 
3) прием по личным вопросам 
     Секретарь должен помнить, что посетитель любого ранга, без исключения, может войти в кабинет руководителя только после доклада секретаря.  
     Если посетитель пришел без предварительной договоренности, то секретарь может самостоятельно решить: доложить о нем немедленно или записать на прием.  
     Особое внимание секретарь должен проявлять к организации приема руководителем посетителей по личным вопросам. 
      6.3.Работа секретаря с информацией для руководителя 
     Секретарь должен помогать руководителю ориентироваться в  
информационных потоках, находить, обрабатывать нужную информацию, а иногда и готовить информационно-обзорные рефераты. 
Секретарь должен внимательно просматривать статьи, раскрывающие  
интересующие руководителя вопросы производственной деятельности, научно-технические результаты и т.д. Наиболее важные места в статьях можно выделить закладками  или подчеркнуть. 
        Составляя реферат, секретарь не должен вносить какие-либо дополнения от себя. Если необходимо, в реферат могут быть включены таблицы, схемы, графики. 
       В повседневной работе секретарь должен ежедневно собирать и фиксировать в дневнике данные, которые могут интересовать руководителя и уточнять их  у специалистов. Руководителю следует представлять только достоверную информацию, проверенную. 
 
 
 

Заключение

     В заключении мне бы хотелось сказать о личных качествах секретаря и о его роли в работе с руководителем. 
    Важными факторами успеха работы личного секретаря является умение вести себя с людьми и способность создать впечатление, повышающее авторитет руководителя. Секретарь должен быть важным звеном в системе контактов своего руководителя, обеспечивая эффективную связь и своевременное принятие необходимых мер. Секретарь является личным представителем своего руководителя,  
и выполнение этой ключевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм. 
     Роль секретаря руководителя, как она определяется в брошюре Европейской ассоциации профессиональных секретарей, состоит в том, чтобы знать существо деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы брать на себя. 
      В обязанности секретаря входит: 
     1. Стенографирование, печатание стенограмм, составление писем и т.д. 
     2.Получение, обработка входящей и исходящей почты. 
     3.Ведение телефонных разговоров, организация приемов. 
     4.Ведение дневника руководителя; организация его встреч. 
     5.Организация деловых поездок руководителя. 
     6.Регистрация деловой корреспонденции, ведения дел. 
     7.Организация и участие в работе совещаний. 
     8.Организация дел в кабинете руководителя. 
     9.Освобождение руководителя от рутинных операций. 
   10.Информационное обеспечение. 
   11.Оформление банковских  счетов. 
   12.Руководство деятельностью подчиненных секретарю делопроизводственных служб и  персонала. 
     13.Соблюдение положительных правил техники безопасности. 
     14.Организация и руководство работой по обеспечению неразглашения  
обработанной информации. 
     15.Обеспечение секретариата и руководителя необходимыми канцелярскими  принадлежностями. 
     16. Организация общих собраний и мероприятий общего характера. 
    Когда смотришь по телевидению встречи руководителей фирм, то невольно обращаешь внимание на сопровождение, в том числе, и на секретаря. Обычно это сдержанный, манерный человек. У нас тоже такие есть, но к сожалению, их не так уж много. Тем более, сейчас организуется очень много акционерных фирм, бирж, которые заключают контракты с западными фирмами. И секретари должны быть"на уровне".  Секретарь представляет своего руководителя, и по нему судят, иногда, даже о фирме. 
     Прежде всего, у секретарей должно быть такое качество, как  
доброжелательность, умение вести себя с посетителями, расположить их к себе.  
     Можно даже организовать так называемые курсы секретарей, где обучать их деловым и личным качествам, которые присущи этой профессии. У нас в стране уже есть такие, но они не всегда дают тот багаж знаний, который  необходим  в  работе секретаря. 
     Секретарь - важная профессия, особенно в наше время, в эпоху создания все новых и новых фирм. В большей степени от него тоже будет зависеть успех фирмы или предприятия. И пусть профессия секретаря никогда не уронит своего престижа. 
 
 
 

Список  литературы

1. Бондарева Т. Н. Секретарское дело. М., Высшая школа, 2002 г. 
2. www.rambler.ru