Организация работы секретаря

  При выборе необходимых средств оргтехники следует иметь в виду, что приобретение и использование оргтехники – не самоцель, а средство для повышения оперативности выполнения и снижения трудоемкости управленческих работ, а также решение ряда социальных проблем управленческого труда (снижение доли затрат на выполнение рутинных операций, средство мотивации труда, престижности работ и др.). Поэтому прежде чем выбрать и закупить средства технического оснащения, надо проанализировать реальные потребности в том или ином средстве и оценить преимущества его применения.

  В состав рабочего места секретаря  обязательно должны входить шкафы  для документов и справочной литературы. В целях экономии рабочего пространства такие шкафы могут размещаться  на стене или перегородке около рабочего стола. Шкаф для документов в целях обеспечения сохранности последних должен запираться на ключ. В том случае, если у секретаря хранятся и документы, составляющие коммерческую тайну, лучше оборудовать его рабочее место специальным сейфом для документов.

  Полки для канцелярских принадлежностей, телефона, также лучше закреплять на стене или перегородке, оставляя на столе больше пространства для  работы.

  Желательно  оснастить рабочее место секретаря  специальным переговорным устройством, которое позволит секретарю, не входя лишний раз в кабинет руководителя, быстро сообщать последнему необходимую информацию.

  В состав рабочего места секретаря  должны входить три зоны: основная – стол с приставками; вспомогательная  – комбинированные шкафы; обслуживания посетителей.

  Общая площадь рабочего места должна быть в пределах 12 – 16 кв.м. По мнению специалистов, зона обслуживания посетителей –  это визитная карточка учреждения, по которой люди оценивают культуру работы и качество труда. Эта зона должна быть продуманной и уютной. Если посетителя по тем или иным причинам сразу не может принять руководитель, то посетитель должен удобно сесть, его должен окружать красивый цветовой и световой художественный ансамбль, включающий окраску помещения , источники света и озеленение. Рядом с основной и вспомогательными частями рабочего места секретаря должен быть журнальный столик и одно-два удобных кресла. На столик следует положить свежие газеты и журналы, чистую бумагу, карандаши или ручки. Нецелесообразно, чтобы мебель для посетителей занимала слишком много места и отличалась от общего стиля мебели, используемой в фирме.

  Именно  поэтому специалист не рекомендуют  ставить в приемной мягкую мебель. Она занимает много места, быстро пачкается и деформируется. В  то же время использование стульев и обычных столиков на колесиках позволит быстро изменить предназначение приемной, использовав ее как комнату для совещаний и т.п.

  В том случае, если в фирме нет  специального гардероба, в приемной должна быть или вешалка, или шкаф для одежды, где посетители могли бы повесить верхнюю одежду.

  Для зрительного комфорта и общего впечатления  от приемной большое значение имеет  и ее эстетическое оформление. Прежде всего, следует, использовать в интерьерах живые цветы. Они пополняют запасы кислорода, отчасти нейтрализируют вредное действие средств вычислительной и организационной техники и, кроме того, придают уют рабочему помещению. Цветочная композиция должна гармонировать с общим стилем, в котором выдержан интерьер.

  Помимо  цветов, для оформления офиса и его приемной используют произведения живописи, графики, мелкой пластики и другие элементы декоративного оформления.

  Рабочее место секретаря должно комплектоваться  достаточным набором технических  средств, канцелярских принадлежностей, средств организационной технике, отвечать требованиям эргономики.

3. Условия труда

  Условия труда - это совокупность элементов (факторов) производственной среды  и трудового процесса, оказывающих  влияние на функциональное состояние  организма человека - здоровье, работоспособность, удовлетворенность трудом и его эффективность.

  Можно выделить следующие группы факторов условий труда:

1. Санитарно-гигиенические, характеризующие микроклимат (температуру, влажность и скорость движения воздуха), освещение, шум, вибрацию и сопряженную с освещением окраску служебных помещений и оборудования;

2. Эстетические, включающие цветовую отделку интерьеров, озеленение служебных помещений, использование в интерьерах помещений произведений живописи и произведений прикладного искусства;
3. Психофизиологические, связанные с осуществлением мер психофизиологического характера, обеспечивающих условия высокоэффективной деятельности и сохранения здоровья служащих (постепенное вхождение в труд, ритмизация труда, нормальное чередование труда и отдыха, смена форм деятельности, активные формы труда и отдыха и ряд других факторов);
4. Социально-психологические, связанные с осуществлением мер, направленных на формирование психологической готовности человека к работе с новой техникой, к различного рода нововведениям (снятия психологических барьеров), с созданием нормального психологического климата в коллективе, установлением нормальных взаимоотношений руководителя и подчиненных и, в частности, с использованием выработанных наукой и практикой принципов общения руководителей с подчиненными.

  Условия труда регулируются едиными законодательными актами, нормативами, стандартами.

  Работа  по созданию благоприятных условий  труда должна носить комплексный  системный характер. Начало их формирования закладывается при проектировании предприятий и учреждений. Это  относится прежде всего к санитарно-гигиеническим  и эстетическим условиям труда, которые формируются под влиянием проектируемой техники и технологии, архитектурно-строительного оформления зданий, внутреннего размещения служебных подразделений и оборудования, рабочей мебели и т.п. На этом этапе проектируются вентиляция, кондиционирование воздуха, освещение служебных помещений в соответствии с санитарными и строительными нормами.

  Не  менее важна разработка мер по формированию и улучшению условий  труда на уже действующих объектах. Здесь работу следует ввести по всему комплексу элементов условий труда, но особое внимание надо уделить психофизиологическим и социально-психологическим факторам, формирующимся под влиянием выполняемой работы, межличностных отношений, т.е. факторам, которые на этапе проектирования предприятий не могут быть учтены.

  Поскольку в современных условиях хозяйствования все большее значение придается  активизации человеческого фактора, роль социально-психологических условий  труда также повысится, ибо они  способствуют усилению социальной мотивации  труда, стремлению к большей творческой отдаче специалистов.

  Комплексный подход к обеспечению благоприятных  условий труда отражен в специальных  межотраслевых требованиях и  нормативных материалах, которые  следует учитывать при проектировании новых и реконструкции действующих предприятий, технологических процессов и оборудования.

4. Освещение рабочего места

  Важнейшим фактором производственной среды является освещение. Значение рационального  освещения во время работы трудно переоценить.

  Требования  к рациональному освещению сводится к следующему: правильный выбор источника света и системы освещения, создание необходимого уровня освещенности рабочей поверхности, нейтрализация эффекта ослепления, устранение бликов, обеспечение равномерного освещения.

  Наиболее  целесообразным является естественное освещение. Установлено, что оно вызывает наименьшее утомление. К сожалению, использовать его весь рабочий день не представляется возможным, особенно в осенне-зимний период, когда световой день короткий. Поэтому рекомендуется применять искусственное освещение - как общее, так и локальное.

  Если  в качестве искусственного источника  света общего назначения рекомендуют  применять люминесцентные и металлогалогеновые лампы, то систему местного освещения  необходимо организовать из ламп накаливания или ламп белого света. Лампы белого света излучают мягкий белый свет, несущий теплоту и успокоение, способствующий повышению зрительного восприятия. Все типы светильников в обязательном порядке должны быть снабжены рассеивателями и экранизирующими решетками; для совместного освещения допускается не просвечивающий отражатель с углом не менее 40 градусов.

  Наилучшим вариантом является работа при естественном освещении, когда свет падает с левого бока или при комбинированном, когда  недостаточное естественное освещение дополняется местным или, когда работают светильники общего и местного назначения.

  Освещенность  рабочего места должна быть приспособлена  к индивидуальным качествам секретаря  и быть в пределах 500 лк.

  Цвет  освещения имеет психологическое значение, поэтому при небольшой освещенности предпочтение отдают теплым тонам, которые дают лампы накаливания, подчеркивающие желтые и красные цвета. Свет в офисе должен иметь правильную направленность, установку и формат «светового пятна» - это важные факторы здоровья, уюта и повышения результативности труда.

  Так же как не рекомендуется смотреть телевизор в темной комнате, так  нельзя и работать за дисплеем только при местном освещении. Это связано  с таким явлением, как адаптация  зрения. Периодическое приспособление глаза с одной яркости на другую приводит к быстрому утомлению, потери зрения, отрицательно влияет на психику. С целью избежания нагрузки на зрение, необходимо соблюдать требование: разница между яркостью монитора и яркостью окружающих предметов, находящихся в поле зрения оператора, должна быть равна отношению 1:3.

  Чтобы уменьшить напряжение глаз, необходимо учесть, что легче воспринимаются глазом темные знаки на светлом фоне. Глаз меньше утомляется, держится хорошая  скорость и точность считывания при чтении желто-зеленых знаков на белом фоне. Были установлены оптимальные комбинации цвета знаков с цветом фона: синий на белом, зеленый на белом, черный на желтом, черный на белом.

  Старайтесь  не допускать длительной работы с  текстом на мониторе, выполненным красными буквами на зеленом фоне, оранжевыми на белом, черными на пурпурном, оранжевыми на черном.

  Положительно  на работе глаз скажется, если вы будете соблюдать золотое правило –  располагать монитор на расстоянии равном двум диагоналям вашего экрана. Угол наклона монитора должен быть таков, чтобы верхний край экрана находился на уровне ваших глаз.

  Имея  на рабочем столе работающий компьютер, мы получаем в своем рабочем кабинете электронное, электростатическое, рентгеновское  и ультрафиолетовое излучение. Основным источником вредного воздействия на организм человека являются электромагнитные колебания низкой частоты, связанные с работой схем развертки электронного луча, они воздействуют на обмен веществ в организме, могут привести к патологическим изменениям в клетках мягких тканей.

  Синий монитор экрана имеет частичное  излучение в ультрафиолетовой области  спектра. Это воздействие существенно  при длительной работе с компьютером  или заболеваниях сетчатки глаза.

  Защитить  себя от этих видов излучения возможно, если иметь защитный экран, имеющий сертификат качества НИИ эргономики или Шведского института защиты от излучения и соответствующий стандарту ТСО 95.

  К сожалению, защитные свойства экрана вам  помогут в том случае, если вы располагаетесь перед монитором. Незначительный сдвиг вправо или влево, в сторону, и вы оказываетесь в «кольцах смерти» монитора.

5. Влияния микроклимата и шумовых эффектов.

  Рабочее место секретаря должно комплектоваться  достаточным набором технических  средств, канцелярских принадлежностей, средств организационной технике, отвечать требованиям эргономики.

  Микроклимат влияет на функциональное состояние  человека во время работы настолько  широко, что его можно назвать  одним из определяющих факторов работоспособности. Известно, что повышение или понижение температуры на 10 градусов снижает производительность труда почти на 15%. Отмечено и другое, понижение температуры на 3 - 4 градуса относительно комфортного повышает качество выполнения задач, связанных с вниманием и слежением.

  Микроклимат характеризуется такими величинами как температура, относительная влажность и скорость воздуха. Температура и влажность являются величинами, зависящими как от времени года, суток, так и от погодных условий. Кроме того, источниками тепла в служебных помещениях может быть различное оборудование, потребляющее энергию, часть которой в виде тепла выделяется в окружающую среду, и сам человек, выделяющий в час до 1200 кдж. Наиболее комфортной для человека является температура 19 - 20 градусов. Учитывая сезонные и суточные колебания, температура в служебных помещениях не должна превышать 22 градуса - в жаркие дни, и не должна быть ниже 18 градусов в холодное время, независимо от количества людей находящихся в помещении.