Организация, планирование и координация исследований

Понимание резерва времени  позволяет регулировать сроки работ, повышает гибкость управления внутренними материальными, финансовыми и трудовыми ресурсами. Применение сетевого метода позволяет рационально и продуманно осуществить управление процессом планирования, организации, координации и контроля любого комплекса работ. Таким образом, использование сетевого метода обеспечивает: оптимизацию процессов определения необходимых ресурсов и распределения уже имеющихся, что положительно влияет на качество планирования в организации; более точный расчет себестоимости и трудоемкости работ, то так же увеличивает степень рациональности финансирования; четкое распределение прав, задач и обязанностей, то есть упорядочивает структуру системы управления; координацию, контроль и организацию оценки выполнения плана. Таким образом, сетевой метод подразумевает построение информационной динамической  сетевой модели, в которой весь объем деятельности сгруппирован в  отдельные операции, которые следуют в четкой технологической последовательности их выполнения. Использование сетевых моделей упрощает процесс планирования и осуществление мероприятий в рамках менеджмента и исследования систем управления.

Графический метод исследования систем управления относится к методам  формализованного представления систем управления. Данный метод основан  на применении математических и экономически-математических моделях исследования систем управления. Графический метод используется  при описании потоков информации небольших объемов на макроуровне для установления общей структуры и функций системы управления. Также использование графического метода позволяет усовершенствовать существующие потоки информации.

Отношение между документами, которые являются основным элементом  потока информации, изображается в  виде двухмерного графика. Процедуры  преобразования момента обработки  документа фиксируются с помощью кратких записей на схеме. Столбцы графика именуются как наименование структурных подразделений, а строки – как название момента или промежутка времени. Документ на графике изображается в виде прямоугольника с указанием номера документа, от которого (к которому) идут стрелки – направления движения информации. Анализ схем путей позволяет: определить объем, характер и сроки выполнения работ для каждого подразделения организации; выявить уровень контроля работ; предупредить дублирование документов и их излишние передачи.

К плюсам графического метода можно отнести простоту, наглядность, универсальность и экономичность. Однако, необходим чуткий контроль за уровнем размерности потока, иначе  схема может стать слишком  обширной, что приведет к снижению ее аналитической полезности.

Как правило, состав стадий и этапов исследования систем управления стандартен. Конкретный перечень зависит  только от специфики объекта исследования и от его вида и цели. В приложении Е приведена стандартная таблица состава стадий и этапов прикладного исследования систем управления.

1)Подготовительная стадия:

-предварительное обследование системы управления: установление обоснования необходимости проведения исследования; подготовка и издание приказа по проведению исследования; создание координационно-рабочей группы и рабочих органов по проведению исследования; разработка методики проведения исследования; планирование работ по исследованию системы управления (план-график); консультация персонала; разработка программы и проведение предварительного анализа информации, условий и методов исследования системы управления; определение требований к системе управления (протокол согласования).

-детальный анализ системы управления: разработка программы анализа системы управления; сбор научно-технической, нормативно-технической документации; проведение детального анализа системы управления (отчёт с эскизной разработкой системы управления).

-разработка технического задания: определение целей и задач этапов исследования, основных требований к системе управления, способов реализации результатов исследования, перечня подлежащей разработке документации, порядка рассмотрения и приёмки работ, технико- экономическое обоснование, разработка плана-графика работ (проект технического задания); согласование, утверждение технического задания.

2)Исследовательско-проектная стадия:

- выбор направления исследования системы управления: сбор и изучение научно-технической информации, нормативно-технической документации, нормативно-методической документации и др; формирование гипотез по разработке системы управления, выбор и обоснование направления исследования, способов достижения целей и решения, сравнительные исследования, разработка основных положений системы управления, унификация и стандартизация документов управления, разработка методики проведения исследовательско-проектных работ для программирования задач управления (отчёт, пояснительная записка, методика, формы документов, техническое задание на программированные задачи – проект технического проекта); рассмотрение и утверждение направлений исследования, т.е. технического проекта системы управления (технический проект);

-проведение исследований и проектных работ (разработка рабочих гипотез, построение моделей системы управления, проведение теоретических и экспериментальных исследований, обработка данных, сопоставление исследований, проверка исходных гипотез, разработка рабочей документации); корректировка модели системы управления, корректировка рабочей документации системы управления; оценка готовности организации к реализации внедрения рабочей документации (аналитическая справка); разработка  проекта планов реализации; оценка эффективности исследований и проектных работ;

-оформление отчётности и экспертиза исследований и проектных работ: создание отчёта о проведении исследований и проектных и его рассмотрение и утверждение; организация и проведение экспертизы исследований и проектных работ системы управления (акты, сводки, замечания); план-график экспертизы (откорректированная документация, рабочий проект, протокол согласования).

3)Стадия реализации, внедрения и совершенствования:

-реализация планов  рабочей  документации и рабочего проекта системы управления (приказ о введении в действие утверждённой рабочей документации системы управления); организация выполнения планов мероприятий по реализации рабочей документации системы управления;

-контроль за реализацией рабочей документации рабочего проекта (акты, контрольные карты); корректировка хода реализации рабочей документации (приказы, распоряжения, дополнения, изменения и т.п.); анализ реализации рабочей документации (справки, рекомендации);

-оценка и обобщение результатов исследования системы управления: оценка полноты достижения целей и решения задач системы управления, оценка фактической эффективности системы управления; анализ результатов функционирования системы; коммерциализация рабочего проекта, технического задания, технического проекта;

-совершенствование системы управления: анализ функционирования и проведения работ по исследованию системы управления; корректировка рабочей документации; проведение мероприятий по развитию и совершенствованию системы управления.

Система управления организацией должна обладать гибкостью, учитывать серьезную  конкуренцию, требования к уровню качества обслуживания, принимать во внимание необходимость учета неопределенности внешней среды и др. Прежде всего система управления должна отражать цели и задачи организации, а следовательно, быть подчиненной структуре самой организации и меняться вместе с преобразованием организационных форм. Это означает, что с прохождением разных стадий жизненного цикла (становления, роста, зрелости и завершения деятельности) в организационной системе управления  необходимо проводить изменения. Вновь   созданная   структура   должна   позволять  организации  продуктивно и  целесообразно взаимодействовать с внешней средой, и   таким   образом удовлетворять  потребности  клиентов  и  достигать  своих  целей  с  высокой эффективностью.

2 Организация процесса исследования систем управления

Предпроектная (подготовительная) стадия считается наиболее значимой составляющей  процесса исследования систем управления. Ключевым этапом на данной стадии является процедура проведения диагностики, анализ действующих в  организации систем, разработка технического задания на создание проекта системы. На данном этапе осуществляется анализ проблем и факторов, которые подлежат выявлению и учету. Перед тем, как приступить к подготовке приказа о проведении исследования, желательно установит следующее: действительно ли на данном предприятии существует необходимость в проведении исследования? На сегодняшний день оптимальным способом выявления необходимости исследования является анкетирование. Данный метод достаточно прост, объективен, не требует больших трудозатрат. Опрос желательно организовывать в письменном виде. Результат опроса помогает определить реальное положение в уже существующей системе управления, что может помочь установит негативные факторы, влияющие на уровень управления, а так же  решает вопрос, целесообразна ли на данный момент организация прикладного исследования.

Начало любого  исследования невозможно без процедуры сбора данных. Для  ее осуществления используются такие  методы, как изучение опыта развития схожих организаций, изучение статистической и технико-экономической информации, метод общения с персоналом аппарата управления. Благодаря последнему методу появляется возможность быстрого получения сведений о различных факторах развития организации, на основе которых строится последующий анализ, обобщение и предварительные наметки действий. Следующим этапом подготовительной стадии исследовательских работ является составление программы исследования управления. Программа формируется на основе первоначального представления облика будущей системы, то есть  составления основного списка требований к данной системе. Это помогает решить противоречие между желаемым результатом и возможным исходом,  потребностями в инновациях и уровнем развития техники и науки.  Согласно применяемому принципу системного подхода, ключевым направлением программы должно стать: сравнение качественных сторон элементов производственной системы; сравнение элементов управляющей системы (входы, функции управления качеством, методы управления); сравнительный анализ исследуемой системы управления с современными тенденциями управления; последний пункт определяет главную цель процесса исследований систем управления: стремление к поиску способов ликвидации отрицательных факторов, негативно влияющих на уровень управления в организации и построение такой системы, которая соответствовала бы современным требованиям к качеству управленческих систем; необходимость учета передового опыта исследовательских работ в аналогичных системах. Намеченный облик системы управления определяет задачи, цели, используемые ресурсы и ожидаемый результат исследований. Данный комплекс элементов и формирует содержание программы исследований. Правильно составленная программа исследований должна давать ответы на такие вопросы, как: зачем проводятся исследования, что является объектом исследования, какие методы исследования целесообразно использовать в той или иной ситуации. Основными требованиями, выдвигаемыми к составляемой программе исследований являются отображение актуальности и значимости решаемой задачи, ее основного содержания, роли и условий ее осуществления. Программа исследований представляет собой документ, в котором присутствует три раздела: теоретический, методический и организационный. Примерная структура программы представлена в приложении Ж.

В качестве организационной конкретизирующей базы программы исследования выступает план. План исследования — это комплекс показателей, отражающих связь и последовательность ключевых мероприятий (действий, акций и пр.), ведущих к полной реализации программы и разрешению проблемы. Планирование исследования необходимо для расчета и определения организационных характеристик его проведения (формирование групп, установление функций, обязанностей, ответственности, взаимодействий и пр.),

распределения используемых ресурсов в организационном и  временном пространстве, ограничения  времени, определения последовательности проведения исследовательских работ (этапов исследования), установления точек и методов контроля.

Процесс планирования исследований подчиняется ряду основных принципов. К таким принципам относятся: принцип конкретности формулировки заданий, означающий, что все пункты плана являются максимально четкими не требуют дополнительных разъяснений; принцип организационной значимости, суть которого заключается в неизменности организационной структуры системы управления; принцип соизмеренной трудоемкости отображает необходимость соответствия заданий определенной трудоемкости их выполнения; принцип интеграции деятельности учитывает фактор объединения работы различных исполнителей и подразделений; принцип контролируемости, согласно которому система контроля за исполнением работ изначально заложена в исследовательский план, причем в план желательно заносить информацию о предельных сроках выполнения каждого мероприятия; принцип ответственности иллюстрирует необходимость присутствия в плане графы с указанием лиц, отвечающих за выполнение поставленных заданий; принцип реальности означает то, что в плане должны содержаться только те задания, реализация которых изначально возможна (учитывая реальные ресурсы, квалификацию исследователей и заданное время, наличие необходимых возможностей).

В ходе создания программы  необходимо учитывать часто возникающую  ошибку подмены понятия «программа исследования» понятием «план». В данном случае, план выступает в роли организационного фактора пошагового продвижения к намеченной цели, а программа рассматривается как непосредственно средство достижения намеченной цели. План исследования можно представить  в виде комплекса показателей, отражающих связь и последовательность действий, ведущих  к реализации программы исследований и служащих проводником между содержанием проблемы  и организационными возможностями. Таким образом, можно судить о первичности программы исследований относительно плана.

Составление программы  исследований, гибкого плана исследований и алгоритма является базовой  платформой для  успешно проведенного исследования.

Разработка технического задания осуществляется на основе результатов  детального анализа. Техническое задание содержит основные требования к будущей системе управления и к порядку ее создания. В стандартном техническом задании могут присутствовать такие разделы, как:

-основание для разработки  проекта системы; 

-цель проведения исследования;

-краткая характеристика  предприятия;