Организация, планирование и координация исследований

- целевые программы, необходимые для достижения целей проекта, проектные формы их представления ;       

-отчет или аналитическая  справка о проведении детального  анализа ( в виде приложения);

-основные принципы  и требования к целой системе и отдельным ее элементам;

-сроки разработки проекта системы для каждого элемента и в целом;

-разработки, изменения и дополнения к действующей системе объем финансирования работ;

-раздел, посвященный  организации мероприятий по реализации разработанных рекомендаций и список дел по подготовке и внедрению проектных документов, сроков выполнения и форм завершения работ;

-технико-экономическое обоснование (величина экономической эффективности по условиям использования за определенный расчетный период времени на основе стоимостных оценок результатов и затрат на разработку и внедрение проекта);

-информация о порядке приема системы управления;

-нормативно-технические  и методические источники проектирования;

-предполагаемые направления  развития и совершенствования новой системы;

-приложения.

Таким образом, техническое задание должно отображать требования к разрабатываемым исследуемым системам. Успешность исследовательской деятельности во многом зависит от правильно составленного технического задания, глубины проведенного анализа и степени рациональности полученных выводов.

Рассуждая о необходимости детального изучения систем, следует обратить пристальное внимание на понятие системного анализа как на процесс исследования системы управления, основанный на ее декомпозиции с последующим определением характеристик составляющих элементов, рассматриваемых во взаимосвязи с другими элементами системы и окружающей средой. Согласно сути системного анализа, комплекс проводимых исследований должен быть направлен на выявление общих тенденций и факторов развития организации и выработку мероприятий по совершенствованию системы управления и всей производственно-хозяйственной деятельности организации. Системный анализ проводится в целях детального изучения системы.  Его результат используется в целях повышения эффективности принятий решений по дальнейшему улучшению систем или их замене, а также для исследования альтернативных вариантов новой создаваемой системы с целью выбора оптимального. К основным задачам в ходе системного анализа относятся: определение объекта анализа, структурирование, определение функциональных особенностей системы, исследование информационных характеристик системы, определение количественных и качественных  показателей системы, оценка эффективности, обобщение и оформление результатов анализа.

На базе детального анализа  составляется аналитическая справка (отчет), которая фиксирует результаты сравнения элементов системы, оценка эффективности функционирования действующей  системы и вероятность ее дальнейшей эксплуатации в целях усовершенствования новой системы управления, рекомендации по оптимизации действующей системы управления.

Для каждого конкретного  случая существует возможность выбора определенной формы организации исследований.  Возможные формы организации исследований приведены в приложении И. Исследование может носить индивидуальную или коллективную форму, проводиться с привлечением внутренних или внешних  специалистов, исследования могут осуществляться  с помощью служб управления изменениями. Приемлема также форма привлечения специалистов специализированных консалтинговых организаций. При высоком исследовательском потенциале организации и наличии времени имеет смысл увеличить нагрузку на персонал путем добавления обязанностей в виде конкурсных проектов на добровольной либо обязательной основе. Возможен вариант объединения наиболее активных и творческих членов персонала в специализированные группы. При этом участники таких групп на время освобождаются от своих основных обязанностей.  Как правило, оптимальный результат дает комбинация приведенных форм организации исследования. Например, исследование может осуществляться путем взаимодействия персонала подразделений предприятия с исследователями специализированного исследовательского подразделения собственного предприятия. Имеют место также случаи сочетания совместной деятельности персонала исследуемой организации и исследователей постоянного или временного отдела этой же организации при привлечении сотрудников консалтингового агентства. Допустимы варианты сотрудничества с сотрудниками вузов.  Команда исполнителей, участвующая в исследовании должна включать специалистов в области анализа (руководителей группы), инженеров по организации производства, специалистов в сфере экономического анализа и использованию компьютерных и технических средств, психологов, социологов, специалистов по документации. Правильный подбор персонала, составляющего исследовательский коллектив имеет огромное значений. Чем шире спектр творческий индивидуальности в коллективе, тем продуктивнее проходит процесс исследования. Совокупность таких творческих индивидуальностей носит название интегрального исследовательского интеллекта (ИИИ). Типологическая характеристика творческих индивидуальностей описана в приложении К. На проектно-исследовательской стадии происходит реализация  проектных решений, принятых на подготовительной стадии. Деятельность на данной стадии направлена на создание рабочих проектов систем управления и ее подсистем в соответствии с ранее утвержденным техническим заданием. Рабочий проект представляет собой комплект научно – технической, методической и пр. документации. В процессе составления документации полезно обратить внимание на образцы аналогов подобных систем и типовые проекты. Как правило, проектная документация разрабатывается в первую очередь для технического проекта, а затем осуществляется разработка работ проектной документации. Данный процесс желательно разбить на два этапа. Первый этап можно посвятить разработке документации по системе управления в целом, а второй этап – разработке документов для отдельных подсистем.

Целевая программа –  это система взаимосвязанных  по срокам, ресурсам и исполнителям заданий и комплекс мер по их реализации, направленных на достижение одной из поставленных целей. Целевые программы разрабатываются поэтапно, составляются по завершению исследования и могут быть использованы для различного уровня исследований. Целевая программа должна учитывать цели и определенные задачи по их достижению, разработку необходимых действий, направленных на достижение этих целей и выполнение задач программы.

При подготовке целевой  программы целесообразно применение метода «дерево целей». Данный метод  ориентирован на получение полной и  устойчивой структуры целей. Процесс  разработки дерева целей похож на строительство пирамид, но построение начинается сверху вниз, так как общая цель социально-экономических исследований подразумевает наличие отдельных составляющих подцелей. Имея виду сложный характер взаимосвязи между целями на различных уровнях, дерево целей нуждается в постоянном корректировании. Существует несколько видов взаимозависимостей между целями: взаимодополнение целей (цель А достигается лишь в случае достижения цели Б, и наоборот); индифферентность целей (цель А достигается независимо от достижения цели Б); антагонизм целей(достигается либо цель А, либо Б); конкуренцию целей  (ограниченное количество ресурсов может быть направлено либо на достижение цели А, либо Б).

Процесс построения дерева целей невозможен без: анализа целей  на их совместимость, взаимодополняемость, конкурентность и установление окончательной структуры дерева целей;  установления относительной важности целей по их логическим связям и оценкам экспертов; установления окончательных значений числовых показателей в целях в соответствии с обработанными оценками экспертов; оценки имеющихся ресурсов и их предварительное распределение на достижение отдельных целей; отсечения всех ветвей дерева, которые не укладываются в ограничения по ресурсам и имеют низкие экспертные оценки.

Метод дерева целей незаменим для формализованного отображения процесса распределения целей по уровням управления, описания их состава, взаимосвязей и иерархии. Смысл построения дерева целей заключается в последовательной декомпозиции главной цели на отдельные подцели при соблюдения следующих правил: общая цель находится в вершине графа и содержит описание конечного результата; реализация подцелей каждого последующего уровня является необходимым условием достижения цели предыдущего уровня; при формулировке целей разных уровней необходимо описывать желаемые результаты, но не способы их получения; подцели каждого уровня должны быть независимы друг от друга и невыводимые друг из друга; в основе дерева целей должны лежать задачи, представляющие собой формулировку работ, которые могут быть выполнены определенным способом и в заранее установленные сроки. Таким образом, достижение целей вышестоящего уровня «дерева целей» невозможно без полного достижения целей нижележащих уровней, а количество  подцелей каждой цели должно быть достаточным для ее достижения (правило редукции).

Содержание целевой  программы рекомендуется оформить следующим образом: цели и задачи программы; задания и показатели программы, механизм реализации программы, финансовое и материальное обеспечение  программы, оценка эффективности, организация управления реализацией программы, контроль за выполнением.

При необходимости на каждую программу составляется паспорт  программы. Паспорт программы может  содержать такие разделы как: наименование программы, основание для ее разработки, заказчики, исполнители и соисполнители, сроки выполнения, основные программные задания, цель программы, прогноз результатов программы, источники финансирования, контроль за исполнением. Внедрение рабочих проектных документов невозможно без проведения соответствующих мероприятий научно-методического, социально-психологического, экономического, социально-психологического плана. На основе объединения мероприятий по каждому разработанному проектному документу формируется план мероприятий по реализации системы управления. План подвергается строгому согласованию и утверждению, проверяется четкое соответствие  сроков реализации плана мероприятий со сроками, указанными в техническом задании.

На исследовательско-проектной  стадии производится комплексная оценка. В случае положительной оценки ожидаемой эффективности разрабатываемых мероприятий, проводится оформление рабочих проектов для каждой из систем. Каждый рабочий проект системы должен содержать следующие документы: титульный лист рабочего проекта; ведомость документации рабочего проекта; сводный перечень используемой документации; комплект документации рабочего проекта; план мероприятий по внедрению системы; расчет эффективности проектных мероприятий по внедрению системы; пояснительная записка к рабочему проекту. В комплект документации рабочего проекта входят все документы, имеющие отношение к системе. В пояснительной записке обычно содержатся такие пункты, как основание для разработки проекта, цели и задачи, краткое описание хозяйственной деятельности предприятия, обоснование принятия проектных решений, состав рабочего проекта, список используемой литературы. Для улучшения качества рабочего проекта желательно проведение процедур рецензирования и, в некоторых случаях, экспертизы. Информация о рецензиях и заключения экспертов прилагаются к разделу «пояснительная записка».

От качества проведения заключительной стадии прикладного  исследования зависит успешность исследовательских  работ и достижение цели каждой системы. При оценке эффективности реализации работ на различных стадиях проектирования систем управление важнейшая роль отводится нормированию труда в повышении результативности управления организационной системы с обязательным анализом видов норм труда, методов их обоснования и способов разработки норм труда

Необходимо помнить, что  анализ внедрения рабочего проекта  системы включает работу с информацией (сбор, обработку, изучение) с использованием различных методов. Необходимо стремиться к соответствию  уровня выполнения организационных работ по внедрению рабочего проекта целям и задачам проводимого исследования, а так же уделять внимание комплексной оценке эффективности реализованных мероприятий. Результаты данного этапа используются в качестве средства усовершенствования рабочего проекта системы управления. В процессе совершенствования или создания уже существующих систем управления не следует далеко  отходить от традиционного состава стадий, этапов и операций в области организационного проектирования. Простота и легкость понимания и реализации исследований неотделима от основополагающих принципов системного управления.

Ресурсные затраты на исследование, разработку и реализацию систем управления следует рассматривать  как инвестиции, так как система  управления, созданная на основе рационально  разработанного проекта более эффективна в практическом применении. Это связано с тем, что деятельность по управлению носит в основном предпринимательский или инновационный характер. В соответствии с подсчетами западных экспертов, финансовые вложения в улучшение функционирования систем управления позволяют получить эффект в соотношении по разным оценкам примерно как 1 к 3, 1 к 20, 1 к 100 (т.е. на 1$ получают 100$).

Мерами совершенствования  систем управления могут быть: проектирование новых элементов системы, а так же разработка и внедрение в состав рабочих проектов новых документов; мероприятия по улучшению функционирования всех элементов системы; сокращение длительности цикла управления и повышение качества управляющих решений; применение новых методов решения управленческих задач; оптимизация численности управленческого персонала; изменение структуры системы управления; перераспределение функций и задач; автоматизация управленческих систем.

Раньше ошибочно полагалось, что повышение численности управленческого персонала качественно влияет на рост производительности в организациях, однако во многих современных системах  количество перерабатываемой информации на каждого человека настолько возросло, что далеко выходит за пределы  возможного. Рост числа должностных лиц в управленческой системе вызывает дробление функций управления. В целом дело обстоит так: координация работы управленческого персонала, в связи с увеличением   численности управляющих должностей, больше не может осуществляться путем прямых связей между исполнителями, что влечет необходимость в специальном координирующем аппарате. Возникают потоки информации внутри самой системе управления, на их обслуживание требуются новые люди. Эффективность управления не повышается, а даже падает. Поэтому дальнейшее увеличение численности людей, занятых в управлении  уже не приводит к повышению его эффективности.