Организация отдела по связям с общественностью, рекламе и исследованию рынка

На основании должностных инструкций начальника отдела по связям с общественностью и сотрудников отдела можно выделить основные направления деятельности PR-отдела:

• формирование информационной составляющей

• работа с прессой

• PR- акции

• диалоги, оценки, планирование.

 

Функции PR-деятельности отдела можно разделить на внутренние и внешние, в зависимости от целевой аудитории.

Функции внутренней PR - деятельности.

1.Разработка концепции внутренней политики предприятия в области связей с общественностью.

2.Осуществление  подготовки информационных материалов  о деятельности подразделений  гостиницы для коллектива предприятия.

3.Реализация  внутренней PR-стратегии, разработанной  начальником отдела.

4.Организация  и проведение акций, способствующих  сохранению и развитию атмосферы  сотрудничества и доверия в  коллективах гостиницы.

5.Составление проекта годового бюджета пресс-службы, ведение финансовой отчетности.

6. Разработка и реализация внутренних антикризисных информационных мероприятий.

7.Внедрение прогрессивных технологий в работу отдела.

8.Ведение учета и хранения данных по видам деятельности подразделения.

Функции внешней PR - деятельности.

1.Осуществление  подготовки информационных материалов  о деятельности подразделений  Марриотт Гранд для региональной общественности.

2.Реализация  внешней PR-стратегии, разработанной начальником отдела.

3. Координация деятельности по  сбору и анализу экономической, общественно-политической и социологической  информации, отслеживание отзывов  и комментариев, касающиеся деятельности Марриотт Гранд, при необходимости подготовка обзоров.

4.Подготовка  текстов выступлений, материалов (в  том числе слайдов, фильмов) для  пресс-конференций, пресс-релизов и  т.д.

5.Обеспечение  обновления на интернет-сайте гостиницы.

6.Установление  контактов с организациями, различными  группами общественности, рекламными  агентствами, представителями средств  массовой информации по указанию  начальника пресс-службы.

7.Взаимодействие  со СМИ в целях полного и  объективного освещения деятельности  гостиницы, обеспечение формирования позитивного общественного мнения о работе предприятия, а также поддержание корпоративного имиджа и имиджа руководителей в рамках реализации PR-проектов и рекламных акций.

8.Распространение  информационно - рекламных материалов  о деятельности предприятия в  СМИ (в том числе электронных) в виде пресс-релизов (текстовых, аудио, видео) пресс-конференций, пресс-визитов  на предприятие по согласованию  с начальником пресс-службы.

9.Подготовка  ответов на критические публикации  в центральных, региональных, областных  или городских СМИ, с привлечением  работников юридического отдела  и специалистов Марриотт Гранд, согласуя свои действия с руководством завода и начальником пресс-службы.

10. Разработка и реализация внешних антикризисных информационных мероприятий.

11. Разработка внешней концепции предприятия в области связей с общественностью.

 

 

 На практике для улучшения производственных отношений (человеческий фактор) в коллективе предприятия гостинично-ресторанного бизнеса используются следующие PR средства:

- опрос сотрудников, исследование и оценка их мнения  о предприятии;

- персональные характеристики;

- информация “с  черного хода”;

- отрегулированные  предложения;

- ориентиры для  новых сотрудников;

- день открытых  дверей для членов семьи;

- программа проведения  свободного времени;

- семинары по  повышению квалификации и справочная  литература;

- проведение совместных  коллективных мероприятий (экскурсий, юбилеев);

- приобщение сотрудников  к планированию и проведению  мероприятий по PR;

- сообщения в  прессе с упоминанием лучших  работников предприятия;

- участие в кулинарных  соревнованиях.

Мероприятия по PR внутри предприятия преследуют две цели:

• Создание позитивных РR отношений среди сотрудников;

• Доверие и взаимопонимание в отношениях менеджера и сотрудников;

 

 

 

В своей деятельности отдел по связям с общественностью использует следующие формы и методы:

1.Публикации. Отдел по связям с общественностью готовит итоговые отчеты о деятельности предприятия, совместно с другими подразделениями готовит сборник материалов» по итогам года, составляет фототеку, видеотеку, подготавливает имиджевые статьи, PR-заметки в корпоративные и местные СМИ.

2.Мероприятия. Отдел по связям с общественностью совместно с другими структурными подразделениями проводит пресс-конференции, пресс-визиты, PR-акции, специальные- разного рода благотворительные мероприятия, организация в гостинице выставок по искусству, презентация косметической продукции для клиентов гостиницы, проведение детских карнавалов, показов моды, недели кухонь различных регионов, музыкальные вечера в гостинице, джазовые пивные вечера, показы мод в сотрудничестве с домами мод;, “ток-шоу” со знаменитостями, дегустация вин для знатоков, совместное приготовление блюд под руководством  шеф-повара, курсы домохозяек” (готовим десерт), рождественский базар, всевозможные дискуссии, симпозиумы, юбилеи, представления.

3. Новости. Специалисты по связям с общественностью готовят и рассылают пресс-релизы в СМИ (городские и региональные), постоянно публикуют пресс-релизы на корпоративном сайте.

4.Участие в общественной деятельности. Участие в благотворительных акциях, например, экскурсия по гостинице для воспитанников детского дома №14(г.Солнечногорск)

5. Средства идентификации. Отдел по связям с общественностью совместно с Департаментом внешних и внутренних связей Marriott постоянно осуществляет PR-деятельность по продвижению корпоративного имиджа: распространение эмблем, логотипа с помощью визитных карточек, брошюр, выпуска журналов, канцтоваров, униформы сотрудников.

 

 

 

 

 

 

2.3 Должностные  обязанности сотрудников PR отдела гостиницы

Общие должностные обязанности специалиста по связям с общественностью.

1.Выполняет  работу по реализации информационной  политики предприятия в целом  и отдельных ее этапов, выносит  предложения по ее корректировке.

2.Участвует  в разработке конкретных планов  по реализации внутренней и  внешней информационной политики  предприятия.

3.Обеспечивает  постоянную работу и поддерживает  контакты с журналистами и  представителями общественности, знакомит  их с официальными решениями  и приказами руководства предприятия/организации, готовит ответы на официальные  запросы, следит за своевременным  распространением информационных  материалов.

4.Осуществляет  разработку содержания и организует  проведение брифингов, пресс-конференций  и других мероприятий и акций  информационно-рекламного характера, проводимых с участием журналистов  и представителей общественности, обеспечивает их комплексное  информационное и организационное  сопровождение.

5.Готовит  пресс-релизы и другие информационные  материалы для журналистов, тексты  публикаций и сообщений в средствах  массовой информации, проводит мониторинг  электронных и печатных СМИ, участвует  в подготовке информационно-аналитических  материалов для внутреннего пользования.

6.Участвует  в разработке формы и содержания  информационно-рекламных материалов, готовит тексты для корпоративного  издания.

7.Участвует  в подготовке заданий для социологических  исследований, составлении итоговых  отчетов.

8.Выполнят  работу по сбору, хранению, использованию  и распространению информационных  материалов и составлением базы  данных предприятия.

9.Содействует  эффективной работе внутренних  каналов коммуникаций между подразделениями  предприятия.

10.Вносит  предложения по массовым мероприятиям, специальным проектам, спонсорству  и другим общественным акциям, обеспечивающим репутацию предприятия.

11. Обеспечивает исполнение решений  начальника отдела по связям  с общественностью, своевременно  информирует его о текущем  ходе работ и результатах.

Требования: Высшее профессиональное образование по специальности связи с общественностью без предъявления требований к стажу работы или высшее профессиональное образование и дополнительная подготовка по специальности без предъявления требований к стажу работы.

Помимо вышеперечисленных должностных обязанностей, должностная инструкция специалиста в области отношений с инвесторами (IR) может содержать следующее:

· разработка внутренних и внешних IR-процедур;

· организация отношений с инвесторами и обеспечение благоприятного имиджа компании;

· подготовка и проведение годовых собраний акционеров;

· поддержка контактов с аналитиками инвестиционных банков и других финансовых учреждений;

· обеспечение инвесторов ежеквартальными и годовыми отчетами;

· создание планов продвижения компании;

· мониторинг базы акционеров;

· проведение конференц-звонков, подготовка заявлений и пресс-релизов, справочных материалов о компании;

· поддержание информации и презентация финансовых результатов на сайте, работа с финансовыми СМИ.

Должностные обязанности специалиста по внутрикорпоративному PR могут содержать следующее:

· Поддержание духа единой и сплоченной команды профессионалов, объединенных корпоративной идеей или философией;

· укрепление кадрового состава, поиск и выявление талантливых сотрудников;

· предотвращение утечки кадров и нейтрализация конфликтных ситуаций в коллективе;

· реализация функции "предохранительного клапана" -- в ходе неформального общения выявляются назревающие проблемы или кризис;

· участвовать в дальнейшем развитии у сотрудников чувства корпоративной гордости за фирму;

· дальнейшее развитие корпоративной культуры;

· повышение качественных и количественных показателей работы персонала за счет создания и использования дополнительных (нематериальных) возможностей для стимулирования сотрудников.

 

Заключение и рекомендации по увеличению эффективности работы отдела предприятия

Таким образом, изучив проблему эффективной организации отдела по связям с общественностью на крупном предприятии можно сказать, что она является актуальной на сегодняшний день.

PR - как часть маркетинговой системы, выполняет функцию управления  человеческими ресурсами для  создания наиболее эффективного  взаимодействия предприятия и  целевых аудиторий направленного  на формирование взаимного доверия  и согласия. Поэтому для наиболее  эффективного взаимодействия необходимо  создать PR-отдел, который будет способствовать  налаживанию и поддержанию связей  с наиболее важными группами  общественности. Начальник отдела  по связям с общественностью  должен непосредственно находится  в подчинении одного из представителей  управления предприятия, и иметь  возможность оказывать влияние  на деятельность предприятия  с точки зрения PR. Для этого  необходимо определится с организационной  структурой отдела, функциями и  задачами.

В данной работе была исследована специфика организации деятельности PR-отдела гостиницы Марриотт Гранд и предложены пути оптимизации деятельности PR-отдела.

В ходе исследования организации работы отдела по связям с общественностью были определены следующие проблемы: отдел по связям с общественностью входит в структурное подразделение Пресс-служба, цель деятельности которой - взаимодействие со СМИ, издание корпоративной газеты, поэтому деятельность PR-службы в основном, направлена на сотрудничество с одной целевой аудиторией - средствами массовой информации. Начальник PR-отдела подчиняется начальнику Пресс-службы, и не имеет прямого доступа к управленцам предприятия. В отделе PR-деятельности работают 4 специалиста, которые в силу своей немногочисленности не в состоянии охватить все целевые аудитории, также их обязанности дублируются с обязанностями сотрудников пресс-службы.

Для решения проблем были предложены пути оптимизации по организации работы отдела по связям с общественностью: выделить отдел по связям с общественностью в отдельное структурное подразделение, разграничить направления деятельности подразделений: пресс-служба взаимодействует со СМИ, отдел по связям с общественностью взаимодействует с остальными целевыми аудиториями - инвесторами, персоналом, для чего в штатное расписание PR-отдела необходимо ввести должности сотрудников взаимодействующих с этими группами общественности, а также разработать должностные инструкции. При выведении отдела по связям с общественностью в отдельное подразделение начальник отдела должен непосредственно подчиняться топ-менеджменту предприятия для успешного продвижения внешней и внутренней политики предприятия.

Таким образом, эффективная организация работы отдела по связям с общественностью позволит наиболее четко и функционально проводить PR-деятельность по формированию и подержанию имиджа предприятия в глазах целевой аудитории, а также достигать поставленных целей и задач в более короткие сроки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

1. Антипов К. Баженов Ю. PR для коммерсантов. М, 2000

2. Бекетов А.В.и Игнатьев Д.И. Настольная  энциклопедия PR.- М.,2004

3. Бекетов А.В. и Игнатьев Д.И. «Энциклопедия PR от поколения P-Next»

4. Блэк С. Паблик рилейшнз. М, 2003

5. Бортник Е.М. Никитаева А.Ю. Управление  связями с общественностью. - Ростов-на-Дону: ФБК-ПРЕСС, 2003 - 128 c.

6. Демин В., Пак Т. Организация работы  пресс-служб - международные стандарты. - «FORPOST», 2005 г

7. Джефкинс Ф., Ядин Д. Паблик рилейшнз: Учеб. Пособие для вузов/ Пер. с англ. Под ред. Б.Л. Еремишина. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 416с. - (Серия «Зарубежный учебник»).