5. Формируется единое информационное  пространство предприятия.

     Во-первых, происходит повышение достоверности  данных вследствие устранения их дублирования и противоречивости за счет однократного ввода информации в базу данных на том рабочем месте, где она  возникает.

     Рассмотрим  следующую ситуацию. При ручной технологии обработки информации путевой лист нередко обрабатывается в 3 этапа: на первом – топливо и километраж, на втором – отработанные человеко- и машино-часы; на третьем – перевозка грузов по заказчикам. Однако при таком подходе данные, получаемые на каждом этапе, попадают в разные накопители и с трудом могут использоваться совместно. Более того, постоянно происходит повторное обращение к первичным документам, причем делают это самые разные сотрудники. В результате нередки различные трактовки одного и того же документа.

     В сетевой автоматизированной системе  путевой лист вводится целиком за один раз в базу данных диспетчером; затем компьютер осуществляет таксировку и накопительный учет эксплуатационных показателей. После этого обработанные данные может использовать в своей деятельности любой сотрудник, которому эти данные необходимы для выполнения своих служебных обязанностей.

     Во-вторых, существенно сокращается время  на взаимодействие сотрудников между собой, т.к. большую часть нужных им сведений они могут получить из базы данных, не вставая со своего рабочего места. В результате высвобождается свободное рабочее время, и состав функций сотрудника может быть расширен.

     Так, механику больше не надо будет идти каждый раз в административное здание, чтобы узнать, когда на том или ином автомобиле была установлена резина, сколько месяцев эксплуатируется аккумулятор, каков общий пробег автомобиля и т.д. и т.п.

     Вместо  этого, он может посвятить свое время  анализу причин отказов тех или иных узлов и агрегатов, надежности и долговечности запасных частей, получаемых от различных поставщиков. Важной задачей является и создание (поддержание в актуальном состоянии) нормативно-технической базы по ТО и ремонтам: определение параметров внутрифирменной системы планово-предупредительных ремонтов, уточнение нормативов продолжительности и трудоемкости ремонтных работ, разработка системы повышения квалификации ремонтных рабочих и подготовка предложений по системе их мотивации.

     В-третьих, появляется информационная база для решения потенциально неограниченного круга производственных проблем. Информационная схема, «закладываемая» в программу, «покрывает» целиком всю деятельность предприятия. В случае с традиционной информационной системой информационная база фрагментирована, и «склеить» ее элементы из различных сфер деятельности предприятия, а тем более сопоставить и проанализировать их в режиме реального времени невозможно. Единое информационное пространство предприятия позволяет решать такую задачу.

     Рассмотрим  следующий пример. В традиционной информационной системе данные, получаемые с ремонтных листов, журналов учета  выполненных ремонтных работ и складских документов (счетов-фактур, требований-накладных и т.д.), обрабатываются независимо друг от друга. Учет, группировку и агрегирование показателей с ремонтного листа производит техник по учету. Данные о выполненных ремонтах анализируют механики. Движение материальных ценностей на складе учитывает кладовщик.

     А что, если потребуется использовать эти данные совместно. Скажем, создать комплексное описание некоторого конкретного ремонта конкретной единицы техники: вид ремонта, продолжительность выполнения, трудозатраты водителя, задействованные подсистемы автомобиля, выполненные работы, ответственные за качество выполнения работ слесари, использованные запчасти и смазочные материалы и т.д. В режиме «реального времени» такое описание ремонта может быть получено только средствами сетевой автоматизированной информационной системы.

     Реализация  такой модели позволит автоматизировать учет работы автотранспорта на предприятии, что позволит сократить управленческий персонал. На предприятии ООО «СДН ТрансАвто», где работают пять бухгалтеров, при условии автоматизации с объемами работы будут справляться два человека. В результате экономия фонда заработной платы в год составит 172800 рублей.

     Затраты на автоматизацию (ориентировочно) приведены в таблице 8.

     Таблица 8

     Затраты на автоматизацию в ООО «СДН ТрансАвто»

 

     Из  таблицы видно, что затраты на разработку и внедрение информационной системы окупятся в течение первого полугодия, и это при условии, что в затраты предприятия включена разработка программного обеспечения.

7. Экономические службы  и финансовый менеджмент

7.1. Практика формирования финансовых ресурсов организации

     Управление  финансами осуществляет финансово - экономический отдел.

     Направления деятельности финансово-экономического отдела:

     1) подготовка и утверждение смет  текущих и плановых затрат  на перспективный период по подразделениям предприятия;

     2) подготовка финансового плана,  его утверждение (на один год  с разбивкой по кварталам и корректировкой поквартально). Основой финансового плана являются ряд отдельно существующих таблиц и расчетов на основе баланса и отчета о прибылях и убытках:

- выручки;

- себестоимости  услуг;

- расчет  финансового результата;

- план  капитальных вложений;

- расходы из прибыли;

- бюджет  денежных средств;

- баланс  движения денежных средств.

     3) согласование хозяйственных договоров  на предмет защиты финансовых интересов предприятия;

     4) регистрация, учет и хранение  договоров финансово-хозяйственной  деятельности, и контроль за их исполнением;

     5) контроль за исполнением договоров;

     6) исполнение финансового плана;

     7) составление годового отчета;

     8) составление оперативного отчета  по оборотным счетам предприятия,  кассы предприятия, составление  оперативного отчета по движению денежных средств. Проведение анализа поступления расходов финансовых ресурсов в разрезе соответствующего плана фактическим значениям в процентном соотношении к общему объему с объяснением и отклонением факта от плана;

     9) реализация принципов эффективного  налогового планирования на предприятии. Анализ соответствия действующих налоговых платежей оптимальному уровню, выработка предложений по снижению налогового бремени;

     10) оформление документов на получение  кредитных ресурсов в соответствии с действующими правилами кредитования, участие в заключение кредитных договоров, договоров залога, подготовка бизнес-плана с целью получения кредитных ресурсов.

     Финансовые  ресурсы могут подразделяться на собственные, заемные, привлеченные (на возвратной и безвозвратной основе), ассигнования из бюджета или централизованных внебюджетных фондов. Состав финансовых ресурсов предприятия отражен в таблице 4.

 
 

     Таблица 4

     Финансовые  ресурсы предприятия

 

     Политика  привлечения заемных средств  представляет собою часть общей финансовой стратегии «СДН ТрансАвто», заключающейся в обеспечении наиболее эффективных форм и условий привлечения заемного капитала из различных источников в соответствии с потребностями своего развития. Процесс формирования политики привлечения заемных средств организации включает в себя несколько этапов.

     Разработка  политики привлечения заемного капитала предприятия предполагает:

• анализ потребности в заемных источников финансирования;
• оценку доступности внешних источников финансирования;
• выбор и обоснование наиболее рациональных источников финансирования заемного капитала;
• обеспечение необходимого объема привлечения внешних источников финансирования;
• оценку результатов, достигнутых коммерческой организации в сравнении с целями, установленными в финансовом плане.

     Доступность является комплексным показателем, включающим в себя оценку множества факторов, которые определяют реальную возможность использования конкретного источника финансирования. Наиболее полная оценка доступности источника финансирования осуществляется путем оценки количественных и качественных показателей.

     Для привлечения внешних источников финансирования наиболее доступными для «СДН ТрансАвто» в настоящее время являются кредиторская задолженность и краткосрочные кредиты и займы (прил. 6).

7.2. Система управления затратами и запасами организации

     Уровень запаса материалов зависит от сроков их поступления и расхода. При обработке на компьютерах в «СДН ТрансАвто» вместо карточек складского учета достаточно просматривать данные на остатках материалов и точке заказа. Несоответствие между спросом производства и предложением склада устраняется путем подачи заявки в отдел снабжения на определенное количество в размере повторного заказа. Компьютер автоматически печатает заявку, когда уровень запаса достигает точки заказа. Практика показывает, что на складах могут быть допущены ошибки, влияющие на размер и точку заказа.

     Управление  материальными запасами «СДН ТрансАвто» в своей первой фазе сопряжено с классификацией затрат, связанных с созданием и хранением материалов. В соответствии с целями управления группировка основана на следующих принципах: по компонентам затрат; по степени воздействия; по отношению к объему поставок; по видам работ; по местам возникновения затрат.