Новые формы и методы контроля на предприятии

     Контроль  помогает также определить, какие  именно из применяемых способов достижения целей оказались наиболее эффективными и какие – неудачными и, таким  образом, фирмы определяют, в каких  областях  им следует расширяться, а в каких следует свернуть свою деятельность. 

     Внутренний  контроль организации - это осуществление субъектами организации, наделёнными соответствующими полномочиями, либо в автоматическом режиме, заданном указанными субъектами и под их управлением, следующих действий⁵:

    а) определение фактического состояния  или действия управляемого звена  системы управления организацией (объекта  контроля);

    б) сравнение фактических данных с  требуемыми, т.е. с базой для сравнения, принятой в организации, заданной извне либо основанной на рациональности;

    в) оценка отклонений, превышающих предельно  допустимый уровень, и степени их влияния на аспекты функционирования организации;

    г) выявление причин данных отклонений.

     В условиях рыночной конкуренции успешная деятельность коммерческой организации в общем и целом зависит от достижения поставленных перед ней целей, следования принятым установкам и намеченным ориентирам, устойчивости с финансово-экономической и правовой точек зрения и устойчивости её положения среди конкурентов на рынке. Обеспечить выполнение перечисленных выше требований – задача управления организацией.

     Процесс управления организацией включает следующие  основные стадии⁶:

   1) планирование – сбор, обработка  информации и выработка управленческого  решения;

   2) организация и регулирование  реализации управленческого решения;

   3) учёт – сбор, измерение, регистрация  и обработка информации, касающейся  выполнения управленческого решения;

   4) анализ – разложение информации, полученной на стадии учёта,  на компоненты; их изучение и оценка для принятия следующих управленческих решений.

     Каждая  из перечисленных выше стадий чередуется со стадиями контроля. Затем следует  новый цикл этого непрерывного в  идеале процесса. Все циклы подчинены  стратегии организации – генеральной программе действий и распределению приоритетов и ресурсов для достижения глобальных целей.

     Стадия  контроля намерено не включена в упрощённое описание процесса управления, так  как внутренний контроль имеет двойственную роль в процессе управления организацией. С одной стороны, стадия контроля неизменно чередуется с другими стадиями в процессе управления, поэтому можно говорить о присутствии (проникновении) элементов контроля на каждой из описанных стадий. С другой стороны, контроль обеспечивает оптимальный ход процесса управления на каждой стадии. Поэтому, стадию контроля по отношению к остальным можно рассматривать как упорядочивающее звено управленческого процесса.

     Таким образом, внутренний контроль организации  является:

1. неотъемлемым элементом каждой стадии процесса управления;
2. «обособленной» стадией, обеспечивающей информационную прозрачность на предмет качества хода процесса управления на всех других стадиях.

     Управленческий  контроль - одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции. Он призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития как отдельных подразделений, так и всей фирмы. Поэтому управленческий контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей, как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства⁷.

     Фирмы широко используют две формы управленческого  контроля - финансовый и административный. Финансовый контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, идентичным для местных и зарубежных дочерних компаний. Число позиций и сроки представления отчетности могут быть различными. В центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние и др. Анализ этих показателей осуществляется отдельно по каждому центру ответственности, а также по фирме в целом.

     Повышение роли функции контроля в управлении фирмами тесно связано с использованием автоматизированных информационных систем и электронно-вычислительной техники, которые позволили оперативно и точно передавать по назначению информацию, производить ее обработку и анализ, выявлять отклонения от намеченных показателей и принимать в связи с этим срочные решения. Это дало возможность осуществлять систематический контроль за производственной и сбытовой деятельностью всех подразделений в поэтапном ее осуществлении, координировать и своевременно вносить необходимые коррективы в связи с изменением условий на рынке. Применение электронно-вычислительной техники и автоматизированных систем способствовало усилению централизации и оперативности К.у., т.е. перенесению на высший уровень руководства контроля за деятельностью компании.

     Таким образом, контроль можно определить как процесс, обеспечивающий эффективное достижение цели организации.

     Место и значение контроля определяются тем, что он является способом организации  обратных связей, благодаря которым орган управления получает информацию о ходе выполнения его решения.

     Контроль  позволяет видеть всю действительную картину состояния производства. И потому от его эффективности, в конечном счете, зависит качество принимаемых решений и своевременное их исполнение.

    Сущность  и смысл контроля проявляются  в его функциях. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Функции, виды контроля

     Контроль  в менеджменте рассматривается  в трех аспектах: контроль как деятельность аппарата управления, одна из его общих  функций; контроль как принцип управления; контроль как завершающий процесс процедуры принятия управленческих решений⁸.

     Контроль - одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития как отдельных подразделений, так и всей фирмы. Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.

    В функцию контроля входят:

• сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах деятельности всех подразделений фирмы;
• сравнение их с плановыми показателями;
• выявление отклонений и анализ причин этих отклонений;
• разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей.

     В связи с этим контроль рассматривается  не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных тенденций развития. Наличие отклонений в одном из звеньев может потребовать принятия срочных решений, касающихся оперативной деятельности конкретного подразделения. Важной функцией внутреннего контроля является разработка стандартной системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам хозяйственной деятельности фирмы в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому осуществление функции контроля опирается в первую очередь на организацию системы учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа.

    Прежде  всего, выделим два типа контроля - стратегический (или управленческий) и тактический (или административный).

    Стратегический, или управленческий, контроль направлен  на решение стратегических задач  и тесно связан, естественно, со стратегическим планированием и управлением.

    Тактический, или административный, контроль призван  систематически следить за обеспечением выполнения текущих задач, программ, планов.

    Выделяют  также предварительный, текущий  и заключительный контроль в организациях⁹. Рассмотрим их подробнее. 

   Рис.1. Время осуществления основных видов контроля. 

     Предварительный контроль предшествует активной деятельности фирмы. По своему содержанию это организационный контроль, основная задача которого заключается в проверке готовности к началу работы производственного аппарата, управленческой системы, персонала.

     Первое  направление предварительного контроля - проверка соответствия управленческой системы фирмы существующей структуре организации, качества уже принятых решений и документов, правильности их оформления, степени ознакомления с ними исполнителей и усвоения поставленных задач - ведь четкость установок и доходчивость инструкций во многом предопределяют успех работы.

     Другое  направление предварительного контроля призвано, прежде всего, ответить на вопрос, может ли персонал решить предусмотренные планом задачи. Поэтому кадровые службы тщательно изучают сотрудников, принятых на работу, их профессиональную пригодность: отбирают лиц, обладающих наиболее подходящими для выполнения предстоящей работы навыками, знаниями и опытом. Такой контроль осуществляется на основе заранее разработанных требований, предъявляемых к каждой категории специалистов, с помощью тестов, экзаменов, собеседований.

     В сферу предварительного контроля за персоналом входят такие вопросы, как понимание людьми целей своей деятельности, специфики и опасностей работы, знание прав, обязанностей, нормы выработки, условий поощрения. Контроль за персоналом призван также следить за состоянием подготовки и переподготовки кадров, их инструктированием, состоянием условий труда, возможностями развития творчества и рационализаторства.

     Третье  направление предварительного контроля - состояние материальных и финансовых ресурсов фирмы, которые проверяются на их наличие, соответствие реальных потребностям по структуре и количеству, гарантированность поставок сырья, материалов, комплектующих изделий, наличие на складах запасов и остатков готовой продукции.

     Средством предварительного контроля финансовых результатов фирмы служит ее бюджет или смета, позволяющие проверить правильность и обоснованность предстоящих расходов и надежность источников доходов. При этом сметы являются основным средством контроля административных и сбытовых расходов. Обычно они составляются исходя из прежнего опыта, но по ряду категорий затрат простая статистика прошлых лет не дает достаточной информации для определения необходимого уровня затрат с учетом новых условий (особенно, когда речь идет о рекламе), поэтому при контроле используются сравнения с достижениями других фирм и среднеотраслевые показатели¹⁰.

     Текущий контроль обычно существует в двух формах: стратегического и оперативного контроля. Объект стратегического контроля - эффективность использования ресурсов фирмы с точки зрения ее конечных целей. Процесс стратегического контроля включает сбор, обработку и оценку информации об уровне производительности труда, внедрении и использовании достижений НТР, новых методов работы, технологий и т.п. как в фирме в целом, так и ее отдельных подразделениях.

     Оперативный контроль направлен на текущую производственную и хозяйственную деятельность фирмы. К его разновидностям относятся движение изделий в технологическом процессе (соблюдение последовательности операций и нормативов времени на них), загрузка оборудования: соблюдение графика работы: уровень себестоимости; степень организованности работы подразделения в целом (комплекс мер по ее повышению называется диспетчированием); запасы сырья, готовых изделий, незавершенного производства; качество; текущее поступление и расходование финансовых средств.

     Третий  вид контроля (наряду с предварительным и текущим) -итоговый. Обычно он связан с оценкой выполнения фирмой своих планов и требует всестороннего анализа не только результатов деятельности за истекший период, но одновременно сильных и слабых сторон, с тем чтобы получить дополнительную информацию для составления новых планов. Иногда он может носить общий характер, то есть просто признавать работу в истекшем периоде удовлетворительной или неудовлетворительной без какой бы, то ни было детализации.

      Кроме того, в современных организациях, можно выделить контроль следующих  видов в заваисимости от уровня его  автоматизации:

• неавтоматизированный;
• не полностью автоматизированный;
• полностью автоматизированный.