Новые формы и методы контроля на предприятии

       Неавтоматизированный  внутренний контроль осуществляется непосредственно его субъектами без применения автоматических средств.

       Не  полностью автоматизированный внутренний контроль осуществляется его субъектами с применением автоматических средств  регистрации, обработки, измерения  и т.п. (например, контроль качества работы производственного оборудования с помощью технологии штрихового кодирования обрабатываемых узлов и деталей).

       Полностью автоматизированный внутренний контроль осуществляется полностью в автоматическом режиме под укреплением субъектов внутреннего контроля. Примеры этого вида внутреннего контроля: автоматическое обнаружение и исправление ошибки прикладной компьютерной программой; работа программ, обеспечивающих выделение или перечисление тех пунктов, которые не соответствуют установленным критериям (например, если сумма по счетам на закупку находится вне установленных пределов); работа антивирусных программ; программные проверки типа подсчёта общих сумм для контроля правильности расчётов (например, сравнение неоплаченных счетов-фактур на закупку с файлами записей по полученным товарам, производимое программой перед оплатой счёта продавца); работа контрольных модулей корпоративных систем (например, модулей системы «Галактика», решающих задачи контроля себестоимости продукции, контроля исполнения бюджета и др.); самодиагностика программных средств. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 

3. Социально-психологические  аспекты контроля и оценки исполнения решений

 

     Контроль  занимает особое место среди факторов, обеспечивающих выполнение принятых решений, в том числе по силе своего социально-психологического воздействия.

     Люди  являются неотъемлемым элементом контроля, как, впрочем, и всех других стадий управления. Поэтому при разработке процедуры  контроля менеджер должен принимать  во внимание поведение людей.

     Психологию поведения необходимо учитывать как в отношении проверяемого, так и в отношении исполнителя. В ходе проведения контроля нередко обнаруживаются трудности. Например, бывает сложно добраться до истины, избежать предвзятости и субъективных толкований, кроме того, нельзя умалять влияние обычных человеческих слабостей, простительных в других случаях, но не в случае контроля исполнения принятого решения. В качестве таких слабостей могут выступать излишняя доверчивость, поверхностные наблюдения, боязнь обидеть слишком глубоким изучением уважаемого лица, желание оправдать ожидания старшего начальника. Затруднить контроль могут и недостаток компетентности, ограниченность времени для более глубокого анализа, отсутствие мужества сказать правду.

     Отдав распоряжение о выполнении принятого решения, руководитель далее ориентируется на обратную связь – поступающую информацию о ходе реализации решения. Но это не решает всей проблемы. На это есть несколько причин:

     Во-первых, потому что непосредственный участник событий оценивает их с элементами субъективизма. Мы оцениваем себя чаще всего не по фактическим результатам труда, а по напряжению усилий, которые для этого потребовались. Для руководителя же важна объективная оценка фактического состояния дел.

     Во-вторых, руководителя интересует не столько объективная информация отдельных участков, сколько сравнительные данные о степени выполнения его решений в разных коллективах (подразделениях).

     В-третьих, исполнительная и контрольная деятельности по своим целям, способам действий, мотивам, результатам и условиям принципиально отличаются и требуют различной профессиональной подготовки и опыта.

     В-четвертых, руководителю в разное время требуется  различная информация. Для этого  подчиненные должны обеспечить непрерывное  и своевременное представление различной информации, что отрывает их от выполнения прямых обязанностей по выполнению решений.

     В-пятых, руководителю необходимы личные впечатления, живая связь с исполнителем, кроме  информации, какой бы объективной  она не была.

     Возникает вопрос, а что дает контроль подчиненным? Он призван информировать исполнителей о ходе работы,  ее соответствии замыслам руководителя. Исполнитель заинтересован в том, чтобы его усилия были замечены окружающими и оценены по достоинству. Признание служит дополнительным стимулом к дальнейшим усилиям в работе, тем более уважаемых людей, признанных авторитетов. Сам  факт контроля (в деликатной форме) служит аргументом, повышающим престиж выполняемой исполнителем задачи, прибавляет самоуважения, уверенности в своих делах.

     Соблюдение  некоторых условий психологического свойства повышает эффективность контроля. А именно: когда человек работает увлеченно, самозабвенно и верно, не стоит отвлекать его, так как  внутренне он примет контроль как  помеху. Осуществлять контроль следует в ситуации, когда работник испытывает сомнения, либо когда выполнен некоторый этап работы и он сам готов поделиться результатами.

     Вопросы, часто контролируемые, отражают особое значение в сознании исполнителей. То, что выпадает из внимания контролеров, уходит в тень и у исполнителя. Поэтому проводить контроль следует системно. Все должно проверяться, хотя и не одинаково глубоко.

     Таким, образом, изучив сущность контроля, его  теоретические основы, можно сделать  следующие выводы:

     Целью контроля выступают:

     1) выявление слабых мест и ошибок  в процессе производства и  управления, своевременное их исправление  и недопущение повторения;

     2) обеспечение соответствия между  намеченными планами и проводимыми  мероприятиями.

     Объектом  контроля являются:

– средства и предметы труда;

– персонал;

– производственные и управленческие процессы. 

Для осуществления  контроля необходимо:

1) наличие  планов, поскольку невозможно определить  эффективность чьей-либо деятельности, если неизвестны ее цели;

2) наличие  организационной структуры, поскольку для осуществления контроля необходимо знать, кто отвечает за данный участок работы.

     Для принятия решения о контроле и  организации процессов контроля могут иметь значение ряд критериев: его эффективность, эффект влияния  на людей, задачи контроля и его границы.

     Выделяют  три основных вида управленческого  контроля:

1) предварительный;

2) текущий  (оперативный);

3) заключительный.

     Предварительный контроль осуществляется до начала деятельности во время определения ее целей  и планов реализации. Целью такого контроля является определение оптимальности разработанных планов путем моделирования будущей деятельности.

     Текущий контроль производится от начала деятельности до момента получения результата. Его цель – вовремя обнаружить отклонения от намеченных планов и нормативов.

     Заключительный  контроль осуществляется после выполнения какой-либо программы. Его цель –  получение информации о деятельности работников, которых необходимо поощрить за достигнутые результаты.

     В управленческом контроле используются следующие типы нормативов: натуральные, затратные, капитальные, доходные, программные, нематериальные, целевые. 
 
 

2. Методология осуществления контроля на современном предприятии
1. Современные формы и методы контроля

       Важнейший классификационный аспект контроля – формальный. В экономической литературе на данный момент нет общепринятого определения понятия формы внутреннего контроля и общепризнанных выделений его форм по сравнению, например, с формами бухгалтерского учёта – мемориально-ордерная, журнально- ордерная, автоматизированная, упрощённая. Представляется целесообразным дать определение, наиболее точно раскрывающее понятие формы внутреннего контроля организации.

       Категория форма в философской трактовке  – это способ существования и  выражения содержания предметов или явлений¹¹. Исходя из этого дадим определение понятия формы внутреннего контроля организации.

       Форма внутреннего контроля коммерческой организации – это способ организации  и выражения определённым образом  упорядоченной совокупности процедур внутреннего контроля всех объектов коммерческой организации.

       В качестве форм внутреннего контроля организации нужно выделить:

• внутренний аудит;
• структурно-функциональную форму внутреннего контроля.

 

       Выбор формы внутреннего контроля зависит  от:

• сложности организационной структуры;
• правовой формы;
• видов и масштабов деятельности;
• целесообразности охвата контролем различных сторон деятельности;
• отношения руководства организации к контролю.

 

     Классификация форм внутреннего контроля представлена в приложении 1.

Комплексные методы контроля:

• бенчмаркинг ( метод сравнительного анализа эффективности)
• тотальный контроль качества

Бенчмаркинг – это процесс, включающий в себя:

• установление компанией ключевых сфер совершенствования работы своей фирмы;
• идентификацию и изучение лучшей практики других компаний в этих сферах;
• внедрение новых процессов и систем, обеспечивающих рост производительности и качества.

      Тотальный контроль качества(TQC) охватывает все этапы процесса организационного контроля и связывает контроль с другими управленческими функциями. Главная его цель – массированная и скоординированная атака на все процессы организации для достижения высокого качества и непрерывного поддержания его на высоком уровне в рамках TQM. 

Методы  контроля имеют много форм. К ним  относятся:

• финансовый и технико-экономический анализ деятельности фирмы по данным бухгалтерской отчетности и учета (эффективность, платежеспособность, рентабельность и др.);
• контроль логистической системы (ЛС – поток товаров от закупки материалов и сырья до завершения их производства и доставки потребителям). Он включает в себя контроль таких видов деятельности как закупка, складирование, производство, управление имуществом, инвентаризация, доставка покупателям.  Используя логистический контроль системы руководители определяют воздействие изменений в одной из частей системы на конечный выход (результат) системы. Так, например, попытки сократить издержки в одной из сфер деятельности могут улучшить, а могут и нет результат для системы в целом;
• Контроль человеческого фактора или учет человеческих ресурсов – предусматривает измерение воздействия организационных решений на стоимость человеческих ресурсов фирмы. Люди – это наиболее ценный актив организации. Поскольку экономика становится все более ориентированной на сервис (услуги), решающее значение персонала организации продолжает расти. Все больше организаций предпочитают инвестировать свои средства в людей, а не в материальные активы. Учет человеческих ресурсов включает в себя: а) измерение в денежном выражении стоимости индивидуальных сотрудников как экономических активов организации; б) оценка воздействия управленческих решений на производительность, мораль и оборот рабочей силы; в) оценку возврата инвестиций в персонал, как в физические активы и т.д.
• Основной формой современного управленческого контроля является

внутренний  аудит, под которым понимается регламентированная внутренними документами организации деятельность по контролю звеньев управления и различных аспектов функционирования организации, осуществляемая представителями специального контрольного органа в рамках помощи органам управления организации (общему собранию участников хозяйственного товарищества или общества или членов производственного кооператива, наблюдательному совету, совету директоров, исполнительному органу).