Таким образом, говоря о Соглашении
об управлении гостиницей, необходимо
учитывать его основополагающее значение
и то, что от общей «проработанности» его
условий зависит успех сотрудничества
владельца и управляющей компании. На
практике Соглашения об управлении гостиницей
являются смешанными договорами и включают
в себя условия как минимум двух договоров.
Чаще всего, используя Соглашение об управлении
гостиницей, стороны включают в него условия
агентского договора и договора возмездного
оказания услуг.
Заключая Соглашение об управлении
гостиницей, управляющая компания оказывает
услуги по эксплуатации и управлению гостиницей
в качестве агента от имени и за счет владельца.
Необходимо учитывать некую эксклюзивность
данного соглашения, поскольку обычно
владелец назначает одну конкретную управляющую
компанию в качестве своего исключительного
агента для осуществления надзора, руководства
и контроля за управлением и деятельностью
гостиницы.
Услуги управляющей компании
по временному признаку разделяются
на два основных этапа –
это услуги до ввода в эксплуатацию
гостиницы (предварительная деятельность)
и услуги после ввода в эксплуатацию гостиницы
(собственно услуги по управлению)5.
По сути, предварительная деятельность
включает в себя следующие
виды услуг6:
- обучение
и наем рабочей силы, необходимой для гостиницы;
- предоставление
помощи владельцу в отношении получения
лицензий и разрешений, необходимых для
управления гостиницей;
- оказание
других услуг, относящихся к подготовке
и организации работ по управлению гостиницей.
В отношениях с работниками
гостиницы управляющая компания
выступает как агент владельца и обязуется
от имени, по поручению и за счет владельца
находить рабочую силу, принимать на работу,
перемещать, платить, надзирать и увольнять
с работы всех служащих и работников, необходимых
для управления гостиницей, а также полностью
определять кадровую политику гостиницы.
При этом необходимо учитывать, что на
практике владелец является непосредственным
работодателем всех служащих гостиницы
за исключением определенных старших
руководителей гостиницы и иностранных
работников, которые являются работниками
управляющей компании, и в обязанности
и расходы владельца входит установление
для всех своих работников плана медицинского
страхования и увеличение стандартного
пенсионного фонда, что обычно оговаривается
управляющей компанией и владельцем в
так называемом «годовом плане работ»
или бюджете гостиницы.
После ввода гостиницы в эксплуатацию
управляющая компания становится
обладателем исключительных прав
и обязанностей по надзору,
управлению и руководству гостиницей.
В обязанности управляющей компании
также входит определение всех программ
управления, подлежащих исполнению, согласно
положениям Соглашения об управлении
гостиницей. К основным правам и обязанностям
управляющей компании относятся следующие7:
- установление
всех цен, таблиц расценок, стоимости номеров,
стоимости арендной платы и, в согласовании
с этим, направление и контролирование
сбора, выплаты и выдачи счетов на все
виды услуг, а также доходов от управления
гостиницей;
- ведение бухгалтерского
и иного управленческого учета, а также
хранение соответствующих бухгалтерских
и иных учетных документов гостиницы;
- оказание
услуг по заключению лизинговых, лицензионных
и концессионных соглашений для всех общественных
мест в гостинице, включая все магазины,
офисные площади и холлы; все эти лизинговые,
лицензионные и концессионные соглашения
должны быть на имя владельца и могут быть
подписаны управляющей компанией от имени
владельца;
- оказание
услуг по поддержанию гостиницы и мебели,
предметов обстановки и оборудования
в должном порядке, отремонтированном
и в хорошем состоянии, включая, без ограничений,
замену по необходимости, улучшение, достройку
и видоизменение в гостинице, в соответствии
с утвержденным годовым планом работы,
согласованным сторонами Соглашения об
управлении гостиницей;
- от имени
владельца ведение переговоров и заключение
контрактов по обслуживанию и приобретению
лицензий и разрешений, необходимых для
управления гостиницей, в том числе, контрактов
по обслуживанию жизненно важных систем,
электрообеспечения, телефонной связи,
уборки, поддержки сохранности лифтов
и отопительных котлов, по уходу за системами
микроклимата, системы обслуживания телевизионного
обеспечения, услуги прачечной и химчистки
и другие виды услуг, рекомендованные
управляющей компанией. Однако необходимо
учитывать, что обычно любой контракт,
который является длительным (то есть,
заключен на срок, превышающий один (1)
год), либо который заключен на сумму, превышающую
определенный лимит, должен быть утвержден
владельцем;
- проведение
переговоров и заключение от имени владельца
соглашений по банкетным помещениям и
гостиничным номерам и соглашений по проведению
развлекательных программ для гостиницы;
- организация
закупок в отношении всего инвентаря,
продовольствия, бытового обеспечения,
которые при нормальном ведении управления
необходимы и нужны в обслуживании и для
функционирования гостиницы;
- подготовка
и предоставление на согласование владельцу
годового плана работы гостиницы;
- выполнение
иных задач, обычно принятых и очевидных
для управления гостиницей, и т.д.
Необходимо учесть, что, за небольшим исключением,
все расходы управляющей компании при
исполнении своих обязанностей и все расходы,
возникшие в процессе выполнения Соглашения
об управлении гостиницей, должны быть
от имени и за счет владельца и считаться
обязательствами владельца.
Главной целью управляющей компании
является работа комплекса как
гостиницы и получение максимальной
прибыли в результате оказания
гостиничных услуг данным комплексом
в соответствии со стандартами
качества, применяемыми в зависимости
от «флага» гостиницы8.
Соответственно, и вознаграждение управляющей
компании состоит из двух частей – базовой
платы за управление и поощрительного
вознаграждения.
Базовой
платой за управление является согласованное,
ежемесячное вознаграждение управляющей
компании, которое либо выражено в твердой
сумме, либо зависит от выручки гостиницы.
Однако главным выступает так называемое
поощрительное вознаграждение. Поощрительное
вознаграждение, в большинстве случаев,
рассчитывается в процентах от валовой
прибыли гостиницы. Соответственно, чем
выше прибыль гостиницы (и владельца),
тем выше доход управляющей компании.
При определении
природы договора обычно наиболее острым
вопросом является срок договора. Мировой
опыт показывает, что, как правило, Соглашение
об управлении гостиницы заключается
на срок от 10 до 30 лет в зависимости от
требований и стандартов управляющей
компании и компании – владельца «флага»
гостиницы. Как указывалось, Соглашение
об управлении можно рассматривать как
смешанный договор с элементами, в том
числе, договора возмездного оказания
услуг. Тем не менее, как известно, российское
гражданское законодательство содержит
положение о том, что заказчик по договору
возмездного оказания услуг имеет право
отказаться от исполнения договора при
условии оплаты исполнителю фактически
понесенных расходов. Естественно, что
указанное положение не добавляет стабильности
в Соглашение, и на практике управляющая
компания предпочитает подчинение Соглашения
об управлении гостиницы праву иному,
чем право России.
Подводя итог нашим рассуждениям
о Соглашении об управлении
гостиницей и его правовой
природе, я пришла к выводу
о том, что это смешанный
договор, содержащий в себе
элементы агентского договора
и договора об оказании услуг,
обычно заключаемый между двумя юридическими
лицами, одним из которых является международная
гостиничная сеть, а другим, соответственно,
– владелец гостиницы как имущественного
комплекса. Таким образом, заключая Соглашение
об управлении гостиницей в России и подчиняя
его российскому праву, владельцу следует
иметь в виду, что на указанное соглашение
будут распространяться гражданско-правовые
нормы, относящиеся к агентскому договору
и договору возмездного оказания услуг.
Делая вывод, следует сказать,
что соглашение об управлении гостиницей
является правовой основой сотрудничества
российских гостиниц и управляющих компаний.
1.4
Shelter – система управления
гостиницей
Существует множество систем управлений
гостиницами. Одна из многих – это Shelter.
О ней я и хочу рассказать поподробнее.
UCS Shelter - это новая система управления
гостиницами, позволяющая автоматизировать
такие процессы как бронирование, поселение,
выселение, работа со счетами гостей и
т.д.
Система
решает следующие крупные задачи9:
- автоматизация
служб бронирования и размещения,
- управление
ресурсами гостиницы,
- поддержка
единой системы безналичных платежей
для гостей и клиентов,
- автоматизация
текущей деятельности,
- ведение базы
данных гостей,
- многофакторный
анализ деятельности гостиницы,
- взаимодействие
с другими системами.
Система UCS Shelter поддерживает иерархические
счета (фолио) с возможностью задания ограничений
на транзакции и трансферты, с занесением
сумм, как по факту оказания услуги, так
и автоматически, продажу услуг сложными
пакетами с возможностью многоступенчатого
пересчета фактической стоимости, тарифы
и тариф-контракты, ведение истории гостя
и истории расчетов с клиентами, открытое,
групповое, специальное резервирование,
по типу номера или по номеру.
Система UCS Shelter состоит набора модулей
и ядра, обеспечивающего их интеграцию
и разграничение пользовательских полномочий.
Такое решение позволяет собирать автоматизированные
рабочие места с нужной функциональностью,
расширять и заменять функции без перекомпиляции
системы. Этими рабочими местами могут,
например, быть:
1.
Портье
- информация
о предстоящих заездах и выездах;
- информация
о наличии мест в гостинице;
- информация
о состоянии счетов гостей;
- ввод данных
о заездах (check-in, check-out);
- размещение
гостей;
- текущая работа
с клиентом (внесение информации о пользовании
услугами, переселение из номера в номер);
- резервирование
(индивидуальное, служебное);
- информация
о текущей загрузке и количестве брони
на будущие периоды;
- информация
о количестве и типе заказываемых номеров,
о времени прибытия и отъезда гостей;
- информация
о внесении депозитов за бронь;
- работа со
счетами гостей и клиентов;
- внесение
информации об оказанных услугах и платежах
по ним на счета гостей;
- печать и
выставление счетов клиентам;
- создание
мастер-фолио;
- информация
обо всех платежах и услугах;
- печать дневных
отчетов;
- доступ к
архиву счетов;
- возможность
ввода услуги страхования гостей, с выдачей
страхового полиса;
- при установке
системы в гостиничных предприятиях, оказывающих
санаторные услуги, возможно ведение истории
болезни гостя;
- для иностранных
гостей предусмотрена услуга регистрации
и паспортно-визового контроля.
2.
Отдел бронирования
- резервирование
(индивидуальное, групповое, служебное)
по типу комнаты или по комнате, отмена
резервирования
- печать подтверждений
по брони;
- информация
о внесении депозитов за бронь;
- анализ текущей
и ожидаемой загрузки
- просмотр
истории гостя
3.
Бухгалтерия, участок
работы со счетами
гостей и клиентов
- разнесение
безналичных платежей по счетам гостей
и клиентов
- анализ расчетов
с компаниями и турагенствами;
- выставление
счетов к оплате
- получение
отчетов о финансовой деятельности гостиницы
- доступ к
архиву счетов
4.
Офис руководителя
хозяйственной службы
отеля (housekeeping)
- управление
службами сервиса гостиницы;
- контроль
состояния номерного фонда;
- информация
о санитарном состоянии номеров;
- управление
службой горничных;
- организация
бюро находок;
- получение
отчетов о работе сервисных служб;
- ведение справочника
номеров и индивидуальных особенностей
комнат;
- анализ текущего
состояния номеров;
- управление
статусом номера (чистый, грязный, неисправен,
вне продажи);
- прочие отметки
(смена полотенец, белья, халата, требуемый
вид уборки или ремонта и пр.).
5.
Офис программиста
- управление
интерфейсом с системой R-Keeper
- управление
интерфейсом с телефонной станцией
- информация
о совершенных звонках и их стоимости,
об открытии/закрытии определенного класса
телефонного доступа в номере (должно
поддерживаться телефонной станцией)
- управление
интерфейсом с кабельным телевидением
- информация
о сеансах просмотра платного телевидения
- настройка
под любую телефонную станцию любой емкости;
- поддержка
архивов всех произведенных телефонных
переговоров;
- настройка
прейскурантов на различные внешние линии;
- управление
телефонной стацией: подключение телефона
при въезде гостя и отключение при выезде;
- подготовка
отчетно-финансовых документов для бухгалтерии.