Контроль в системе менеджмента

2 Система опережающего контроля:

В основе лежит представление о необходимости  постоянного изменения требований к основным показателям качеств, издержек на производство продукции, квалификации персонала и т.д. В этом случае стандарты ,нормы и другие показатели должны приводиться в соответствие с планируемыми изменениями в деятельности предприятия.

3. Предпринимательский контроль:

Продолжение и развитие опережающего контроля- опирается на систематическое переформулирования целей в зависимости от изменяющихся условий во  внешней среде предприятия.

1.6. Современные системы  контроля:

1. Бенчмаркинг-  это процесс нахождения и изучения  самых лучших из известных  методов ведения бизнеса.

2. Контроллинг  – внутрифирменная  система  интегрированного информационного  обеспечения планирования и контроля.

3. Тотальный  менеджмент качества (TQM )- ориентирован на обеспечение высокого качества продукции. Идея : предприятие должно работать не только над качеством продукции, но и над качеством работы в целом , включая работу персонала.

При правильном подходе система контроля строится исходя из понимания того, что людям  свойственно ошибаться ,поэтому  контроль должен помочь вовремя выявить ошибки и устранить их возможные негативные последствия 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

II. Контроль системы управления на примере предприятия №20

  2.1.. Характеристика предприятия Домоуправление №20

     Объектом  исследования контрольной  работы   является Домоуправление № 20 - обособленное структурное подразделение ГУ Новосибирская квартирно-эксплуатационная часть.

     Домоуправление  № 20 ГУ Новосибирская КЭЧ (в  дальнейшем  ДУ № 20)  является юридическим  лицом  и   осуществляет   свою   деятельность   на   основе   полного   хозяйственного   расчета,  самофинансирования  и самоокупаемости,  имущество предприятия является собственностью МО РФ, отражается на самостоятельном балансе предприятия. ДУ № 20 имеет расчетный счет  в   банке,  круглую печать  со   своим    наименованием,  угловой   штамп  и   другие  реквизиты.

     ДУ  №20 осуществляет свою деятельность  на территории Военного городка г. Новосибирска  и руководствуется в своей  деятельности законами и нормативными актами Российской Федерации, распоряжениями и постановлениями мэрии г. Новосибирска.

     Основной  вид деятельности  ДУ № 20   ремонтные   и   восстановительные   работы:

• обеспечение проведения качественного обслуживания и эксплуатации жилого фонда;  
• создание внутрихозяйственных ремонтных бригад;
• оказание услуг по капитальному и  текущему ремонту жилых  помещений;
• озеленение и благоустройство, санитарная очистка населенных пунктов.

     Для  достижения  целей  своей   деятельности ДУ № 20  вправе    приобретать  имущество, от своего имени совершать  сделки  и  иные   юридические   действия,    закупать   за  наличный   и    безналичный   расчет   материальные   ресурсы,    осуществлять   хозяйственную   деятельность   и   распоряжаться   принадлежащим,    на праве хозяйственного пользования,    ему    имуществом,    утверждать   цены   на    выполненные,    работы  и   услуги,  нести обязанности, быть истцом    и   ответчиком   в   суде,   в    арбитражном    суде.

     На  предприятии практически отсутствует  текучесть кадров. Этому способствует система социальной защищенности работников и система мотивации и стимулирования (больничные листы, система премий и доплат, фиксированная  заработная плата, возможность получения материальной помощи, профсоюзная ячейка и т.д.). 

2.   Миссия организации

             В связи с этим сформирована  миссия организации, которая показана в виде дерева целей. При построении дерева целей используется логика "И". Это значит, что на одном уровне должны выполняться все мероприятия.

Отразим систему целей в виде иерархической  структуры:

Рисунок №2 Миссия и цели первого уровня организации

 

         Цели I уровня

 

2.3. Характеристика организации  как системы

     Проанализируем  предприятие  как систему. Внутренняя среда данного предприятия состоит из трех основных подсистем:

1. финансовая подсистема;
2. техническая подсистема;
3. кадровая подсистема.

Охарактеризуем  подсистемы по виду основных элементов  и их функций. Финансовая подсистема предприятия состоит из следующих  основных элементов:

• Бухгалтерия. Функции отдела - сбор, обобщение, обработка хозяйственной и финансовой информации, а также контроль за правильным отражением доходов и расходов в документах, расчет зарплаты сотрудников.
• Расчетный  отдел. Функции отдела – начисление и прием квартплаты, работа с квартиросъемщиками по финансовым вопросам.

     Техническая   подсистема   предприятия  ДУ № 20   состоит   из следующих  основных элементов:

• инженерно – технический отдел. Функции отдела – обеспечение проведения качественного обслуживания и эксплуатации жилого фонда, распределение трудовых ресурсов, прием жалоб и заявок от населения
• отдел снабжения. Функции отдела - организация бесперебойного обеспечения предприятия качественными сырьем и материалами, комплектующими.

     Кадровая  подсистема предприятия состоит  из следующих основных элементов:

• отдел кадров. Функции отдела - поиск, отбор и набор персонала, 
  аттестация кадров, обучение персонала. Осуществление        контроля над надлежащим оформлением установленной документации и т.д.;

     • профсоюзный отдел. Функции отдела - социальная защита персонала, 
организация социальных мероприятий. 

2.4.Структура  предприятия.

      Предприятие ДУ № 20 имеет линейно-функциональную структуру управления (см. рис. 1).

      При данной структуре управления сохраняется  преимущество линейной структуры в  виде принципа единоначалия, и преимущество функциональной структуры в виде специализации управления. При этом данная структура имеет и ряд недостатков. Во-первых, подобная структура препятствует введению инноваций, и всякие изменения требуют значительных усилий руководства. Во-вторых, сегментация подсистем вызывает их излишнюю замкнутость, что препятствует функционированию организации как единой системы. В-третьих, структура носит централизованный характер, что вызывает перегрузку высшего руководства и требует  специального налаживания прямых связей подсистем. В-четвертых, создаются ограниченные возможности по подготовке руководителей высшего уровня.   
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   Рисунок №3. Структура ДУ № 20 

      

      

      

      

      

      

      

        
 
 
 

      Структура организации основана на специализированном разделении труда, то есть работа между  людьми распределена не случайно, а  закреплена за специалистами, способными выполнить ее лучше всех с точки  зрения организации как единого целого.

      На  предприятии имеют место элементы рациональной бюрократии, имеющие следующие характеристики:

1. Четкое разделение труда.
2. Иерархичность уровней управления.
3. Наличие стройной системы правил и стандартов.
4. Дух формальной обезличенности.
5. Найм на работу в соответствии с техническими квалификационными требованиями. Защищенность служащих от произвольных увольнений.

      Бюрократическая система имеет  следующие отрицательные  свойства: преувеличение значимости стандартизированных правил, процедур и норм, обеспечивающих выполнение сотрудниками своих задач, выполнении запросов других подразделений, а также взаимодействие с клиентами. Это приводит к потере гибкости поведения. 

2.5. Характеристика внешней  среды

Внешняя среда  характеризуется рядом факторов. ( см Табл.№2) 
 

                                                                            Таблица 2 - Характеристика  внешней среды

     В силу того, что территория Военного городка является относительно закрытой системой, влияние внешней среды  можно охарактеризовать следующим  образом:

     - По количеству факторов, влияющих  на организацию, внешняя среда является не сложной.

     - По скорости, с которой происходят  изменения во внешней среде  - малоподвижной. 

     - Определенная. 

     Анализ  внешней среды позволяет выявить  критические факторы, которые могут  существенно повлиять на деятельность организации. К наиболее критическим факторам можно отнести экономические, политические и социальные  факторы. Анализируя их, можно выявить угрозы, которые могут отрицательно сказаться на устойчивом финансовом положении организации, и возможности, которыми организации может воспользоваться при появлении необходимости. К угрозам следует отнести ожидание высоких темпов инфляции, спад дохода населения, сложности в привлечении финансовых ресурсов, высокие налоговые ставки, неплатежи и отсутствие стабильности в обществе. К возможностям можно отнести возможность выхода на внешний рынок вследствие передачи городка в муниципальную собственность.

2.6. Методы управления  организации

      Основными    методами    являются    административно-распорядительные,

которые   содержатся   в   нормах   и   закреплены   юридически.   Это   правила

внутреннего трудового распорядка, коллективный договор.

     Правила внутреннего трудового распорядка - это очень важный нормативный  документ, регламентирующий прием и  увольнение сотрудников, рабочее время, организацию труда, порядок разрешения трудовых споров, получения специальных благ и гарантий, вознаграждения и наказания. Это внутренний нормативный документ.

     Коллективный  договор - это соглашение между администрацией, профсоюзным комитетом, представляющим трудовой коллектив. Колдоговор направлен на решение производственных и социальных задач и улучшение условий труда рабочих и служащих.

Основными принципами заключения коллективных договоров  являются:

1.Соблюдение  норм действующего законодательства;

2. Полномочность представителей сторон;