Регулирование и контроль в системе менеджмента.Стандарт как категория оценки

Регулирование и контроль в системе менеджмента.Стандарт как категория оценки.Цеклические методы  контроля на основе стандартов,алгоритм.

Слово «контроль» как и слово  «власть» рождает прежде всего отрицательные эмоции. Для многих людей контроль означает прежде всего ограничение (как цепь для собаки), принуждение, отсутствие самостоятельности и т.п. -- в общем, все то, что прямо противоположно нашим представлениям о свободе личности. Вследствие такого устойчивого восприятия, контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых понимается чаще всего неправильно. Если спросить, что же означает контроль для менеджера, то чаще всего люди ответят вам, - это то, что позволяет удерживать работников в определенных рамках. В принципе - это верно. Один из аспектов контроля действительно состоит в обеспечении подчинения чему-то. Однако сводить контроль просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинированно, -- означало бы упустить из виду основную задачу управления.

Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Контроль - процесс определения, оценки и информации об отклонениях действительных значений от заданных или их совпадении и результатах анализа. Контролировать можно цели, (цель/цель), ход выполнения плана (цель/будет), прогнозы (будет/будет), развитие процесса (будет/есть).

Контроль - процесс установления отклонения от предусмотренных величин и  действий людей в хозяйственной  деятельности.

Предметом контроля может быть не только исполнительская деятельность, но и работа менеджера. Контрольная  информация используется в процессе регулирования.

Управленческий контроль организации в наиболее узком смысле это осуществление ее субъектами, наделенными соответствующими полномочиями (т.е. субъектами контроля), либо в автоматическом режиме, заданном указанными субъектами и под их управлением, следующих действий: а) определение фактического состояния или действия управляемого звена системы управления организацией (объекта контроля); б) сравнение фактических данных с требуемыми, т.е. с базой для сравнения, принятой в организации, либо заданной извне, либо основанной на рациональности; в) оценка отклонений, превышающих предельно допустимый уровень, на предмет степени их влияния на аспекты функционирования организации; г) выявление причин данных отклонений.

Для того, чтобы глубже понять сущность контроля как важнейшей составной части понятия управления (или как управленческой категории), раскрыть механизм функционирования выражаемых ею отношений, выявить специфические особенности различных ее составляющих, подойдем к контролю с более широкой позиции и с практической точки зрения, рассматривая его как систему и составную часть системы управления организацией.

Итак, в широком смысле управленческий контроль в современных условиях хозяйствования целесообразно представить  как систему, состоящую из элементов  входа (информационное обеспечение  контроля), элементов выхода (информация об объекте управления, полученная в результате контроля) и совокупности следующих взаимосвязанных звеньев: центры ответственности, техника контроля (т.е. информационно-вычислительная техника и технология), процедуры контроля, среда контроля, система учета.

Таким образом, говорят о целесообразности объединения планирования и контроля в единую систему управления (Controlling): планирование, контроль, отчетность, менеджмент .

Контроль осуществляется лицами, прямо  или косвенно зависящими от процесса. Проверка (ревизия) - контроль лицами, независящими от процесса.

Процесс контроля состоит из установки  стандартов, измерения фактически достигнутых  результатов и проведения корректировок  в том случае, если достигнутые  результаты существенно отличаются от установленных стандартов. (Подробнее  о процессе контроля будет сказано  ниже.).

Контроль можно также классифицировать:

ѕ по принадлежности к предприятию  субъекта контроля (внутренний, внешний);

ѕ по основанию для обязанности (добровольный, по уставу, договорной, по закону);

ѕ по объекту контроля (за объектом, за решениями, за результатами);

ѕ по регулярности (регулярный, нерегулярный, специальный).

Первый этап процедуры  контроля демонстрирует, насколько  близко, в сущности, слиты функции контроля и планирования. Стандарты -- это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Эти цели явным образом вырастают из процесса планирования. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации. Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две очень важные особенности. Они характеризуются наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. Примеры целей, которые можно использовать в качестве стандартов контроля: получить прибыль в размере 1 млн. долл. в 1987 г. или уменьшить количество, воздерживающихся от голосования на 3%. Конкретный критерий (в данном случае 1 млн. долл.) и определенный период времени (один год) называются показателями результативности .Показатель результативности точно определяет то, что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей. Подобные показатели позволяют руководству сопоставить реально сделанную работу с запланированной и ответить на следующие важные вопросы: «Что мы должны сделать, чтобы достичь запланированных целей?» и «Что осталось не сделанным?» Так, например, если руководство обнаруживает, что за первые полгода прибыль фирмы составила только 400 тыс. долл., то оно понимает, что необходимо существенно поднять производительность, чтобы достичь намеченной цели: заработать 1 млн. долл. к концу года. Относительно легко установить показатели результативности для таких величин как прибыль, объем продаж, стоимость материалов потому, что они поддаются количественному измерению. Но некоторые важные цели и задачи организаций выразить в числах невозможно. Например, повышение морального уровня, рассматриваемое в качестве цели, выразить в числовых показателях очень трудно или зачастую вообще невозможно. Невозможно точно приписать тому или иному уровню морали численное значение или выразить его через эквивалентную сумму долларов. Но организации, работающие эффективно, стремятся обойти трудности, связанные с выражением целей в количественном виде, и им это удается. Так, например, информацию о духовном уровне и состоянии работников можно получить посредством различного рода обследований и опросов. Более того, некоторые из этих, явно не поддающихся количественному измерению величин, можно представить в численном виде косвенно, измеряя некоторый показатель. Малое количество увольнений, например, обычно является проявлением удовлетворенности работой. Таким образом, количество увольнений может использоваться как показатель результативности при выработке стандартов в области удовлетворенности работой. Например, руководители высшего звена могут установить в качестве цели на следующий год уменьшение количества увольнений с 10 до 6%.

Итак, из всего вышеизложенного, можно  сделать следующие выводы.

 

Значение контроля в менеджменте  переоценить невозможно. Его цель - обеспечить процветание организации. Таким образом, контроль в менеджменте  обеспечивает надежность информации, сохранность документов и активов, эффективную хозяйственную деятельность. Кроме того, благодаря контролю можно  обеспечить правовое поведение работников предприятия.

 

Контроль -- это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Он представляет собой систему наблюдения и проверки соответствия процесса функционирования управляемой подсистемы принятым решениям, а также выработки определенных действий.

 

Существует три аспекта управленческого  контроля:

 

ѕ установление стандартов -- точное определение целей, которые должны быть достигнуты в определенный отрезок времени. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования;

 

ѕ измерение того, что было достигнуто за период, и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами;

 

ѕ подготовка необходимых корректирующих действий.

 

Менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт.

Выделяют следующие виды контроля:

 

ѕ предварительный контроль. Осуществляется до фактического начала работ. Средства осуществления -- реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Используется по отношению к человеческим (анализ профессиональных знаний и навыков, необходимых для выполнения должностных обязанностей, отбор квалифицированных людей), финансовым (составление бюджета) и материальным ресурсам (выработка стандартов минимально допустимых уровней качества, проведение проверок);

 

ѕ текущий контроль. Осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Базируется на измерении фактических  результатов, полученных после проведения работы. Для осуществления контроля аппарату управления необходима обратная связь;

 

ѕ заключительный контроль. Одна из функций  состоит в том, что контроль дает руководству информацию, необходимую  для планирования, если аналогичные  работы предполагается проводить в  будущем. Также способствует мотивации, так как измеряет достигнутую  результативность.

 

Недостаток внимания к выполнению функции контроля или отсутствие необходимой информации могут привести к возникновению серьезных проблем. Роберт Фомон, долгое время работавший исполнительным директором в компании E. F. Hutton и придерживающийся авторитарного стиля руководства, отказался от внедрения систем контроля, так как хотел лично отслеживать работу менеджеров высшего звена. Однажды он пересмотрел планы оплаты и дополнительного вознаграждения более чем 1 тыс. работников. Но компания развивалась, и один, пусть самый высший руководитель уже не имел возможности контролировать ее деятельность. Проведенные по инициативе клиентов проверки вскрыли множество (более 2 тыс.) случаев мошенничества менеджеров Hutton с чеками. Вдобавок ко всему обнаружилось, что командировочные расходы одного из ее руководителей только за один год превысили $ 900 тыс. Результаты проверок привели к уходу Р. Фомона с занимаемого поста, а E. F. Hutton так и не сумела до конца оправиться от удара.

 

 

 

 

Общая теория управления.Сущность и содержание менеджмента.

 

Деятельность любой организации как в период кризиса, так и после него требует управления, без которого невозможно не только ее эффективное функционирование и развитие, но и само существование. Более того, управление организацией предопределяет отношение к ней со стороны других организаций и в известной мере влияет на их ответные управленческие решения. Это означает, что с управлением связаны интересы множества людей как в самой организации, так и за ее пределами.

В условиях рыночных отношений  меняются взгляды на природу, роль, сущность и значение труда руководителя. На первое место выдвигается самостоятельность, инициатива, предприимчивость, творческое мышление, готовность к разумному  риску.

Особенностью современного управления является его направленность на эффективное ведение хозяйства  в условиях дефицитности ресурсов, постепенное уменьшение регулирования  производства административными методами, интенсификацию производства. Современное  управление должно способствовать развитию рынка, товарно-денежных отношений  в оптовой торговле средствами производства, конвертируемости денег, стабилизации рыночных цен.

Управление есть элемент  и одновременно функция организованных систем различной природы (биологических, социальных, технических и др.), обеспечивающая сохранение их структуры, поддержание  режима деятельности, реализацию программы  и цели деятельности.

Под управлением понимают совокупность процессов, обеспечивающих поддержание системы в заданном состоянии и (или) перевод ее в  новое более жизненное состояние  организации путем разработки и  реализации целенаправленных воздействий.

Выработка управляющих воздействий  включает в себя сбор, передачу и  обработку необходимой информации, принятие решений, обязательно включающее определение управляющих воздействий.

Под управляющим воздействием понимается воздействие на объект управления, направленное на достижение цели управления. Следовательно, результатом управляющего является управленческое решение, в  основе которого лежит цель (целеполагание).

Если управление - это воздействие, значит существуют:

среда (система управления);

средства (механизм управления);

действия (процесс управления).

Понятие "управление" и "менеджмент" часто употребляются  как синонимы, в то же время между  ними имеются различия. Рассмотрим, в чем состоят эти различия.

"Менеджмент" - английское  слово, в переводе оно означает "управление". Тем не менее в русском языке слова "управление" и "менеджмент" употребляются в разных контекстах. Обычно мы не говорим: "Я осуществляю менеджмент автомобиля". Мы говорим: "Я управляю автомобилем". Мы не говорим: "Они осуществляют менеджмент выплавки стали". Мы говорим: "Они управляют выплавкой стали".

Слово "менеджмент" обычно употребляется по отношению к  людям, коллективам и организациям: менеджмент означает управление этой организацией. Менеджмент можно рассматривать  как в формальных (законодательно закрепленных), так и в неформальных организациях.

В соответствии с установившейся традицией мировой литературы в  области управления, менеджменту  дается широкая трактовка в фундаментальном  Оксфордском словаре английского  языка.

Менеджмент - это:

способ, манера общения с  людьми;

власть и искусство  управления;

особого рода умелость и административные навыки, которым обычно обучают;

орган управления - административная единица, без которой не может  существовать ни одна организация.

Главная задача людей в  аппарате управления - это эффективное  использование и координация  всех ресурсов организации (капитала, зданий, оборудования, материалов, труда, информации) для достижения ее целей.

В словаре иностранных  языков менеджмент переводится на русский  язык как управление производством  и как совокупность принципов, методов, средств и форм управления производством, с целью повышения его эффективности  и прибыльности.

Менеджмент можно понимать как интеграционный процесс, поскольку  менеджмент призван рассматривать  разнообразные задачи, необходимость  решения которых в совокупности обеспечивает достижение поставленных целей./21/.

Кроме того, менеджмент -

это умение использовать опыт, навыки, знания, интеллект для достижения целей;

это область человеческого  знания, способствующая приобретению навыков управления;

это подготовка определенной категории людей для выполнения работ по управлению.

По мнению Короткова Э.М. /18/ менеджмент - это целенаправленное воздействие, согласующее совместную деятельность. Управление по его мнению - это процесс выработки и осуществления управляющих воздействий.

Менеджмент - область знаний и профессиональной деятельности, направленных на формирование и обеспечение достижения целей организации путем рационального  использования имеющихся ресурсов.

 

Системная модель менеджмента.Субъекты и объекты управления.Виды менеджмента.

Модель - продукт моделирования, то есть процесса, в котором "участвуют" объект моделирования (оригинал) и субъект (тот, кто это моделирование непосредственно  осуществляет).

В зависимости от критериев, политических и экономических пристрастий, установок и задач, которыми руководствуется  автор (создатель), модель управления и  экономические модели также могут  совершенно отличаться друг от друга, более или менее соответствовать  оригиналу и отражать авторскую  точку зрения. Чья модель окажется лучше, выявляется при сравнении  ее с реально существующим оригиналом и тем, насколько правильно она  отражает и объясняет реально  происходящие явления.