Контроль в системе менеджмента

           Система централизованного контроля позволяет поддерживать определенное

сочетание централизации и децентрализации в управлении,  поскольку предусматривает передачу контроля за оперативной деятельностью низовых звеньев (производственных отделений, дочерних компаний, заводов)  руководителям соответствующих подразделений. На этом уровне осуществляется контроль за соответствием хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете; производится сравнение объема фактических и планируемых продаж; анализируются, изменение доли фирмы на рынке, как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка, состояние портфеля заказов. Такой контроль обычно называют оперативным контролем (а также административным, или тактическим).

1.2.2. Контроль  как функцию и как вид деятельности  можно рассматривать с разных  точек зрения и различных аспектах. А практике управления используются различные виды контроля , обусловленные временем поведения , объектом проверки ,субъектом проведения и т.д.

Рассмотрим  виды контроля подробнее:  (см Таблица 1)

      Классификация видов контроля: Таблица 1

 

1. По времени  осуществления :

• Текущий контроль: осуществляется в ходе проведения работ . Цель: исключить отклонения от намеченных планов и инструкций.

• Предварительный контроль: состоит в том ,что некоторые контрольные функции реализуются еще до начала работ : (реализация принятых правил, определение стандартов, разработка сметы на работу, проверка уровня квалификации)
• Заключительный контроль: осуществляется после того ,как работа выполнена. Он позволяет: предотвратить поступление брака к потребителю, дать руководителю информацию для планирования и организации работ в будущем и обеспечить мотивацию деятельности работников в будущем

2. По степени охвата:

• Сплошной контроль :предполагает наблюдение всех процессов и результатов деятельности ,применяется в условиях высоких требований к уровню качества продукции.
• Выборочный контроль: широко применяется при проверке соблюдения технологических процессов, прежде всего в изготовлении крупных партий деталей ,в массовом производстве. При его организации активно используют метод статистического контроля качества.

3.   По периодичности выполнения контрольных операций:

• Систематический контроль: организуется в отношении наиболее важных ответственных объектов и процессов в производственной и хозяйственной деятельности предприятия, производится в заранее установлено режиме.
• Периодический контроль применяется: в текущей, повседневной, производственно-хозяйственной деятельности предприятия, используется преимущественно для проверки хода выпуска продукции, наличия материалов на складе.
• Разовый контроль: проводится специализированными функциональными органами и направлен на всестороннюю проверку какого-либо отдельного аспекта  или всей деятельности предприятия.

4. По характеру контроля:

• Пассивный контроль: это контроль по отклонению от запланированного качества (сроков, результатов). Фактически- то реагирование системы управления на выявление отклонения. В случае выявлении отклонений контроль усиливается., ориентируя руководителей на внесение изменений.
• Активный контроль : опережающий, призванный  предупредить нежелательные отклонения.

5. По стадиям производственного процесса:

                 Контроль подразделяется на входной,  операционный, контроль 

                      готовой    продукции, контроль транспортировки ,контроль хранения.

                      Все эти виды контроля должны  предусматриваться единой 

                      системой контроля качества.

6. По возможности дальнейшего использования объекта контроля : можно

                        выделить неразрушающий и разрушающий контроль

      7. По субъекту контроля:

                        Рассматривают контроль со стороны руководителя определенного уровня,

                        контроль осуществляемый определенным  звеном управления, 

                        исполнителям, которые в ходе  своей работы сами обязаны  осуществлять 

                        контроль качества результатов  своей работы.

От факторов преобладающих на конкретном предприятии ,зависит ,какие методы и способы  контроля следует выбрать для получения достоверных результатов и возможности влиять на улучшение ситуации .Учет этих факторов позволят создать на предприятии адекватную систему контроля

1.3. Процесс контроля:

           Контроль- процесс .в ходе которого руководитель устанавливает ,достигнуты ли поставленные цели и что нужно предпринять, если цели не достигнуты.

Традиционная  система контроля предполагает:

1. Установление стандартов для оценки результатов
2. Измерение фактических результатов
3. Оценка результатов
4. Корректирующие воздействия

     

 1.Установление стандартов для оценки результатов -это определение  некоторых нормативных показателей ,по которым в дальнейшем будет проверяться выполнение работы . В данном случае  стандарт- это заранее обозначенные количественные и качественные характеристики результата труда. Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две очень важные особенности. Они характеризуются наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы.

2. Измерение  фактических результатов- работа  руководителя по регистрации  результатов текущей деятельности, чтобы точно зафиксировать то, что сделано , и передать информацию  о полученных результатах соответствующим должностным лицам. Для измерения фактических показателей эффективности работы обычно используют следующие источники информации: наблюдение, статистические отчеты, устные отчеты ,письменные отчеты.

3. Оценка  результатов – это сравнение достигнутых результатов со стандартами и выявления масштабов отклонения .

4. Корректирующие  воздействия – заключительный  этап процесса контроля. Здесь  корректируется деятельность по  результатам контроля ,т.е. фактически  осуществляется регулирование.

Для построения эффективной системы контроля ,необходимо соблюдать определенные требования.

1.4. Условия эффективного  контроля  

Эффективность контроля зависит от многих факторов. Например ,от принятой

концепции контроля , методик его организации ,системности и комплексности действий или, напротив, их выборочности, фрагментарности, полноты анализа причин отклонений, инструментальной основы измерений.  Тем не менее можно выделить  некоторый общие требования ,выполнения которых может помочь построить эффективную систему контроля: стратегическая направленность, действенность, гибкость, комплексность ,систематичность, экономичность, гласность, своевременность, понятность.

1. Стратегическая направленность:

Означает ,что контроль должен иметь стратегический характер , т.е. отражать общие приоритеты предприятия и поддерживать их.

2. Действенность:

Означает ,что выявленные в результате контроля нарушения, изъяны, ошибки в деятельности работников, подразделений и предприятия  в целом должны оперативно устраняться.

3. Гибкость системы контроля:

Означает, что она должна быть доступна для  коррекции в соответствии с изменением текущей ситуации. В целом, эффективные  механизмы контроля должны предотвращать  последствия неблагоприятных изменений  и учитывать преимущества новых возможностей.

4. Комплексность:

     Означает, что он должен охватывать  не один и не несколько показателей  плана ,а все 

     основные показатели на всех  стратегически важных направлениях  деятельности  

     предприятия. Реализация контрольной  функции должна осуществляться комплексом.

5. Систематичность контроля:

Означает, что он должен проводиться не от случая к случаю, а  регулярно. Все  виды контроля на предприятии должны быть увязаны в единую систему  с точки зрения показателей, сроков, исполнителей и обмена информацией.

6. Экономичность:

     Предполагает ,что эффективная система  контроля должна оправдывать  издержки,

     связанные с ее создание и  применением. Чтобы минимизировать эти затраты  

     менеджерам следует использовать  как можно меньше контрольных механизмов. т.е.

     внедрять только ее методики  и способы, которые действительно  необходимы.

7. Гласность контроля:

означает, что его результаты должны быть известны исполнителям.

8. Своевременность:

Контроль  должен своевременно привлекать внимание руководителя к выявленным в его процессе отклонениям, чтобы можно было предупредить нежелательные последствия.

9. Доступность для понимания:

Применение  системы контроля, которую трудно понять, нередко приводит к дополнительным ошибкам , недовольству сотрудников  и к тому, что ее люди просто игнорируют.  Простые методы системы контроля ,как правило ,эффективнее ,требуют меньше усилий и более экономичные.

1.5.Концепция  построения контроля:

      Действующие в практике системы контроля можно разделить на 3 вида:

1 Традиционные системы контроля:

Представляет  собой проверку соблюдения установленных  требований и условий. Нормы и  стандарты, используемые в процессе такого контроля, носят долговременный характер. Характерная черта- установление стандартов исходя из предыдущего опыта.