Контроль в системе менеджмента организации и повышение его эффективности

Министерство  образования и  науки РФ

Федеральное агентство по образованию  ГОУ ВПО

Всероссийский заочный финансово-экономический  институт 
 
 
 
 
 
 

Кафедра менеджмента 
 

Курсовая  работа

по  дисциплине «Менеджмент»

на тему

«Контроль в системе менеджмента  организации и повышение его эффективности» 

Вариант №15 
 
 
 
 

                             Преподаватель: О. В. Фоменко

                             Работа выполнена: студенткой III курса

                            А.Э. Трофимович

                            Факультета МиМ, Группа № 305,

                            Личное дело № 06ММБ00335 
 
 
 
 
 
 

Москва, 2008 

     Содержание: 

 

Введение

       Множество компаний во всем мире страдает от неэффективного использования разного рода ресурсов – людских, финансовых, материальных, от недостатка необходимой для принятия правильных решений информации, непреднамеренного и преднамеренного искажения отчетности, прямого мошенничества со стороны персонала и управляющих. Подобных проблем можно избежать путем создания внутри самих компаний эффективной системы внутреннего контроля.

       Термин  “контроль” не является однозначным. В переводе с французского слово “контроль” означает проверочный документ, оформленный в двух экземплярах или в двух записях. Понятие внутреннего контроля отнюдь не новое. Появившись в лексиконе еще в начале XVIII века, оно эволюционировало со временем.

       В течение длительного времени  понятие контроля связывалось, прежде всего, с проверкой правильности составления документов, записей в массовых журналах и т.д. Контроль как явление ассоциировался с деятельностью главным образом бухгалтеров, кассиров, финансовых работников.

     Как система контроля деятельности завода это понятие сформировалось к началу XX столетия в виде совокупности трех элементов: разделение полномочий, ротация персонала, использование и анализ учетных записей. Позже функции внутреннего контроля значительно расширились, преобразовавшись в организацию и координирование действий, направленных на обеспечение сохранности активов, проверку надежности учетной информации, повышение эффективности операций,  следование предписанной политике и процедурам компании. Таким образом, новые функции вывели понятие внутреннего контроля за рамки круга вопросов, относящихся к обычному бухгалтерскому учету. Эволюционируя и расширяя сферу своего приложения, внутренний контроль к концу XX века превратился в инструмент контроля за рисками, где его функции тесно переплетаются с функцией управления рисками - риск-менеджментом.

     Какова  же роль и значимость внутреннего контроля?

     Любая деятельность в организации происходит в рамках двух систем. Одна – это  организационная система, построенная для достижения заданных целей. Другая система – это система контроля, пронизывающая организационную систему. Она состоит, в общем виде, из политики, процедур, правил, инструкций, бюджетов, системы учета и отчетности. Эта система направлена, в конечном итоге, на создание необходимых предпосылок и повышение вероятности того, что компания в целом и менеджеры в частности достигнут поставленных целей.

     Внутренний  контроль есть процесс, направленный на достижение целей компании, и являющийся результатом действий руководства  по планированию, организации, мониторингу деятельности компании в целом и ее отдельных подразделений.

     Объектом контроля являются:

     – средства и предметы труда;

     – персонал;

     – производственные и управленческие процессы. 

     Данная  курсовая работа рассматривает существующую систему внутреннего контроля ювелирного завода ООО «Адамас».

     Основными направлениями деятельности ООО «Адамас» являются  производство ювелирных изделий и розничная торговля произведенным товаром.

 

1. Контроль деятельности завода как важная составляющая

управленческого процесса

 

     В условиях современной действительности успех деятельности завода полностью зависит от выполнения поставленных перед ним целей, его финансово-экономической устойчивости, а также от положения завода среди конкурентов на рынке. Обеспечение выполнения перечисленных требований является основной задачей управления предприятием.

     Контроль  — аналитическая функция управления, которая представляет собой осуществляемый субъектом управления комплекс мер наблюдения за подготовкой, принятием и ходом реализации управленческих решений, а также проверки фактического состояния государственной организации (подразделения, сотрудника).

       Контроль  есть фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию  нельзя рассматривать полностью  в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в данной организации. Это обстоятельство становится более понятным после изучения трех основных видов контроля: предварительного, текущего и заключительного. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления.

       Предварительный контроль обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил. Прежде всего, он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам.

       Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником.

       Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время.

       Текущий и заключительный контроль основывается на обратных связях. Управляющие системы  в организациях имеют разомкнутую  обратную связь, так как руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

       В процессе контроля есть три четко  различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

       Первый  этап процесса контроля - это установка  стандартов, т.е. конкретных, поддающихся  измерению целей, имеющих временные  границы. Для управления необходимы стандарты в форме показателей результативности объекта управления для всех его ключевых областей, которые определяются при планировании.

       На  втором этапе сравнения показателей  функционирования с заданными стандартами  определяется масштаб допустимых отклонений. В соответствии с принципом исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой.

       Следующий этап - измерение результатов - является обычно самым хлопотным и дорогостоящим. Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, менеджер получает возможность определить, какие действия необходимо предпринимать.

       Такими  действиями могут быть изменения  некоторых внутренних переменных системы, изменение стандартов или невмешательство в работу системы.

       Процесс управления предприятием был впервые  разделен на этапы классиками науки управления (Ф.У.Тейлор, А.Файоль, Г.Эмерсон, Г.Черч). Так, А.Файоль отмечал, что в любом мероприятии цель контроля состоит в проверке того, все ли происходит в соответствии с принятым планом, действующими инструкциями и установленными принципами. Цель контроля - выявить слабые места и ошибки, своевременно исправить  и не допускать их повторения. По его мнению, следует контролировать все: предметы, людей, действия.

       Рассматривая  контрольную деятельность в управлении завода, А.Файоль разделял ее на шесть основных групп:

• с точки зрения административной - необходимо выяснить, существует ли программа работы и соответствует ли она моменту;
• с точки зрения коммерческой - все материалы, поступающие и выходящие, должны быть точно учтены по количеству, качеству, цене;
• с точки зрения технической -  нужно проследить ход операций, их результаты, состояние машин и оборудования;
• с точки зрения финансов - необходимо проконтролировать кассу, имущество, материалы, расходный капитал и пр.;
• с точки зрения охраны - надо проверить средства, употребляемые для охраны имущества (от пожаров, краж и т.д.);
• с точки зрения учета - необходимо выяснить, как быстро поступают отчеты, дают ли они точное представление о положении завода, как ведется статистика.

             Таким образом, по А.Файолю контроль соотносится со всеми основными функциями управления и реально сам становится особой функцией.

       В настоящее время под термином “контроль” подразумевают:

• органическую функцию управления;
• набор средств регулирования поведения личности или организации в целом;
• функцию системы, выполняющую задачу обратной связи и обеспечивающую наблюдение за состоянием системы.

     В настоящее время процесс управления включает следующие основные стадии: планирование, организация, руководство и контроль.

     Планирование  на ювелирном заводе необходимо для того, чтобы сформировать основные цели и определить пути их достижения, организация – оптимально распределить работу среди подчиненных, руководство – создать условия и желания у людей для совместной работы по достижению целей компании, а контроль – оценить реальность поставленных целей и выяснить, каких результатов предприятие смогло достичь. Таким образом, процесс управления предприятием подразумевает, что функции контроля и планирования взаимосвязаны – благодаря контролю пересматриваются цели организации (рис 1).  

     Рис 1. Процесс управления предприятием

     Контроль  деятельности завода должен осуществляется посредством выявления отклонений между фактическими показателями и плановыми. Формирование плановых показателей деятельности завода – это основная функция бюджетного планирования. По определению, бюджет – это детализированный план деятельности завода, а контроль деятельности завода, по сути, представляет собой контроль исполнения бюджета.

     Процесс контроля деятельности завода должен включать следующие этапы:

     1. Определение ответственных за  исполнение статей бюджета завода. Практика показывает, что привлечение всех сотрудников завода для контроля за деятельностью завода является нецелесообразным. Достаточно закрепить за основными статьями расходов и доходов завода ответственных, которые и будут анализировать динамику отклонений.

     2. Формирование набора индикаторов  для анализа деятельности завода. Контроль каждой цифры бюджета может потребовать не только больших затрат завода, но и окажется неэффективным, поэтому для контроля деятельности завода необходимо использовать ряд индикаторов, посредством которых будут наглядно прослеживаться все благоприятные и неблагоприятные изменения происходящие на ювелирном заводе.

     3. Подбор необходимой информации  о финансово-хозяйственной деятельности завода и представление ее в удобной для анализа форме;

     4. Определение отклонения факта  от плана путем сравнения соответствующих показателей. Отклонения различают следующие: абсолютные, относительные, селективные, кумулятивные, отклонения во временном размере;

     5. Анализ отклонений и выявление  причины их возникновения. Все  причины можно разделить на  две группы:

     - внешние и внутренние факторы  деятельности завода: (например, изменения положения завода на рынке, увеличение цен на сырье или энергоносители, вынужденные простои завода, форс-мажор и прочее);

     - использование в процессе планирования  или анализа некорректных данных (умышленное или связанное с  некомпетентностью);

     6. Принятие решения о корректировке  бюджета или ужесточении за  контролем его исполнения (рис 2).

Рис 2. Схема  анализа отклонений

     Правильно организованный контроль позволяет  не только своевременно обнаружить недостатки в деятельности завода, но и вовремя принять меры к их устранению. Четкое следование вышеперечисленным этапам позволяет правильно организовать систему контроля деятельности завода. Контроль направлен на постоянное совершенствование деятельности завода, что является необходимостью современных предприятий.